Creați și trimiteți un mesaj de e-mail

În general, puteți trimite mesaje e-mail clienților direct din Dynamics 365 Sales. Cu toate acestea, când funcția de implicare prin e-mail este activată, sunt disponibile mai multe opțiuni pentru e-mailuri, cum ar fi urmărirea sau anularea urmăririi, atunci când compuneți un e-mail.

Contactați administratorul dacă nu vedeți caracteristicile de implicare prin e-mail descrise aici. Mai multe informații: Configurați implicarea prin e-mail.

Creați un mesaj

Caracteristicile implicării prin e-mail se aplică fiecărui e-mail pe care îl trimiteți prin Dynamics 365 Sales. Când trimiteți un e-mail, acesta adaugă automat o activitate de e-mail în înregistrare, iar înregistrarea respectivă este setată ca valoare Cu privire la a mesajului. De asemenea, caracteristica de implicare prin e-mail colectează indicatori cheie de performanță (KPI) și determină locul în care este afișat e-mailul în funcție de destinatari (adresele Către, De la și Copiere către).

Înainte de a crea e-mailul, să înțelegem diferitele opțiuni disponibile în formularul de e-mail:

1. Atașament: o listă de fișiere atașate la e-mailul dvs., împreună cu comenzile pentru adăugarea, eliminarea și modificarea atașamentelor.
2. Urmăriți/Nu urmăriți: activați urmărirea pentru a urmări implicarea clientului cu mesajul sau dezactivați-l pentru a opri urmărirea. Alte comenzi și linkuri apar după cum este necesar, cum ar fi atunci când un destinatar nu permite urmărirea. Mai multe informații: Urmăriți sau nu urmăriți un mesaj.
3. Trimiteți mai târziu: setați timpul de livrare pentru mesajul dvs. dacă nu doriți să-l trimiteți imediat. Termenele de livrare recomandate pot apărea aici, în funcție de fusul orar al destinatarului.
4. Setați un memento: setați un memento pentru a urmări la o anumită oră. De exemplu, este posibil să doriți să primiți o alertă dacă mesajul rămâne nedeschis timp de trei zile.
5. Inserați șablon: introduceți text standard pe care îl puteți revizui după cum este necesar. Organizația dvs. poate avea mai multe șabloane în funcție de cerințele afacerii, cum ar fi o întâlnire de urmărire sau o introducere. Angajamentul prin e-mail sugerează un șablon bazat pe performanța anterioară.

Pentru a crea și trimite un e-mail:

1. Deschideți înregistrarea la care doriți să adăugați activitatea (de obicei, o persoană de contact, o oportunitate, un client potențial sau un cont).
2. În secțiunea Cronologie , selectați + (Creați o înregistrare cronologică) >E-mail.
3. Selectați un destinatar și introduceți subiectul mesajului.
4. Introduceți corpul mesajului sau inserați un șablon de e-mail.
5. Selectați Trimite sau selectați Salvare pentru a salva mesajul ca schiță și a-l termina mai târziu.

Utilizați un șablon de e-mail

Șabloanele de e-mail sunt mesaje standard pe care le trimiteți frecvent, cum ar fi introduceri, confirmari, mesaje de mulțumire și mementouri. Acestea pot include valori dinamice care sunt completate automat, cum ar fi numele destinatarului sau un număr de comandă. Acestea vă oferă un start rapid atunci când scrieți mesaje comune.

Angajamentul prin e-mail analizează performanța tuturor mesajelor trimise de echipa de vânzări de la Dynamics 365 Sales și identifică cele mai de succes șabloane. Afișează toate șabloanele disponibile, dar le evidențiază pe cele pe care le-a găsit că generează cele mai multe deschideri, răspunsuri sau vânzări.

1. Creați un mesaj.
2. Pe bara de comandă, selectați Inserați șablon.
3. În fereastra Șabloane de e-mail , selectați limba dacă este necesar, apoi căutați și selectați un șablon.
4. Selectați Aplicați șablonul.
   Conținutul șablonului este inserat în corpul mesajului.
5. Personalizați conținutul șablonului după cum este necesar.
6. Selectați Trimite sau selectați Salvare pentru a salva mesajul ca schiță și a-l termina mai târziu.

Adăugați atașamente

Când atașați documente, foi de calcul sau imagini la e-mailurile dvs., puteți urmări aceste atașamente pentru a afla dacă destinatarul le-a deschis. Puteți include atât atașamente urmărite, cât și atașamente neurmărite în același e-mail.
În mod implicit, atașamentele nu sunt urmărite. Trebuie să urmăriți manual fiecare atașament pe care doriți să îl urmăriți. De asemenea, nu puteți urmări atașamentele atunci când destinatarii mesajului nu permit urmărirea.

1. Creați un mesaj.

2. În secțiunea Atașament , selectați +.

3. Găsiți și selectați fișierul de atașat.

4. Selectați Deschide.
   În funcție de dimensiunea fișierului, atașarea poate dura câteva secunde.

5. Selectați atașamentul de urmărit, apoi selectați mai multe opțiuni >Urmăriți.
   Atașamentul este acum urmat, iar coloana Urmat afișează Da.

   Notă

   Opțiunea Urmăriți este disponibilă numai când funcția îmbunătățită de atașament este dezactivată. Contactați administratorul pentru a dezactivați funcția îmbunătățită de atașare.

6. Selectați Trimite sau selectați Salvare pentru a salva mesajul ca schiță și a-l termina mai târziu.

Urmăriți sau anulați urmărirea unui mesaj

Când urmăriți un e-mail, implicarea prin e-mail vă poate spune dacă destinatarul l-a deschis, a răspuns la el, a deschis un atașament sau a selectat un link în el. Mai multe informații: Vizualizați interacțiunile mesajelor cu implicarea prin e-mail.

Secțiunea Interacțiune prin e-mail include următorii indicatori și comenzi:

Indicator sau control	Descriere
	Indică că urmărești e-mailul curent, inclusiv orice link-uri pe care le includeți și aveți opțiunea de a urmări orice fișiere pe care le atașați. Selectați Nu urmăriți pentru a opri urmărirea mesajului. Această stare este implicită pentru mesajele noi atunci când organizația dvs. a activat implicarea prin e-mail și toți destinatarii permit urmărirea.
	Indică că nu urmăriți e-mailul curent, inclusiv linkurile pe care le includeți. Nu poți urmări nici atașamente. Selectați Urmăriți pentru a activa urmărirea dacă destinatarii o permit.
	Indică faptul că unul sau mai mulți destinatari au setarea următoare la Nu permite. Nu puteți urmări acest mesaj decât dacă eliminați destinatarii care nu permit urmărirea sau modificați setarea acestora. - Selectați Vizualizare preferințe pentru a vedea numele destinatarilor și următoarele preferințe într-o fereastră nouă. Selectați un nume pentru a deschide înregistrarea destinatarului. - Dacă ați eliminat destinatarii care nu doresc să fie urmăriți sau le-ați modificat setarea pentru a permite urmărirea, selectați Reîncercați Urmăriți pentru a încerca din nou. - Selectați Nu urmăriți pentru a nu mai încerca să urmăriți acest mesaj. În aproximativ 15 minute de la deschiderea unui mesaj urmărit, sistemul creează un card de acțiune în asistent. Cardul include link-uri către mesaj și înregistrări aferente și butoane de acțiune pentru a genera o activitate de apel, a amâna alerta sau a o închide. Aflați mai multe despre comunicarea ghidată cu clienții cu asistentul.

Alegeți cel mai eficient timp de livrare

Este posibil ca mesajele dvs. de e-mail să primească mai multă sau mai puțină atenție, în funcție de momentul în care ajung în căsuțele primite ale destinatarilor. De exemplu, mulți oameni își încep ziua cu o căsuță de e-mail plină, așa că mesajele care sosesc peste noapte trebuie să concureze pentru atenție și ar putea fi amânate sau chiar uitate. E-mailurile care ajung mai târziu în cursul zilei pot fi observate și tratate imediat. Cu implicarea prin e-mail, puteți să compuneți mesajele de e-mail atunci când vă convine, dar lăsați Dynamics 365 Sales să le livreze atunci când este cel mai bine pentru destinatari.

Sistemul recomandă uneori un timp de livrare bazat pe fusul orar al destinatarului. Presupune o zi de lucru standard de 8:00 AM - 5:00 PM, de luni până vineri, și sugerează următoarea oră de lucru cea mai apropiată dacă lucrați în afara zilei lucrătoare a destinatarului. Dacă mesajul are mai mult de un destinatari sau nu este furnizată nicio adresă, sistemul nu face o recomandare.

Organizația dvs. trebuie să activeze Bing Maps, iar destinatarul trebuie să aibă o adresă fizică în Vânzări pentru implicarea prin e-mail pentru a determina fusul orar.

Dacă nu este dată nicio recomandare, sau dacă preferați să utilizați propria logică, puteți specifica orice timp de livrare pe care îl alegeți.

Funcția de timp de livrare este disponibilă atât pentru mesajele urmărite, cât și pentru cele neurmate.

1. Creați un mesaj.

2. Când sunteți gata să trimiteți mesajul, căutați sub Trimiteți mai târziu în secțiunea Interacțiune prin e-mail .

   Dacă sistemul poate recomanda un termen de livrare, unul apare aici. Indiferent dacă se întâmplă sau nu, oricum puteți amâna livrarea.

3. Selectați Trimiteți mai târziu.

   

   Dacă sistemul a recomandat o oră sau o dată, atunci informațiile respective sunt completate pentru dvs. Dacă nu, data este goală. În ambele cazuri, folosește ora dvs. locală, nu a destinatarului.

4. În caseta de dialog Programați e-mail , selectați data și ora pentru livrare.

   

5. Selectați Programați e-mail.

   Indicatorul Delay Send devine verde. Selectați Modificare programare sau Eliminare întârziere dacă trebuie să modificați întârzierea sau să trimiteți mesajul imediat. Puteți modifica oricând livrarea programată înainte de trimiterea mesajului.

   

6. Selectați Trimite sau selectați Salvare pentru a salva mesajul ca schiță și a-l termina mai târziu.

Mesajele programate apar ca atare în lista Activități pentru înregistrarea Cu privire la . Până la sosirea orei programate, puteți șterge sau reprograma mesajul de acolo. De asemenea, puteți edita data sau ora mementoului de urmărire. Nu puteți modifica alte setări după ce selectați Trimite.

Setați un memento de urmărire a mesajului

Dacă doriți să vă asigurați că nu uitați să urmăriți un e-mail important, setați un memento. Această funcție este disponibilă numai pentru e-mailurile trimise.

1. Creați un mesaj.

2. Când sunteți gata să setați mementoul, în secțiunea Interacțiune prin e-mail , selectați Setați un memento.

   

3. În Setați memento caseta de dialog, completați următoarele câmpuri.

   • Stare : Selectați condiția care declanșează mementoul:
     • Dacă nu primesc un răspuns de către : Declanșează memento-ul dacă nu a primit niciun răspuns de către Amintiți de data. Disponibil numai pentru mesajele urmărite.
     • Dacă e-mailul nu este deschis de : declanșează mementoul dacă mesajul nu a fost deschis de către Amintiți de data. Disponibil numai pentru mesajele urmărite.
     • Amintește-mi oricum la: declanșează mementoul la ora și data specificate, indiferent de situație.
   • Reamintire de către: specificați data și ora pentru a afișa mementoul când Condiția este îndeplinită.
   • Comentariu: opțional, adăugați o notă la memento.

   

4. Selectați OK pentru a salva setările și a închide fereastra.

   Indicatorul Setare memento devine albastru și apare un scurt rezumat al setărilor pentru memento. După ce trece timpul de memento, rezumatul se actualizează pentru a indica acest lucru. Selectați Modificați mementoul sau Eliminați mementoul dacă trebuie să modificați mementoul sau să îl eliminați.

   

5. Selectați Trimite sau selectați Salvare pentru a salva mesajul ca schiță și a-l termina mai târziu.

Când mementoul este declanșat, sistemul creează o carte de acțiune în asistent. Cardul are prioritate mare, așa că ar trebui să îl vedeți imediat. Cardul include linkuri către mesaj și înregistrări aferente și butoane de acțiune pentru a amâna sau închide alerta. Aflați mai multe despre cardul de memento prin e-mail.

Nu puteți găsi funcția în aplicația dvs.?

Există câteva posibilități:

• Nu aveți licența necesară pentru a utiliza această funcție. Consultați tabelul de comparație și ghidul de licențiere pentru a vedea ce caracteristici sunt disponibile cu licența dvs.
• Nu aveți rolul de securitate necesar pentru a utiliza această funcție.
  • Pentru a configura sau a configura o caracteristică, trebuie să aveți rolurile de administrare și personalizare
  • Pentru a utiliza funcțiile legate de vânzări, trebuie să aveți rolurile principale de vânzări
  • Unele sarcini necesită anumite roluri funcționale.
• Administratorul dvs. nu a activat caracteristica.
• Organizația dvs. folosește o aplicație particularizată. Consultați-vă cu administratorul pentru a afla pașii exacți. Pașii descriși în acest articol sunt specifici aplicațiilor predefinite Hub de vânzări și Sales Professional.

Informații corelate

Activați implicarea prin e-mail
Vizualizați interacțiunile mesajelor cu implicarea prin e-mail
Configurați preferințele de confidențialitate
Creați șabloane pentru e-mail