Керуйте замовленнями на виконання робіт за допомогою Field Service в Outlook (керівники низової лінії)

Dynamics 365 Field Service надає надбудову Outlook для керівників низової ланки, щоб створювати, переглядати та редагувати робочі замовлення безпосередньо зі своєї електронної пошти. Не виходячи з Outlook, ви можете відповідати на запити про обслуговування або запитання про наявні запити. Надбудова Outlook підтримує спільні поштові скриньки. Надбудова Outlook використовує облікові дані облікового запису Microsoft особи, яка ввійшла до спільної поштової скриньки.

За допомогою Copilot ви можете швидко створити замовлення на виконання робіт з інформацією з електронної пошти, відповісти запропонованими графіками або підтвердити графік.

Ви також можете створити замовлення на виконання робіт вручну та використовувати для планування панель розкладів Field Service.

вимоги

• Завершення Початок роботи з Field Service в Outlook.
• Ваш адміністратор вмикає налаштування Copilot і Microsoft Outlook Генерувати відповідь електронної пошти.
• У вас є платне середовище Field Service. Другий пілот недоступний у пробних умовах.
• Ваше середовище оновлено до останньої збірки хвилі 2 2023 року.

Створіть замовлення на виконання робіт з Copilot

Copilot in Dynamics 365 Field Service дотримується відповідальних вказівок щодо штучного інтелекту. Якщо ви не бачите піктограму Copilot, можливо, ваш адміністратор вимкнув налаштування Copilot.

1. Під час перегляду електронного листа відкрийте надбудову Field Service.

   Якщо електронна пошта раніше використовувалася для створення замовлення на виконання робіт за допомогою Copilot, з’явиться повідомлення з пов’язаним із замовленням, якщо електронний лист не було переміщено. Якщо електронний лист переміщено в іншу папку, наприклад із папки «Вхідні» до архіву, повідомлення або пов’язане не відображається.

2. На вкладці Головна виберіть Створити замовлення на виконання робіт з електронної пошти.

   

   Якщо електронний лист не відповідає рекомендаціям Microsoft Responsible AI, Copilot відображає помилку. Створіть замовлення вручну.

3. Перегляньте замовлення на роботу, щоб переконатися, що весь контент, створений штучним інтелектом, є точним. Заповніть всю необхідну інформацію, яка не була включена в електронний лист. Приклад.

   • Сервісний обліковий запис
   • Тип замовлення на виконання робіт
   • Прайс-лист

   Якщо значення не відображається у списку, виберіть + Новий тип елемента, щоб створити його в програмі Field Service. Збережіть і закрийте програму Field Service. Введіть нове значення або виберіть « Оновити », щоб воно з’явилося у списку.

   

   Ми рекомендуємо вам використовувати кнопки «подобається/не подобається», щоб залишити відгук. Ваш відгук допомагає нам постійно вдосконалювати реакції Copilot.

4. Виберіть Зберегти.

   Номер замовлення на виконання робіт відображається у верхній частині панелі «Польове обслуговування », а електронний лист зберігається на часовій шкалі «Виїзне обслуговування».

   Порада

   Якщо ви хочете відкрити замовлення в програмі Dynamics 365 Field Service , виберіть піктограму відкритої веб-програми .

5. Виберіть одну із запропонованих дій або натисніть стрілку назад, щоб повернутися на вкладку «Головна ».

Створити наряд-замовлення вручну

1. Під час перегляду електронного листа відкрийте надбудову Field Service і виберіть вкладку Замовлення на виконання робіт.

2. Виберіть кнопку Створити замовлення (+).

3. Заповніть необхідну інформацію з електронної пошти. Приклад.

   • Сервісний обліковий запис
   • Тип замовлення на виконання робіт
   • Прайс-лист

   Якщо значення не відображається у списку, виберіть + Новий тип елемента, щоб створити його в програмі Field Service. Збережіть і закрийте програму Field Service. Введіть нове значення або виберіть « Оновити », щоб воно з’явилося у списку.

   

   Порада

   Скопіюйте відповідну інформацію з електронного листа в поле «Підсумок », до 8 000 символів. Загальну інформацію про замовлення на виконання можна знайти в розділі Архітектура замовлення.

4. Виберіть Зберегти.

   Номер замовлення на виконання робіт відображається у верхній частині панелі «Польове обслуговування », а електронний лист зберігається на часовій шкалі «Виїзне обслуговування».

   Порада

   Якщо ви хочете відкрити замовлення в програмі Dynamics 365 Field Service , виберіть піктограму відкритої веб-програми.

Чернетка відповіді електронного листа за допомогою Copilot

Використовуйте Copilot, щоб ділитися запропонованими графіками для незапланованих робочих замовлень або надавати підтвердження графіка для запланованих робочих замовлень.

Copilot in Dynamics 365 Field Service дотримується відповідальних вказівок щодо штучного інтелекту. Якщо ви не бачите піктограму Copilot, можливо, ваш адміністратор вимкнув цю функцію.

1. Під час перегляду електронного листа відкрийте надбудову Field Service.

2. У відкритому замовленні виберіть Чернетка електронного листа з пропозиціями щодо планування або Чернетка електронного листа, щоб підтвердити розклад.

   

   Або на вкладці Головна виберіть Чернетка електронного листа на основі робочого замовлення, а потім виберіть Запропоновані графіки або Підтвердити розклад. Якщо цих опцій немає, виберіть вихідний електронний лист.

   

3. Переглянувши згенерований електронний лист, виберіть один із наведених нижче варіантів.

   • Додати до електронної пошти: згенерована відповідь відображається як відповідь. Внесіть будь-які зміни та натисніть Надіслати.

   • Копіювати в буфер обміну: виберіть піктограму «Копіювати », щоб скопіювати відповідь, і вставте її там, де потрібно.

   • Внесіть корективи: виберіть піктограму Налаштувати , щоб змінити довжину або тон електронного листа, а потім натисніть Оновити .

   • Регенерація: виберіть значок «Перегенерувати », щоб згенерувати іншу відповідь електронного листа.

     

4. Після додавання та надсилання електронного листа виберіть одну із запропонованих дій або натисніть стрілку назад, щоб повернутися до вкладки «Головна» або списку замовлень.

Переглянути замовлення на виконання робіт

1. Під час перегляду електронного листа відкрийте надбудову Field Service і виберіть вкладку Замовлення на виконання робіт.

   Список показує до 50 замовлень на виконання робіт, причому останнє вказується першим.

2. Щоб переглянути більше замовлень на виконання в програмі «Виїзне обслуговування», виберіть «Переглянути більше » внизу списку.

   

3. Знайдіть замовлення, яке ви хочете переглянути:

   • Введіть ідентифікатор замовлення в полі Знайти за ідентифікатором і виберіть Пошук.

   • Щоб відфільтрувати список за статусом або пріоритетом, виберіть Фільтр, зробіть свій вибір, а потім натисніть Застосувати .

   • Щоб видалити фільтр, виберіть Фільтр, очистіть кожен вибір, а потім натисніть Застосувати .

4. Виберіть замовлення, щоб переглянути або відредагувати його.

   

Під час перегляду замовлення, залежно від стану системи, ви також можете:

• Надішліть чернетку електронного листа до Copilot, щоб запропонувати або підтвердити розклади.

• Заплануйте замовлення або перегляньте графік.

• Відкрийте карту, щоб знайти адресу служби. Виберіть піктограму Відкрити в Картах Bing.

• Відкрийте наряд-замовлення в Dynamics 365 Field Service. Виберіть піктограму відкритої веб-програми .

Заплануйте або перенесіть замовлення на виконання робіт

Надбудова Field Service допомагає планувати робочі замовлення в Outlook. Пропозиції щодо планування ґрунтуються на доступності та навичках технічних спеціалістів, близькості до місця розташування клієнта, обіцяних часових вікнах та бізнес-підрозділі.

1. Переглянути замовлення потрібно за графіком або перенести.

2. Щоб запланувати, виберіть Запланувати. Щоб перепланувати, виберіть Переглянути розклад , апотім Перепланувати.

   Система шукає доступних технічних спеціалістів на основі вимог до наряду-замовлення, а потім відображає пропозиції. Щоб переглянути більше пропозицій, виберіть Показати більше внизу списку.

3. Перегляньте список пропозицій. Ви можете шукати техніка за прізвищем, фільтрувати за датами або сортувати список за часом початку або часу в дорозі.

   Якщо орієнтовну тривалість не вказано у вимогах до ресурсів, за замовчуванням використовується 30 хвилин.

   

4. Щоб призначити замовлення на виконання робіт технічному фахівцю, виберіть піктограму ресурсу «Книга».

   Технік заброньований, а статус змінено на Заплановано. У верхній частині панелі польового обслуговування з’явиться підтвердження.

5. Натисніть стрілку назад, щоб повернутися на вкладку Основне або список замовлень.

Як перенести бронювання

Якщо вам не потрібно змінювати призначеного спеціаліста, а лише дату або час зустрічі з обслуговуванням, ви можете перенести бронювання. За потреби ви також можете призначити замовлення на інший ресурс.

1. Перегляньте замовлення та виберіть Переглянути розклад.

2. Виберіть Перенести бронювання.

   

3. Виберіть нову дату та час і, якщо потрібно, інший ресурс.

4. Виберіть Оновити.

   Технік заброньований. У верхній частині панелі польового обслуговування з’явиться підтвердження.

Відредагувати замовлення на виконання робіт

1. Перегляньте замовлення , яке потрібно відредагувати.

2. Внесіть необхідні зміни та натисніть Зберегти.