Fer el seguiment i gestionar activitats

Al Dynamics 365 Sales, utilitzeu les activitats per planificar, fer el seguiment i organitzar totes les comunicacions amb el client. Per exemple, podeu prendre notes, enviar correu electrònic, fer trucades telefòniques, marcar cites i assignar-vos tasques a mesura que treballeu en una venda o resoleu un cas de servei. Aquestes accions es consideren totes tipus d'activitats.

El sistema automàticament afegeix marques horàries a cada activitat i mostra qui les ha creat. Tothom del vostre equipo podrà desplaçar-se per les activitats i veure la història mentre treballeu amb un client.

Per treure el màxim profit del Dynamics 365 Sales, és important que tothom de l'organització faci un seguiment de totes les seves interaccions amb els clients afegint una activitat per a cada correu electrònic, trucada telefònica, tasca o cita. D'aquesta manera, l'historial d'un client està complet.

Trobar les vostres activitats

Podeu trobar les vostres activitats a La meva feina al mapa del lloc.

Veure les activitats a la visualització Llista, Calendari o Kanban

1. Al mapa del lloc, seleccioneu Activitats.

2. A la barra d'ordres, seleccioneu Mostra com i, a continuació, el tipus de visualització, com ara Kanban o Calendari.

   

Els tipus de visualització següents són compatibles amb la quadrícula d'activitats :

• Quadrícula només de lectura. Mostra una llista de totes les activitats.
• Calendari. Mostra un calendari amb una llista d'activitats planificades del dia i les operacions associades.
• Kanban. Mostra una representació visual de les vostres activitats de vendes en els seus diferents estats. Això us permet veure l'estat de totes les activitats del pipeline i arrossegar-les per desplaçar-les d'un estat a un altre (per exemple, Obert, Completat, Cancel·lat i Planificat). Més informació: Treballar amb activitats a la visualització Kanban

Canviar la vista d'activitats

Podeu utilitzar les visualitzacions per veure les activitats que voleu. Per exemple, podeu utilitzar la visualització Les meves activitats per veure les activitats assignades a vosaltres i la visualització Activitats dels meus membres de l'equip per veure les activitats del vostre equip.

Filtrar la llista d'activitats

Podeu filtrar la llista d'activitats per veure només les que us interessen. Per exemple, podeu limitar encara més les activitats que veieu en una visualització mitjançant el filtre de tipus d'activitat. El filtre de tipus d'activitat permet filtrar activitats segons el tipus, com ara correu electrònic, tasca, trucada telefònica, i més.

També podeu utilitzar el filtre Venciment per veure les activitats que s'han de lliurar en un temps determinat, com ara les activitats que s'han de lliurar avui o abans o les activitats que s'han de lliurar en els propers set dies o abans.

Crear o editar una activitat nova

Podeu crear activitats independents que no estiguin associades a cap registre de client o de vendes. Per fer-ho, al mapa del lloc, seleccioneu Activitats i, a continuació, a la barra d'ordres, seleccioneu **Correu electrònic, Trucada telefònica o Tasca, segons l'activitat que vulgueu crear.

O bé, per editar un registre d'activitat existent, obriu l'activitat seleccionant-ne el títol.

Afegir una nova activitat per a un client

Molt sovint, voleu afegir una activitat associada a un contacte, una oportunitat, un compte o un altre tipus de registre per ajudar-vos a fer un seguiment de tot l'historial de comunicacions que teniu amb un client. (També podeu afegir una activitat).

Com que la relació de la vostra organització amb un client es basa en el temps, el vostre equip pot examinar el canal de continguts de l'activitat quan treballa amb el client per veure la història de les interaccions. Les activitats també es poden incloure en informes per fer-ne el seguiment.

Per afegir una activitat per a un client:

1. Obriu el registre. Podeu utilitzar la cerca ràpida en la barra de navegació per trobar ràpidament un registre.
2. Seleccioneu Activitats relacionades>.
3. A la pàgina Activitats , seleccioneu Tipus> d'activitat nova.
4. A la subfinestra Creació ràpida, introduïu la informació necessària i seleccioneu Desa i tanca.

Afegir una activitat per a vós mateix

Afegiu una tasca o nota per a vós mateix quan vulgueu que se us recordi que heu de fer alguna cosa personal, com ara programar una visita al metge o assistir a un esdeveniment esportiu.

O bé, per mantenir una història de les vostres interaccions amb un client, afegiu noves activitats que estiguin associades amb un registre de client, per tal que aquestes activitats passin a formar part de la història i altres persones del vostre equip les puguin veure.

Per afegir una activitat per a vosaltres mateixos:

1. A la barra de navegació, seleccioneu Crea i, a continuació, seleccioneu Tipus> d'activitat d'activitats.
2. Empleneu els camps i seleccioneu Desa i tanca.

Adjuntar un document

Es poden adjuntar documents, fulls de càlcul, imatges i gairebé qualsevol tipus de fitxer als correus electrònics i notes.

Per adjuntar un document a un correu electrònic:

1. Obriu el formulari de correu electrònic.
2. A la barra d'ordres, seleccioneu Adjunta fitxer.
3. Navegueu i seleccioneu el fitxer que voleu adjuntar.
   El fitxer seleccionat apareix a la subfinestra Fitxers adjunts .

Per adjuntar un document a una nota:

1. A la subfinestra Cronologia , seleccioneu + i seleccioneu Nota.
2. Afegiu la nota i seleccioneu la icona de fitxer adjunt abans del botó Afegeix nota .
3. Navegueu i seleccioneu el fitxer que voleu adjuntar.
   El fitxer seleccionat apareix a sobre del botó Afegeix una nota .

Marcar una activitat com a completada

Després de trucar algú, completar una tasca, enviar un correu electrònic o anar a una cita, podeu marcar l'activitat de l'acció com a completada.

1. Obriu l'activitat.

2. A la barra d'ordres, seleccioneu Marca com a completat.

   

Marcar diverses activitats com a comlpetades al mateix temps

1. A la llista d'activitats, seleccioneu totes les activitats que voleu marcar com a completes.
2. A la barra d'ordres, seleccioneu Marca com a completat.

Pràctiques recomanades per a activitats

Aquí hi ha alguns suggeriments sobre com utilitzar activitats en benefici de la vostra organització:

• Afegiu una activitat per a cada interacció amb el client. Assegureu-vos que la història del client inclou un registre per a cada comunicació que tingueu amb ells.

• Utilitzeu el tipus d'activitat adequat per a l'acció. Pot ser temptador introduir una nota nova que digui: "Enviat un correu electrònic per confirmar el preu" o "Va trucar al client per parlar del seu cas de servei". Tanmateix, hauríeu d'afegir una activitat de correu electrònic o de trucada telefònica per fer un seguiment d'aquests tipus d'accions i utilitzar notes per a text més general.

• Afegeix activitats per a tu també. Podeu fer el seguiment de les vostres pròpies assignacions, esdeveniments i notes sense associar aquestes activitats amb un client.

  Utilitzeu l'ordre Crea a la barra de navegació. Cerqueu aquestes activitats a la llista ordenant-les a la columna Referent a , que està en blanc per fer-vos saber que l'activitat no està associada a un registre de client.

• Tingueu en compte que les activitats "acumulen" als seus registres associats. Suposem que voleu recordar-vos que feu un seguiment amb Cecil Langer, un contacte associat amb el compte, Wingtip Toys. Heu d'afegir l'activitat de la tasca al registre de contacte de Cecil (no per al compte, Wingtip Toys).

  D'aquesta manera, la vostra tasca "s'enrotllarà" al compte automàticament, i vosaltres i altres persones del vostre equip veureu la tasca quan miren el contacte i quan miren el compte de Wingtip Toys. (I saben que ho tens gestionat.)

No trobeu la funció a la vostra aplicació?

Hi ha algunes possibilitats:

• No teniu la llicència necessària per utilitzar aquesta funció. Consulteu la taula de comparació i la guia de llicències per veure quines funcions estan disponibles amb la vostra llicència.
• No teniu la funció de seguretat necessària per utilitzar aquesta característica.
  • Per configurar o configurar una característica, heu de tenir les funcions d'administració i personalització
  • Per utilitzar les funcions relacionades amb les vendes, heu de tenir les funcions de vendes principals
  • Algunes tasques requereixen funcions funcionals específiques.
• L'administrador no ha activat la funció.
• La vostra organització està utilitzant una aplicació personalitzada. Consulteu a l'administrador els passos exactes. Els passos que es descriuen en aquest article són específics de les aplicacions Centre de vendes i Sales Professional.

Informació relacionada

Treballeu amb activitats a la vista Kanban