Értékesítási rekordok exportálása PDF-be

Ossza meg ügyfeleivel az értékesítési rekordokat professzionális, csak olvasható PDF formátumban, amelyet a szabványos Word-sablonok felhasználásával hoztak létre.

Előfeltételek

A rendszergazdának

• Engedélyezze a PDF-ek létrehozását az értékesítési rekordokból.
• Győződjön meg arról, hogy Word-sablonok állnak rendelkezésre azokhoz az entitásokhoz, amelyekhez PDF-fájlokat szeretne létrehozni. Beépített sablonok érhetők el a Partner, a Lehetőség, a Rendelés, az Árajánlat és a Számla entitásokhoz. A PDF-készítés más entitások számára történő engedélyezéséhez a rendszergazdának új Word-sablonokat kell létrehoznia.

Exportálás PDF-fájlba

A PDF generálási lehetőség használatával csak olvasható, professzionális megjelenésű PDF-fájlokat hozhat létre és oszthat meg a Dynamics 365-rekordokhoz az ügyfelekkel. A PDF-fájl a szervezetből származó szabványos Word-sablon segítségével jön létre. A rekordok PDF-fájljait minden olyan entitásból létrehozhatja, amelyen engedélyezve van a PDF-létrehozási képesség.

1. Nyissa meg a PDF-fájlként exportálni kívánt rekordot. Ha például egy idézethez szeretne PDF-fájlt létrehozni, nyissa meg az árajánlatrekordot.

2. A parancssávon válassza az Exportálás PDF-be lehetőséget .

   Feljegyzés

   Ha nem látja az Exportálás PDF-be beállítást a parancssávon, keresse meg a További parancsok ( ⋮) mappában. Ha továbbra sem látja, forduljon a rendszergazdához, hogy engedélyezze a PDF-fájl létrehozását az entitáshoz.

   Megjelenik az Exportálás PDF-be párbeszédpanel.

   

   Megjelenik egy előnézet, amely a kiválasztott sablon alapján jelenik meg, és a PDF-fájl neve is ki van töltve. Ha a kijelölttől eltérő sablont szeretne használni, keresse meg és válassza ki a Sablon kiválasztása PDF-dokumentum létrehozásához mezőben. Miután kijelölte a sablont, a rendszer frissíti az előnézetet.

   Fontos

   • Ha több Word-sablon áll rendelkezésre az entitáshoz, akkor alapértelmezés szerint a lista első sablonja van kiválasztva.
   • Ha a PDF-fájlt automatikusan megtekinti vagy letölti, akkor a böngésző beállításai között nincs letiltva a beállítás, és az előnézeti funkció nem működik.

3. A Mentés másként mezőben módosítsa a PDF-fájl nevét, ha szeretné.

4. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

   1. A PDF-fájl számítógépre való letöltéséhez válassza a Letöltés lehetőséget.

   2. Ha e-mailben szeretné elküldeni a PDF-fájlt az ügyfélnek, válassza az E-mail lehetőséget.

      Megnyílik az e-mail űrlap, és a fontos mezők automatikusan ki vannak töltve.

      

      Feljegyzés

      A Kapcsolódó mező az a rekord van feltöltve, amelyből az e-mailt aktiválták. Az elsődleges entitás E-mail küldése jelzőjét engedélyezni kell a Testreszabás területen a Kapcsolódó terület kitöltéséhez. További információ erről a jelzőről: Csak engedélyezhető entitásbeállítások.

   3. Válassza a Mentés ide vagy a SharePoint Mentés a Dynamics alkalmazásba lehetőséget.

   • A Mentés ide gombbal SharePoint mentheti a PDF-fájlt egy SharePoint webhelyre. Ez a gomb csak akkor érhető el, ha SharePoint az integráció engedélyezve van a szervezetben, és a Dokumentumkezelés jelölőnégyzet be van jelölve az entitás oldalán a Testreszabás területen. Ha ez a gomb nem áll a rendelkezésére, forduljon a rendszergazdájához.
   • Ha SharePoint az integráció nincs engedélyezve, megjelenik a Mentés a Dynamics rendszerbe gomb. Ez a parancs a PDF-fájlt jegyzetként menti az elsődleges bejegyzéshez. A Mentés a Dynamics rendszerbe gomb akkor érhető el, ha a jegyzetek engedélyezve vannak az elsődleges entitáshoz. Ha ez a gomb nem áll a rendelkezésére, forduljon a rendszergazdájához.

Exportálás PDF-be a Dynamics 365 telefonokhoz mobilalkalmazásból

Ha a Dynamics 365 telefonokhoz alkalmazást egy mobileszközön használja, a PDF-fájlok létrehozása funkciót csak a következő entitásokon engedélyezheti: Fiókok, Névjegyek, Érdeklődők, Lehetőségek, Ajánlatok, Megrendelések és Számlák.

1. Nyissa meg a PDF-fájlként exportálni kívánt rekordot. Ha például egy idézethez szeretne PDF-fájlt létrehozni, nyissa meg az árajánlatrekordot.

2. A parancssávon válassza a PDF létrehozása lehetőséget , majd válassza ki a PDF létrehozásához használni kívánt sablont.

   

3. A megjelenő párbeszédpanelen mentse vagy töltse le a PDF-fájlt.

   • Ha a Mentés lehetőséget választja, a PDF-fájl az alapértelmezett SharePoint webhelyen lesz tárolva, ha SharePoint az elsődleges entitáshoz be van állítva és engedélyezve van. Ha a SharePoint nincs konfigurálva, a rendszer az elsődleges entitás bejegyzéséhez a Dynamics 365 Sales Jegyzetek mellékleteként menti a PDF-fájlt.

   • Ha a Letöltés lehetőséget választja, a rendszer letölti a PDF-fájlt a helyi meghajtóra. A letöltés után ezt a fájlt hozzáadhatja egy jegyzethez, e-mailben elküldheti mellékletként, illetve feltöltheti a SharePoint szolgáltatásba.

PDF e-mailben történő elküldése a Dynamics 365 telefonokhoz mobilalkalmazásból

PDF-fájlt is létrehozhat, és közvetlenül elküldheti e-mailben az ügyfélnek.

1. Nyissa meg a PDF-fájlként exportálni kívánt rekordot.

2. A parancssávon válassza az E-mail PDF formátumban lehetőséget, majd válasszon ki egy dokumentumsablont.

   

   Megnyílik az e-mail űrlap, és a fontos mezők automatikusan ki vannak töltve.

3. Szükség szerint ellenőrizze vagy módosítsa az e-mail űrlap adatait, majd válassza a Küldés lehetőséget.

GYIK

Kérdés: Mi történik, ha egy rekordhoz egynél SharePoint több dokumentumhely van társítva?
Válasz: Függetlenül attól, hogy SharePoint egy rekordhoz hány dokumentumhely tartozik, a generált PDF-fájl mindig az alapértelmezett helyre kerül: [<record_name>_<record_id>].

Kérdés: Adhatok más nevet a PDF-fájlnak a generálás előtt?
Válasz: Igen. Másik fájlnevet is megadhat, ha nem a Dynamics 365 telefonokhoz szolgáltatást használja mobileszközön.

Kérdés: Elmenthetem a PDF-fájlt a Sales alkalmazásba jegyzetként vagy a következőre SharePoint?
Válasz: Nem. Ha SharePoint engedélyezve van az entitáshoz, amelyhez PDF-et hoz létre, a PDF-fájlt a rendszer a SharePoint-helyre menti alapértelmezetten.

Kérdés: A PDF-generálási képesség minden entitáson elérhető?
Válasz: Igen. A PDF-létrehozási képesség minden olyan beépített entitáson és egyéni entitáson elérhető, amelyhez sablonok vannak társítva.

Kérdés: A generált PDF-fájl támogatja az egyéni betűtípusokat?
Válasz: A generált fájlban lévő betűtípusok a PDF-fájlokat generáló szerverre telepített betűtípusokra korlátozódnak. Íme a támogatott betűtípusok listája:

• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
• Microsoft-Windows-Font-FMS
• Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
• Microsoft-Windows-Font-StaticCache
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
• Microsoft-Windows-Font-Vector
• Microsoft-Windows-Type1-Fonts

Nem találja a funkciót az alkalmazásban?

Van néhány lehetőség:

• A funkció használatához nem rendelkezik a szükséges licenccel. Tekintse meg az összehasonlító táblázatot és a licencelési útmutatót , hogy megtudja, mely funkciók érhetők el a licenchez.
• A funkció használatához nem rendelkezik a szükséges biztonsági szerepkörrel.
  • Egy szolgáltatás konfigurálásához vagy beállításához rendelkeznie kell az Adminisztráció és a testreszabás szerepkörökkel
  • Az értékesítéssel kapcsolatos funkciók használatához rendelkeznie kell az Elsődleges értékesítési szerepkörökkel
  • Egyes feladatokhoz speciális funkcionális szerepkörök szükségesek.
• A rendszergazda nem engedélyezte a funkciót.
• Szervezete egyéni alkalmazást használ. A pontos lépésekhez kérjen segítséget a rendszergazdától. Az ebben a cikkben ismertetett lépések kifejezetten a gyári Értékesítési központ vagy Sales Professional alkalmazásokra vonatkoznak.

Kapcsolódó információk

PDF-generálás engedélyezése vagy letiltása értékesítési rekordokból