Пошук повторюваних записів та злиття

Стаття
03/27/2023

Повторювані записи можуть потрапити у ваші дані, коли ви або інші користувачі вводите дані вручну або імпортуєте їх великим пакетом. Microsoft Dataverse допоможе вам вирішити можливі проблеми з повторами, дозволяючи шукати повтори активних записів, наприклад, бізнес-партнерів та контактних осіб.

Після того, як ви дізнаєтесь, що існують повторювані записи, ви можете злити повтори та зберегти потрібні записи. При злитті записів усі пов’язані або дочірні записи також зливаються. Адміністратор може також настроїти правила пошуку повторів, щоб повтори виявлялися під час введення або оновлення записів, або ж при імпорті записів.

Нотатка

Новий процес пошуку повторів і їх злиття підтримується під час пошуку повторів при введенні даних вручну в програмі, але не при імпорті. Функція пошуку повторів не працює в автономному режимі.

Усунення повторів під час створення або оновлення записів

Після виявлення повторів при створенні або оновленні записів ви можете не зважати на діалогове вікно пошуку повторів та зберегти запис, або ж злити повторювані записи, щоб зберегти дані в належному стані.

Нотатка

Можливість «Злити» доступна лише для сутностей «Бізнес-партнер», «Потенціальний клієнт» і «Контактна особа». Опція «Об’єднати» буде включена тільки в тому випадку, якщо вибрано дублікат запису однієї і тієї ж таблиці. Об’єднання повторюваних записів з різних таблиць не підтримується.

Під час збереження нового запису або оновлених записів відкриється діалогове вікно Знайдено повтори записів, відповідно до правил пошуку повторів, заданих для організації. Додаткові відомості: Настроювання правил пошуку повторів для підтримання даних у належному стані

Скріншот діалогового вікна зі знайденими дублікатами записів.

У діалоговому вікні відображаються зазначені нижче відомості.

У розділі Поточний запис діалогового вікна відображається запис, який створюється або оновлюється.
у розділі Повторів знайдено відображається кількість знайдених повторюваних записів та тип записів.
У розділі Записи з відповідностями відображаються можливі повтори записів.

Стовпці в сітках відображаються динамічно залежно від правила пошуку повторів, тому ви отримуватимете відповідні відомості, щоб визначити, чому запис вважається повторюваним. Наприклад, залежно від правила, якщо буде з’ясовано, що два бізнес-партнера є повторюваними, бо мають однакове ім’я та адресу електронної пошти, стовпці Ім’я бізнес-партнера та Адреса електронної пошти відображатимуться у сітці.

Нотатка

Якщо правило пошуку повторів, відповідно до налаштувань, не виключатиме з розгляду неактивні записи, під час пошуку повторів розглядатимуться як активні, так і неактивні записи. Додаткові відомості: Настроювання правил пошуку повторів для підтримання даних у належному стані

У вас є можливість ігнорувати повтори та зберегти новий або оновлений запис, або ж ви можете злити повторювані записи.

Щоб зберегти повторюваний запис, виберіть Пропустити та зберегти.

-АБО-
Щоб злити повторювані записи, у розділі Записи з відповідностями виберіть запис, який потрібно злити, а потім виберіть Злити.

Відкриється діалогове вікно Злиття (тип запису).

У діалоговому вікні виберіть основний запис.

Нотатка

Можливість вибрати основний запис буде доступний, якщо обидва записи існують в системі. Якщо повтор буде знайдено під час збереження нового запису, новий запис завжди вважатиметься додатковим.

Основний запис зберігається, а додатковий запис буде вимкнуто. Дані з додаткового запису переносяться до основного запису. При виборі основного запису, за замовчуванням буде вибрано усі поля основного запису. Це означає, що дані в цих вибраних полях буде збережено. У вас також є можливість вибрати поля в додатковому записі. Якщо зробити це, дані з вибраних полів другорядного запису будуть перенесені до основного запису та збережені. Усі примітки, справи та відомості, зв'язані з другорядним записом, стануть зв'язані з основним записом.
Скористайтеся переліченими далі параметрами, щоб вибрати поля, дані в яких повинні бути збережені, а тоді виберіть ОК.
- Об’єднання записів шляхом вибору полів із даними: якщо вибрати цей параметр, вибираються всі поля з даними, незалежно від того, чи містяться ці дані в основному чи додатковому записі. Якщо і основний, і другорядний записи мають дані в однакових полях, буде вибрано поля основного запису.
- Перегляд полів із конфліктуючими даними: якщо вибрати цей параметр, відображатимуться лише поля з конфліктними даними, щоб можна було швидко вибрати поля, з яких потрібно зберегти дані. Це особливо корисно, якщо дані присутні в багатьох полях, і ви хочете переглянути лише дані, що відрізняються у двох різних записах. Цей параметр вибрано за промовчанням.
- Вибрати всі поля в цьому розділі: якщо вибрати цей параметр, вибираються всі поля, доступні в цьому розділі запису, тому вам не потрібно буде вручну вибирати поля в цьому розділі. Це працює аналогічно до можливості «Вибрати все» для полів розділу.
Нотатка

До неактивного запису дані злити не можна.