Експортувати записи збуту до PDF

Діліться зі своїми клієнтами записами про продажі в професійному форматі PDF, доступному лише для читання, створеному за допомогою стандартних шаблонів Word.

вимоги

Ваш адміністратор зобов'язаний:

• Увімкніть генерацію PDF із записів про продажі.
• Переконайтеся, що шаблони Word доступні для сутностей, для яких ви хочете створити PDF-файли. Готові шаблони доступні для сутностей "Обліковий запис", "Потенційна угода", "Замовлення", "Цінова пропозиція" та "Рахунок-фактура". Щоб увімкнути генерацію PDF для інших сутностей, адміністратор має створити нові шаблони Word.

Експортувати до PDF

Використовуйте можливість створення PDF-файлів, щоб створювати та розсилати клієнтам файли із записами Dynamics 365, які виглядають професійно та доступні лише для читання. Файл PDF створюється за допомогою стандартного шаблону Word вашої організації. Ви можете створювати PDF-файли записів з усіх сутностей, у яких увімкнено функцію створення PDF.

1. Відкрийте запис, який потрібно експортувати у форматі PDF. Наприклад, якщо потрібно створити PDF-файл для цитати, відкрийте запис цитати.

2. На панелі команд виберіть Експортувати в PDF.

   Нотатка

   Якщо ви не бачите опції «Експортувати в PDF » на панелі команд, знайдіть її в розділі «Інші команди(⋮). Якщо ви все одно не бачите його, зверніться до адміністратора, щоб увімкнути генерацію PDF-файлів для сутності.

   З'явиться діалогове вікно Експорт у PDF .

   

   Відобразиться попередній перегляд, створений на основі вибраного шаблона, а також буде виведено ім’я PDF-файлу. Якщо ви хочете використовувати шаблон, відмінний від вибраного, знайдіть і виберіть його в полі Виберіть шаблон для створення документа PDF. Після вибору шаблона попередній перегляд буде оновлено.

   Важливо

   • Якщо для сутності існує кілька шаблонів Word, за замовчуванням буде вибрано перший шаблон у списку.
   • Якщо у вашому браузері вимкнуто параметр для автоматичного перегляду та завантаження PDF-файлів, попередній перегляд не працюватиме.

3. У полі «Зберегти як » за потреби змініть ім'я PDF-файлу.

4. Виконайте одну із зазначених нижче дій.

   1. Щоб завантажити PDF-файл на свій комп'ютер, натисніть «Завантажити».

   2. Щоб надіслати PDF-файл клієнту електронною поштою, виберіть Електронна пошта.

      Відкриється форма електронної пошти з автоматично заповненими важливими полями.

      

      Нотатка

      Поле «Щодо заповнюється» записом, з якого було ініційовано електронний лист. Прапорець «Надсилання електронної пошти » в основній сутності має бути ввімкнено в області «Налаштування», щоб заповнити поле «Щодо». Щоб дізнатися більше про цей прапорець, перегляньте статтю Параметри сутності, які можна лише активувати.

   3. Виберіть Зберегти в SharePoint або Зберегти в Динаміку.

   • Використовуйте функцію «Зберегти», щоб SharePoint зберегти PDF-файл на SharePoint сайті. Ця кнопка доступна лише тоді, коли SharePoint для вашої організації ввімкнуто інтеграцію та встановлено прапорець Керування документами на сторінці сутності в області Настроювання . Якщо ця кнопка не відображається, зверніться до системного адміністратора.
   • Якщо SharePoint інтеграцію не ввімкнено, ви побачите кнопку «Зберегти в Динаміку ». Ця команда зберігає PDF-файл як примітку до основної сутності. Кнопка «Зберегти в Динаміку » доступна, якщо для основної сутності ввімкнено нотатки. Якщо ця кнопка не відображається, зверніться до системного адміністратора.

Експорт у PDF із мобільної програми Dynamics 365 для телефонів

Якщо ви використовуєте Dynamics 365 для телефонів на мобільному пристрої, спроможність створення файлів PDF обмежується наведеними далі сутностями: бізнес-партнер, контактна особа, потенційний клієнт, потенційна угода, замовлення, цінова пропозиція та рахунок.

1. Відкрийте запис, який потрібно експортувати у форматі PDF. Наприклад, якщо потрібно створити PDF-файл для цитати, відкрийте запис цитати.

2. На панелі команд виберіть «Створити PDF », а потім виберіть шаблон, який потрібно використовувати для створення PDF-файлу.

   

3. У діалоговому вікні, що з’явиться, збережіть або завантажте PDF.

   • Якщо вибрати «Зберегти», PDF-файл зберігатиметься на сайті за замовчуванням SharePoint , якщо SharePoint його налаштовано та ввімкнено для основної сутності. Якщо SharePoint не налаштовано, PDF зберігається як вкладення до примітки до основної сутності у Dynamics 365 Sales.

   • Якщо ви виберете «Завантажити», PDF-файл буде завантажено на ваш локальний диск. Після завантаження можна додати цей файл до нотатки, надіслати його електронною поштою в якості вкладення або передати його в SharePoint.

Надсилання PDF-файлу електронною поштою з мобільної програми Dynamics 365 для телефонів

Крім того, можна створити PDF-файл і надіслати його клієнту безпосередньо електронною поштою.

1. Відкрийте запис, який потрібно експортувати у форматі PDF.

2. На панелі команд виберіть Електронна пошта як PDF, а потім виберіть шаблон документа.

   

   Відкриється форма електронної пошти з автоматично заповненими важливими полями.

3. За потреби перевірте або змініть будь-які дані у формі електронного листа, а потім натисніть Надіслати.

Запитання й відповіді

Питання: Що станеться, якщо з записом буде пов'язано більше одного SharePoint розташування документа?
Відповідь: Незалежно від кількості SharePoint місць розташування документа, які існують для запису, згенерований PDF-файл завжди зберігається в місці за замовчуванням: [<record_name>_<record_id>].

Питання: Чи можу я вказати інше ім’я для PDF-файлу перед його створенням?
Відповідь: Так. Якщо ви не використовуєте Dynamics 365 для телефонів на мобільному пристрої, ви можете зазначити інше ім’я файлу.

Питання: Чи можу я зберегти PDF-файл у програмі «Продажі» у вигляді нотаток чи до? SharePoint
Відповідь: Ні. Якщо SharePoint увімкнено для сутності, для якої створюється PDF, цей PDF буде збережено до розташування SharePoint за замовчуванням.

Питання: Чи доступна можливість генерації PDF для всіх сутностей?
Відповідь: Так. Можливість створення PDF доступна для всіх готових сутностей і користувацьких сутностей, з якими пов’язані шаблони.

Питання: Чи підтримує згенерований PDF-файл користувацькі шрифти?
Відповідь: Шрифти у згенерованому файлі обмежені шрифтами, встановленими на сервері, який генерує PDF-файли. Нижче наведено список підтримуваних шрифтів.

• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
• Microsoft-Windows-Font-FMS
• Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
• Microsoft-Windows-Font-StaticCache
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
• Microsoft-Windows-Font-Vector
• Microsoft-Windows-Type1-Fonts

Не можете знайти цю функцію у своєму додатку?

Є кілька можливостей:

• У вас немає необхідної ліцензії для використання цієї функції. Перегляньте порівняльну таблицю та посібник із ліцензування, щоб дізнатися, які функції доступні з вашою ліцензією.
• У вас немає необхідної ролі безпеки, щоб використовувати цю функцію.
  • Щоб налаштувати або настроїти функцію, потрібно мати ролі адміністрування та настроювання
  • Щоб використовувати функції, пов'язані зі збутом , потрібно мати ролі Основні продажі
  • Деякі завдання вимагають специфічних функціональних ролей.
• Ваш адміністратор не вмикав цю функцію.
• У вашій організації використовується настроювана програма. Зверніться до свого адміністратора, щоб отримати точні вказівки. Кроки, описані в цій статті, стосуються виключно готових програм Центр збуту та Sales Professional.

Пов’язані відомості

Увімкнення або вимкнення генерації PDF-файлів із записів про продажі