استخدام مشاركة البريد الإلكتروني لعرض تفاعلات الرسائل

تتعقب ميزة مشاركة البريد الإلكتروني في Dynamics 365 Sales تفاعلات العملاء مع رسائلك. يمكنك معرفة ما إذا كان هؤلاء العمل قد قاموا بتحديد ارتباط أو فتح مرفق أو إرسال رد. يمكنك أيضًا الحصول على تنبيهات لتذكيرك بالمتابعة مع عملائك.

المتطلبات

• شغّل المسؤول ميزة مشاركة البريد الإلكتروني.
• شغّل المسؤول ميزة المساعد. تستخدم ميزة مشاركة البريد الإلكتروني المساعد لتسليم التنبيهات والرسائل الأخرى.

كيف تساعدك ميزة مشاركة البريد الإلكتروني كي تصبح بائعًا أكثر فعالية

باستخدام ميزة مشاركة البريد الإلكتروني، يمكنك:

• معرفة متى قام أحد عملائك بفتح رسالتك أو تحديد ارتباط أو فتح مرفق أو إرسال رد. (عندما يقوم برنامج عميل البريد الإلكتروني الذي يستخدمه العميل بفحص بريدك الإلكتروني لأسباب أمنية، يمكنه تضخيم عدد رسائل البريد الإلكتروني المفتوحة وتحديدات الارتباطات بطريقة اصطناعية.)
• تلقي تنبيه فوري عندما يفتح أحد العملاء رسالتك لأول مرة.
• جدولة وقت التسليم الأكثر فعالية استنادًا إلى المنطقة الزمنية الخاصة بالمستلم.
• اختيار قالب الرسالة الأكثر فعالية استنادًا إلى محفوظات تفاعلات البريد الإلكتروني لمؤسستك.
• تعيين تنبيه لتذكيرك عندما يحين وقت متابعة رسالة بريد إلكتروني.
• مراجعة محفوظات التفاعلات الكامل لرسالة واحدة أو عرض مؤشرات الأداء الأساسية (KPIs) لجميع رسائلك.

قد تكون بعض ميزات مشاركة البريد الإلكتروني مرئية حتى عندما تكون الميزة متوقفة عن التشغيل. ستظهر هذه الميزات ولكنها فارغة:

• يتضمن دائمًا جدول المرفقات، الذي يظهر عند إنشاء رسالة بريد إلكتروني أو قالب بريد إلكتروني، العمود خاضع للمتابعة.
• يعرض دائمًا الجدول بريد إلكتروني خاضع للمتابعة الأعمدة فتح وآخر وقت تم فيه الفتح‬ وطرق عرض المرفقات و عدد النقرات فوق الارتباط‬ والردود.
• يعرض دائمًا الجدول قالب البريد الإلكتروني الأعمدة معدل الرد ومعدل الفتح و مستحسن‬ وعدد رسائل البريد الإلكتروني.
• تتضمن جميع الإصدارات الجاهزة لنماذج الحسابات وجهات الاتصال والعملاء المتوقعين الحقل متابعة البريد الإلكتروني‬.

الاعتبارات

قم بمراجعة الاعتبارات التالية قبل استخدام مشاركة البريد الإلكتروني:

• لا يتم متابعة البريد الإلكتروني إلا إذا كانت قائمة المستلمين تحتوي على سجلات حساب أو جهة اتصال أو عميل متوقع في الحقلين إلى أو نسخة. في حالة إضافة أنواع أخرى من السجلات إلى الحقلين "إلى" و"نسخة"، لا يمكن متابعة البريد الإلكتروني. وفي هذه الحالات، يتم عرض رسالة تفيد بأنه لا يمكن متابعة البريد الإلكتروني حيث إن قائمة المستلمين لا تحتوي على سجلات حساب أو العميل المتوقع أو جهة الاتصال.

عرض محفوظات مشاركة البريد الإلكتروني

تتوفر الحالة الحالية وإحصائيات التفاعل ومؤشرات الأداء الأساسية (KPI) لرسائل البريد الإلكتروني الخاضعة للمتابعة في أجزاء كثيرة عبر Dynamics 365 Sales لكل سجل حيث تكون ذات صلة.

محفوظات البريد الإلكتروني في عمود الأنشطة

بعد حفظ رسالة أو إرسالها، تظهر ضمن قسم المخطط الزمني للسجل وعلامة التبويب الأنشطة، والتي عادة ما تكون السجل الذي كنت تعرضه عند إنشائه. وفي بعض الحالات، قد يكون سجلاً ذا صلة.

تظهر الرسائل التي تتم متابعتها حالة تفاعلها الحالية على إطارها المتجانب. استخدم الأزرار الموجودة في الزاوية العلوية اليسرى من الإطار المتجانب للبريد الإلكتروني للقيام بمزيد من الإجراءات مثل فتح السجل أو إعادة التوجيه أو الرد أو الرد على الكل. حدد أيضًا عرض المزيد لرؤية صفحة الرسالة كاملة.

مؤشرات الأداء الرئيسية للبريد الإلكتروني في قائمة رسائل البريد الإلكتروني

يمكنك عرض عدد عمليات الفتح، و طرق عرض المرفقات، والنقرات فوق الارتباط، والردود على الرسائل الخاضعة للمتابعة في قائمة رسائل البريد الإلكتروني التي أرسلتها مؤسسة المبيعات.

1. انتقل إلى Sales>الأنشطة‏‎.

2. من محدد طريقة العرض، حدد البريد الإلكتروني>جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاضعة للمتابعة.

تفاصيل الرسالة

لفتح طريقة عرض للقراءة فقط لتفاصيل رسالة تم تسليمها حدد موضوعها في قائمة الأنشطة أو رسائل البريد الإلكتروني. تتضمن التفاصيل التي يمكنك عرضها محفوظات تفاعل الرسائل ومؤشرات الأداء الأساسية.

تعرض مؤشرات الأداء الأساسية التي تظهر في أعلى المخطط الزمني العدد الإجمالي لعمليات الفتح وعرض المرفقات والنقرات والردود التي تم تسجيلها للرسالة. يعرض المخطط الزمني الأحداث بترتيب زمني، مع الأحدث في الأعلى. بالنسبة لكل نوع حدث، يتم عرض حالات الحدوث الأخيرة والأولى فقط. على سبيل المثال، إذا تم فتح رسالة عدة مرات، فسيتم عرض أحدث رسالة مفتوحة وأول رسالة مفتوحة فقط.

نتائج وتوصيات القالب في قائمة القوالب

يمكنك عرض أداء قوالب البريد الإلكتروني، بما في ذلك معدل الرد ومعدل الفتح وعدد مرات استخدامها وما إذا كان موصى بها أم لا.

1. في تطبيق المبيعات، انتقل إلى الإعدادات>الإعدادات المتقدمة.
2. انتقل إلى الأعمال>القوالب، ثم حدد قوالب البريد الإلكتروني.

فهم محفوظات تفاعل البريد الإلكتروني

عندما تقوم عادةً بإرسال رسالة بريد إلكتروني، لا تعلم ما إذا تم فتحها أو قراءتها إلا إذا اختار المستلم الرد عليك. ويعود سبب ذلك إلى إنشاء البريد الإلكتروني لمحاكاة البريد التقليدي، ولم يتم تصميمه مع أخذ تعقب الردود في الاعتبار. يستخدم Dynamics 365 Sales تقنيات خاصة لحل مشكلة هذا القيد وتوفير الميزات التالية لمتابعة الرسالة في مشاركة البريد الإلكتروني:

• معرفة متى تم فتح الرسالة: عند إرسال رسالة بريد إلكتروني خاضعة للمتابعة من Dynamics 365 Sales، ينشئ النظام تلقائيًا صورة GIF شفافة ذات اسم فريد وبكسل واحد، ويضيفها إلى الرسالة كصورة مرتبطة. يتم تخزين صورة GIF غير المرئية هذه، بالإضافة إلى أية صور أخرى تضيفها إلى الرسالة، في Dynamics 365. ويتم إحضارها عندما يفتح المستلم الرسالة ويختار تنزيل صورها. عندما تتم المطالبة بصورة GIF فريدة، يسجّل Dynamics 365 Sales أنه تم فتح الرسالة المقترنة.

  من المستحسن أن تقوم دائمًا بتضمين الصور في رسائلك، مثل شعار الشركة أو شكل توضيحي يلفت الانتباه، لأن هذا الأمر يدفع المستلمين إلى تنزيلها. إذا لم يتم تحميل الصور، فلن تعلم أنه قد تم فتح الرسالة.

• معرفة متى تم النقر فوق ارتباط: عند إرسال رسالة بريد إلكتروني خاضعة للمتابعة من Dynamics 365 Sales، يستبدل النظام كل ارتباط من الارتباطات التشعبية الخاصة به بارتباط إعادة توجيه فريد يشير إلى Dynamics 365. يتضمن كل ارتباط إعادة توجيه معرفًا يعرّف بشكل فريد من الرسالة التي تحتوي عليه عليه وعنوان URL لهدف الارتباط الأصلي. عندما يتلقى Dynamics 365 طلب الارتباط، يسجّل النقرة ثم يعيد توجيه النقرة إلى عنوانها الأصلي بحيث يحصل المستلم على المعلومات الصحيحة مع تأخير بسيط أو بدون تأخير.
  عند توفر روابط متعددة في رسالة، لا يمكنك تحديد الرابط الذي تم النقر عليه. ومع ذلك، يتم تسجيل العدد الإجمالي للنقرات.

• معرفة متى تم فتح مرفق: عند إضافة مرفق خاضع للمتابعة إلى رسالة، لا يتم إرفاق الملف مباشرة كما هو الحال مع رسالة بريد إلكتروني قياسية. بدلاً من ذلك، يتم تخزينه في مشاركة OneDrive for Business التي يستخدمها Dynamics 365 ويُضاف إلى الرسالة كارتباط. كما هو الحال مع الارتباطات الخاضعة للمتابعة، عندما ينقر المستلم لتنزيل المرفق، يسجّل Dynamics 365 النقرة والوقت. قد يفضل عدد كبير من المستلمين تلقي المرفقات كارتباطات بدلاً من ملفات لأن رسائلك تحتل مساحة أقل في علب الوارد الخاصة بهم.
  عند توفر مرفقات متعددة في رسالة، لا يمكنك تحديد المرفق الذي تم فتحه. ومع ذلك، يتم تسجيل العدد الإجمالي للمرفقات المفتوحة.

  يمكنك مزج مرفقات خاضعة للمتابعة وغير خاضعة للمتابعة في بريد إلكتروني واحد. قد يكون ذلك مهمًا إذا كنت ترسل ملفات حساسة لا ترغب في حفظها في OneDrive for Business.

يتم تخزين الإجراءات التي يتم تنفيذها على البريد الكتروني في Microsoft Azure Storage. إن Azure Storage فريد لكل مؤسسة إذا تم استعادة مؤسسة إلى مؤسسه أخرى، فلن يتم نقل محفوظات إجراءات البريد الإلكتروني في المؤسسة السابقة إلى المؤسسة التي تمت استعادتها.

اعتبارات لعدد البريد الإلكتروني

يوفر ارتباط البريد الإلكتروني رؤى قيمة في رسائل البريد الإلكتروني، ولكن قد تحدث نتائج غير صحيحة بسبب عوامل تصفية البريد العشوائي والاليات الأخرى التي يتم تنفيذها بواسطة مؤسستك. ولذلك، قد لا يكون عدد البريد الإلكتروني دقيقا وينبغي استخدامه لتحديد الاتجاهات بدلا من القياس الصحيح فيما إذا كان أحد العملاء المتوقعين قد قرأ رسالة معينة. إليك بعض الاعتبارات التي يجب عليك معرفتها:

• لأسباب أمنية، قد تقوم مؤسستك بتكوين فحص البريد الصادر، وقد يتم تسجيل عمليات الفحص هذه كمفتوحة بالبريد الإلكتروني، لاسيما بالنسبة لر الإلكترونيات التي تحتوي على ارتباطات تشعبية أو مرفقات. وقد يكون هذا سببا وراء فتح رسائل بريد إلكتروني متعددة في نفس الوقت، وخاصة عند إرسالها إلى العديد من المستلمين عبر مؤسسات مختلفة.
• يقوم بعض موفري خدمة البريد الإلكتروني (ESPs) بفحص الرسائل الصادرة، مستهدفين في الأساس صناديق البريد الجديدة، التي لها زيادة في النشاط البريدي مؤخرا، علب البريد التي تم وضع علامة عليها للسلوك المستهدف أو الشيق. كما يقوم أعضاء مجموعة خدمات الإنترنت بعمليات فحص عشوائي بشكل مؤقت لجزء من علب البريد. عادةً، لا يمكن للمستخدمين تكوين هذه العملية، مما يعمل على ردع مرسلي البريد العشوائي من استغلال نظامهم الأساسي.
• يقوم التكامل أو الملحق من طرف ثالث بفحص الرسائل الصادرة للحصول على تقارير عشوائية أو داخلية. في كل مرة يتم فيها فتح بريد إلكتروني، حتى من خلال أداة للفحص أو التعقب، يتم تسجيله كحدث مفتوح.
• وقد تقوم عوامل تصفية البريد العشوائي للمستلمين بفحص رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها وفتحها، وقد يتم عد ذلك كمفتوحة أثناء عملية الفحص الأمني.

المعلومات المرتبطة

تشغيل مشاركة البريد الإلكتروني
إنشاء رسالة بريد إلكتروني وإرسالها
تكوين تفضيلات الخصوصية