Налаштування форм і полів

Як адміністратор, ви можете налаштувати інформацію CRM, яка відображається в Copilot для продажів, щоб надати своїм продавцям більш релевантне подання.

Налаштування форм і полів CRM залежить від середовища — кожне середовище має власний набір конфігурацій. Типи записів контактів, можливостей і облікового запису доступні за умовчанням. Ви можете додавати інші готові та користувацькі типи записів; А також видаляти їх, коли це не потрібно.

Форми та списки Copilot для продажів базуються на представленнях CRM. У поданні визначається список стовпців, які потрібно відобразити, спосіб сортування списку записів за промовчанням і які фільтри за промовчанням застосовуються для обмеження кількості записів, які відображатимуться у списку. Для типів записів облікових записів і потенційних угод вибір подання не є обов’язковим. Якщо ви не виберете представлення даних, використовується подання за замовчуванням. Для інших типів записів потрібно вибрати подання.

Зміни, внесені до типів записів, відображаються в панелі Copilot для продажів в Outlook, Copilot для панелі Microsoft Teams продажів і адаптивних картках, опублікованих у чаті Teams. Під час збереження активностей Outlook (електронних листів і зустрічей) із Copilot для продажів у вашу систему CRM ви можете шукати записи доданих типів записів і підключати активність до запису. Використовуючи програму Copilot для продажів для Teams через розширення обміну повідомленнями, ви можете шукати записи доданих типів записів.

Імена записів, назви полів і обов’язкові поля відображаються в тому вигляді, в якому вони визначені в CRM.

Ви можете вибрати тип запису для перегляду та редагування його параметрів.

вимоги

Адміністратори CRM повинні мати доступ до налаштувань адміністратора в програмі Copilot для продажів у Teams. Додаткова інформація: Налаштування адміністратора для Copilot для продажів

Додавання нового типу запису (або об’єкта Salesforce)

Ви можете додати нові користувацькі або готові типи записів до Copilot для продажів. Наприклад, можна додати власний тип запису під назвою "Проект" для відстеження проектів. Можна додати не більше 10 типів записів.

1. У налаштуваннях адміністратора Copilot для продажів виберіть Форми.

2. Виберіть Додати тип запису або Додати об’єкт .

3. У вікні Додати тип запису або Додати об’єкт виберіть тип запису, який потрібно додати, а потім натисніть кнопку Далі .

   Нотатка

   • Відображаються лише типи записів, пов’язані з доступним на даний момент типом запису. Наприклад, типи записів контактів, облікових записів і потенційних угод доступні за замовчуванням, тому можна додавати інші готові та настроювані типи записів, пов’язані з цими типами записів.
   • За один раз можна додати лише один тип запису.
   • Для оптимізації продуктивності відображаються логічні назви типів записів і полів.
   • У Dynamics 365 не можна додавати типи записів ActivityParty та ActivityPointer, оскільки вони наразі не підтримуються.
   • У Salesforce об’єкт Note не можна додати, оскільки наразі він не підтримується.

   

4. У вікні Виберіть зв’язок для (тип запису) виберіть зв’язок із існуючими типами записів або полями в Copilot для продажів, а потім натисніть Далі .

   Нотатка

   • Підтримуються відносини 1:N і N:1.
   • Для оптимізації продуктивності відображаються логічні назви типів записів і полів.
   • Цей крок відображається, якщо тип запису, вибраний на попередньому кроці, стосується кількох типів записів або полів. В іншому випадку відносини встановлюються автоматично.
   • Якщо потрібний зв’язок не відображається, змініть порядок типів записів у налаштуваннях адміністратора. Додаткові відомості: Вплив порядку типів записів на відносини

   

5. У вікні Вибір подання для (тип запису) виберіть подання, щоб визначити, як відображатиметься список записів для певного типу запису, а потім натисніть кнопку Додати.

   Нотатка

   • У списку відображаються всі публічні та особисті погляди.
   • Для Dynamics 365 Copilot for Sales включає лише ті поля, які належать до типу запису, а не до будь-яких пов’язаних типів записів.

   

6. На сторінці настройок типу запису виберіть Опублікувати , щоб зберегти зміни.

   Тип запису додається в кінці списку типів записів.

Змінення наявних типів записів

Після додавання типу запису його можна змінити, виконуючи такі дії, як зміна вигляду, додавання/видалення полів і перевпорядкування полів. Дії залежать від того, чи створено тип запису на основі подання CRM чи ні.

Зміна типу запису дає змогу налаштувати детальний перегляд записів CRM у Copilot для продажів. Зміни в детальному поданні відображаються в області Copilot для продажів в Outlook, Copilot для панелі Microsoft Teams продажів і адаптивних карток, опублікованих у чаті Teams.

Змінення типів записів на основі подання CRM

Якщо тип запису базується на поданні CRM, слід змінити подання CRM, щоб змінити поля та порядок, у якому вони мають відображатися. Потім ви повинні вибрати « Оновити дані », щоб отримати останні зміни з CRM і застосувати їх у Copilot для продажів.

Змінення представлення типу запису

Можна змінити подання, на основі якого створено тип запису, вибравши інше подання. Наприклад, можна вибрати представлення даних, щоб відображати лише активні облікові записи, а не всі облікові записи.

Під час змінення подання наведені нижче наявні параметри для типу запису очищаються та встановлюються за замовчуванням.

• Наявні ключові поля видаляються, а також встановлюються нові значення за замовчуванням.
• Поведінка редагування для типу запису залишається незмінною.
• Поведінку редагування для полів скинуто. Якщо для типу запису встановлено статус редагованого та вибрано нове подання, поля стануть доступними для редагування.

Щоб вибрати нове подання

1. У налаштуваннях адміністратора Copilot для продажів виберіть Форми.

2. Виберіть тип запису, для якого потрібно змінити вигляд.

3. Виберіть «Змінити » поруч із полем вигляду.

   

4. Оновіть зв'язок, якщо потрібно, і натисніть кнопку Далі.

5. Виберіть подання, яке потрібно використовувати, а потім натисніть кнопку Готово.

6. На сторінці настройок типу запису виберіть Опублікувати , щоб зберегти зміни.

Фільтри представлення даних, що використовуються в представленні даних

Можна переглянути вихідний запит, який використовується для фільтрування записів у поданні. Наприклад, можна переглянути вихідний запит для представлення даних, у якому відображаються лише активні облікові записи.

Це допомагає мати чітке розуміння того, як настроєно тип запису. Наприклад, критерії фільтрації та сортування полів, а також порядок полів. Запит відображається в режимі лише перегляду, і ви не можете вносити до нього жодних змін.

1. У налаштуваннях адміністратора Copilot для продажів виберіть Форми.

2. Виберіть тип запису, для якого потрібно бачити запит, що використовується у вибраному поданні.

3. Виберіть Фільтри представлення даних у розділі Керування полями .

   

   Відкриється вікно Умови фільтра.

4. Щоб скопіювати XML-файл запиту, виберіть пункт Копіювати XML.

Змінення типів записів не на основі подання CRM

Якщо тип запису не базується на поданні CRM, можна вибрати поля для включення в подання та порядок, у якому вони мають відображатися. До форми запису можна додати до 40 готових і настроюваних полів.

Додати поля

Щоб додати поля

1. У налаштуваннях адміністратора Copilot для продажів виберіть Форми.

2. Виберіть тип запису, до якого потрібно додати поля.

3. У розділі Керування полями виберіть Додати поля.

   

4. У вікні Додавання полів виберіть поля для відображення у формі, а потім натисніть кнопку Додати.

   Нові поля додаються після наявних, але їх порядок можназмінити.

   Нотатка

   Якщо ви підключили Copilot для продажів до Salesforce, додайте лише ті поля, до яких мають доступ усі користувачі Copilot for Sales. Якщо користувач не має доступу до деяких доданих полів, він не зможе переглянути запис CRM.

5. Виберіть Опублікувати , щоб зберегти зміни.

Видалити поля

1. У налаштуваннях адміністратора Copilot для продажів виберіть Форми.

2. Виберіть тип запису, з якого потрібно видалити поля.

3. У розділі Керування полями наведіть курсор на поле, яке потрібно видалити з форми, а потім виберіть Видалити поле().

4. Виберіть Опублікувати , щоб зберегти зміни.

Змінення порядку полів

1. У налаштуваннях адміністратора Copilot для продажів виберіть Форми.

2. Виберіть тип запису, в якому потрібно змінити порядок полів.

3. У розділі Керування полями наведіть курсор на поле, яке потрібно перевпорядкувати, а потім виберіть стрілки Перемістити вгору або Перемістити вниз ().

   Ви також можете перетягнути поле, щоб змінити його порядок.

4. Виберіть Опублікувати , щоб зберегти зміни.

Позначте поля, як це потрібно в Copilot для продажів

Якщо поля в CRM не позначені як обов'язкові, ви можете позначити їх як обов'язкові лише для Copilot for Sales. Продавцям потрібно буде ввести значення для цих полів, перш ніж вони зможуть зберегти запис у Copilot for Sales.

1. У налаштуваннях адміністратора Copilot для продажів виберіть Форми.

2. Виберіть тип запису, для якого потрібно відзначити поля як обов'язкові.

3. У розділі Керування полями виберіть Обов'язкові для полів, які потрібно позначити як обов'язкові.

   

4. Виберіть Опублікувати , щоб зберегти зміни.

Налаштування редагування записів і полів

Продавці можуть редагувати записи, відкриваючи їх у CRM за посиланням у Copilot for Sales. Допоможіть їм бути більш продуктивними, дозволивши їм редагувати записи безпосередньо в Copilot для продажів. Ви також можете контролювати, які поля продавці можуть редагувати безпосередньо в Copilot для продажів.

За замовчуванням контакти можна редагувати. Для інших записів потрібно ввімкнути опцію, щоб дозволити редагування.

Щоб дозволити редагування записів

1. У налаштуваннях адміністратора Copilot для продажів виберіть Форми.

2. Виберіть тип запису, для якого потрібно дозволити редагування.

3. У розділі «Редагування записів» виберіть «Редагувати записи » в програмі Copilot для продажів , щоб дозволити продавцям редагувати всі відповідні поля для цього типу запису.

4. Щоб обмежити редагування для певних полів, у розділі Керування полями вимкніть опцію Дозволити редагування для відповідних полів.

   

5. Виберіть Опублікувати , щоб зберегти зміни.

Налаштування створення нового запису

Виберіть, чи, як і де продавці можуть створювати нові записи з Copilot for Sales. Допоможіть їм заощадити час, дозволивши їм створювати нові записи безпосередньо в Copilot for Sales, і спростіть для них перехід до CRM у браузері одним клацанням миші.

Щоб налаштувати створення нових контактів

1. У налаштуваннях адміністратора Copilot для продажів виберіть Форми.

2. Виберіть тип запису, для якого потрібно настроїти створення нового запису.

3. У розділі Створення записів виберіть один або обидва з наведених нижче параметрів.

   • Створення нових записів у Copilot для продажів: дозвольте продавцям створювати нові записи в рядку безпосередньо в Copilot для продажів.
   • Створення нових записів шляхом відкриття (CRM) за посиланням: дозвольте продавцям створювати нові записи в CRM, відкривши посилання у веб-переглядачі.

   

4. Виберіть Опублікувати , щоб зберегти зміни.

Налаштування підтримки лідів (попередній перегляд)

[Цей розділ містить документацію до попередньої версії й може бути змінений.]

Коли ви вмикаєте підтримку лідів у Copilot для продажів, продавцям відображаються облікові записи, пов'язані з потенційними клієнтами, та інші пов'язані записи. Продавці можуть:

• Переглядайте наявних лідів у Copilot for Sales.
• Створюйте та редагуйте записи потенційних клієнтів у режимі Copilot for Sales.
• Пов'язуйте електронні листи та зустрічі із записами потенційних клієнтів.
• Усунення неоднозначності між кількома матчами лідів.

Після того, як ви ввімкнете підтримку потенційних клієнтів, досвід роботи з потенційними клієнтами буде подібним до роботи з контактами. Ви помітите незначну різницю в потоці створення нового контакту або потенційного клієнта. Ви зможете вибрати, чи хочете ви додати зовнішню електронну адресу як контакт або потенційний клієнт.

вимоги

• Розпізнайте лідів у Copilot для продажів

  • Ви повинні додати запис Lead (або об'єкт Salesforce) до налаштувань адміністратора Copilot для продажів.
  • У формі запису лідів повинні бути додані поля «Ім'я», «Прізвище» та «Адреса електронної пошти»1 та встановлені як обов'язкові.
  • Вибране подання "Потенційні клієнти" має включати зазначені вище поля у вигляді стовпців.

• Підтримка карток пов'язаних організацій у Salesforce (як і у випадку з контактами)

  • У CRM-системі має бути встановлений кастомний зв'язок між Лідами та Акаунтом.
  • Представлення для об'єкта Account у налаштуваннях Copilot для продажів має бути змінено на будь-яке подання, відмінне від стандартного None.
  • Поле «Обліковий запис» має бути додано як стовпець у поданні, вибраному для запису або об'єкта «Потенційний клієнт».

• Заощаджуйте для лідів у Salesforce

  • Обмеження в запиті Salesforce не дозволяє відображати потенційних клієнтів у режимі "Підключено до пошуку". Щоб пов'язати електронний лист із лідами та контактами в ланцюжку, продавцям потрібно зберегти лист без підключення до запису. Електронний лист або зустріч усе одно буде пов'язано з потенційними клієнтами та контактами в полях «Кому», «Копія» та «Прихована копія».

Виберіть ключові поля для міні-перегляду

Кожен тип записів має мініатюрне подання, яке відображає обмежену інформацію в разі згортання або відображення у списку. Міні-подання доступне в різних місцях на панелі Copilot для продажів, наприклад у швидкому перегляді на вкладці CRM.

Міні-панель включає фіксований заголовок і два налаштовуваних поля субтитрів. Поля, доступні в міні-перегляді, є полями, які доступні в детальному перегляді. Налаштування ключових полів впливають на поведінку пошуку в надбудові Copilot для продажів для Outlook. Додаткові відомості: Поведінка пошуку в надбудові Copilot для продажів для Outlook

Вибір ключових полів

1. У налаштуваннях адміністратора Copilot для продажів виберіть Форми.

2. Виберіть тип запису, в якому потрібно вибрати поля для міні-вигляду.

3. У розділі Основні поля виберіть поля зі списку.

   

4. Виберіть Опублікувати , щоб зберегти зміни.

Поведінка пошуку в надбудові Copilot для продажів для Outlook

Налаштування ключових полів впливають на результати, коли продавці шукають підключені записи в Dynamics 365. У Dynamics 365 поведінка пошуку підключених записів залежить від подання швидкого пошуку. Переконайтеся, що ключові поля, вибрані для мініатюрного подання, існують у режимі швидкого пошуку, інакше список пошуку їх не відображатиметься. У Salesforce пошук здійснюється за назвою та додатковими полями, обраними для міні-представлення.

Ключові поля, вибрані для типів записів, впливають на результати пошуку, що відображаються для цих записів. Відображаються ключові поля, якщо вони не порожні, разом з назвою запису в результатах пошуку.

Оновлюйте дані з CRM

Вам слід оновити дані, щоб отримати останні зміни з CRM у Copilot для продажів. Наприклад, якщо ви додаєте нове поле до подання типу запису в CRM, вам слід оновити дані, щоб відобразити нове поле в Copilot для продажів. Ви можете оновити дані як для всіх типів записів одразу, так і для певного типу записів.

Оновлення даних для всіх типів записів

1. У налаштуваннях адміністратора Copilot для продажів виберіть Форми.

2. Виберіть Оновити дані.

Оновлення даних для певного типу запису

1. У налаштуваннях адміністратора Copilot для продажів виберіть Форми.

2. Наведіть курсор на тип запису, для якого потрібно оновити дані, а потім виберіть Додаткові параметри (...).

3. Виберіть Оновити в контекстному меню.

Крім того, можна вибрати тип запису, а потім у розділі Керування полями вибрати пункт Оновити дані.

Видалення типу запису

1. У налаштуваннях адміністратора Copilot для продажів виберіть Форми.

2. Наведіть курсор на тип запису, який потрібно видалити, а потім виберіть Видалити (тип запису) ( ).

Керування порядком типів записів на бічній панелі Outlook

Порядок, у якому типи записів додаються до настройок адміністратора, визначає порядок, у якому вони відображатимуться на бічній панелі Copilot для збуту в Outlook. За промовчанням у новому середовищі порядок типів записів такий: контакт, потенційна угода та обліковий запис. Нові типи записів додаються в кінці списку.

Ви можете змінити порядок, видаляючи та додаючи типи записів у необхідному порядку.

Вплив порядку типів записів на відносини

Порядок типів записів у налаштуваннях адміністратора впливає на налаштування зв'язків між типами записів. Коли ви додаєте новий тип запису, ви можете вибрати зв'язок із існуючими типами записів або полями в Copilot для продажів. У вікні Вибір зв'язку для (тип запису) відображаються лише зв'язки з типами записів, які передують поточному типу запису у списку.

Наприклад, припустимо, що порядок типів записів такий: контакт, можливість і рахунок. У цьому випадку зв'язок між потенційною угодою та обліковим записом відображається в налаштуваннях облікового запису, а не в налаштуваннях можливості, оскільки обліковий запис налаштовується після можливості. Opportunity вважається типом запису джерела, а account – пов'язаним типом запису. У цьому сценарії Copilot для продажів налаштовано на отримання облікових записів, пов'язаних із можливостями, але не можливостей, пов'язаних із обліковими записами. Виняток становлять випадки, коли для подання CRM встановлено значення «Немає». Якщо не вибрано жодного подання, замість будь-яких раніше вибраних зв'язків використовуються зв'язки за замовчуванням. У цьому випадку порядок типів записів не має значення.

Тому налаштуйте порядок типів записів у налаштуваннях адміністратора, видаляючи та повторно додаючи типи записів у необхідному порядку. Переконайтеся, що тип вихідного запису настроєно перед відповідним типом запису. Потім виберіть потрібний зв'язок у параметрах відповідного типу запису.

Вплив кастомізації CRM на простори для спільної роботи

Простори для співпраці можна створювати на Microsoft Teams основі типів записів «Обліковий запис» і «Потенційна угода» (або об'єктів Salesforce), доступних у налаштуваннях адміністратора Copilot для продажів.

У наведеній нижче таблиці перелічено зміни в налаштуваннях адміністратора та відповідну поведінку просторів для співпраці: