Користуйтеся діями з електронною поштою для перегляду взаємодій із повідомленнями

Взаємодія з електронною поштою в Dynamics 365 Sales відстежує взаємодію ваших клієнтів із вашими повідомленнями. Ви можете дізнатися, чи вони вибрали посилання, відкрили вкладення або надіслали відповідь. Ви також можете отримувати сповіщення, які допоможуть вам не забувати стежити за своїми клієнтами.

вимоги

• Адміністратор увімкнув взаємодію з електронною поштою.
• Адміністратор увімкнув помічника. Взаємодія з електронною поштою використовує помічника для надсилання сповіщень та інших повідомлень.

Як взаємодія з електронною поштою допомагає вам бути більш ефективним продавцем

За допомогою взаємодії з електронною поштою ви можете:

• Дізнайтеся, коли клієнт відкрив ваше повідомлення, вибрав посилання, відкрив вкладення або надіслав відповідь. (Коли поштовий клієнт клієнта сканує вашу електронну пошту з міркувань безпеки, він може штучно завищити кількість відкритих електронних листів і вибраних посилань.)
• Отримуйте миттєве сповіщення, коли клієнт відкриває ваше повідомлення вперше.
• Заплануйте найефективніший час доставки на основі часового поясу одержувача.
• Виберіть найефективніший шаблон повідомлення на основі історії взаємодії з електронною поштою вашої організації.
• Налаштуйте оповіщення, яке нагадуватиме вам, коли настав час відповісти на електронний лист.
• Переглядайте повну історію взаємодії одного повідомлення або переглядайте ключові показники ефективності (KPI) для всіх ваших повідомлень.

Деякі функції взаємодії з електронною поштою можуть бути помітні, навіть якщо цю функцію вимкнено. Ці функції все ще відображаються, але є порожніми:

• Таблиця «Вкладення », яка відображається під час створення повідомлення електронної пошти або шаблону електронного листа, завжди містить стовпець «За якими ви стежите».
• У таблиці «Електронні листи , за якими ви стежите», завжди відображаються стовпці «Відкриття», «Час останнього відкриття», «Вкладення», «Переходи за посиланнями» та «Відповіді ».
• У таблиці «Шаблон листа» завжди відображаються стовпці «Коефіцієнт відповідей», «Відсоток відкриттів», «Рекомендована» та «Кількість листів».
• У готових версіях форм облікового запису, контактів і потенційних клієнтів є поле «Стежити за електронною поштою ».

Фактори, які необхідно враховувати

Перш ніж використовувати взаємодію з електронною поштою, ознайомтеся з наведеними нижче аспектами.

• Електронний лист відстежується лише в тому випадку, якщо список одержувачів містить записи облікових записів, контактів або потенційних клієнтів у полях «Кому» або «CC ». Якщо до полів «Кому» та «CC» додано інші типи записів, стежити за повідомленням електронної пошти не можна. У таких випадках відображається повідомлення про те, що за листом не можна стежити, оскільки список одержувачів не містить записів облікових записів, потенційних клієнтів або контактів.

Перегляд історії дій з електронною поштою

Статус, статистика взаємодії та ключові показники ефективності (KPI) для повідомлень електронної пошти, за якими ви стежите, доступні в багатьох розділах Dynamics 365 Sales для кожного запису, де вони актуальні.

Історія електронної пошти в стовпці «Активності»

Після того, як ви збережете або надішлете повідомлення, воно з'явиться в розділі «Шкала часу » та вкладці «Діяльність », який зазвичай є записом, який ви переглядали під час його створення. У деяких випадках це може бути пов'язаний запис.

Повідомлення, за якими ви стежите, показують поточний статус взаємодії на своїй плитці. Використовуйте кнопки у верхньому правому куті плитки електронного листа, щоб виконувати додаткові дії, як-от відкрити запис, переслати, відповісти або відповісти всім. Крім того, виберіть Переглянути більше , щоб переглянути повну сторінку повідомлення.

KPI електронної пошти у списку повідомлень

Ви можете переглядати кількість відкриттів, перегляди вкладень, переходи за посиланнями та відповіді на перепідписані повідомлення у списку електронних листів, надісланих вашою організацією продажів.

1. Перейдіть до розділу «Продажі>».

2. У селекторі перегляду виберіть Надіслати електронною поштою>всі електронні листи, за якими ви стежите.

Деталі повідомлення

Щоб відкрити режим перегляду відомостей про доставлене повідомлення лише для читання, виберіть його тему в списку «Дії » або «Електронні листи ». Відомості, які ви можете переглянути, включають історію взаємодії з повідомленнями та KPI.

KPI у верхній частині часової шкали показують загальну кількість відкриттів, подання вкладень, кліків і відповідей, записаних для повідомлення. Часова шкала показує події в хронологічному порядку, з найновішими вгорі. Для кожного типу подій відображаються лише найновіші та перші події. Наприклад, якщо повідомлення було відкрито кілька разів, відображаються лише останні відкриті та вперше відкриті.

Результати шаблону та рекомендації у списку шаблонів

Ви можете переглянути ефективність своїх шаблонів електронних листів, включаючи частоту відповідей, відсоток відкриттів, кількість разів їх використання та рекомендацію чи ні.

1. У додатку "Продажі" перейдіть до розділу "Додаткові налаштування" "Налаштування>".
2. Перейдіть до розділу «Бізнес-шаблони>», а потім виберіть «Шаблони електронних листів».

Історія взаємодії з електронною поштою

Зазвичай, коли ви надсилаєте електронний лист, ви не знаєте, чи було його відкрито чи прочитано, якщо одержувач не вирішить надіслати вам відповідь. Це пов'язано з тим, що електронну пошту було створено для імітації традиційної пошти та не було розроблено з урахуванням відстеження відповідей. Dynamics 365 Sales використовує спеціальні методи, щоб обійти це обмеження та забезпечити функції стеження за повідомленнями під час взаємодії з електронною поштою.

• Дізнайтеся, коли було відкрито ваше повідомлення: коли ви надсилаєте повідомлення електронної пошти, на яке ви підписалися, з Dynamics 365 Sales, система генерує однопіксельний GIF-файл з унікальною назвою, прозорий, однопіксельний і додає його до повідомлення у вигляді зв'язаного зображення. Цей невидимий GIF-файл разом із будь-якими іншими зображеннями, які ви додаєте до повідомлення, зберігаються в Dynamics 365. Вони отримуються, коли одержувач відкриває повідомлення та вибирає завантаження його зображень. Коли надходить запит на унікальний GIF-файл, Dynamics 365 Sales реєструє, що було відкрито пов'язане повідомлення.

  Ми рекомендуємо завжди включати в повідомлення зображення, як-от логотип компанії або привабливу ілюстрацію, оскільки це мотивує одержувачів завантажувати їх. Ви не дізнаєтеся, що вони відкрили повідомлення, якщо зображення не завантажуються.

• Щоб дізнатися, коли було натиснуто посилання: коли ви надсилаєте повідомлення електронної пошти, за яким ви стежите, від Dynamics 365 Sales, система замінює кожне гіперпосилання унікальним посиланням для переспрямування, яке вказує на Dynamics 365. Кожне посилання перенаправлення включає ідентифікатор, що надає унікальну ідентифікацію як повідомленню, що його містить, так і URL-адресі первинної цілі посилання. Коли Dynamics 365 отримує запит на зв'язування, вона реєструє клік, а потім перенаправляє клік на його початкову адресу, щоб одержувач отримував правильну інформацію з невеликою затримкою або без неї.
  Якщо в повідомленні доступно кілька посилань, ви не зможете визначити, яке посилання було натиснуто. При цьому фіксується загальна кількість кліків.

• Щоб дізнатися, коли було відкрито вкладення: коли ви додаєте до повідомлення вкладення, за яким ви стежите, файл не вкладається безпосередньо, як у випадку зі стандартним електронним листом. Натомість він зберігається у OneDrive спільному ресурсі для бізнесу, який використовується в Dynamics 365, і додається до повідомлення як посилання. Як і у випадку з переходом за посиланнями, коли одержувач натискає, щоб завантажити вкладення, Dynamics 365 зазначає клацання та час. Одержувачі можуть навіть віддавати перевагу отриманню вкладень у вигляді посилань, а не файлів, оскільки ваші повідомлення займають набагато менше місця в їхній поштовій скриньці.
  Якщо в повідомленні доступно кілька вкладень, ви не можете визначити, яке вкладення було відкрито. При цьому фіксується загальна кількість відкритих вкладень.

  Ви можете поєднувати вкладення, за якими ви стежите, і вкладення, на які ви не підписані, в одному електронному листі. Це може бути важливо, якщо ви надсилаєте конфіденційні файли, які не хочете зберігати для OneDrive бізнесу.

Дії, які виконуються з електронною поштою, зберігаються в Microsoft Azure Сховищі. Сховище Azure унікальне для кожної організації. Якщо організацію відновлено в іншій організації, історія дій з електронною поштою в попередній організації не переноситься до відновленої організації.

Міркування щодо кількості електронних листів

Взаємодія з електронною поштою надає цінну інформацію про ваші електронні листи, але хибнопозитивні результати можуть виникати через спам-фільтри та інші механізми, впроваджені вашою організацією. Таким чином, кількість імейлів може бути неточною і повинна використовуватися для визначення тенденцій, а не для точного вимірювання того, чи прочитав потенційний клієнт конкретне повідомлення. Ось деякі міркування, які ви повинні знати:

• З міркувань безпеки ваша організація може настроїти сканування вихідної пошти, і ці сканування можуть реєструватися під час відкриття електронної пошти, особливо для електронних листів із гіперпосиланнями або вкладеннями. Це може бути причиною того, що кілька електронних листів відкриваються одночасно, особливо коли вони надсилаються різним одержувачам у різних організаціях.
• Деякі постачальники послуг електронної пошти (ESP) сканують вихідні повідомлення, переважно націлені на нові поштові скриньки, ті, у яких нещодавно зросла активність розсилки, а також поштові скриньки, позначені як підозрілі або схожі на спам. Крім того, ESP на тимчасовій основі проводять вибіркове сканування частини поштових скриньок. Як правило, користувачі не можуть налаштувати цей процес, що служить для стримування спамерів від використання їхньої платформи.
• Стороння інтеграція або розширення сканує ваші вихідні повідомлення на наявність спаму або внутрішніх звітів. Щоразу, коли електронний лист відкривається навіть за допомогою інструменту сканування або відстеження, він реєструється як відкрита подія.
• Спам-фільтри одержувачів можуть сканувати та відкривати ваші електронні листи, які ви надсилаєте, і вони можуть вважатися відкритими під час сканування системи безпеки.

Пов’язані відомості

Як увімкнути взаємодію з електронною поштою
Створення та надсилання електронного листа
Налаштування параметрів конфіденційності