Spravovanie postupných schvaľovaní pomocou Power Automate

Niektoré postupy pred definitívnym potvrdením posledného schvaľovateľa aj predbežné schválenie. Povedzme, že firma uplatňuje politiku sekvenčného schválenia, ktorá vyžaduje predbežné schválenie faktúr v objeme vyše 1000,00 € ešte predtým, než ich schváli finančné oddelenie.

Zistite, ako rýchlo a jednoducho nastaviť postupné schvaľovanie v časti Nastavenie postupných schvaľovaní.

V tomto návode manuálne vytvoríte postupný postup schvaľovania, ktorý spravuje žiadosti zamestnancov o dovolenku. Podrobné informácie o používaní SharePoint s Power Automate nájdete v dokumentácii SharePoint .

Prečítajte si viac o používaní SharePoint s Power Automate v SharePoint dokumentácii.

Podrobnosti o krokoch v postupe

Postup:

1. Začína sa, keď zamestnanec vytvorí žiadosť o dovolenku v SharePoint Online zozname.
2. Pridá žiadosť o dovolenku do centra schvaľovania a potom odošle e-mail so žiadosťou predbežnému schvaľovateľovi.
3. E-mail s rozhodnutím z predbežného schvaľovania odošle e-mailom zamestnancovi.
4. Zoznam služby SharePoint Online sa aktualizuje o rozhodnutia predbežného schvaľovateľa a komentáre. Poznámka: ak je žiadosť predbežne schválená, postup pokračuje nasledujúcimi krokmi:
5. Odošle žiadosť záverečnému schvaľovateľovi.
6. E-mail s definitívnym rozhodnutím odošle e-mailom zamestnancovi.
7. Aktualizuje zoznam SharePoint definitívnym rozhodnutím.

Tento obrázok prináša súhrn predošlých krokov:

Požiadavky

• Power Automate.
• Zoznam služby SharePoint Online.
• Konto používateľov služieb Office 365 Outlook a Office 365.

Pred vytvorením postupu vytvorte SharePoint Online zoznam. Tento zoznam budeme neskôr používať na schvaľovanie žiadostí o dovolenku.

V rámci tohto návodu musí zoznam SharePoint Online, ktorý vytvárate, obsahovať nasledujúce stĺpce:

Zoznam SharePoint Online, ktorý vytvárate, musí obsahovať nasledujúce stĺpce:

Zapíšte si názov a URL adresu zoznamu SharePoint Online. Tieto položky použijeme neskôr, keď nakonfigurujete spúšťač SharePoint - Keď sa vytvorí nová položka .

Tvorba vlastných postupov

1. Prihlásiť sa do Power Automate.

2. Na ľavom navigačnom paneli vyberte Moje toky .

3. V ponuke vľavo hore vyberte Nový postup>Automatizovaný postup v cloude.

1. Zadajte názov postupu.

2. V časti Vyberte spúšťač postupu vyberte možnosť Pri vytvorení položky - SharePoint a potom vyberte možnosť Vytvoriť.

3. Na stránke Pri vytvorení položky karta vyberte Adresa lokality a Názov zoznamu pre SharePoint zoznam, ktorý ste vytvorili predtým.

1. Na stránke Pri vytvorení položky karta vyberte Adresa lokality a Názov zoznamu pre SharePoint zoznam, ktorý ste vytvorili predtým.

Získanie manažéra osoby, ktorá vytvorila žiadosť o dovolenku

1. Vyberte +Nový krok a potom zadajte získať správcu do Vyberte akcie vyhľadávacie pole.

2. Nájdite a potom vyberte akciu Získať správcu (V2) - Office 365 Používatelia .

3. Vložte token Vytvorené e-mailom do poľa Používateľ (UPN) na poli Získajte manažéra karta.

   Touto akciou sa načíta manažér pre osobu, ktorá v službe SharePoint vytvorila žiadosť o dovolenku.

Pridanie akcie schválenia pre predbežné schválenie

1. Vyberte položku Nový krok.

2. Napíšte schválenie do vyhľadávacieho poľa Vyberte akciu .

3. Vyberte Štart a počkajte na schválenie akciu.

   

4. Nakonfigurujte Štart a počkajte na schválenie karta podľa vašich potrieb.

   Poznámka

   Typ schválenia, Názov a Priradené k polia sú povinné. Na formátovanie poľa Podrobnosti môžete použiť Markdown .

   

Táto akcia odošle žiadosť o predbežné schválenie na e-mailovú adresu v poli Priradené .

Pridanie podmienky

1. Vyberte Nové krok a potom v zozname akcií vyberte Podmienku .

2. V Podmienku karta vyberte Vyberte hodnotu vľavo.

   Zobrazí sa zoznam dynamických hodnôt.

3. Zo zoznamu dynamických hodnôt vyberte Schvaľovateľ odpovedí odpoveď .

   

4. Vyberte pole Vybrať hodnotu vpravo a potom do poľa zadajte Schváliť .

   Poznámka

   Platné odpovede na akciu Schvaľovanie – Spustenie schvaľovania sú „Schváliť“ a „Odmietnuť“. V týchto odpovediach sa rozlišujú veľké a malé písmená.

5. Váš Stav karta by sa teraz mal zobrazovať:

   

Pridanie akcie e-mailu pre predbežné schválenie

1. Vyberte Pridať akciu na vetve podmienky Ak áno .

   

2. Zadajte odoslať e-mail do vyhľadávacieho poľa na Vyberte akciu karta.

3. Vyberte akciu Odoslať e-mail (V2) .

   

4. Kartu e-mailu nakonfigurujte podľa svojich potrieb.

   Poznámka

   Vyžaduje sa Komu, Predmet a Telo .

   Táto karta je šablónou pre e-mail, ktorý sa odošle, keď sa zmení stav žiadosti o dovolenku.

   V poli Telo na stránke Odoslať e-mail (V2) karta použite Komentáre token z Schvaľovania – Spustite schvaľovaciu akciu.

Pridanie akcie aktualizácie pre predbežné schválenie

1. Vyberte Pridať akciu v sekcii Ak áno .

2. Zadajte SharePoint do vyhľadávacieho poľa na stránke Vyberte akciu karta, vyberte filter SharePoint a potom vyberte Akcia aktualizácie položky .

   

3. Nakonfigurujte položku Aktualizovať karta tak, aby vyhovovala vašim potrebám.

Načítanie manažéra predbežného schvaľovateľa

1. Na pridanie použite Získať manažéra pre osobu, ktorá vytvorila žiadosť o dovolenku , ktoré sme vykonali predtým, a potom nakonfigurujte ďalšie Získať manažéra akcia. Tentokrát načítame manažéra predbežného schvaľovateľa.

2. Po dokončení by mal Get manager 2 karta pripomínať tento obrázok. Nezabudnite použiť token E-mail z kategórie Získať správcu na stránke Pridať dynamický obsah z aplikácií a služieb používaných v tomto toku karta.

   

Pridanie akcie definitívneho schválenia

1. Použite pridanie akcie schválenia pre predbežné schválenia na pridanie, ktoré sme vykonali predtým, a potom nakonfigurujte ďalšie Spustiť a čakať na schválenie akcia. Táto akcia odošle e-mailovú žiadosť o definitívne schválenie.

2. Po dokončení by karta mala pripomínať nasledujúci obrázok.