Gestionați aprobările secvențiale cu Power Automate

Unele fluxuri de lucru necesită aprobare prealabilă înainte ca aprobarea finală să fie obligată să semneze. De exemplu, o companie poate avea o politică de aprobare secvențială care necesită aprobarea prealabilă a facturilor peste $1000.00 înainte ca acestea să fie aprobate de departamentul financiar.

Aflați cum să configurați rapid și ușor aprobările secvențiale în Configurarea aprobărilor secvențiale.

În acest tutorial, creați manual un flux de aprobare secvențial care gestionează cererile de concediu ale angajaților. Pentru informații detaliate despre utilizarea SharePoint cu Power Automate, accesați SharePoint documentația.

Aflați mai multe despre utilizarea SharePoint cu Power Automate în SharePoint documentația.

Pași detaliați în flux

Fluxul:

1. Începe când un angajat creează o cerere de concediu într-o SharePoint listă online.
2. Adaugă cererea de concediu la centrul de aprobare și apoi trimite solicitarea prin e-mail pre-aprobator.
3. Trimite prin e-mail decizia de pre-aprobare angajatului.
4. Actualizează SharePoint lista online cu decizia și comentariile preautorului. Notă: Dacă cererea este preaprobată, fluxul continuă cu acești pași:
5. Trimite cererea aprobatorului final.
6. Trimite decizia finală prin e-mail angajatului.
7. Actualizează SharePoint lista cu decizia finală.

Această imagine rezumă pașii precedenți:

Cerințe preliminare

• Power Automate.
• A SharePoint Lista online.
• Office 365 Outlook și Office 365 Contul de utilizatori.

Înainte de a crea fluxul, creați o SharePoint listă online. Mai târziu, vom folosi această listă pentru a solicita aprobarea pentru vacanțe.

În scopul acestei explicații, SharePoint lista online pe care o creați trebuie să includă următoarele coloane:

SharePoint Lista online pe care o creați trebuie să includă următoarele coloane:

Notați numele și adresa URL a SharePoint listei online. Folosim aceste elemente mai târziu când configurați declanșatorul SharePoint - Când este creat un element nou declanșatorul.

Creați un flux

1. conectați-vă la Power Automate.

2. Selectați Fluxurile mele în panoul de navigare din stânga.

3. În meniul din stânga sus, selectați Flux nou>Automat flux pentru cloud.

1. Dați un nume fluxului dvs.

2. Sub Alegeți declanșatorul fluxului, selectați Când este creat un element - SharePoint, apoi selectați a31>Creează.

3. Pe Când este creat un articol card, selectați Adresa site-ului și Numele listei pentru SharePoint lista pe care ați creat-o mai devreme.

1. Pe Când este creat un articol card, selectați Adresa site-ului și Numele listei pentru SharePoint lista pe care ați creat-o mai devreme.

Obțineți managerul pentru persoana care a creat cererea de concediu

1. Selectați +New pas, apoi tastați get manager în Alegeți un acțiune caseta de căutare.

2. Găsiți și apoi selectați acțiunea Obțineți manager (V2) - Office 365 Utilizatori .

3. Introduceți simbolul Creat By Email în caseta Utilizator (UPN) de pe Obțineți manager card.

   Această acțiune determină managerul persoanei care a creat cererea de concediu SharePoint.

Adăugați o acțiune de aprobare pentru preaprobări

1. Selectați Pas nou.

2. Tastați aprobare în caseta de căutare Alegeți o acțiune .

3. Selectați Începeți și așteptați o acțiune de aprobare .

   

4. Configurați Porniți și așteptați o aprobare card pentru a se potrivi nevoilor dvs.

   Notă

   Tipul de aprobare, Titlul și Atribuit la câmpurile sunt obligatorii. Puteți utiliza Markdown pentru a formata câmpul Detalii .

   

Această acțiune trimite solicitarea de preaprobare la adresa de e-mail din caseta Assigned To .

Adăugați o condiție

1. Selectați New pas, apoi selectați Condiție din lista de acțiuni.

2. În Condiție card, selectați Alegeți o valoare din stânga.

   Afișează o listă de valori dinamice.

3. Selectați Aprobator de răspunsuri răspuns din lista de valori dinamice.

   

4. Selectați caseta Alegeți o valoare din dreapta, apoi introduceți Aprobare în casetă.

   Notă

   Răspunsurile valide la acțiunea Aprobare - Începeți o aprobare sunt „Aprobare” și „Respingere”. Aceste răspunsuri sunt sensibile la majuscule.

5. Starea dvs. card ar trebui să apară acum:

   

Adăugați o acțiune prin e-mail pentru preaprobări

1. Selectați Adăugați o acțiune pe Dacă da ramura afecțiunii.

   

2. Introduceți trimite e-mail în caseta de căutare din Alegeți o acțiune card.

3. Selectați acțiunea Trimiteți un e-mail (V2) .

   

4. Configurați e-mailul card pentru a se potrivi nevoilor dvs.

   Notă

   Pentru, Subiect și Corpul sunt necesare.

   Acest card este un șablon pentru e-mailul care este trimis atunci când starea cererii de concediu se schimbă.

   În caseta Corps de pe Trimiteți un e-mail (V2) card, utilizați a51>Comentări indicativ de la Aprobari - Începeți o acțiune de aprobare .

Adăugați o acțiune de actualizare pentru solicitările preaprobate

1. Selectați Adăugați o acțiune în ramura Dacă da .

2. Introduceți SharePoint în caseta de căutare din Alegeți o acțiune card, selectați SharePoint filtrul, apoi selectați Actualizați elementul acțiune.

   

3. Configurați Elementul de actualizare card pentru a se potrivi nevoilor dvs.

Obțineți managerul pre-aprobării

1. Utilizați Obțineți managerul pentru persoana care a creat cererea de vacanță pașii pe care i-am făcut mai devreme pentru a adăuga, apoi configurați un alt Obțineți manager acțiune. De data aceasta îl luăm pe managerul pre-aprobării.

2. Get Manager 2 card ar trebui să semene cu această imagine când ați terminat. Asigurați-vă că utilizați indicativul E-mail din categoria Obține manager din Adăugați conținut dinamic din aplicațiile și serviciile utilizate în acest flux card.

   

Adăugați acțiunea de aprobare finală

1. Utilizați adăugarea unei acțiuni de aprobare pentru preaprobări pașii pe care i-am făcut mai devreme pentru a adăuga, apoi configurați un alt Începeți și așteptați o aprobare acţiune. Această acțiune trimite o solicitare prin e-mail pentru aprobarea finală.

2. Când ați terminat, card ar trebui să semene cu această imagine:

   

Adăugați condiția finală de aprobare

Repetați pașii de la adăugați o condiție pentru a adăuga, apoi configurați o Condiție care verifică decizia aprobatorului final.

Trimite e-mail cu aprobarea finală

1. Utilizați pașii de la Adăugați o acțiune de e-mail pentru preaprobări pentru a adăuga, apoi configurați o acțiune care trimite un e-mail atunci când solicitările de vacanță sunt aprobate.

2. Când ați terminat, card ar trebui să semene cu această imagine:

   

Actualizați SharePoint cu aprobare

1. Utilizați pașii de la Adăugați o acțiune de actualizare pentru solicitările preaprobate pentru a adăuga, apoi configurați o acțiune care se actualizează SharePoint când cererea de vacanță este aprobată.

2. Când ați terminat, card ar trebui să semene cu această imagine:

   

Trimite e-mail cu respingerea aprobării prealabile

1. Selectați Adăugați o acțiune pe ramura Dacă nu ramură.

2. Introduceți Trimite în caseta de căutare a Alegeți o acțiune card, selectați Office 365 Outlook pentru a filtra acțiunile, apoi selectați Trimiteți un e-mail (V2) - Office 365 Outlook acțiune.

   

3. Configurați e-mailul card pentru a se potrivi nevoilor dvs.

   Acest card reprezintă șablonul pentru e-mailul care este trimis atunci când starea unei cereri de concediu se schimbă.

Această acțiune trebuie adăugată la ramura DAC NU, NU FACEȚI NIMIC sub Condiția card.

Actualizați SharePoint cu respingerea aprobării prealabile

1. Selectați Adăugați o acțiune.

2. Introduceți actualizare în caseta de căutare din Alegeți o acțiune card, apoi selectați Actualizare element - SharePoint acțiune.

   

3. Configurați card pentru a se potrivi nevoilor dvs.

Trimite e-mail cu respingere finală

1. Utilizați pașii de la Trimite e-mail cu respingere pre-aprobare pentru a adăuga, apoi configurați o acțiune care trimite un e-mail atunci când solicitarea de concediu este respinsă de către aprobatorul final.

   Această acțiune trebuie adăugată la ramura DAC NU, NU FACEȚI NIMIC sub Condiția 2 card.

2. Când ați terminat, card ar trebui să semene cu această imagine:

   

Actualizați SharePoint cu respingerea finală

1. Utilizați pașii de la Actualizare SharePoint cu respingerea aprobării prealabile pentru a adăuga, apoi configurați o acțiune care actualizează SharePoint dacă aprobatorul final respinge cererea de concediu.

2. Când ați terminat, card ar trebui să semene cu această imagine:

   

3. Selectați Flux de actualizare pentru a salva munca pe care am făcut-o.

Dacă ați urmat, fluxul dvs. ar trebui să semene cu această imagine:

Acum că ați creat fluxul, să-l vedem în acțiune.

Solicitați o aprobare

Creați o solicitare de vacanță în SharePoint lista online pe care ați creat-o mai devreme.

După ce salvați această solicitare, fluxul se declanșează și apoi:

1. Creează o solicitare în centrul de aprobări.
2. Trimite un e-mail de solicitare de aprobare aprobatorilor.

Solicitarea dvs. ar trebui să semene cu această imagine:

Vedeți cererile de aprobare în așteptare

Vizualizați toate solicitările de aprobare în așteptare urmând acești pași:

1. conectați-vă la Power Automate.

2. În panoul de navigare din stânga, selectați Element de acțiune>Aprobari.

   Solicitările dvs. de aprobare în așteptare apar în fila Primite .

Aprobați în prealabil o solicitare

Dacă sunteți aprobator într-un flux de aprobare, primiți un e-mail de fiecare dată când cineva creează o solicitare. Cererea de aprobare este trimisă și centrului de avize. Puteți apoi să aprobați sau să respingeți solicitările din e-mail, din centrul de aprobare sau din aplicația Power Automate .

Pentru a aproba o cerere:

Adresă e-mail expeditor

1. Selectați Aprobare din e-mailul pe care îl primiți atunci când un articol este adăugat la SharePoint lista online.

   Notă: dacă utilizați un dispozitiv mobil cu aplicația Power Automate instalată, se lansează Power Automate aplicația, în caz contrar, centrul de aprobări se deschide în browser.

2. Introduceți un comentariu, apoi selectați butonul Confirmare .

De la centrul de aprobări

1. conectați-vă la Power Automate.

2. Selectați Aprobari în panoul de navigare din stânga.

3. Selectați Aprobare pentru solicitarea pe care doriți să o aprobați.

4. Adăugați orice comentarii, apoi selectați Confirmați în partea de jos a ecranului.

Din aplicația Power Automate

1. Pe telefonul mobil cu aplicația Power Automate instalată, selectați Aprobare din e-mailul de aprobare a cererii.

2. Selectați Confirmați în colțul din dreapta sus al ecranului.

3. Se afișează pagina de succes, indicând faptul că aprobarea dvs. a fost înregistrată.

Aprobați cererea

Pașii pentru aprobarea unei cereri sunt identici cu pașii pentru aprobarea prealabilă a unei cereri

Aprobatorul final primește cererea de concediu numai după ce cererea a fost preaprobată.

Respinge o cerere

Puteți respinge o solicitare prin e-mail, centrul de aprobări sau aplicația Power Automate . Pentru a respinge o solicitare, urmați pașii pentru aprobarea unei cereri, dar selectați Respinge, în loc de Aprobare.

După ce vă confirmați decizia (respingerea cererii), fluxul parcurge următorii pași:

1. Trimite un e-mail persoanei care a cerut concediu.
2. Actualizează SharePoint lista online cu decizia și comentariile aprobatorului.

Informații corelate

Descrierea aprobărilor moderne pentru un singur aprobator