Створення та надсилання електронного листа

Загалом ви можете надсилати повідомлення електронної пошти своїм клієнтам безпосередньо з Dynamics 365 Sales. Однак, коли ввімкнено функцію взаємодії з електронною поштою, для електронних листів доступно більше варіантів, наприклад підписатися або скасувати підписку, коли ви пишете електронний лист.

Зверніться до адміністратора, якщо ви не бачите описаних тут функцій взаємодії з електронною поштою. Додаткові відомості: Налаштуйте взаємодію з електронною поштою.

Створити повідомлення

Функції взаємодії з електронною поштою застосовуються до кожного електронного листа, який ви надсилаєте через Dynamics 365 Sales. Коли ви надсилаєте електронний лист, він автоматично додає до запису активність електронної пошти, і цей запис встановлюється як значення повідомлення «Щодо». Крім того, функція взаємодії з електронною поштою збирає ключові показники ефективності (KPI) і визначає, де відображається лист на основі адрес одержувачів (адреси «Кому», «Від» та «Копіювання»).

Перш ніж створювати електронний лист, давайте розберемося з різними варіантами, які доступні у формі електронного листа:

1. Вкладення: список файлів, вкладених у вашу електронну пошту, разом із елементами керування для додавання, видалення та змінення вкладень.
2. Підписатися/Не стежити: увімкніть стеження, щоб відстежувати взаємодію вашого клієнта з повідомленням, або вимкніть його, щоб припинити відстеження. Інші елементи керування та посилання відображаються за потреби, наприклад, коли одержувач не дозволяє переходити за посиланням. Додаткова інформація: Слідкування за повідомленням або скасування підписки на нього.
3. Надіслати пізніше: встановіть час доставки повідомлення, якщо не хочете надсилати його відразу. Тут може відображатися рекомендований час доставки, залежно від часового поясу одержувача.
4. Установити нагадування: встановіть нагадування для виконання дій у певний час. Наприклад, ви можете захотіти отримати сповіщення, якщо повідомлення залишається невідкритим протягом трьох днів.
5. Вставити шаблон: вставте стандартний текст, який можна відредагувати за потреби. Ваша організація може мати кілька шаблонів залежно від вимог бізнесу, наприклад подальші дії наради або вступ. Взаємодія з електронною поштою пропонує шаблон на основі попередньої ефективності.

Щоб створити та надіслати електронний лист:

1. Відкрийте запис, у який ви хочете додати дії (зазвичай контактна особа, потенційна угода, інтерес або обліковий запис).
2. У розділі Часова шкала виберіть + (Створити запис часової шкали) >Електронна пошта.
3. Виберіть одержувача та введіть тему повідомлення.
4. Введіть текст повідомлення або вставте шаблон електронного листа.
5. Виберіть Надіслати або Зберегти , щоб зберегти повідомлення як чернетку та завершити його пізніше.

Використовуйте шаблон листа

Шаблони електронних повідомлень є стандартними повідомленнями, які ви часто надсилаєте, наприклад, представлення, підтвердження, подяки та нагадування. Вони можуть містити динамічні значення, які заповнюються автоматично, наприклад, ім’я одержувача або номер замовлення. Вони дають вам можливість швидкого старту, коли ви пишете типові повідомлення.

Взаємодія з електронною поштою аналізує ефективність усіх повідомлень, які ваш відділ продажів надіслав із Dynamics 365 Sales, і визначає найвдаліші шаблони. Він показує всі доступні шаблони, але виділяє ті, які, на його думку, генерують найбільше відкриттів, відповідей або продажів.

1. Створіть повідомлення.
2. На панелі команд виберіть «Вставити шаблон».
3. У вікні Шаблони електронних листів виберіть мову, якщо потрібно, а потім знайдіть і виберіть шаблон.
4. Виберіть Застосувати шаблон.
   Контент шаблону вставляється в тіло повідомлення.
5. Налаштуйте вміст шаблону за потреби.
6. Виберіть Надіслати або Зберегти , щоб зберегти повідомлення як чернетку та завершити його пізніше.

Додавання вкладень

Коли ви вкладаєте документи, електронні таблиці або зображення до своїх електронних листів, ви можете стежити за цими вкладеннями, щоб дізнатися, чи відкрив їх одержувач. Ви можете включати як відстежувані, так і непідписані вкладення в одному електронному листі.
За замовчуванням вкладення не дотримуються. Вам потрібно вручну стежити за кожним вкладенням, яке ви хочете відстежувати. Крім того, не можна стежити за вкладеннями, якщо одержувачі повідомлень не дозволяють стежити за ними.

1. Створіть повідомлення.

2. У розділі Вкладення виберіть +.

3. Знайдіть і виберіть файл, який потрібно прикріпити.

4. Виберіть Відкрити.
   Залежно від розміру файлу вкладення може тривати кілька секунд.

5. Виберіть вкладення для відстеження, а потім виберіть інші параметри >Слідувати.
   Тепер за вкладенням слідкують, а в стовпці «За стеженням » відображається «Так».

   Нотатка

   Опція «Стежити » доступна лише тоді, коли функцію розширеного вкладення вимкнено. Зверніться до адміністратора, щоб вимкнути функцію розширеного вкладення.

6. Виберіть Надіслати або Зберегти , щоб зберегти повідомлення як чернетку та завершити його пізніше.

Як підписатися на повідомлення або скасувати підписку на нього

Коли ви стежите за електронним листом, взаємодія з електронною поштою може повідомити вам, чи відкрив одержувач його, відповів на нього, відкрив вкладення або вибрав у ньому посилання. Додаткові відомості: Перегляд взаємодії з повідомленнями за допомогою взаємодії з електронною поштою.

Розділ «Взаємодія з електронною поштою» містить такі індикатори та елементи керування:

Індикатор або контрольний	Опис
	Вказує, що ви стежите за поточним електронним листом, включно з будь-якими посиланнями, які ви включаєте, і у вас є можливість стежити за будь-якими файлами, які ви вкладаєте. Виберіть «Не стежити », щоб припинити відстеження повідомлення. Цей стан використовується за замовчуванням для нових повідомлень, якщо у вашій організації ввімкнено взаємодію з електронною поштою, а всі одержувачі дозволяють стежити за нею.
	Вказує, що ви не стежите за поточним електронним листом, включно з будь-якими посиланнями, які ви включаєте. Ви також не можете слідувати за жодними вкладеннями. Виберіть Стежити , щоб увімкнути стеження, якщо одержувачі це дозволяють.
	Вказує на те, що один або кілька одержувачів встановили наведене нижче значення Не дозволяти. Ви не зможете стежити за цим повідомленням, доки не видалите одержувачів, які не дозволяють стежити за вами, або не зміните їхні налаштування. - Виберіть «Параметри перегляду», щоб переглянути імена одержувачів і наступні налаштування в новому вікні. Виберіть ім'я, щоб відкрити запис одержувача. - Якщо ви видалили одержувачів, які не хочуть, щоб за вами стежили, або змінили їхні налаштування, щоб дозволити стеження, натисніть Повторити спробу, щоб спробувати ще раз. - Виберіть «Не стежити », щоб припинити спроби стежити за цим повідомленням. Приблизно через 15 хвилин після відкриття повідомлення, за яким ви стежите, система створює картку дії в асистенті. Картка містить посилання на повідомлення та пов'язані з ним записи, а також кнопки дій для створення виклику, відкладення оповіщення або його закриття. Дізнайтеся більше про кероване спілкування з клієнтами з асистентом.

Виберіть найефективніший час доставки

Ваші електронні листи можуть отримувати більше або менше уваги залежно від того, коли вони надходять до папки "Вхідні" одержувачів. Наприклад, багато людей починають свій день із повною поштовою скринькою, тому повідомлення, які надходять уночі, мають конкурувати за увагу та можуть бути відкладені або навіть забуті. Електронні листи, які надходять пізніше того ж дня, можуть бути помічені та оброблені негайно. За допомогою взаємодії з електронною поштою ви можете створювати повідомлення електронної пошти в зручний для вас час, але дозволяйте Dynamics 365 Sales доставляти їх тоді, коли це найкраще для ваших одержувачів.

Іноді система рекомендує час доставки на основі часового поясу одержувача. Він передбачає стандартний робочий день з 8:00 до 17:00 з понеділка по п'ятницю та пропонує наступний найближчий робочий час, якщо ви працюєте поза робочим днем одержувача. Якщо в повідомленні більше одного одержувача або адреса не вказана, система не надає рекомендацію.

Ваша організація має ввімкнути Карти Bing, а одержувач повинен мати фізичну адресу в розділі "Продажі" для взаємодії з електронною поштою, щоб визначити часовий пояс.

Якщо ви не надали жодної рекомендації або якщо ви віддаєте перевагу власній логіці, ви можете вказати будь-який час доставки, який ви оберете.

Функція часу доставки доступна як для відстежуваних, так і для непідписаних повідомлень.

1. Створіть повідомлення.

2. Коли ви будете готові надіслати повідомлення, перегляньте розділ «Надіслати пізніше » в розділі «Взаємодія з електронною поштою».

   Якщо система може порекомендувати час доставки, він з'явиться тут. Незалежно від того, чи це так, ви все одно можете затримати доставку.

3. Виберіть Надіслати пізніше.

   

   Якщо система порекомендувала час або дату, то ця інформація заповнюється за вас. Якщо ні, дата порожня. У будь-якому випадку він використовує ваш місцевий час, а не час одержувача.

4. У діалоговому вікні Запланувати електронний лист виберіть дату й час для доставки.

   

5. Виберіть Запланувати надсилання електронної пошти.

   Індикатор затримки надсилання стане зеленим. Виберіть «Змінити розклад » або «Видалити затримку », якщо вам потрібно змінити затримку або надіслати повідомлення негайно. Ви можете змінити заплановану доставку в будь-який час до відправлення повідомлення.

   

6. Виберіть Надіслати або Зберегти , щоб зберегти повідомлення як чернетку та завершити його пізніше.

Заплановані повідомлення відображаються як такі у списку «Дії » для запису «Щодо». Поки не настане запланований час, ви можете видалити або перенести повідомлення звідти. Ви також можете змінити дату або час нагадування про подальші дії. Ви не зможете змінити інші налаштування після того, як виберете Надіслати.

Як налаштувати нагадування про подальші дії в повідомленні

Якщо ви хочете не забути відповісти на важливий електронний лист, встановіть нагадування. Ця функція доступна лише для надісланих електронних листів.

1. Створіть повідомлення.

2. Коли ви будете готові встановити нагадування, у розділі «Взаємодія з електронною поштою» виберіть «Встановити нагадування».

   

3. У діалоговому вікні «Встановити нагадування » заповніть такі поля.

   • Умова: виберіть умову, яка ініціює нагадування:
     • Якщо я не отримую відповіді за: Активує нагадування, якщо до дати не надійшло відповіді. Доступно лише для повідомлень, за якими ви стежите.
     • Якщо електронний лист не відкривається: Активує нагадування, якщо повідомлення не було відкрито до дати Нагадати за. Доступно лише для повідомлень, за якими ви стежите.
     • Нагадати мені в будь-якому випадку на: Спрацьовує нагадування в зазначений час і дату, незважаючи ні на що.
   • Нагадати за: Вкажіть дату та час, щоб відобразити нагадування, коли виконано Умову .
   • Коментар: за бажанням додайте примітку до нагадування.

   

4. Натисніть OK , щоб зберегти налаштування та закрити вікно.

   Індикатор «Встановити нагадування» стане синім, і з’явиться короткий підсумок налаштувань нагадування. Після того, як мине час нагадування, підсумок оновиться, щоб вказати на це. Виберіть «Змінити нагадування» або «Видалити нагадування», якщо вам потрібно змінити нагадування або видалити його.

   

5. Виберіть Надіслати або Зберегти , щоб зберегти повідомлення як чернетку та завершити його пізніше.

При спрацьовуванні нагадування система створює картку дії в асистенті. Картці надається високий пріоритет, тому ви повинні побачити її відразу. Картка містить посилання на повідомлення та пов’язані з ним записи, а також кнопки дій для відкладення або вимкнення оповіщення. Докладніше про картку з нагадуваннями електронною поштою.

Не можете знайти цю функцію у своєму додатку?

Є кілька можливостей:

• У вас немає необхідної ліцензії для використання цієї функції. Перегляньте порівняльну таблицю та посібник із ліцензування, щоб дізнатися, які функції доступні з вашою ліцензією.
• У вас немає необхідної ролі безпеки, щоб використовувати цю функцію.
  • Щоб налаштувати або настроїти функцію, потрібно мати ролі адміністрування та настроювання
  • Щоб використовувати функції, пов'язані зі збутом , потрібно мати ролі Основні продажі
  • Деякі завдання вимагають специфічних функціональних ролей.
• Ваш адміністратор не вмикав цю функцію.
• У вашій організації використовується настроювана програма. Зверніться до свого адміністратора, щоб отримати точні вказівки. Кроки, описані в цій статті, стосуються виключно готових програм Центр збуту та Sales Professional.

Пов’язані відомості

Як увімкнути взаємодію з електронною поштою
Перегляд взаємодії з повідомленнями за допомогою взаємодії з електронною поштою
Налаштування параметрів конфіденційності
Створюйте шаблони для електронної пошти