Експортиране на записи на продажби в PDF

Споделяйте записи за продажби с клиентите си в професионален PDF формат само за четене, създаден с помощта на вашите стандартни шаблони на Word.

Предварителни изисквания

Вашият администратор трябва:

• Разрешаване на генериране на PDF от записи за продажби.
• Уверете се, че шаблоните на Word са налични за обектите, за които искате да генерирате PDF файлове. Готовите шаблони са налични за обектите "Акаунт", "Възможност", "Поръчка", "Оферта" и "Фактура". За да разреши генерирането на PDF за други обекти, вашият администратор трябва да създаде нови шаблони на Word.

Експортиране в PDF

Използвайте възможността за създаване на PDF файлове, за да създавате и споделяте само с четене професионални PDF файлове за записи на Dynamics 365 с вашите клиенти. PDF файлът се генерира чрез използване на стандартен шаблон на Word от вашата организация. Можете да създавате PDF файлове със записи от всички обекти, които имат разрешена възможност за генериране на PDF.

1. Отворете записа, който искате да експортирате като PDF. Например, ако искате да създадете PDF файл за оферта, отворете записа на оферта.

2. В командната лента изберете Експортиране в PDF.

   Бележка

   Ако не виждате опцията Експортиране в PDF в командната лента, потърсете я в Още команди (⋮). Ако все още не го виждате, свържете се с администратора си, за да разрешите генерирането на PDF файл за обекта.

   Появява се диалоговият прозорец Експортиране в PDF .

   

   Показва се визуализация въз основа на избрания шаблон и името на PDF файла се попълва. Ако искате да използвате шаблон, различен от избрания, потърсете го и го изберете в полето Избор на шаблон за генериране на PDF документ . След като изберете шаблона, визуализацията ще бъде обновена.

   Важно

   • Ако за обекта има няколко шаблона на Word, по подразбиране е избран първият шаблон в списъка.
   • Ако настройката за преглед или изтегляне на PDF файл автоматично е деактивирана в настройките на вашия браузър, функцията за визуализация няма да работи.

3. В полето Запиши като променете името на PDF файла, ако желаете.

4. Изпълнете едно от следните действия:

   1. За да изтеглите PDF файла на компютъра, изберете Изтегляне.

   2. За да изпратите PDF файла на клиента си по имейл, изберете Имейл.

      Имейл формулярът се отваря с автоматично попълнени важни полета.

      

      Бележка

      Полето "Относно " се попълва със записа, от който е задействан имейлът. Флагът Изпращане на имейл в основния обект трябва да бъде разрешен в областта Персонализиране , за да се попълни полето Относно . За повече информация относно този флаг вижте Опции за обект, които могат да бъдат разрешени само.

   3. Изберете Запиши в SharePoint или Запиши в динамика.

   • Използвайте Запиши към SharePoint , за да запишете PDF файла в сайт SharePoint . Този бутон е наличен само когато SharePoint интеграцията е разрешена за вашата организация и квадратчето за отметка Управление на документи е поставено за отметка на страницата на обекта в областта Персонализиране . Ако не виждате бутона, се свържете със системния си администратор.
   • Ако SharePoint интеграцията не е разрешена, ще видите бутона Запиши в Dynamics . Тази команда запазва PDF файла като бележка към основния запис. Бутонът Запиши в Dynamics е наличен, ако бележките са разрешени за основния обект. Ако не виждате бутона, се свържете със системния си администратор.

Експортиране в PDF от мобилното приложение Dynamics 365 for phones

Ако използвате Dynamics 365 за телефони на мобилно устройство, възможността за генериране на PDF файлове е ограничена до следните обекти: Акаунт, Контакт, Водещ, Възможност, Поръчка, Предложение и фактура.

1. Отворете записа, който искате да експортирате като PDF. Например, ако искате да създадете PDF файл за оферта, отворете записа на оферта.

2. В командната лента изберете Създаване на PDF и след това изберете шаблона, който искате да използвате за създаване на PDF файла.

   

3. В диалоговия прозорец, който се показва, запазете или изтеглете PDF файла.

   • Ако изберете Запиши, PDF файлът се съхранява в сайта по подразбиране SharePoint , ако SharePoint е конфигуриран и разрешен за основния обект. Ако SharePoint не е конфигуриран, PDF файлът се запазва като прикачен файл към основния запис на обекта в Dynamics 365 Sales.

   • Ако изберете Изтегляне, PDF файлът се изтегля на вашето локално устройство. След като бъде изтеглен, можете да добавите този файл в бележка, да го изпратите като прикачен файл в имейл или да го качите в SharePoint.

Изпращане на PDF файл по имейл от мобилното приложение Dynamics 365 for phones

Можете също да генерирате PDF файл и директно да го изпратите по имейл на клиент.

1. Отворете записа, който искате да експортирате като PDF.

2. В командната лента изберете Имейл като PDF и след това изберете шаблон на документ.

   

   Имейл формулярът се отваря с автоматично попълнени важни полета.

3. Проверете или променете всички подробности в имейл формуляра, ако е необходимо, след което изберете Изпращане.

ЧЗВ

Въпрос: Какво се случва, ако повече от едно SharePoint местоположение на документа е свързано със запис?
Отговор: Независимо от броя на местоположенията SharePoint на документа, които съществуват за запис, генерираният PDF файл винаги се записва на местоположението по подразбиране: [<record_name>_<record_id>].

Въпрос: Мога ли да посоча различно име за PDF файла, преди да го генерирам?
Отговор: Да. Можете да посочите различно име на файл, ако не използвате Dynamics 365 за телефони на мобилно устройство.

Въпрос: Мога ли да избера да запазя PDF файла в приложението Sales като бележки или към SharePoint?
Отговор: Не. Ако SharePoint е разрешен за обекта, за който генерирате PDF файл, PDF файлът ще бъде записан в местоположение по подразбиране на SharePoint.

Въпрос: Достъпна ли е възможността за генериране на PDF за всички обекти?
Отговор Да. Възможността за генериране на PDF е налична за всички готови обекти и персонализирани обекти, които имат шаблони, свързани с тях.

Въпрос: Генерираният PDF файл поддържа ли персонализирани шрифтове?
Отговор: Шрифтовете в генерирания файл са ограничени до шрифтовете, инсталирани на сървъра, който генерира PDF файловете. Ето списък на поддържаните шрифтове:

• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
• Microsoft-Windows-Font-FMS
• Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
• Microsoft-Windows-Font-StaticCache
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
• Microsoft-Windows-Font-Vector
• Microsoft-Windows-Type1-Fonts

Не можете да намерите функцията в приложението си?

Има няколко възможности:

• Нямате необходимия лиценз, за да използвате тази функция. Вижте сравнителната таблица и ръководството за лицензиране, за да видите кои функции са налични с вашия лиценз.
• Нямате необходимата права за достъп, за да използвате тази функция.
  • За да конфигурирате или настроите функция, трябва да имате роли за администриране и персонализиране
  • За да използвате функции, свързани с продажбите, трябва да имате основните роли за продажби
  • Някои задачи изискват специфични функционални роли.
• Вашият администратор не е включил функцията.
• Вашата организация използва персонализирано приложение. Консултирайте се с администратора си за точните стъпки. Стъпките, описани в тази статия, са специфични за предварително подготвените приложения „Център за продажби“ или „Sales Professional“.

Свързана информация

Разрешаване или забраняване на генериране на PDF от записи за продажби