Hozzon létre és küldjön e-mail üzenetet

Általában közvetlenül a Dynamics 365 Sales szolgáltatásból küldhet e-mail üzeneteket ügyfeleinek. Ha azonban az e-mail-elköteleződés funkció engedélyezve van, több lehetőség áll rendelkezésre az e-mailekhez, mint például a követés vagy a követés megszüntetése, amikor e-mailt ír.

Forduljon a rendszergazdához, ha nem látja az itt leírt e-mail-elköteleződési funkciókat. További információ: E-mail-elköteleződés konfigurálása.

Hozzon létre egy üzenetet

Az e-mailes elköteleződés funkciói minden olyan e-mailre vonatkoznak, amelyet a Dynamics 365 Sales szolgáltatáson keresztül küldött el. Amikor e-mailt küld, automatikusan hozzáad egy e-mail tevékenységet a rekordhoz, és ez a rekord az üzenet Regarding értékeként lesz beállítva. Ezenkívül az e-mail-elköteleződés funkció összegyűjti a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI), és a címzettek alapján meghatározza, hogy hol jelenjen meg az e-mail (Címzett, Feladó és Másolási címek).

Mielőtt létrehozná az e-mailt, ismerje meg az e-mail űrlapon elérhető különböző lehetőségeket:

1. Melléklet: Az e-mailhez csatolt fájlok listája, valamint a mellékletek hozzáadására, eltávolítására és módosítására szolgáló vezérlők.
2. Kövesd/Ne kövesd: Kapcsolja be a követést, ha nyomon szeretné követni ügyfele üzenettel kapcsolatos elköteleződését, vagy kapcsolja ki a követés leállításához. Más vezérlők és hivatkozások szükség szerint jelennek meg, például ha a címzett nem engedélyezi a követést. További információ: Üzenet követése vagy követésének megszüntetése.
3. Küldés később: Állítsa be az üzenet kézbesítési idejét, ha nem szeretné azonnal elküldeni. A címzett időzónájától függően itt jelenhetnek meg a javasolt kézbesítési idők.
4. Emlékeztető beállítása: Állítson be egy emlékeztetőt, amely egy adott időpontban követhető. Például érdemes lehet figyelmeztetést kapni, ha az üzenet három napig bontatlan marad.
5. Sablon beszúrása: Szabványos szöveg beszúrása, amelyet szükség szerint módosíthat. A szervezet több sablonnal is rendelkezhet az üzleti követelményektől függően, például az értekezlet nyomon követése vagy a bevezetés. Az e-mailes elköteleződés a korábbi teljesítmény alapján sablont javasol.

E-mail létrehozása és küldése:

1. Nyissa meg azt a bejegyzést, melyhez hozzá akarja adni a tevékenységet (általában egy ügyfél, lehetőség, érdeklődő vagy partner).
2. Az Idővonal részben válassza az + (Idővonal-rekord létrehozása) >E-mail lehetőséget.
3. Válasszon ki egy címzettet, és adja meg az üzenet tárgyát.
4. Írja be az üzenet törzsét, vagy szúrjon be egy e-mail sablont.
5. Válassza a Küldés lehetőséget, vagy válassza a Mentés lehetőséget az üzenet piszkozatként való mentéséhez és későbbi befejezéséhez.

Használjon e-mail sablont

Az e-mail sablonok olyan szabványüzenetek, melyeket gyakran küldünk, például bemutatkozások, visszaigazolások, köszönőüzenetek és emlékeztetők. Tartalmazhatnak dinamikus értékeket, amelyek automatikusan kitöltődnek, például a címzett neve vagy egy rendelésszám. Szokásos üzenetek írásának gyorsan nekiláthatunk a segítségükkel.

Az e-mail elkötelezettség elemzi az értékesítési csapata által a Dynamics 365 Sales rendszerből küldött összes üzenet teljesítményét, és azonosítja a legsikeresebb sablonokat. Megjeleníti az összes elérhető sablont, de kiemeli azokat, amelyek a legtöbb megnyitást, választ vagy értékesítést generálták.

1. Hozzon létre egy üzenetet.
2. A parancssorban válassza a Sablon beszúrása lehetőséget.
3. Az E-mail sablonok ablakban válassza ki a nyelvet, ha szükséges, majd keressen és válasszon egy sablont.
4. Válassza a Sablon alkalmazása lehetőséget.
   A sablon tartalma bekerül az üzenet törzsébe.
5. Igény szerint testreszabhatja a sablon tartalmát.
6. Válassza a Küldés lehetőséget, vagy válassza a Mentés lehetőséget az üzenet piszkozatként való mentéséhez és későbbi befejezéséhez.

Mellékletek hozzáadása

Amikor dokumentumokat, táblázatokat vagy képeket csatol e-mailjeihez, ezeket a mellékleteket követve megtudhatja, hogy a címzett megnyitotta-e azokat. Ugyanabban az e-mailben felveheti a követett és a nem követett mellékleteket is.
Alapértelmezés szerint a mellékleteket nem követi a rendszer. Manuálisan kell követnie minden nyomon követni kívánt mellékletet. Ezenkívül nem követheti a mellékleteket, ha az üzenet címzettje nem engedélyezi a követést.

1. Hozzon létre egy üzenetet.

2. A Melléklet részben válassza az + lehetőséget.

3. Keresse meg és válassza ki a csatolni kívánt fájlt.

4. Válassza a Megnyitás lehetőséget.
   A fájl méretétől függően a csatolás több másodpercet is igénybe vehet.

5. Válassza ki a követni kívánt mellékletet, majd válasszon további lehetőségeket >Követés.
   A mellékletet követi, és a Követve oszlopban az Igen látható.

   Feljegyzés

   A Követés opció csak akkor érhető el, ha a továbbfejlesztett csatolási funkció le van tiltva. Forduljon a rendszergazdához a továbbfejlesztett csatolási funkció letiltásához.

6. Válassza a Küldés lehetőséget, vagy válassza a Mentés lehetőséget az üzenet piszkozatként való mentéséhez és későbbi befejezéséhez.

Üzenet követése vagy követésének megszüntetése

Amikor követ egy e-mailt, az e-mail elköteleződés megmutatja, hogy a címzett megnyitotta-e, válaszolt-e rá, megnyitott-e egy mellékletet, vagy kiválasztott-e benne hivatkozást. További információ: Tekintse meg az üzenetekkel kapcsolatos interakciókat az e-mail-elköteleződéssel.

Az E-mail elkötelezettség szakasz a következő mutatókat és vezérlőket tartalmazza:

Kijelző vagy vezérlő	Description
	Azt jelzi, hogy az aktuális e-mailt követi, beleértve a benne található hivatkozásokat is, és lehetősége van követni a csatolt fájlokat. Válassza a Ne kövesd lehetőséget az üzenet követésének leállításához. Ez az állapot az új üzenetek alapértelmezett állapota, ha a szervezet bekapcsolta az e-mail-elköteleződést, és az összes címzett engedélyezi a követést.
	Azt jelzi, hogy nem követi az aktuális e-mailt, beleértve az Ön által megadott linkeket is. Mellékleteket sem követhetsz. Válassza a Követés lehetőséget a követés bekapcsolásához, ha a címzettek engedélyezik.
	Azt jelzi, hogy egy vagy több címzettnél Do not Allow van beállítva a következők. Csak akkor tudja követni ezt az üzenetet, ha eltávolítja a követést nem engedélyező címzetteket, vagy módosítja a beállításukat. - Válassza a Preferences View lehetőséget, ha új ablakban szeretné megtekinteni a címzettek nevét és a következő beállításokat. Válasszon nevet a címzett rekordjának megnyitásához. - Ha eltávolított olyan címzetteket, akik nem szeretnének követni, vagy módosította a beállításukat, hogy engedélyezze a követést, válassza az Követés újrapróbálkozása lehetőséget az újrapróbálkozáshoz. - Válassza a Ne kövesd lehetőséget az üzenet követésének abbahagyásához. A követett üzenet megnyitása után körülbelül 15 percen belül a rendszer létrehoz egy akciókártyát az asszisztensben. A kártya az üzenetre mutató hivatkozásokat és a kapcsolódó rekordokat, valamint a hívástevékenység generálására, a riasztás elhalasztására vagy elvetésére szolgáló műveletgombokat tartalmaz. További információ az irányított ügyfélkommunikációról az asszisztenssel.

Válassza ki a leghatékonyabb szállítási időt

E-mail üzenetei több vagy kevesebb figyelmet kaphatnak attól függően, hogy mikor érkeznek meg a címzettek postafiókjába. Sokan például tele beérkező levelekkel kezdik a napjukat, így az egyik napról a másikra érkező üzeneteknek versengniük kell a figyelemért, és elakadhatnak, vagy akár elfelejthetők. Előfordulhat, hogy a nap folyamán később érkező e-maileket azonnal észreveszik és kezelik. Az e-mailes elköteleződéssel akkor állíthatja össze e-mail üzeneteit, amikor az Önnek kényelmes, de hagyja, hogy a Dynamics 365 Sales kézbesítse azokat, amikor az a legjobb a címzetteknek.

A rendszer néha a címzett időzónája alapján javasol egy kézbesítési időt. Normál munkanapot feltételez 8:00 és 17:00 között, hétfőtől péntekig, és a következő legközelebbi munkaidőt javasolja, ha Ön a címzett munkanapján kívül dolgozik. Ha az üzenetnek egynél több címzettje van, vagy nincs megadva cím, a rendszer nem tesz javaslatot.

A szervezetnek be kell kapcsolnia a Bing Maps szolgáltatást, és a címzettnek rendelkeznie kell egy fizikai címmel az Értékesítési e-mail-elköteleződéshez az időzóna meghatározásához.

Ha nem adunk ajánlást, vagy inkább a saját logikáját választja, megadhat bármilyen szállítási időt.

A kézbesítési idő funkció a követett és a nem követett üzeneteknél is elérhető.

1. Hozzon létre egy üzenetet.

2. Ha készen áll az üzenet elküldésére, tekintse meg a Későbbi küldés elemet az E-mail elköteleződése részben.

   Ha a rendszer tud ajánlani szállítási időt, akkor itt megjelenik egy. Függetlenül attól, hogy megtörténik, a szállítást minden esetben késleltetheti.

3. Válassza a Később küldés lehetőséget.

   

   Ha a rendszer időpontot vagy dátumot ajánlott, akkor ezt az információt kitölti Ön helyett. Ha nem, akkor a dátum üres. Mindkét esetben az Ön helyi idejét használja, nem a címzettét.

4. Az E-mail ütemezése párbeszédpanelen válassza ki a kézbesítés dátumát és időpontját.

   

5. Válassza az E-mail ütemezése lehetőséget.

   A Késleltetett küldés jelző zöldre vált. Válassza az Ütemezés módosítása vagy az Késleltetés eltávolítása lehetőséget, ha módosítania kell a késleltetést, vagy azonnal el kell küldenie az üzenetet. Az ütemezett kézbesítést az üzenet elküldése előtt bármikor módosíthatja.

   

6. Válassza a Küldés lehetőséget, vagy válassza a Mentés lehetőséget az üzenet piszkozatként való mentéséhez és későbbi befejezéséhez.

Az ütemezett üzenetek így jelennek meg a Tevékenységek listában a Regarding rekordhoz. Amíg az ütemezett időpont el nem érkezik, onnan törölheti vagy átütemezheti az üzenetet. A nyomon követési emlékeztető dátumát és időpontját is módosíthatja. A Küldés kiválasztását követően semmilyen más beállítást nem módosíthat.

Üzenetkövetési emlékeztető beállítása

Ha azt szeretné, hogy ne felejtsen el követni egy fontos e-mailt, állítson be emlékeztetőt. Ez a funkció csak elküldött e-maileknél érhető el.

1. Hozzon létre egy üzenetet.

2. Ha készen áll az emlékeztető beállítására, az E-mail elkötelezettség részben válassza az Emlékeztető beállítása lehetőséget.

   

3. Az Emlékeztető beállítása párbeszédpanelen töltse ki a következő mezőket.

   • Feltétel: Válassza ki az emlékeztetőt kiváltó feltételt:
     • Ha nem kapok választ a : Kiváltja az emlékeztetőt, ha nem érkezett válasz Emlékeztet dátum. Csak a követett üzenetekhez érhető el.
     • Ha az e-mailt nem nyitja meg : Kiváltja az emlékeztetőt, ha az üzenetet nem nyitotta meg a Emlékeztet dátum. Csak a követett üzenetekhez érhető el.
     • Mindenképpen emlékeztessen a címre : Elindítja az emlékeztetőt a megadott időpontban és napon, bármitől függetlenül.
   • Emlékeztető:: Adja meg a dátumot és az időt, amikor a Feltétel teljesül az emlékeztető.
   • Megjegyzés: opcionálisan jegyzetet adhat az emlékeztetőhöz.

   

4. Válassza az OK gombot a beállítások mentéséhez és az ablak bezárásához.

   Az Emlékeztető beállítása jelző kékre vált, és megjelenik egy rövid összefoglaló az emlékeztető beállításairól. Az emlékeztető idő letelte után az összefoglaló ezt jelzi. Válassza az Emlékeztető módosítása vagy az Emlékeztető eltávolítása lehetőséget, ha módosítania kell az emlékeztetőt, vagy el kell távolítania azt.

   

5. Válassza a Küldés lehetőséget, vagy válassza a Mentés lehetőséget az üzenet piszkozatként való mentéséhez és későbbi befejezéséhez.

Az emlékeztető aktiválásakor a rendszer létrehoz egy akciókártyát az asszisztensben. A kártya kiemelt prioritást kapott, ezért azonnal látnia kell. A kártya tartalmaz linkeket az üzenetre és a kapcsolódó rekordokra, valamint a figyelmeztetés elhalasztására vagy elvetésére szolgáló műveletgombokat. További információ az e-mail emlékeztető kártyáról.

Nem találja a funkciót az alkalmazásban?

Van néhány lehetőség:

• A funkció használatához nem rendelkezik a szükséges licenccel. Tekintse meg az összehasonlító táblázatot és a licencelési útmutatót , hogy megtudja, mely funkciók érhetők el a licenchez.
• A funkció használatához nem rendelkezik a szükséges biztonsági szerepkörrel.
  • Egy szolgáltatás konfigurálásához vagy beállításához rendelkeznie kell az Adminisztráció és a testreszabás szerepkörökkel
  • Az értékesítéssel kapcsolatos funkciók használatához rendelkeznie kell az Elsődleges értékesítési szerepkörökkel
  • Egyes feladatokhoz speciális funkcionális szerepkörök szükségesek.
• A rendszergazda nem engedélyezte a funkciót.
• Szervezete egyéni alkalmazást használ. A pontos lépésekhez kérjen segítséget a rendszergazdától. Az ebben a cikkben ismertetett lépések kifejezetten a gyári Értékesítési központ vagy Sales Professional alkalmazásokra vonatkoznak.

Kapcsolódó információk

Kapcsolja be az e-mailes elköteleződést
Tekintse meg az üzenetekkel kapcsolatos interakciókat az e-mail elköteleződéssel
Adatvédelmi beállítások konfigurálása
Hozzon létre sablonokat e-mailekhez