E-posta iletisi oluşturma ve gönderme

Genel olarak, müşterilerinize doğrudan Dynamics 365 Sales üzerinden e-posta iletileri gönderebilirsiniz. Ancak, e-posta izleme özelliği etkinleştirildiğinde, bir e-posta oluşturduğunuzda e-postalar için takip etme veya takibi bırakma gibi daha fazla seçenek kullanılabilir.

Burada açıklanan e-posta izleme özelliklerini görmüyorsanız yöneticinize başvurun. Daha fazla bilgi: E-posta izlemeyi yapılandırma.

İleti oluşturma

E-posta etkileşiminin özellikleri Dynamics 365 Sales aracılığıyla gönderdiğiniz her e-posta için geçerlidir. Bir e-posta gönderdiğinizde, kayda otomatik olarak e-posta etkinliği ekler ve bu kayıt iletinin İlgili değeri olarak ayarlanır. Ayrıca e-posta izleme özelliği, ana performans göstergelerini (KPI'ler) toplar ve alıcılara (Kime, Kimden ve Kopya adresi) göre e-postanın nerede görüntüleneceğini belirler.

E-postayı oluşturmadan önce, e-posta formunda bulunan farklı seçenekleri anlayalım:

1. Ek: Ek iliştirme, kaldırma ve değiştirme denetimleri bilgisiyle birlikte e-posta iletinize eklenen dosyaların listesi.
2. Takip Et/Takip Etme: Müşterinizin gönderdiğiniz iletiyle etkileşimini takip etmek için izleme seçeneğini açın, takip etmeyi bırakmak için bu seçeneği kapatın. Bir alıcının takip etmeye izin vermemesi gibi diğer denetimler ve bağlantılar da gerektiği gibi görünür. Daha fazla bilgi: Bir iletiyi takip etme veya takibi bırakma.
3. Daha Sonra Gönder: İletiyi hemen göndermek istemiyorsanız teslim zamanını ayarlayın. Alıcının saat dilimine bağlı olarak, önerilen teslim zamanları burada görüntülenebilir.
4. Anımsatıcı Ayarla: Belirli bir zamanda takip etmek üzere bir anımsatıcı ayarlayın. Örneğin, ileti üç gün boyunca açılmazsa size bir uyarı gönderilebilir.
5. Şablon Ekle: Gerektiği gibi düzenleyebileceğiniz standart bir metin ekleyin. Kuruluşunuzun iş gereksinimlerine bağlı olarak toplantı takibi veya tanıtım gibi birden fazla şablonu olabilir. E-posta izleme özelliği önceki performansa dayalı olarak bir şablon önerebilir.

E-posta oluşturmak ve göndermek için:

1. Etkinliği eklemek istediğiniz kaydı (genellikle bir ilgili kişi, fırsat, müşteri adayı veya firma) açın.
2. Zaman Çizelgesi bölümünde, + (Zaman çizelgesi kaydı oluştur) >E-posta'yı seçin.
3. Alıcı seçin ve ileti konusunu girin.
4. İletinizin gövde metnini girin veya bir e-posta şablonu ekleyin.
5. Gönder seçeneğini veya iletiyi taslak olarak kaydedip daha sonra tamamlamak için Kaydet seçeneğini belirleyin.

E-posta şablonu kullanma

E-posta şablonları tanıtımlar, teyitler, teşekkür notları ve anımsatıcılar gibi sıklıkla gönderdiğiniz standart iletilerdir. Alıcının adı veya sipariş numarası gibi otomatik olarak doldurulan dinamik değerler içerebilirler. Genel iletiler yazarken hızlı bir başlangıç sağlar.

E-posta izleme özelliği satış ekibinizin Dynamics 365 Sales'den gönderdiği tüm iletilerin performansını analiz eder ve en başarılı şablonları tanımlar. Kullanılabilir tüm şablonları gösterir ancak en çok açılan, yanıtlanan veya satış oluşturanları vurgular.

1. İleti oluşturun.
2. Komut çubuğunda, Şablon Ekle'yi seçin.
3. E-posta şablonları penceresinde, gerekirse dili seçin ve ardından bir şablon arayıp seçin.
4. Şablonu uygula'yı seçin.
   Şablon içeriği ileti gövdesine eklenir.
5. Şablon içeriğini gerektiği şekilde özelleştirin.
6. Gönder seçeneğini veya iletiyi taslak olarak kaydedip daha sonra tamamlamak için Kaydet seçeneğini belirleyin.

Dosya ekleme

E-postalarınıza doküman, e-tablo veya resim eklediğinizde, alıcının bunları açıp açmadığını öğrenmek için bu ekleri takip edebilirsiniz. Aynı e-postaya hem takip edilen hem de takip edilmeyen ekleri ekleyebilirsiniz.
Varsayılan olarak, ekler izlenmez. İzlemek istediğiniz her eki manuel olarak takip etmeniz gerekir. Ayrıca, ileti alıcıları takibe izin vermediğinde ekleri takip edemezsiniz.

1. İleti oluşturun.

2. Ek bölümünde + seçin.

3. Eklemek istediğiniz dosyayı bulun ve seçin.

4. Aç'ı seçin.
   Dosya boyutuna bağlı olarak, ekleme işlemi birkaç saniye sürebilir.

5. Takip edilecek eki seçin ve ardından daha fazla seçenek «>Takip Et'i seçin.
   Ek şimdi izlenir ve Takip Edilen sütununda Evet gösterilir.

   Not

   Takip Et seçeneği yalnızca gelişmiş ek özelliği devre dışı bırakıldığında kullanılabilir. Gelişmiş ek özelliğini devre dışı bırakmak için yöneticinizle iletişime geçin.

6. Gönder seçeneğini veya iletiyi taslak olarak kaydedip daha sonra tamamlamak için Kaydet seçeneğini belirleyin.

Bir iletiyi takip etme veya takip etmeyi bırakma

Bir e-postayı takip ettiğinizde, e-posta etkileşimi, alıcının e-postayı açıp açmadığını, e-postaya yanıt verip vermediğini, eki açıp açmadığını veya e-postadaki bir bağlantıyı seçip seçmediğini size söyleyebilir. Daha fazla bilgi: E-posta etkileşimleriyle mesaj etkileşimlerini görüntüleyin.

E-posta İzleme bölümü aşağıdaki göstergeleri ve denetimleri içerir:

Gösterge veya kontrol	Description
	Eklediğini bağlantılar dahil olmak üzere geçerli e-postayı takip ettiğinizi gösterir. Eklediğiniz dosyaları da takip etme seçeneğiniz bulunmaktadır. İletiyi takip etmeyi bırakmak için Takip Etme'yi seçin. Bu durum, kuruluşunuz e-posta izleme özelliğini etkinleştirdiyse ve tüm alıcılar takibe izin veriyorsa, yeni iletiler için varsayılan olur.
	Eklediğini bağlantılar dahil olmak üzere geçerli e-postayı takip etmediğinizi gösterir. Herhangi bir eki de takip edemezsiniz. Alıcılar izin veriyorsa, izlemeyi etkinleştirmek için Takip Et'i seçin.
	Bir veya daha fazla alıcının izleme seçeneğini İzin Verme olarak ayarladığını gösterir. İzlemeye izin vermeyen alıcıları kaldırmadan veya bu alıcılar ayarlarını değiştirmeden bu iletiyi takip edemezsiniz. - Alıcı adlarını ve tercihlerini yeni bir pencerede görüntülemek için Tercihleri Görüntüle'yi seçin. Alıcının kaydını açmak için bir ad seçin. - Takip edilmek istemeyen alıcıları kaldırdıysanız veya bu alıcılar ayarlarını takibe izin verecek şekilde değiştirdiyse, tekrar denemek için Takip Etmeyi Yeniden Dene'yi seçin. - İletiyi takip etmeyi denemeyi bırakmak için Takip Etme'yi seçin. Takip edilen bir ileti açıldıktan sonra yaklaşık 15 dakika içinde, sistem yardımcı içinde bir eylem kartı oluşturur. Bu kart iletiye ve ilgili kayıtlara bağlantılarla çağrı etkinliği oluşturmak, uyarıyı ertelemek veya kapatmak için eylem düğmelerini içerir. Yardımcıyı kullanarak kılavuzlu müşteri iletişimleri hakkında daha fazla bilgi edinin.

En etkili teslim zamanını seçme

E-posta iletileriniz, alıcıların posta kutularına ne zaman ulaştıklarına bağlı olarak daha fazla veya daha az ilgi görebilir. Örneğin, birçok kişi güne dolu bir gelen kutusuyla başlar, bu nedenle bir gecede gelen iletiler dikkat için yarışmalıdır ve ertelenebilir ve hatta unutulabilir. Günün ilerleyen saatlerinde gelen e-postalar hemen fark edilebilir ve ele alınabilir. E-posta izleme özelliği ile, e-posta iletilerinizi sizin için uygun bir zamanda oluşturabilir, sonra da alıcılarınız için uygun bir zamanda göndermesi için Dynamics 365 Sales'e emanet edebilirsiniz.

Sistem bazen alıcının saat dilimine dayalı olarak bir teslim zamanı önerir. Standart bir iş gününü Pazartesi-Cuma günleri, saat 08:00 ile 17:00 arası olarak kabul eder ve alıcının mesai saatlerinin dışında çalışıyorsanız alıcı için en yakın mesai saatini önerir. İletinin birden çok alıcısı varsa veya herhangi bir adres sağlanmamışsa, sistem bir öneri yapmaz.

E-posta izleme ile saat diliminin belirlenebilmesi için kuruluşunuzun Bing Haritalar özelliğini etkinleştirmesi ve Sales'de alıcının posta adresinin bulunması gerekir.

Herhangi bir öneri verilmezse veya kendi mantığınızı kullanmayı tercih ederseniz, istediğiniz herhangi bir teslim zamanını belirtebilirsiniz.

Teslim zamanı özelliği hem takip edilen hem de takip edilmeyen iletilerle kullanılabilir.

1. İleti oluşturun.

2. İletiyi göndermeye hazır olduğunuzda, E-posta İzleme bölümündeki Daha Sonra Gönder seçeneğini kullanın.

   Sistem teslimat zamanı önerirse, burada bir teslim zamanı görüntülenir. Öneri olsa da olmasa da iletinin teslimini erteleyebilirsiniz.

3. Daha Sonra Gönder'i seçin.

   

   Sistem bir saat veya tarih öneriyorsa, bu bilgiler sizin yerinize doldurulur. Öneri yoksa, tarih alanı da boştur. Her iki durumda da, alıcının değil, sizin yerel saatiniz kullanılır.

4. E-posta programı iletişim kutusunda, teslimat için tarih ve saati seçin.

   

5. E-posta zamanlama'yı seçin.

   Göndermeyi Ertele göstergesi yeşil renk alır. Ertelemeyi değiştirmeniz veya iletiyi hemen göndermeniz gerekiyorsa, Zamanlamayı Değiştir veya Ertelemeyi Kaldır'ı seçin. Zamanlanmış teslimi, ileti gönderilmeden önce herhangi bir zamanda değiştirebilirsiniz.

   

6. Gönder seçeneğini veya iletiyi taslak olarak kaydedip daha sonra tamamlamak için Kaydet seçeneğini belirleyin.

Zamanlanmış iletiler İlgili kaydının Etkinlikler listesinde olduğu gibi görüntülenir. Bu ayarla belirlenen zaman gelene kadar iletiyi bu listeden silebilir veya yeniden zamanlayabilirsiniz. Ayrıca, izleme anımsatıcısı için tarih veya saati de düzenleyebilirsiniz. Gönder'i seçtikten sonra herhangi bir ayarı değiştiremezsiniz.

İleti izleme anımsatıcısı ayarlama

Önemli bir e-postayı takip etmeyi unutmadığınızdan emin olmak istiyorsanız, bir anımsatıcı ayarlayın. Bu özellik yalnızca gönderilmiş e-posta için kullanılabilir.

1. İleti oluşturun.

2. Hatırlatıcıyı ayarlamaya hazır olduğunuzda E-posta Etkileşimi bölümünde Hatırlatıcı ayarla'yı seçin.

   

3. Hatırlatıcı Ayarla iletişim kutusunda aşağıdaki alanları doldurun.

   • Koşul: Anımsatıcıyı tetikleyen koşulu seçin:
     • Şu tarihe kadar yanıt almazsam: Anımsatma Ölçütü tarihine kadar yanıt gelmezse anımsatıcı tetiklenir. Yalnızca takip edilen iletilerde kullanılabilir.
     • Şu tarihe kadar e-posta açılmamışsa: İleti Anımsatma Ölçütü tarihine kadar açılmazsa anımsatıcı tetiklenir. Yalnızca takip edilen iletilerde kullanılabilir.
     • Her durumda anımsat: Ne olursa olsun belirtilen saat ve tarihte anımsatıcıyı tetikler.
   • Anımsatma Zamanı: Koşul karşılandığında anımsatıcının gösterileceği tarih ve saati belirtin.
   • Açıklama: İsteğe bağlı olarak, anımsatıcıya bir not ekleyin.

   

4. Ayarlarınızı kaydedip pencereyi kapatmak için Tamam'ı seçin.

   Anımsatıcı Ayarla göstergesi mavi renk alır ve anımsatıcı ayarlarınızın kısa bir özeti görüntülenir. Anımsatma saati geçtikten sonra, özeti bunu belirtecek şekilde güncelleştirilir. Anımsatıcıyı değiştirmeniz veya kaldırmanız gerekiyorsa, Anımsatıcıyı Değiştir veya Anımsatıcıyı Kaldır'ı seçin.

   

5. Gönder seçeneğini veya iletiyi taslak olarak kaydedip daha sonra tamamlamak için Kaydet seçeneğini belirleyin.

Anımsatıcı tetiklendiğinde, sistem yardımcı içinde bir eylem kartı oluşturur. Hemen görmenizi sağlamak için karta yüksek öncelik verilir. Kart iletiye ve ilgili kayıtlara bağlantılarla ve uyarıyı ertelemek veya kapatmak için eylem düğmelerini içerir. E-posta anımsatıcısı hakkında daha fazla bilgi edinin.

Uygulamanızda özelliği bulamıyor musunuz?

Bunun birkaç nedeni olabilir:

• Bu özelliği kullanmak için gerekli lisansa sahip değilsiniz. Lisansınızla hangi özelliklerin mevcut olduğunu görmek için karşılaştırma tablosuna ve lisanslama kılavuzuna bakın.
• Bu özelliği kullanmak için gerekli güvenlik rolüne sahip değilsiniz.
  • Bir özelliği yapılandırmak veya ayarlamak için Yönetim ve özelleştirme rollerine sahip olmanız gerekir
  • Satışla ilgili özellikleri kullanmak için Birincil satış rollerine sahip olmanız gerekir
  • Bazı görevler belirli İşlevsel roller gerektirir.
• Yöneticiniz özelliği açmamıştır.
• Kuruluşunuz özel bir uygulama kullanıyordur. Tam adımlar için yöneticinize başvurun. Bu makalede açıklanan adımlar, kullanıma hazır Satış Merkezi ve Sales Professional uygulamalarına özgüdür.

İlgili bilgiler

E-posta izlemeyi açma
E-posta izlemeyle ileti etkileşimlerini görüntüleme
Gizlilik tercihlerini yapılandırma
E-posta için şablon oluşturma