Налаштуйте угоди, щоб автоматично створювати наряди-замовлення та рахунки-фактури

Угоди з клієнтами містять заздалегідь визначені деталі для створення замовлень на виконання робіт та рахунків-фактур. Для отримання додаткової інформації перейдіть до розділу Огляд договорів. У міру того, як робота з узгодженням зростає, подумайте, чи додавати кілька інцидентів або кілька повторень.

Щоб скористатися договорами, виконайте наступні дії:

1. Створіть Угоду , у якій ви визначите такі важливі деталі, як клієнт, діапазон дат і прайс-лист.
2. Щоб автоматично генерувати замовлення на виконання робіт, створіть налаштування бронювання угод (ABS), де ви визначаєте, як часто слід створювати замовлення на виконання робіт (повторення бронювання) для угоди, разом із основними відомостями про можливі замовлення на виконання робіт, як-от тип замовлення. Крім того, якщо ви хочете генерувати рахунки-фактури для цієї угоди, створіть Налаштування рахунків-фактур за угодою (AIS), де ви визначаєте повторність рахунків-фактур та інші деталі для рахунків-фактур, які будуть створені. Ви також можете створити ABS та AIS за однією угодою.
3. На ABS ви можете додавати інциденти угоди, продукти, послуги та завдання обслуговування , щоб визначити конкретні деталі роботи, виконаної в кожному згенерованому замовленні на роботу. На AIS додайте продукти-інвойси , які будуть включені в кожен згенерований рахунок-фактуру.
4. Активуйте договір і Договір Дати бронювання створюються разом із замовленнями на виконання робіт у міру наближення дат. Виходячи з вашої схеми повторення на вашому ABS і того, за скільки місяців ви налаштовані на генерацію дат бронювання за угодою (ABD), ви можете побачити, що генеруються деякі ABD. Спочатку ці ABD мають статус Active. Аналогічним чином, виходячи з вашої схеми повторюваності у вашому AIS і того, за скільки місяців ви генеруєте дати рахунків-фактур за договором (AID), ви можете побачити, що генеруються деякі AID. Спочатку ці AID матимуть статус рахунка-фактури «Заплановано». У міру наближення відповідних дат і на основі ваших налаштувань кожен ABD генеруватиме замовлення на виконання робіт, а кожен AID – рахунок-фактуру.

У цій статті розглядаються два сценарії, які показують, як угоди можуть генерувати замовлення на виконання та рахунки-фактури.

вимоги

• У вашій системі настроєні відомості, що стосуються нарядів-замовлень, зокрема, бізнес-партнери, типи інцидентів, продукти, послуги та завдання з обслуговування.

• Налаштовуються параметри угоди. Розгляньте можливість вказівки префікса угоди та стартового номера.

• Призначені власники угод, налаштувань бронювання угод та інвойсів за угодами мають дозвіл на: створення рахунків-фактур, деталей рахунків-фактур, замовлень, інцидентів із замовленнями, продуктів із замовленнями, послуг із замовленнями, завдань служби замовлень, вимог до ресурсів та бронювань.

Сценарій 1: Автоматичне формування замовлень на обслуговування активів

Організація повинна проводити щомісячне технічне обслуговування одиниці обладнання, яку вона встановила на місці розташування клієнта, протягом наступного року. Вони хочуть використовувати Dynamics 365 Field Service для автоматичного створення завдань з технічного обслуговування в середині кожного місяця з певною гнучкістю. Вони хочуть, щоб диспетчери призначали щомісячні роботи з технічного обслуговування найкращим і найбільш відповідним виїзним технікам і виставляли рахунок замовнику за виконані роботи за узгодженою ціною.

Щоб налаштувати цей сценарій, використовуйте угоди, активи клієнтів, типи інцидентів і прайс-листи.

Крок 1: Створіть угоду

1. В області «Сервіс» виберіть «Нові> угоди».

2. Введіть інформацію. Використовуйте спливаючі підказки як орієнтир.

   • Сервісний обліковий запис і обліковий запис для виставлення рахунків: визначає, де виконуються замовлення на виконання робіт за угодою, а обліковий запис для виставлення рахунків визначає, кому слід надсилати рахунок-фактуру. Щоб дізнатися більше, прочитайте статтю Створення облікових записів і керування ними.

   • Статус системи: визначає, чи виконується угода в даний момент. Встановіть параметр «Кошторис» під час створення нової угоди та додавання деталей.

   • Прайс-лист: визначає ціну на всі продукти та послуги, пов’язані з угодою, і контролює прайс-лист, який заповнюється замовленнями на виконання робіт і рахунками-фактурами, створеними на основі цієї угоди. Додайте всі товари та послуги, що використовуються під час договору, до прайс-листа угоди. Договори, як правило, містять договірну ціну на товари і послуги, які відображаються в абсолютно новому прайс-листі. Прайси в отриманих нарядах-замовленнях та рахунках-фактурах, за потреби, можна оновлювати вручну.

   • Дати початку та завершення: визначає термін дії угоди.

   

3. На вкладці Інше введіть додаткові відомості, такі як територія обслуговування для отриманих замовлень на виконання та Час генерації записів, який визначає час доби, коли генеруються робочі замовлення, рахунки та інші записи, пов’язані з цією угодою. Це визначення важливе, тому що деякі організації не хочуть, щоб в угодах створювалися наряди-замовлення посеред робочого дня. Якщо значення не встановлено, воно за замовчуванням відповідає значенню в параметрах служби поля.

4. Виберіть Зберегти.

Крок 2: Налаштуйте повторення резервування

Після створення договору вкажіть, як часто мають формуватися наряди-замовлення.

1. На вкладці Загальні в розділі Налаштування бронювання виберіть Нова угода Налаштування бронювання.

   Порада

   Можливо, вам доведеться вибрати ⋮ вертикального еліпсису перед тим, як вибрати Налаштування бронювання за новою угодою.

   

2. Заповніть назву графіка виконання договору. Наприклад, це може бути «Щомісячне обслуговування». Неймінг важливий, оскільки угода може мати кілька повторень бронювань. Наприклад, сервісна організація може виконувати щотижневе та щомісячне технічне обслуговування в рамках однієї угоди.

3. Заповніть налаштування Наряд-замовлення.

   • Автоматичне створення замовлення: виберіть Так, щоб автоматично генерувати замовлення на постійній основі. Згенеровані замовлення відображаються в активному поданні замовлень зі статусом Відкрито-Поза графіком. Виберіть Ні , щоб вручну створити замовлення на виконання робіт для кожної запланованої дати.

   • Тип замовлення: виберіть тип замовлення, наприклад «Діагностика та ремонт» або «Інспекція».

   • Генерувати замовлення на роботу за день: визначає, за скільки днів до очікуваної дати обслуговування буде створено замовлення. Якщо ви виберете кілька днів вперед, ваш список замовлень на виконання робіт може стати більшим, ніж хотілося б; Однак, якщо ви виберете занадто мало днів наперед, у вас може не вистачити часу на підготовку. Якщо на рівні угоди не введено жодного значення, у вкладці>«Генерація замовлення на виконання робіт» за «X днів >» у розділі «Налаштуваннявиїзного обслуговування» є загальнотехнологічне налаштування. Якщо це поле також не має значення, замовлення формуються за сім днів до дати бронювання в час, зафіксований у договорі.

   • Тип замовлення на виконання робіт, пріоритет, підсумок замовлення на виконання та розташування , введені тут, передаються отриманим замовленням на роботи.

4. Заповніть налаштування бронювання.

   • Автоматичне створення бронювання: виберіть Так , щоб система книги замовлень генерувала замовлення на виконання робіт (незалежно від того, генерувалися вони автоматично чи генерувалися вручну). Вкажіть бажаний ресурс і бажаний час початку бронювання. Виберіть Ні , щоб згенеровані замовлення були заплановані за допомогою звичайного процесу планування: вручну, за допомогою помічника з розкладу або за допомогою Resource Scheduling Optimization.

     Нотатка

     Договори створюють бронювання за повторюваністю без урахування будь-яких інших факторів, у тому числі щодо активності ресурсу або його робочого часу.

   • Орієнтовна тривалість: виберіть орієнтовний час для цього типу замовлення.

   • Поля «Гнучкість попереднього бронювання» та «Гнучкість після бронювання» вказують, за скільки днів до та після передбачуваної дати графіка може бути заплановане робоче замовлення. Ці поля заповнюють поля «Початок вікна дати» та «Кінець вікна дати» у створених замовленнях на виконання робіт, щоб допомогти помічнику з планування. Наприклад, якщо ви плануєте виконувати щомісячне технічне обслуговування восьмого числа кожного місяця і встановили гнучкість до та після бронювання на сім днів, то замовлення на виконання робіт можна запланувати з першого по 15 число кожного місяця.

   • Параметри «Початок часового вікна» та «Кінець часового вікна» можна вказати для створення часового вікна для згенерованих замовлень на роботу, які включає помічник із розкладу. (Приклад: замовлення на виконання робіт має бути заплановане з 8:00 до 12:00).

   

5. Виберіть Повторне бронювання на панелі команд угорі.

6. Уведіть відомості.

   • Схема повторення: наприклад, щотижня, кожного першого понеділка місяця або кожної другої п’ятниці.

   • Діапазон повторення: визначте дату початку та виберіть поведінку дати завершення.

     • Без кінцевої дати: Замовлення на виконання робіт генеруються в дату закінчення угоди.
     • End by: Припиніть генерацію замовлень на виконання робіт після дати завершення повторення.
     • Кінець після # повторень: Замовлення на виконання робіт генеруються після досягнення вказаної кількості повторень.

   • Користувацькі дати: визначте дати для створення замовлень на виконання робіт, які мають виконуватися на додаток до повторення, якщо шаблон не відповідає потребам вашого бізнесу. Наприклад, виконувати службу в різні святкові дні протягом року. Замовлення на виконання робіт із власною датою не створюються, якщо не вказано повторення.

7. Натисніть OK , а потім натисніть Зберегти.

Дивіться також: Імпорт повторних бронювань.

Крок 3. додайте відомості про роботу для угоди

Після налаштування Договору та Налаштування Бронювання Угоди, визначте роботи, які необхідно виконати. Щоб визначити роботу, додайте до угоди типи інцидентів, товари, послуги та завдання на обслуговування.

Якщо ви хочете використовувати договори для обслуговування активів клієнтів, використовуйте інциденти бронювання договорів та конкретизуйте актив. Вказавши актив клієнта на інцидент, можна визначити повторювані роботи, які слід виконати на конкретному обладнанні, і побудувати історію обслуговування. Крім того, можна додати кілька типів інцидентів із активами клієнта до настройок резервування за угодою. У цьому сценарії використовується інцидент з бронюванням угоди.

Якщо ви не хочете використовувати типи інцидентів бронювання угод, ви можете додавати продукти, послуги та завдання з обслуговування безпосередньо до угоди.

1. На вкладці Загальні в розділі Інциденти виберіть Інцидент бронювання за новою угодою. Використовуйте спливаючі підказки як орієнтир, щоб вказати деталі інциденту.

   Порада

   Можливо, вам доведеться вибрати ⋮ вертикального еліпсису перед тим, як вибрати Налаштування бронювання за новою угодою.

   

2. Виберіть Зберегти та закрити.

Коли ви додаєте інциденти до угоди, до угоди додаються пов’язані товари, послуги, завдання сервісу та характеристики. Потім ці елементи додаються до замовлень на виконання робіт у міру їх створення. При додаванні типів інцидентів враховуйте параметр Копіювати елементи інциденту в Угоду.

Крок 4: Активуйте угоду та перегляньте наряди-замовлення

Після того, як ваша організація пройшла процес розгляду менеджером і прийняття клієнтами, останнім кроком є активація угоди. Після активації система генерує пов’язані записи, такі як дати технічного обслуговування та замовлення на роботи. Щоб додати більше деталей до статусу угоди, радимо використовувати значення підстатусу угоди. Також можна створювати настроювані підпорядковані стани угоди.

1. На сторінці Угода встановіть Статус системи на Активний.

2. Виберіть Зберегти. Створюються дати бронювання, які представляють дати, коли має бути виконана послуга.

3. Щоб переглянути дати бронювання, відкрийте Налаштування бронювання та прокрутіть до розділу Дати бронювання.

   

Спочатку кожна згенерована Дата бронювання має статус Активна. З наближенням дати бронювання замовлення на виконання робіт формуються на основі поля «Генерувати робочі замовлення на кілька днів наперед». Статус дати бронювання змінюється на Оброблений , і з’являється перегляд згенерованого замовлення.

Якщо для параметра «Автогенерація замовлень на виконання виконаних робіт » встановлено значення «Ні», ви можете вручну генерувати замовлення на кожну дату бронювання. Для унікальних бізнес-випадків, коли вам потрібно згенерувати замовлення на виконання робіт раніше, ніж було визначено, ви можете згенерувати замовлення вручну. Відкрийте дату бронювання та виберіть Згенерувати замовлення.

Якщо Ви вирішите укласти угоду про автоматичне генерування бронювань, то замовлення на виконання робіт плануються на бажаний ресурс при формуванні замовлень.

Крок 5. Виконуйте наряди-замовлення за замовленням

Коли генеруються замовлення, вони відображаються серед інших замовлень у режимі перегляду «Наряди».

Сформовані наряд-замовлення містять усі деталі, зазначені в договорі, такі як прайс-лист, тип замовлення, типи інцидентів та активи клієнтів. Деталі все ще можна редагувати на рівні замовлення. Наприклад, хоча замовлення на виконання може бути створено на основі угоди, за потреби до замовлення можна додати більше товарів і послуг. Інші деталі, такі як прайс-лист і тип замовлення, можна змінити, якщо у вас є відповідні дозволи.

У наряді-замовленні є посилання на договір.

Якщо це ще не заплановано, виберіть Забронювати та запустіть помічника з розкладу.

Після того, як виїзний технік виконує договірне наряд-замовлення і менеджер закриває його, створюється рахунок на виконані роботи. Для отримання додаткової інформації перейдіть до розділу Життєвий цикл та статуси робочих замовлень.

Сценарій 2: Автоматичне створення рахунків-фактур

Рахунки-фактури угоди використовуються для автоматичного створення рахунків-фактур для продуктів і послуг. Рахунки-фактури створюються з певною періодичністю та містять одні й ті самі товари за однаковою ціною щоразу. Рахунки-фактури створюються і рахунки виставляються незалежно від того, чи були виконані будь-які наряди-замовлення, чи ні. Це схоже на те, як ви можете оплачувати щомісячний рахунок за мобільний телефон незалежно від кількості телефонних дзвінків або текстових повідомлень, які ви надсилаєте.

У цьому випадку клієнт щоквартально сплачує організації виїзного обслуговування суму за план обслуговування.

Крок 1. Створіть угоду або виберіть наявну

Ви можете додати рахунок-фактуру за угодою до наявної угоди або до нової. Ви можете мати угоду з єдинім рахунком-фактурою за угодою без плану обслуговування, або навіть а також мати кілька рахунків-фактур для однієї угоди.

У цьому прикладі до існуючого договору додаються квартальні рахунки-фактури.

1. У договорі виберіть Налаштування інвойсу Додати>нову угоду Налаштування рахунка-фактури.

   Порада

   Можливо, вам доведеться вибрати ⋮ вертикального еліпсису перед тим, як вибрати Налаштування бронювання за новою угодою.

   

2. Введіть назву угоди про надання послуг і натисніть Зберегти.

Крок 2. Налаштуйте повторення рахунка-фактури та продукти

1. Виберіть Продукти інвойсу та Новий продукт-інвойс за угодою.

2. Додайте продукти, за які ви хочете регулярно виставляти рахунки клієнту, і натисніть Зберегти. Ціна інвойсу на продукцію виводиться з прейскуранту цін на договір.

   Нотатка

   Товари-фактури можуть бути лише продуктами, для яких для параметра «Тип продукту для польового обслуговування» встановлено значення «Запаси » або «Без інвентаризації». Не можна додавати продукти типу «Тип послуги».

   

3. Виберіть «Повторення рахунків-фактур» на панелі команд угорі.

4. Введіть інформацію про повторення. Щоб налаштувати щоквартально, виберіть:

   • Повторити: щомісяця
   • Повторити за: Днем місяця
   • Кожні зазначені місяці: 3

5. Виберіть OK, а потім Зберегти.

Крок 3: Активуйте повторення рахунків-фактур і перегляньте рахунки-фактури

Оскільки ця угода вже активна, дати рахунків генеруються через короткий час, але не відразу. Якщо ви додали налаштування інвойсу на угоду в нову угоду або в існуючу, яка має статус «Кошторис », то активуйте угоду.

Щоб переглянути дати рахунків-фактур, виберіть «Пов’язані>дати рахунків-фактур». Спочатку всі згенеровані дати рахунків-фактур мають статусЗаплановано. Після того, як кожен із них згенерує рахунок-фактуру, їхній статус зміниться на Оброблений.

Ви не можете вручну створювати рахунки-фактури, як це можна робити з замовленнями на виконання робіт.

Імпорт повторних резервувань

Ви можете імпортувати шаблон повторного бронювання для налаштування бронювання за угодою (ABS) або інвойсу за угодою (AIS). При збереженні діалогового вікна повторення заповнюється поле в записі ABS або записі AIS. Поле називається «Параметри повторення» і за замовчуванням не відображається у формі. Щоб імпортувати повторення з одним або кількома записами ABS або AIS через CSV, виконайте наведені нижче дії.

1. Отримайте репрезентативний рядок з ABS або AIS, який налаштовано аналогічно тому, як би ви хотіли налаштувати імпортовані записи.

2. У цьому рядку визначте значення, які визначають поведінку запису, наприклад дати початку та завершення або частоту в місяцях.

3. За допомогою цих зразків рядків можна заповнювати записи про бронювання угод і налаштування рахунків-фактур в електронну таблицю, а також використовувати їх для імпорту повністю налаштованих записів.

Наприклад, дивіться повторення на наступному знімку екрана та пов’язаний XML.

<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>

Зміна власника договору

1. Змініть угоду Статус системи на Оцінка та виберіть Зберегти. Зачекайте п’ять хвилин, щоб усі асинхронні процеси запустилися.

2. Поверніть статус системи угоди на Активну та виберіть Зберегти та закрити.

Наступні кроки

• Створюйте шаблони замовлень з типами інцидентів
• Створення облікових записів клієнтів і керування ними