إنشاء رسالة بريد إلكتروني وإرسالها

بشكل عام، يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى عملائك مباشرة من Dynamics 365 Sales. ومع ذلك، عند تمكين ميزة مشاركة البريد الإلكتروني، يتوفر المزيد من الاختيارات لرسائل البريد الإلكتروني، مثل المتابعة أو إلغاء المتابعة، عند إنشاء بريد إلكتروني.

اتصل بالمسؤول، إذا لم تتمكن من رؤية ميزات مشاركة البريد الإلكتروني‬ التي ورد وصفها هنا. مزيد من المعلومات: تمكين مشاركة البريد الإلكتروني.

إنشاء رسالة

تنطبق ميزات مشاركة البريد الإلكتروني على كل بريد إلكتروني ترسله من خلال Dynamics 365 Sales. عند إرسال بريد إلكتروني، فإنه يضيف نشاط بريد إلكتروني إلى السجل الذي تبحث عنه، ويتم تعيين هذا السجل كقيمة بخصوص للرسالة. تقوم ميزة مشاركة البريد الإلكتروني أيضًا بجمع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وتحدد مكان عرض البريد الإلكتروني استنادًا إلى المستلمين (العناوين إلى ومن والنسخ إلى).

قبل إنشاء البريد الإلكتروني، دعنا نفهم الخيارات المختلفة المتوفرة في نموذج البريد الإلكتروني:

1. المرفق: قائمة بالملفات المرفقة ببريدك الإلكتروني مع عناصر التحكم لإضافة المرفقات وإزالتها وتعديلها.
2. متابعة/عدم المتابعة: تشغيل المتابعة لتعقب تفاعلات عميلك مع الرسالة أو إيقاف تشغيلها لإيقاف التعقب. تظهر عناصر التحكم والارتباطات الأخرى حسب الحاجة، كما في الحالات التي لا يسمح فيها المستلم بالمتابعة. مزيد من المعلومات: متابعة رسالة أو إلغاء متابعتها.
3. إرسال لاحقًا: تعيين وقت تسليم رسالتك إذا لم تكن ترغب في إرسالها على الفور. قد تظهر أوقات التسليم الموصى بها هنا، حسب المنطقة الزمنية للمستلم.
4. تعيين تذكير: تعيين تذكير للمتابعة وقت معين. على سبيل المثال، قد ترغب في الحصول على تنبيه إذا لم تُفتح الرسالة لمدة ثلاثة أيام.
5. إدراج قالب: إدراج نص قياسي يمكنك مراجعته حسب الحاجة. يمكن أن يكون لدى مؤسستك قوالب متعددة بناءً على متطلبات العمل، مثل متابعة الاجتماع أو المقدمة. تشير مشاركة البريد الإلكتروني إلى قالب يستند إلى الأداء السابق.

لإنشاء رسالة إلكترونية وإرسالها:

1. افتح السجل الذي ترغب في إضافة النشاط إليه (عادة جهة اتصال أو فرص أو عميل متوقع أو حساب).
2. في قسم المخطط الزمني، حدد + (إنشاء سجل مخطط زمني) >البريد الإلكتروني.
3. حدد مستلمًا وأدخل موضوع الرسالة.
4. أدخل نص رسالتك، أو أدرج قالب بريد إلكتروني.
5. حدد إرسال، أو حدد حفظ لحفظ الرسالة كمسودة واستكمالها في وقت لاحق.

استخدام قالب بريد إلكتروني

إن قوالب البريد الإلكتروني عبارة عن رسائل قياسية تقوم بإرسالها في أغلب الأحيان، مثل المقدمات ورسائل التأكيد ورسائل الشكر والتذكيرات. يمكن أن تتضمن قيمًا ديناميكية تتم تعبئتها بشكل تلقائي، مثل اسم المستلم أو رقم الطلب. وتوفر لك بداية سريعة عندما تعمل على كتابة رسائل شائعة.

تقوم ميزة مشاركة البريد الإلكتروني بتحليل أداء كافة الرسائل التي أرسلها فريق المبيعات من Dynamics 365 Sales وتعرّف القوالب الأكثر نجاحًا. وهي تعرض كافة القوالب المتوفرة، ولكنها تسلط الضوء على تلك التي تبيّن أنها أدت إلى توليد أكثر عمليات فتح وردود أو مبيعات.

1. إنشاء رسالة.
2. على شريط الأوامر، حدد إدراج قالب.
3. في نافذة قوالب البريد الإلكتروني، حدد اللغة إذا لزم الأمر، ثم ابحث عن قالب وحدده.
4. حدد تطبيق القالب.
   يتم إدراج محتوى القالب في نص الرسالة الأساسي.
5. قم بتخصيص محتوى القالب حسب الحاجة.
6. حدد إرسال، أو حدد حفظ لحفظ الرسالة كمسودة واستكمالها في وقت لاحق.

إضافة مرفقات

عند إرفاق مستندات أو جداول بيانات أو صور برسائل بريدك الإلكتروني، يمكنك متابعة هذه المرفقات لمعرفة ما إذا كان المستلم قد فتحها أم لا. يمكنك تضمين كل من المرفقات الجاري متابعتها‬ وغير الجاري متابعتها‬ في نفس البريد الإلكتروني.
بشكل افتراضي، لا تتم متابعة المرفقات. يجب عليك متابعة كل مرفق تريد تعقبه يدويًا. بالإضافة إلى ذلك، لا يمكنك متابعة المرفقات عندما لا يسمح مستلمو الرسالة بالمتابعة.

1. إنشاء رسالة.

2. في قسم المرفق، حدد +.

3. حدد موقع الملف الذي تريد إرفاقه، وحدده.

4. حدد فتح.
   قد يستغرق الإرفاق عدة ثوان، وهذا يتوقف على حجم الملف.

5. حدد المرفق الذي تريد تعقبه، ثم حدد المزيد من الخيارات >متابعة.
   تم الآن متابعة المرفق ويظهر الخيار نعم في العمود متابع‬‏‫.

   إشعار

   يتوفر الخيار متابعة فقط عند تعطيل ميزة المرفق المحسن. اتصل بالمسؤول إذا أردت تعطيل ميزة المرفق المحسن.

6. حدد إرسال، أو حدد حفظ لحفظ الرسالة كمسودة واستكمالها في وقت لاحق.

متابعة رسالة أو إيقاف متابعتها

عندمَا تتابع رسالة إلكترونية، يمكن أن تخبرك ميزة مشَاركة البريد الإلكتروني بما إذا كان المستلم قد فتح الرسالة، أو رد عليها، أو فتح مرفقًا، أو حدد ارتباطًا فيه. مزيد من المعلومات: عرض تفاعلات الرسائل بواسطة مشاركة البريد الإلكتروني.

يتضمن قسم مشاركة‏‎ البريد الإلكتروني المؤشرات وعناصر التحكم التالية:

مؤشر أو عنصر تحكم	الوصف
	يشير إلى أنك تتابع البريد الإلكتروني الحالي، بما في ذلك أي ارتباطات يتضمنها، ويمكنك متابعة أي ملفات ترفقها. حدد عدم متابعة لإيقاف تعقب الرسالة. هذه الحالة هي الحالة الافتراضية لجميع الرسائل الجديدة عندما قامت مؤسستك بتشغيل ميزة مشاركة البريد الإلكتروني وسمح جميع المستلمين بالمتابعة.
	يشير إلى أنك لا تتابع البريد الإلكتروني الحالي، بما في ذلك أي ارتباطات يتضمنها. لا يمكنك متابعة أي مرفقات أيضًا. حدد متابعة لتشغيل المتابعة إذا سمح المستلمون بذلك.
	يشير إلى أن مستلمًا أو أكثر قام بتعيين المتابعة إلى عدم السماح. لا يمكنك متابعة هذه الرسالة إلا إذا قمت بإزالة المستلمين الذين لا يسمحون للمتابعة أو تغيير إعدادهم. - حدد عرض التفضيلات لعرض أسماء المستلمين والتفضيلات التالية في نافذة جديدة. حدد اسمًا لفتح سجل المستلم. - إذا قمت بإزالة المستلمين الذين لا يريدون متابعتهم أو قمت بتغيير إعدَادَاتهم للسمَاح بالمتابعة، فحدد إعادة محاولة المتابعة للمحاولة مرة أخرى. - حدد عدم متابعة لإيقاف محاولة متابعة هذه الرسالة. بعد مرور 15 دقيقة تقريبًا على فتح الرسالة الخاضعة للمتابعة، ينشئ النظام بطاقة إجراء في المساعد. تتضمن البطاقة ارتباطات إلى الرسالة والسجلات ذات الصلة وأزرار الإجراءات لإنشاء نشاط اتصال أو تأجيل‬ التنبيه أو استبعاده. اعرف المزيد حول اتصالات العملاء الموجهة مع المساعد.

اختيار وقت التسليم الأكثر فعالية

قد تتلقى رسائلك الإلكترونية قدرًا من الاهتمام أكثر أو أقل بحسب وصولها إلى علب الوارد الخاصة بالمستلمين. على سبيل المثال، يبدأ الكثير من الأشخاص يومهم بعلبة وارد ممتلئة، لذا فإن الرسائل التي تصل بين عشية وضحاها يجب أن تتنافس على جذب الاهتمام وقد يتم تأجيلها أو حتى نسيانها. قد يتم ملاحظة رسائل البريد الإلكتروني التي تصل في وقت لاحق من اليوم والتعامل معها على الفور. باستخدام ميزة مشاركة البريد الإلكتروني، يمكنك إنشاء رسائلك الإلكترونية عندما يكون الوقت ملائمًا لك، ولكن دع Dynamics 365 Sales يقوم بتسليمها عندما يكون وقت تسليمها الأفضل لدى للمستلمين.

ينصح النظام أحيانًا بوقت التسليم بالاستناد إلى إلى المنطقة الزمنية للمستلم. فهو يفترض يوم عمل قياسي من الساعة الثامنة صباحًا إلى الساعة الخامسة مساء، من الاثنين إلى الجمعة، ويشير إلى أقرب ساعة عمل تالية إذا كنت تعمل حاليًا خارج هذا نطاق يوم عمل المستلم. إذا كان هناك أكثر من مستلم واحد للرسالة أو إذا لم يتم توفير عنوان، فلا يقدم النظام أي توصية.

يجب على مؤسستك تشغيل خرائط Bing، كما يجب أن يكون للمستلم عنوان فعلي فيي Sales كي تقوم ميزة البريد الإلكتروني بتحديد المنطقة الزمنية.

إذا لم يتم تقديم أي نصيحة، أو إذا كنت تفضل استخدام منطقك الخاص، فيمكنك تحديد وقت تسليم تختاره.

تتوفر ميزة وقت التسليم لكل من الرسائل الخاضعة للمتابعة والرسائل غير الخاضعة للمتابعة.

1. إنشاء رسالة.

2. عندما تكون جاهزًا لإرسال الرسالة، ابحث ضمن إرسال لاحقًا في قسم مشاركة البريد الإلكتروني.

   إذا كان بإمكان النظام التوصية وقت التسليم، فيظهر وقت تسليم هنا. وإذا لم يظهر وقت التسليم، فيمكنك تأجيل التسليم على أية حال.

3. حدد إرسال لاحقًا.

   

   إذا قام النظام بالتوصية بوقت أو تاريخ، فستتم تعبئة هذه المعلومات نيابة عنك. بخلاف ذلك، يكون التاريخ فارغًا. وفي الحالتين، يستخدم وقتك المحلي وليس وقت المستلم.

4. في مربع الحوار جدولة البريد الإلكتروني، حدد تاريخ ووقت التسليم.

   

5. حدد جدولة البريد الإلكتروني.

   يتغير لون مؤشر إرسال لاحقًا إلى اللون الأخضر. حدد تغيير الجدول أو إزالة التأخير إذا كنت تحتاج إلى تغيير التأخير‬ أو إرسال الرسالة فورًا. يمكنك تغيير التسليم المجدول في أي وقت قبل إرسال الرسالة.

   

6. حدد إرسال، أو حدد حفظ لحفظ الرسالة كمسودة واستكمالها في وقت لاحق.

تظهر الرسائل المجدولة على أنها كذلك في قائمة الأنشطة للسجل بخصوص. حتى يحين الوقت المجدول، يمكنك حذف الرسالة أو إعادة جدولتها من هناك. يمكنك أيضًا تحرير تاريخ أو وقت التذكير بالمتابعة. لا يمكنك تغيير أي إعدادات أخرى بعد تحديد إرسال.

تعيين رسالة تذكير بالمتابعة

إذا أردت التأكد من عدم نسيان متابعة بريد إلكتروني هام، فعليك تعيين تذكير. هذه الميزة متاحة فقط للبريد الإلكتروني المرسل.

1. إنشاء رسالة.

2. عندما تكون مستعدًا لتعيين التذكير، في القسم مشاركة البريد الإلكتروني، حدد تعيين تذكير.

   

3. في مربع الحوار تعيين تذكير، قم بتعبئة الحقول التالية:

   • الشرط: حدد الشرط الذي يؤدي إلى تشغيل التذكير:
     • إذا لم أستلم ردًا بحلول: لتشغيل التذكير إذا لم تستلم أي رد بحلول التاريخ المحدد في تذكير بحلول. متاح فقط للرسائل الخاضعة للمتابعة.
     • إذا لم يتم فتح البريد الإلكتروني بحلول: لتشغيل التذكير إذا لم يتم فتح الرسالة بحلول‬ تاريخ المحدد في تذكير بحلول. متاح فقط للرسائل الخاضعة للمتابعة.
     • ذكرني بأي طريقة في‬: لتشغيل التذكير في الوقت والتاريخ المحددين، في كل الأحوال
   • تذكير بحلول: حدد التاريخ والوقت لإظهار التذكير عند استيفاء الشرط .
   • تعليق: أضف ملاحظة إلى التذكير، بشكل اختياري.

   

4. حدد موافق لحفظ إعداداتك وإغلاق النافذة.

   يتحول لون مؤشر تذكير بحلول إلى اللون الأزرق ويظهر ملخص قصير لإعدادات التذكير. بعد مرور وقت التذكير، يتم تحديث الملخص للإشارة إلى ذلك. حدد تغيير التذكير أو إزالة التذكير إذا كنت تحتاج إلى تغيير التذكير أو إزالته.

   

5. حدد إرسال، أو حدد حفظ لحفظ الرسالة كمسودة واستكمالها في وقت لاحق.

عند تشغيل التذكير، ينشئ النظام بطاقة إجراء في المساعد. يتم إعطاء البطاقة الأولوية العليا، لذا يجب أن تشاهدها على الفور. تتضمن البطاقة ارتباطات إلى الرسالة والسجلات ذات الصلة وأزرار الإجراءات لتأجيل‬ التنبيه أو استبعاده. اعرف المزيد حول بطاقة التذكير عبر البريد الإلكتروني.

هل يتعذر عليك العثور على الميزة في تطبيقك؟

هناك بعض الاحتمالات:

• لا تملك الترخيص المناسب لاستخدام هذه الميزة. راجع جدول المقارنة ودليل الترخيص لمعرفة الميزات المتوفرة مع ترخيصك.
• لا تملك دور الأمان المناسب لاستخدام هذه الميزة.
  • لتكوين ميزة أو إعدادها، يجب أن يكون لديك أدوار الإدارة والتخصيص
  • لاستخدام الميزات المتعلقة بالمبيعات، يجب أن يكون لديك أدوار المبيعات الأساسية
  • تتطلب بعض المهام أدوارًا وظيفية.
• لم يقم المسؤول بتمكين الميزة.
• تستخدم مؤسستك تطبيقًا مخصصًا. راجع المسؤول للاطلاع على الخطوات الدقيقة. تتعلق الخطوات التي ورد وصفها في هذا المقال بتطبيقي مركز المبيعات وSales Professional الجاهزين للاستخدام.

المعلومات المرتبطة

تشغيل مشاركة البريد الإلكتروني
عرض تفاعلات الرسائل باستخدام مشاركة البريد الإلكتروني
تكوين تفضيلات الخصوصية
إنشاء قوالب للبريد الإلكتروني