Gestiona les aprovacions seqüencials amb Power Automate

Alguns fluxos de treball requereixen aprovació prèvia abans que l'aprovador final hagi de signar. Per exemple, una empresa pot tenir una política d'aprovació seqüencial que requereix l'aprovació prèvia de les factures superiors a $1000.00 abans que siguin aprovades pel departament de finances.

Obteniu informació sobre com podeu configurar aprovacions seqüencials de manera ràpida i senzilla a Configurar aprovacions seqüencials.

En aquest tutorial, creeu manualment un flux d'aprovació seqüencial que gestiona les sol·licituds de vacances dels empleats. Per obtenir informació detallada sobre l'ús SharePoint with Power Automate, aneu a la SharePoint documentació.

Obteniu més informació sobre l'ús SharePoint de with a Power Automate la SharePoint documentació.

Passos detallats del flux

El flux:

1. S'inicia quan un empleat crea una sol·licitud de vacances en una SharePoint llista en línia.
2. Afegeix la sol·licitud de vacances al centre d'aprovació i, a continuació, envia la sol·licitud per correu electrònic a l'aprovador previ.
3. Envia per correu electrònic la decisió de preaprovació a l'empleat.
4. Actualitza la SharePoint llista en línia amb la decisió i els comentaris de l'aprovador previ. Nota: Si la sol·licitud està aprovada prèviament, el flux continua amb aquests passos:
5. Envia la sol·licitud a l'aprovador final.
6. Envia per correu electrònic la decisió final a l'empleat.
7. Actualitza la SharePoint llista amb la decisió final.

Aquesta imatge resumeix els passos anteriors:

Requisits previs

• Power Automate.
• Una SharePoint llista en línia.
• Office 365 Compte d'Outlook i Office 365 usuaris.

Abans de crear el flux, creeu una SharePoint llista en línia. Més endavant, utilitzarem aquesta llista per sol·licitar l'aprovació de les vacances.

Als efectes d'aquest tutorial, la SharePoint llista en línia que creeu ha d'incloure les columnes següents:

La SharePoint llista en línia que creeu ha d'incloure les columnes següents:

Preneu nota del nom i l'adreça URL de la SharePoint llista en línia. Utilitzarem aquests elements més endavant quan configureu l'activador SharePoint Quan es crea un element nou.

Creeu el vostre flux

1. Inicieu sessió a Power Automate.

2. Seleccioneu Els meus fluxos a la subfinestra de navegació esquerra.

3. Al menú superior esquerre, seleccioneu Flux>nou flux de núvol automatitzat.

1. Doneu un nom al vostre flux.

2. A Tria l'activador del flux, seleccioneu Quan es crea un element i SharePoint, a continuació, seleccioneu Crea.

3. A la targeta Quan es crea un element, seleccioneu l'adreça del lloc i el nom de la llista de la SharePoint llista que heu creat anteriorment.

1. A la targeta Quan es crea un element, seleccioneu l'adreça del lloc i el nom de la llista de la SharePoint llista que heu creat anteriorment.

Obtenir el gestor de la persona que ha creat la sol·licitud de vacances

1. Seleccioneu +Nou pas i, a continuació, escriviu get manager al quadre de cerca Tria una acció .

2. Cerqueu i, a continuació, seleccioneu l'acció Obtén administrador (V2) - Office 365 Usuaris .

3. Inseriu el testimoni creat per correu electrònic al quadre Usuari (UPN) de la targeta Obtén gestor .

   Aquesta acció obté el gestor de la persona que ha creat la sol·licitud SharePoint de vacances.

Afegir una acció d'aprovació per a les aprovacions prèvies

1. Seleccioneu Pas nou.

2. Escriviu aprovació al quadre de cerca Tria una acció .

3. Seleccioneu Inicia i espereu una acció d'aprovació .

   

4. Configureu l'inici i espereu una targeta d'aprovació que s'adapti a les vostres necessitats.

   Nota

   Els camps Tipus d'aprovació, Títol i Assignat a són obligatoris. Podeu utilitzar Markdown per donar format al camp Detalls .

   

Aquesta acció envia la sol·licitud d'aprovació prèvia a l'adreça electrònica del quadre Assignat a .

Afegeix una condició

1. Seleccioneu Nou pas i, a continuació, seleccioneu Condició a la llista d'accions.

2. A la targeta Condició , seleccioneu Tria un valor a l'esquerra.

   Es mostra una llista de valors dinàmics.

3. Seleccioneu Resposta de l'aprovador de respostes a la llista de valors dinàmics.

   

4. Seleccioneu el quadre Tria un valor a la dreta i, a continuació, introduïu Aprova al quadre.

   Nota

   Les respostes vàlides a l'acció Aprovacions - Inicia una aprovació són "Aprova" i "Rebutja". Aquestes respostes distingeixen entre majúscules i minúscules.

5. La vostra targeta de condició ara hauria de mostrar:

   

Afegir una acció de correu electrònic per a les aprovacions prèvies

1. Seleccioneu Afegeix una acció a la branca Si és així de la condició.

   

2. Introduïu enviar correu electrònic al quadre de cerca de la targeta Tria una acció .

3. Selecciona l'acció Envia un correu electrònic (V2).

   

4. Configureu la targeta de correu electrònic segons les vostres necessitats.

   Nota

   A, Subjecte i Cos són obligatoris.

   Aquesta targeta és una plantilla per al correu electrònic que s'envia quan canvia l'estat de la sol·licitud de vacances.

   Al quadre Cos de la targeta Envia un correu electrònic (V2), utilitzeu el testimoni Comentaris de l'acció Aprovacions - Inicia una aprovació .

Afegir una acció d'actualització per a sol·licituds aprovades prèviament

1. Seleccioneu Afegeix una acció a la branca Si és així .

2. Introduïu SharePoint al quadre de cerca de la targeta Tria una acció , seleccioneu el SharePoint filtre i, a continuació, seleccioneu l'acció Actualitza l'element .

   

3. Configureu la targeta d'element d'actualització per adaptar-la a les vostres necessitats.

Obtenir el gestor de l'aprovador previ

1. Utilitzeu els passos Obtén l'administrador per a la persona que ha creat els passos de sol·licitud de vacances que hem fet anteriorment per afegir-los i, a continuació, configureu una altra acció Obtén l'administrador . Aquesta vegada tenim el gestor del pre-aprovador.

2. La targeta Get Manager 2 s'assemblarà a aquesta imatge quan hàgiu acabat. Assegureu-vos d'utilitzar el testimoni de correu electrònic de la categoria Obtén el gestor a Afegeix contingut dinàmic de les aplicacions i els serveis utilitzats en aquesta targeta de flux .

   

Afegir l'acció d'aprovació final

1. Utilitzeu els passos d'afegir una acció d'aprovació per a les aprovacions prèvies que hem fet anteriorment per afegir i, a continuació, configureu una altra acció d'inici i espera una acció d'aprovació . Aquesta acció envia una sol·licitud per correu electrònic per a l'aprovació final.

2. Quan hàgiu acabat, la targeta hauria d'assemblar-se a aquesta imatge:

   

Afegir la condició d'aprovació final

Repetiu els passos d'afegir una condició a afegir i, a continuació, configureu una condició que comprovi la decisió de l'aprovador final.

Envia un correu electrònic amb l'aprovació final

1. Utilitzeu els passos de l'acció Afegeix un correu electrònic per afegir aprovacions prèvies i, a continuació, configureu una acció que enviï un correu electrònic quan s'aprovin les sol·licituds de vacances.

2. Quan hàgiu acabat, la vostra targeta hauria d'assemblar-se a aquesta imatge:

   

Actualització SharePoint amb aprovació

1. Utilitzeu els passos d'Afegeix una acció d'actualització per a les sol·licituds aprovades prèviament per afegir i, a continuació, configureu una acció que s'actualitzi SharePoint quan s'aprovi la sol·licitud de vacances.

2. Quan hàgiu acabat, la targeta s'assemblarà a aquesta imatge:

   

Enviar correu electrònic amb rebuig de l'aprovació prèvia

1. Seleccioneu Afegeix una acció a la branca Si no hi ha .

2. Introduïu Envia al quadre de cerca de la targeta Tria una acció , seleccioneu Office 365 Outlook per filtrar les accions i, a continuació, seleccioneu l'acció Envia un correu electrònic (V2) - Office 365 Outlook .

   

3. Configureu la targeta de correu electrònic segons les vostres necessitats.

   Aquesta targeta representa la plantilla del correu electrònic que s'envia quan canvia l'estat d'una sol·licitud de vacances.

Aquesta acció s'ha d'afegir a la branca SI NO, NO FER RES a sota de la targeta Condició .

Actualització SharePoint amb rebuig de preaprovació

1. Seleccioneu Afegeix una acció.

2. Introduïu actualització al quadre de cerca de Trieu una acció targeta i, a continuació, seleccioneu Actualitza l'element - SharePoint acció.

   

3. Configureu el targeta segons les vostres necessitats.

Enviar correu electrònic amb el rebuig final

1. Utilitzeu els passos de Envia un correu electrònic amb rebuig de l'aprovació prèvia per afegir i, a continuació, configureu una acció que enviï un correu electrònic quan la sol·licitud de vacances sigui rebutjada per l'aprovador final.

   Aquesta acció s'ha d'afegir a la branca SI NO, NO FES RES a sota de la Condició 2 targeta.

2. Quan hàgiu acabat, la targeta s'assemblarà a aquesta imatge:

   

Actualització SharePoint amb rebuig final

1. Seguiu els passos de Actualització SharePoint amb rebuig de l'aprovació prèvia per afegir i, a continuació, configureu una acció que s'actualitzi SharePoint si el l'aprovador final rebutja la sol·licitud de vacances.

2. Quan hàgiu acabat, la targeta s'assemblarà a aquesta imatge:

   

3. Seleccioneu Flux d'actualització per desar el treball que hem fet.

Si l'heu seguit, el vostre flux hauria de semblar-se a aquesta imatge:

Ara que heu creat el flux, veiem-lo en acció.

Sol·licitar una aprovació

Creeu una sol·licitud de vacances a la SharePoint llista en línia que heu creat anteriorment.

Després de desar aquesta sol·licitud, el flux s'activa i, a continuació:

1. Crea una sol·licitud al centre d'aprovacions.
2. Envia un correu electrònic de sol·licitud d'aprovació als aprovadors.

La vostra sol·licitud hauria de semblar-se a aquesta imatge:

Consulta les sol·licituds d'aprovació pendents

Consulta totes les sol·licituds d'aprovació pendents seguint aquests passos:

1. Inicieu sessió a Power Automate.

2. Al panell de navegació de l'esquerra, seleccioneu Elements d'acció>Aprovacions.

   Les vostres sol·licituds d'aprovació pendents apareixen a la pestanya Rebudes .

Aprovar prèviament una sol·licitud

Si sou un aprovador d'un flux d'aprovació, rebeu un correu electrònic cada vegada que algú crea una sol·licitud. La sol·licitud d'aprovació també s'envia al centre d'homologació. A continuació, podeu aprovar o rebutjar sol·licituds des del correu electrònic, del centre d'aprovacions o de l' Power Automate aplicació.

Per aprovar una sol·licitud:

Correu electrònic del remitent

1. Seleccioneu Aprova al correu electrònic que rebeu quan s'afegeix un element a la SharePoint llista en línia.

   Nota: si utilitzeu un dispositiu mòbil amb l'aplicació Power Automate instal·lada, l'aplicació Power Automate s'inicia; en cas contrari, s'obrirà el centre d'aprovacions al vostre navegador.

2. Introduïu un comentari i, a continuació, seleccioneu el botó Confirmar .

Des del centre d'aprovacions

1. Inicieu sessió a Power Automate.

2. Seleccioneu Aprovacions al panell de navegació de l'esquerra.

3. Seleccioneu Aprova a la sol·licitud que vulgueu aprovar.

4. Afegiu qualsevol comentari i, a continuació, seleccioneu Confirmar a la part inferior de la pantalla.

Des de l'aplicació Power Automate

1. Al telèfon mòbil amb l'aplicació Power Automate instal·lada, seleccioneu Aprova al correu electrònic d'aprovació de la sol·licitud.

2. Seleccioneu Confirmar a l'extrem superior dret de la pantalla.

3. Es mostra la pàgina d'èxit, que indica que s'ha registrat la vostra aprovació.

Aprovar la sol·licitud

Els passos per aprovar una sol·licitud són idèntics als passos per aprovar prèviament una sol·licitud

L'aprovador final rep la sol·licitud de vacances només després que la sol·licitud hagi estat prèviament aprovada.

Rebutja una sol·licitud

Pots rebutjar una sol·licitud per correu electrònic, el centre d'aprovacions o l'aplicació Power Automate . Per rebutjar una sol·licitud, seguiu els passos per aprovar-la, però seleccioneu Rebutja, en lloc de Aprova.

Després de confirmar la vostra decisió (rebuig de la sol·licitud), el flux executa els passos següents:

1. Envia un correu electrònic a la persona que ha sol·licitat les vacances.
2. Actualitza la SharePoint llista en línia amb la decisió i els comentaris de l'aprovador.

Informació relacionada

Recorregut per les aprovacions modernes d'un sol aprovador