Vytvorte a odošlite e-mailovú správu

Vo všeobecnosti môžete posielať e-mailové správy svojim zákazníkom priamo z Dynamics 365 Sales. Keď je však povolená funkcia interakcie s e-mailom, pri vytváraní e-mailu je k dispozícii viac možností pre e-maily, napríklad sledovanie alebo prerušenie sledovania.

Ak tu popísané funkcie interakcie s e-mailom nevidíte, kontaktujte svojho správcu. Ďalšie informácie: Nakonfigurujte interakciu s e-mailom.

Vytvorte správu

Funkcie zapojenia e-mailov sa vzťahujú na každý e-mail, ktorý odošlete prostredníctvom Dynamics 365 Sales. Keď odošlete e-mail, automaticky sa do záznamu pridá e-mailová aktivita a tento záznam sa nastaví ako hodnota správy . Funkcia zapojenia e-mailov tiež zhromažďuje kľúčové ukazovatele výkonu (KPI) a určuje, kde sa e-mail zobrazí na základe príjemcov (adresy Komu, Od a Kopírovať do).

Pred vytvorením e-mailu sa pozrime na rôzne možnosti, ktoré sú k dispozícii v e-mailovom formulári:

1. Príloha: Zoznam súborov pripojených k vášmu e-mailu spolu s ovládacími prvkami na pridávanie, odstraňovanie a upravovanie príloh.
2. Sledovať/Nesledovať: Zapnite sledovanie, ak chcete sledovať interakciu zákazníka so správou, alebo ho vypnite, ak chcete sledovanie zastaviť. Ďalšie ovládacie prvky a odkazy sa zobrazujú podľa potreby, napríklad keď príjemca nepovolí sledovanie. Ďalšie informácie: Sledujte alebo prerušte sledovanie správy.
3. Odoslať neskôr: Nastavte čas doručenia správy, ak ju nechcete odoslať hneď. V závislosti od časového pásma príjemcu sa tu môžu zobraziť odporúčané časy doručenia.
4. Nastaviť pripomienku: Nastavte pripomienku, aby ste v konkrétnom čase pokračovali. Môžete napríklad chcieť dostať upozornenie, ak správa zostane neotvorená tri dni.
5. Vložiť šablónu: Vložte štandardný text, ktorý môžete podľa potreby upraviť. Vaša organizácia môže mať viacero šablón v závislosti od obchodných požiadaviek, ako je napríklad pokračovanie schôdze alebo úvod. E-mailová interakcia navrhuje šablónu na základe predchádzajúcej výkonnosti.

Ak chcete vytvoriť a odoslať e-mail:

1. Otvorte záznam, ktorému chcete pridať aktivitu (zvyčajne kontakt, príležitosť, potenciálneho zákazníka alebo obchodný vzťah).
2. V časti Časová os vyberte + (Vytvoriť záznam časovej osi) >E-mail.
3. Vyberte príjemcu a zadajte predmet správy.
4. Zadajte telo správy alebo vložte šablónu e-mailu.
5. Vyberte Odoslať alebo vyberte Uložiť , ak chcete správu uložiť ako koncept a dokončiť ju neskôr.

Použite šablónu e-mailu

E-mailové šablóny sú štandardné správy, ktoré často odosielate, napríklad úvody, potvrdenia, ďakovné správy a pripomenutia. Môžu obsahovať dynamické hodnoty, ktoré sa vyplnia automaticky, ako napríklad meno príjemcu alebo číslo objednávky. Umožnia vám rýchly začiatok pri prísaní bežných správ.

E-mailová interakcia analyzuje výkonnosť všetkých správ, ktoré váš predajný tím odoslal z Dynamics 365 Sales, a identifikuje najúspešnejšie šablóny. Zobrazuje všetky dostupné šablóny, ale zvýrazní tie, ktoré zistil, že generujú najviac otvorení, odpovedí alebo predajov.

1. Vytvorte správu.
2. Na paneli príkazov vyberte Vložiť šablónu.
3. V okne Šablóny e-mailu vyberte v prípade potreby jazyk a potom vyhľadajte a vyberte šablónu.
4. Vyberte Použiť šablónu.
   Obsah šablóny sa vloží do tela správy.
5. Prispôsobte obsah šablóny podľa potreby.
6. Vyberte Odoslať alebo vyberte Uložiť , ak chcete správu uložiť ako koncept a dokončiť ju neskôr.

Pridajte prílohy

Keď k svojim e-mailom pripojíte dokumenty, tabuľky alebo obrázky, môžete sledovať tieto prílohy a zistiť, či ich príjemca otvoril. Do toho istého e-mailu môžete zahrnúť sledované aj nesledované prílohy.
V predvolenom nastavení sa prílohy nesledujú. Každú prílohu, ktorú chcete sledovať, musíte sledovať manuálne. Tiež nemôžete sledovať prílohy, keď príjemcovia správy nepovoľujú sledovanie.

1. Vytvorte správu.

2. V sekcii Príloha vyberte +.

3. Nájdite a vyberte súbor, ktorý chcete priložiť.

4. Vyberte Otvoriť.
   V závislosti od veľkosti súboru môže pripojenie trvať niekoľko sekúnd.

5. Vyberte prílohu, ktorú chcete sledovať, a potom vyberte ďalšie možnosti >Sledovať.
   Príloha sa teraz sleduje a v stĺpci Sledované sa zobrazuje Áno.

   Poznámka

   Možnosť Nasledovať je dostupná len vtedy, keď je vypnutá funkcia rozšírenej prílohy. Kontaktujte svojho správcu, aby zakázal vylepšenú funkciu príloh.

6. Vyberte Odoslať alebo vyberte Uložiť , ak chcete správu uložiť ako koncept a dokončiť ju neskôr.

Sledovanie alebo zrušenie sledovania správy

Keď sledujete e-mail, interakcia s e-mailom vám môže povedať, či ho príjemca otvoril, odpovedal naň, otvoril prílohu alebo v ňom vybral odkaz. Ďalšie informácie: Zobrazte interakcie správ s interakciou s e-mailom.

Sekcia E-mailové zapojenie obsahuje nasledujúce indikátory a ovládacie prvky:

Indikátor alebo kontrola	Description
	Označuje, že sledujete aktuálny e-mail vrátane všetkých odkazov, ktoré zahrniete, a máte možnosť sledovať všetky priložené súbory. Výberom možnosti Nesledovať zastavíte sledovanie správy. Tento stav je predvolený pre nové správy, keď vaša organizácia zapla interakciu s e-mailom a všetci príjemcovia povolia sledovanie.
	Označuje, že nesledujete aktuálny e-mail, vrátane všetkých odkazov, ktoré zahrniete. Nemôžete tiež sledovať žiadne prílohy. Ak chcete zapnúť sledovanie, ak to príjemcovia povolia, vyberte Sledovať .
	Označuje, že jeden alebo viacerí príjemcovia majú nasledovné nastavené na Nepovoliť. Túto správu nemôžete sledovať, pokiaľ neodstránite príjemcov, ktorí nepovoľujú sledovanie, alebo nezmeníte ich nastavenie. - Vyberte Zobraziť predvoľby pre zobrazenie mien príjemcov a nasledujúcich predvolieb v novom okne. Výberom mena otvoríte záznam príjemcu. - Ak ste odstránili príjemcov, ktorí nechcú byť sledovaní, alebo ste zmenili ich nastavenie tak, aby bolo sledovanie povolené, výberom možnosti Skúsiť sledovať to skúste znova. - Výberom možnosti Nesledovať prestanete sledovať túto správu. Približne do 15 minút po otvorení nasledujúcej správy systém vytvorí v asistentovi akčnú kartu. Karta obsahuje odkazy na správu a súvisiace záznamy a tlačidlá akcií na vygenerovanie aktivity hovoru, odloženie upozornenia alebo jeho zrušenie. Prečítajte si viac o riadenej komunikácii so zákazníkmi s asistentom.

Vyberte si najefektívnejší čas doručenia

Vaše e-mailové správy môžu dostať viac alebo menej pozornosti v závislosti od toho, kedy dorazia do doručenej pošty príjemcov. Napríklad veľa ľudí začína deň s plnou schránkou, takže správy, ktoré prídu cez noc, musia súťažiť o pozornosť a môžu byť odložené alebo dokonca zabudnuté. E-maily, ktoré prídu neskôr počas dňa, si možno všimnú a okamžite ich spracujeme. Vďaka interakcii s e-mailom môžete vytvárať svoje e-mailové správy, keď sa vám to hodí, ale nechať Dynamics 365 Sales ich doručovať vtedy, keď je to pre vašich príjemcov najlepšie.

Systém niekedy odporúča čas doručenia na základe časového pásma príjemcu. Predpokladá štandardný pracovný deň od 8:00 do 17:00 od pondelka do piatku a navrhuje najbližšiu pracovnú hodinu, ak pracujete mimo pracovného dňa príjemcu. Ak má správa viac ako jedného príjemcu alebo ak nie je uvedená žiadna adresa, systém neodporučí.

Vaša organizácia musí zapnúť Mapy Bing a príjemca musí mať fyzickú adresu v predaji, aby mohol určiť časové pásmo.

Ak nie je uvedené žiadne odporúčanie alebo ak dávate prednosť použitiu vlastnej logiky, môžete zadať ľubovoľný čas doručenia, ktorý si vyberiete.

Funkcia času doručenia je dostupná pre sledované aj nesledované správy.

1. Vytvorte správu.

2. Keď ste pripravení odoslať správu, pozrite sa do časti Odoslať neskôr v sekcii E-mailová komunikácia .

   Ak systém môže odporučiť čas doručenia, zobrazí sa tu. Či už sa tak stane alebo nie, doručenie môžete odložiť aj tak.

3. Vyberte Odoslať neskôr.

   

   Ak systém odporučil čas alebo dátum, tieto informácie sú vyplnené za vás. Ak nie, dátum je prázdny. V oboch prípadoch používa váš miestny čas, nie čas príjemcu.

4. V dialógovom okne Naplánovať e-mail vyberte dátum a čas doručenia.

   

5. Vyberte Naplánovať e-mail.

   Indikátor Oneskorenie odoslania sa zmení na zelenú. Vyberte Zmeniť plán alebo Odstrániť oneskorenie ak potrebujete zmeniť oneskorenie alebo odoslať správu ihneď. Plánované doručenie môžete zmeniť kedykoľvek pred odoslaním správy.

   

6. Vyberte Odoslať alebo vyberte Uložiť , ak chcete správu uložiť ako koncept a dokončiť ju neskôr.

Naplánované správy sa ako také zobrazujú v zozname Aktivity pre záznam Pokiaľ ide o . Kým nepríde naplánovaný čas, môžete odtiaľ správu odstrániť alebo preplánovať. Môžete tiež upraviť dátum alebo čas pripomenutia. Po výbere možnosti Odoslať nemôžete zmeniť žiadne ďalšie nastavenia.

Nastavte si pripomienku po správe

Ak chcete mať istotu, že nezabudnete sledovať dôležitý email, nastavte si pripomienku. Táto funkcia je dostupná len pre odoslané e-maily.

1. Vytvorte správu.

2. Keď ste pripravení nastaviť pripomienku, v sekcii E-mailová komunikácia vyberte Nastaviť pripomienku.

   

3. V Nastaviť pripomenutie dialógovom okne, vyplňte nasledujúce polia.

   • Podmienka : Vyberte podmienku, ktorá spustí pripomienku:
     • Ak nedostanem odpoveď do : Spustí pripomienku, ak neprišla žiadna odpoveď Pripomenúť od dátum. Dostupné iba pre sledované správy.
     • Ak e-mail neotvorí : Spustí pripomienku, ak správa nebola otvorená Pripomenúť od dátum. Dostupné iba pre sledované správy.
     • Napriek tomu mi pripomenúť na: Spustí pripomienku v určený čas a dátum, bez ohľadu na to, čo.
   • Pripomenúť do: Zadajte dátum a čas, kedy sa má pripomenutie zobraziť, keď je splnená Podmienka .
   • Komentár: Voliteľne pridajte k pripomenutiu poznámku.

   

4. Výberom možnosti OK uložte nastavenia a zatvorte okno.

   Indikátor Nastaviť pripomenutie sa zmení na modrý a zobrazí sa krátky súhrn nastavení pripomenutia. Po uplynutí času pripomenutia sa súhrn aktualizuje, aby to bolo uvedené. Vyberte Zmeniť pripomenutie alebo Odstrániť pripomenutie ak potrebujete zmeniť pripomenutie alebo ho odstrániť.

   

5. Vyberte Odoslať alebo vyberte Uložiť , ak chcete správu uložiť ako koncept a dokončiť ju neskôr.

Po spustení pripomienky systém vytvorí v asistentovi akčnú kartu. Karta má vysokú prioritu, takže by ste ju mali okamžite vidieť. Karta obsahuje odkazy na správu a súvisiace záznamy a tlačidlá akcií na odloženie alebo zrušenie upozornenia. Prečítajte si viac o e-mailovej pripomenutej karte.

Nemôžete nájsť funkciu vo svojej aplikácii?

Existuje niekoľko možností:

• Na používanie tejto funkcie nemáte potrebnú licenciu. Pozrite si porovnávaciu tabuľku a licenčnú príručku a zistite, ktoré funkcie sú dostupné s vašou licenciou.
• Na používanie tejto funkcie nemáte potrebnú rolu zabezpečenia.
  • Ak chcete nakonfigurovať alebo nastaviť funkciu, musíte mať roly Správa a prispôsobenie
  • Ak chcete používať funkcie súvisiace s predajom, musíte mať Primárne roly predaja
  • Niektoré úlohy vyžadujú konkrétne funkčné roly.
• Váš správca túto funkciu nezapol.
• Vaša organizácia používa vlastnú aplikáciu. Presné kroky vám poskytne správca. Kroky opísané v tomto článku sú špecifické pre vopred pripravené Centrum predaja a aplikácie Sales Professional.

Súvisiace informácie

Zapnite e-mailovú interakciu
Zobrazte interakcie správ s interakciou s e-mailom
Nakonfigurujte predvoľby ochrany osobných údajov
Vytvorte šablóny pre e-mail