Az e-mail aktivitási arány használata üzenetinterakciók megtekintéséhez

Az e-mail aktivitási arány a Dynamics 365 Sales alkalmazásban nyomon követi az ügyfelek üzenetekkel való interakcióit. Megtudhatja, hogy a személy kijelölt-e egy hivatkozást, megnyitott-e egy mellékletet, vagy küldött-e választ. Értesítéseket is kaphat, amelyek segítenek emlékezni az ügyfelekkel való kapcsolatfelvételre.

Előfeltételek

• A rendszergazda bekapcsolta az e-mail-aktivitási arányt.
• A rendszergazda bekapcsolta a segédet. Az e-mail-aktivitási arány a segédet használja a riasztások és egyéb üzenetek kézbesítésére.

Hogyan segít az e-mail aktivitási arány abban, hogy hatékonyabb eladó legyen?

Az e-mailes aktivitási arány segítségével a következőket teheti:

• Megtudhatja, hogy egy ügyfél mikor nyitotta meg az üzenetet, kiválasztott egy hivatkozást, mikor nyitott meg egy mellékletet, vagy küldött választ. (Amikor az ügyfél e-mail kliense biztonsági okokból átvizsgálja az e-maileket, mesterségesen megnövelheti az e-mailek megnyitásának és hivatkozásainak számát.)
• Azonnali értesítést kaphat, amikor egy ügyfél első alkalommal nyitja meg az üzenetet.
• Ütemezze be a leghatékonyabb szállítási időt a címzett időzónája alapján.
• Válassza ki a leghatékonyabb üzenetsablont a szervezet e-mail-interakciós előzményei alapján.
• Állítson be egy értesítést, amely emlékezteti Önt, ha ideje nyomon követni egy e-mailt.
• Tekintse át egyetlen üzenet teljes interakciós előzményeit, vagy tekintse meg az összes üzenet fő teljesítménymutatóit (KPI-it).

Az e-mail aktivitási arány egyes funkciói akkor is láthatók lehetnek, ha a funkció ki van kapcsolva. Ezek a funkciók továbbra is megjelennek, de üresek:

• Az e-mail-üzenet vagy e-mail-sablon írásakor megjelenő Mellékletek tábla mindig tartalmazza a Követett oszlopot .
• A Követett e-mail táblázat mindig a Megnyitások, az Utolsó megnyitás ideje, a Mellékletek nézetei, a Hivatkozáskattintások és a Válaszok oszlopokat jeleníti meg.
• Az E-mail sablon táblázat mindig a Válaszadási arány , a Megnyitási arány , az Ajánlott és azE-mailek száma oszlopokat jeleníti meg.
• A partner-, kapcsolattartási és érdeklődőűrlapok beépített verziói mind tartalmazzák az E-mail követése mezőt .

Szempontok

Az e-mail aktivitási arány használata előtt tekintse át a következő szempontokat:

• Az e-mailt csak akkor követi a rendszer, ha a címzettek listája partner-, kapcsolattartó- vagy érdeklődőrekordokat tartalmaz a Címzett vagy a Másolatot kap mezőben. Ha más típusú rekordokat ad hozzá a Címzett és a Másolatot kap mezőkhöz, az e-mail nem követhető. Ilyen esetekben egy üzenet jelenik meg, amely szerint az e-mail nem követhető, mivel a címzettek listája nem tartalmaz partner-, érdeklődő- vagy kapcsolattartó-rekordokat.

Az e-mail aktivitási arány előzményeinek megtekintése

A követett e-mail üzenetek állapota, interakciós statisztikái és fő teljesítménymutatói (KPI-k) a Dynamics 365 Sales számos részében elérhetők minden olyan bejegyzéshez, ahol relevánsak.

E-mail-előzmények a Tevékenységek oszlopban

Az üzenet mentése vagy elküldése után az megjelenik a rekord Idővonal szakaszában és a Tevékenységek lapon, amely általában az a rekord, amelyet a megírásakor megtekintett. Bizonyos esetekben ez egy kapcsolódó rekord lehet.

A követett üzenetek az aktuális interakciós állapotukat jelenítik meg a csempén. Az e-mail csempe jobb felső sarkában található gombokkal további műveleteket hajthat végre, például rekord megnyitását, továbbítását, válaszát vagy válasz mindenkinek. Emellett válassza a Továbbiak megtekintése lehetőséget a teljes üzenetoldal megtekintéséhez.

E-mail KPI-ok az e-mailek listáján

Az értékesítési szervezet által küldött e-mailek listájában megtekintheti a megnyitások, a mellékletek megtekintései, a hivatkozáskattintások és a követett üzenetekre adott válaszok számát.

1. Lépjen az Értékesítési tevékenységek> elemre.

2. A nézetválasztóban válassza az Összes követett e-mail küldése lehetőséget.>

Üzenet részletei

A kézbesített üzenet részleteinek írásvédett nézetének megnyitásához válassza ki a tárgyát a Tevékenységek vagy az E-mailek listában. A megtekinthető részletek közé tartozik az üzenet interakciós előzményei és a KPI-k.

Az idővonal tetején található KPI-k az üzenethez rögzített megnyitások, mellékletmegtekintések, kattintások és válaszok számát jelenítik meg. Az idővonal időrendi sorrendben jeleníti meg az eseményeket, a legújabb a tetején. Minden eseménytípusnál csak a legutóbbi és az első előfordulás jelenik meg. Ha például egy üzenetet többször nyitottak meg, csak a legutóbb megnyitott és az elsőként megnyitott üzenet jelenik meg.

Sablonok eredményei és javaslatai a sablonlistában

Megtekintheti az e-mail sablonok teljesítményét, beleértve a válaszadási arányt, a megnyitási arányt, a használatuk számát, valamint azt, hogy ajánlottak-e vagy sem.

1. Az értékesítési alkalmazásban lépjen a Beállítások speciális beállításaihoz.>
2. Lépjen az Üzleti sablonok elemre>, majd válassza az E-mail-sablonok lehetőséget .

Az e-mail-interakciós előzmények ismertetése

Általában amikor e-mailt küld, nem tudja, hogy megnyitották-e vagy elolvasták-e, hacsak a címzett nem dönt úgy, hogy visszaír Önnek. Ennek az az oka, hogy az e-mailt a hagyományos levelezés szimulálására hozták létre, és nem a válaszkövetést szem előtt tartva tervezték. A Dynamics 365 Sales speciális technikákat használ a korlátozás megkerülésére és az üzenetkövetési funkciók biztosítására az e-mail aktivitási jegyekben.

• Az üzenet megnyitásának időpontjának megállapítása: Amikor követett e-mail üzenetet küld a Dynamics 365 Sales alkalmazásból, a rendszer létrehoz egy egyedi elnevezésű, átlátszó, egy képpontos GIF-et, és csatolt képként hozzáadja az üzenethez. Ezt a láthatatlan GIF-et az üzenethez hozzáadott egyéb képekkel együtt a Dynamics 365 tárolja. A rendszer akkor kéri le őket, amikor a címzett megnyitja az üzenetet, és úgy dönt, hogy letölti a képeket. Egyedi GIF kérése esetén a Dynamics 365 Sales regisztrálja, hogy a társított üzenet megnyílt.

  Javasoljuk, hogy az üzenetekben mindig szerepeltessen képeket, például vállalati emblémát vagy lebilincselő illusztrációt, mert ez motiválja a címzetteket a letöltésre. Nem fogja tudni, hogy megnyitották az üzenetet, ha a képek nincsenek betöltve.

• Derítse ki, mikor kattintott egy hivatkozásra: Amikor követett e-mail üzenetet küld a Dynamics 365 Sales alkalmazásból, a rendszer minden hivatkozását lecseréli egy egyedi átirányítási hivatkozásra, amely a Dynamics 365 rendszerre mutat. Minden átirányítási hivatkozás tartalmaz egy azonosítót, amely egyedileg azonosítja mind az üzenetet, amely tartalmazza, mind az eredeti hivatkozási célpont URL-címét. Amikor a Dynamics 365 megkapja a hivatkozási kérelmet, naplózza a kattintást, majd átirányítja a kattintást az eredeti címére, hogy a címzett rövid késedelemmel vagy késedelem nélkül megkapja a helyes információkat.
  Ha egy üzenetben több hivatkozás is elérhető, nem tudja megállapítani, hogy melyik hivatkozásra kattintott. A rendszer azonban rögzíti a kattintások teljes számát.

• A melléklet megnyitásának kiderítése: Ha követett mellékletet ad hozzá egy üzenethez, a fájl nem lesz közvetlenül csatolva, mint egy normál e-mailhez. Ehelyett a OneDrive Dynamics 365 által használt Üzleti megosztáson tárolódik, és hivatkozásként hozzáadódik az üzenethez. A követett hivatkozásokhoz hasonlóan, amikor a címzett rákattint a melléklet letöltésére, a Dynamics 365 feljegyzi a kattintást és az időt. A címzettek akár linkként is szívesebben fogadják a mellékleteket, mint fájlokat, mivel az üzenetek sokkal kevesebb helyet foglalnak el a postaládájukban.
  Ha egy üzenetben több melléklet is elérhető, nem tudja megállapítani, hogy melyik mellékletet nyitotta meg. A megnyitott mellékletek teljes számát azonban rögzítik.

  Egyetlen e-mailben keverheti a követett és a nem követett mellékleteket. Ez fontos lehet, ha olyan bizalmas fájlokat küld, amelyeket nem szeretne menteni OneDrive az üzleti célokra.

Az e-maileken végrehajtott műveleteket a rendszer a Storage-ban Microsoft Azure tárolja. Az Azure Storage minden szervezet számára egyedi. Ha egy szervezetet visszaállít egy másik szervezetbe, az előző szervezet e-mail-műveleteinek előzményei nem kerülnek át a visszaállított szervezetbe.

Az e-mailek számának szempontjai

Az e-mail aktivitás értékes betekintést nyújt az e-mailekbe, de hamis pozitív eredmények fordulhatnak elő a spamszűrők és a szervezet által alkalmazott egyéb mechanizmusok miatt. Ezért előfordulhat, hogy az e-mailek száma nem pontos, és a trendek meghatározására kell használni, nem pedig annak pontos mérésére, hogy egy potenciális ügyfél elolvasott-e egy adott üzenetet. Íme néhány szempont, amelyet tudnia kell:

• Biztonsági okokból a szervezet konfigurálhatja a kimenő levelek ellenőrzését, és ezek a vizsgálatok e-mailek megnyitásaként regisztrálhatók, különösen a hivatkozásokat vagy mellékleteket tartalmazó e-mailek esetében. Ez lehet az oka annak, hogy úgy tűnik, hogy egyszerre több e-mailt nyitnak meg, különösen, ha különböző szervezetek különböző címzettjeinek küldik őket.
• Egyes e-mail szolgáltatók (ESP-k) ellenőrzik a kimenő üzeneteket, elsősorban az új postafiókokat, azokat, amelyeknél a levelezési tevékenység a közelmúltban megnőtt, valamint a gyanús vagy spamszerű viselkedés miatt megjelölt postafiókokat. Ezenkívül az ESP-k ideiglenesen véletlenszerű vizsgálatokat végeznek a postafiókok egy részén. A felhasználók általában nem tudják konfigurálni ezt a folyamatot, ami arra szolgál, hogy elrettentse a spamküldőket a platformjuk kihasználásától.
• Egy külső integráció vagy bővítmény ellenőrzi a kimenő üzeneteket, hogy vannak-e levélszemét vagy belső jelentések. Minden alkalommal, amikor egy e-mailt megnyitnak, még egy szkennelő vagy nyomkövető eszközzel is, nyitott eseményként regisztrál.
• A címzettek levélszemétszűrői átvizsgálhatják és megnyithatják az Ön által küldött e-maileket, és ez a biztonsági ellenőrzési folyamat során nyitottnak számíthat.

Kapcsolódó információk

Kapcsolja be az e-mailes elköteleződést
E-mail létrehozása és küldése
Adatvédelmi beállítások konfigurálása