Налаштуйте оповіщення про надання спільного доступу та міграцію
Оповіщення можуть застосовуватися для повідомлення адміністраторам і зацікавленим сторонам про конкретні події або надання узагальнень справ.
Великою мірою, як розробники використовують Power Automate для автоматизації бізнес-процесів, адміністратори можуть використовувати ці інструменти задля автоматизації такого самого рівня. Прикладом оповіщення, яке можна впровадити, є підписка на Office 365 журнали аудиту Security & Compliance.
Коли цикли забезпечують меншу кількість оповіщень у системі, адміністратори можуть отримувати набагато вищу вартість від оповіщень без додаткових ручних зусиль. Використовуючи з’єднувачі керування та інші вбудовані з’єднувачі в Power Automate, наприклад, «Затвердження», можна реалізувати додаткові справи, що допоможуть адміністраторам зберегти продуктивність при захисті свого середовища.
Нижче наведено ґрунтовні підстави для відстеження популярних ресурсів зі спільним доступом.
Програми, спільний доступ до яких надано всьому клієнту або багатьом окремим користувачам, можуть бути важливими або критичними для бізнесу, отже для них може знадобитися міцніша модель підтримки або перегляд кола осіб, яким надано спільний доступ до цих програм.
Часто найлегше за все надати спільний доступ до програм усій організації. Якщо програма призначена для одного відділу, посади або групи людей, ви можете допомогти розробнику, налаштувавши групу Microsoft Entra для надання спільного доступу до своєї програми. У іншому разі вся організація побачить програму в мобільному програвачі Power Apps або на ресурсі make.powerapps.com (навіть якщо вона не має до них відношення), а якщо користувач не має доступу до основного джерела даних, при спробі відкрити цю програму він отримає повідомлення про помилку, що може призвести до збільшення кількості запитів на підтримку та плутанини.
Програми, які спільно використовуються великою кількістю окремих користувачів, створюють ще один ризик. Якщо програма призначена для визначеної робочої ролі або департаменту, при переміщенні користувачем цих департаментів або робочих ролей, він все одно бачитиме цю програму та матиме змогу здійснити доступ до інформації. Тому радимо натомість надавати спільний доступ до рольових додатків групі Microsoft Entra .
До циклів можна надавати спільний доступ, і цикли можуть мати кілька відповідальних, що створює командний цикл. Усі відповідальні циклу можуть редагувати визначення циклу (наприклад, додавати чи видаляти справу або умову). Спільний доступ до підключень командного циклу надається в циклі, в якому вони були створені. Часто спільний доступ до циклів надається не тому, що потрібен відповідальний, а тому, що розробник бажає поділитися тим, як він щось зробив. Цього можна досягнути, надіславши копію циклу. У випадку циклів, що є важливими для бізнесу, ви можете підтримати розробника способом зміни режиму циклу з використання особистих підключень до облікового запису служби.
Стартовий комплект COE , колекція шаблонів, компонентів та інструментів, призначених для початку роботи над розробкою стратегії запровадження та підтримки Microsoft Power Platform, може допомогти визначити популярні ресурси зі спільним доступом.
З’ясуйте, кому надано спільний доступ до програми та які ролі мають користувачі редагування або перегляд. У випадку груп – яким є розмір групи.
Визначте популярні ресурси зі спільним доступом.
Визначте неявні підключення до програм.
Налагодьте процес відстеження програм, який вимагає від розробників програми надавати більше деталей, наприклад, бізнес-обґрунтування та вплив, якщо спільний доступ до програми надається широкому колу користувачів.