การนําเข้าไฟล์ SharePoint และ OneDrive for Business

Power Query มีชุดของวิธีในการเข้าถึงไฟล์ที่โฮสต์บน SharePoint หรือ OneDrive for Business

เรียกดูไฟล์

Power Query มี ปุ่มเรียกดู OneDrive ถัดจาก กล่องข้อความเส้นทางไฟล์หรือ URL เมื่อคุณสร้างกระแสข้อมูลใน PowerApps โดยใช้ตัวเชื่อมต่อเหล่านี้:

• Excel
• Json
• PDF
• XML
• TXT/CSV

เมื่อคุณเลือกปุ่มนี้ คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ดําเนินการตามกระบวนการรับรองความถูกต้อง หลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการนี้ หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นพร้อมไฟล์ทั้งหมดภายใน OneDrive for Business ของผู้ใช้ที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง

คุณสามารถเลือกไฟล์ที่คุณต้องการ จากนั้นเลือกปุ่ม เปิด หลังจากเลือก เปิด คุณจะถูกนํากลับไปยังหน้าการตั้งค่าการเชื่อมต่อเริ่มต้นซึ่งคุณจะเห็นว่า เส้นทางไฟล์หรือกล่องข้อความ URL ในขณะนี้จัดเก็บ URL ที่แน่นอนกับไฟล์ที่คุณเลือกจาก OneDrive for Business

คุณสามารถเลือกปุ่ม ถัดไป ที่มุมล่างขวาของหน้าต่างเพื่อดําเนินต่อกระบวนการและรับข้อมูลของคุณ

จากตัวเชื่อมต่อเว็บโดยใช้ URL ของไฟล์

1. นําทางไปยังตําแหน่งที่ตั้ง OneDrive for Business ของคุณโดยใช้เบราว์เซอร์ คลิกขวาที่ไฟล์ที่คุณต้องการใช้ และเลือก เปิดใน Excel

   หมายเหตุ

   อินเทอร์เฟซบนเบราว์เซอร์ของคุณอาจไม่เหมือนกับรูปต่อไปนี้ มีหลายวิธีในการเลือก เปิดใน Excel สําหรับไฟล์ในอินเทอร์เฟซบนเบราว์เซอร์ OneDrive for Business ของคุณ คุณสามารถใช้ตัวเลือกใด ๆ ที่ทําให้คุณสามารถเปิดไฟล์ใน Excel ได้

   

2. ใน Excel เลือกข้อมูลไฟล์>จากนั้นเลือกปุ่มคัดลอกเส้นทาง

   

เมื่อต้องการใช้ลิงก์ที่คุณเพิ่งคัดลอกใน Power Query ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เลือกรับข้อมูล>เว็บ

   

2. ในกล่องโต้ตอบ จากเว็บ ให้เลือกตัวเลือก พื้นฐาน และวางลิงก์ใน URL

3. ลบสตริง ?web=1 ออกที่ส่วนท้ายของลิงก์เพื่อให้ Power Query สามารถนําทางไปยังไฟล์ของคุณอย่างถูกต้อง จากนั้นเลือก ตกลง

   

4. ถ้า Power Query พร้อมท์คุณสําหรับข้อมูลประจําตัว เลือก Windows (สําหรับไซต์ SharePoint ภายในองค์กร) หรือ บัญชีองค์กร (สําหรับ Microsoft 365 หรือ ไซต์ OneDrive for Business) อย่างใดอย่างหนึ่ง เชื่อมต่อเลือก

   

   ข้อควรระวัง

   เมื่อทํางานกับไฟล์ที่โฮสต์บน OneDrive for Home ไฟล์ที่คุณต้องการเชื่อมต่อจะต้องเป็นแบบสาธารณะ เมื่อตั้งค่าวิธีการรับรองความถูกต้องสําหรับการเชื่อมต่อนี้ ให้เลือกตัวเลือก ไม่ระบุชื่อ

เมื่อกล่องโต้ตอบตัวนําทางปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือกจากรายการของตาราง แผ่นงาน และช่วงที่พบในเวิร์กบุ๊ก Excel จากนั้น คุณสามารถใช้ไฟล์ OneDrive for Business เช่นเดียวกับไฟล์ Excel อื่น ๆ ได้ คุณสามารถสร้างรายงานและใช้ในชุดข้อมูลได้เช่นเดียวกับที่คุณต้องการกับแหล่งข้อมูลอื่น ๆ

ตัวเชื่อมต่อโฟลเดอร์ SharePoint

คุณสามารถอ่านคําแนะนําทีละขั้นตอนโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการเชื่อมต่อกับไฟล์ที่โฮสต์บนไซต์ SharePoint ของคุณใน บทความโฟลเดอร์ SharePoint ได้

หลังจากสร้างการเชื่อมต่อเรียบร้อยแล้ว คุณจะได้รับการแสดงตัวอย่างตารางที่แสดงไฟล์ในไซต์ SharePoint ของคุณ เลือก ปุ่ม แปลงข้อมูล ที่ด้านขวาล่างของหน้าต่าง

การเลือกปุ่ม แปลงข้อมูล จะนําคุณไปยังมุมมองของข้อมูลที่เรียกว่า มุมมองระบบไฟล์ แต่ละแถวในตารางนี้แสดงไฟล์ที่พบในไซต์ SharePoint ของคุณ

ตารางมีคอลัมน์ที่ชื่อเนื้อหาที่ประกอบด้วยไฟล์ของคุณในรูปแบบไบนารี ค่าใน คอลัมน์เนื้อหา มีสีที่แตกต่างจากค่าที่เหลือในคอลัมน์อื่น ๆ ของตาราง ซึ่งแสดงว่าสามารถเลือกได้

โดยการเลือก ค่าไบนารี ใน คอลัมน์เนื้อหา Power Query จะเพิ่มชุดขั้นตอนในคิวรีของคุณโดยอัตโนมัติเพื่อนําทางไปยังไฟล์และแปลเนื้อหาถ้าเป็นไปได้

ตัวอย่างเช่น จากตารางที่แสดงในรูปภาพก่อนหน้า คุณสามารถเลือกแถวที่สองที่ เขตข้อมูล ชื่อ มีค่าเป็น 02-February.csv ได้ Power Query จะสร้างชุดของขั้นตอนในการนําทางและแปลเนื้อหาของไฟล์เป็นไฟล์ CSV โดยอัตโนมัติ

ประสบการณ์ OneDrive for Business

ตัวเชื่อมต่อโฟลเดอร์ SharePoint และประสบการณ์การใช้งานยังสามารถทํางานกับไฟล์ที่โฮสต์บน OneDrive for Business ได้ อย่างไรก็ตาม URL ที่คุณจําเป็นต้องใช้จะแตกต่างจากที่คุณจะใช้สําหรับไซต์ SharePoint หากต้องการค้นหา URL ที่ไม่ซ้ํากันของคุณ ให้ไปที่พอร์ทัล OneDrive for Business ของคุณและคัดลอก URL จากเบราว์เซอร์ของคุณ URL นี้อาจมีลักษณะคล้ายกับตัวอย่างต่อไปนี้:

https://contoso-my.sharepoint.com/personal/user123_contoso_com/_layouts/15/onedrive.aspx

คุณไม่จําเป็นต้องใช้ URL แบบเต็ม แต่มีเพียงบางส่วนเท่านั้น URL ที่คุณจําเป็นต้องใช้ใน Power Query จะมีรูปแบบต่อไปนี้:

https://<unique_tenant_name>.sharepoint.com/personal/<user_identifier>

ตัวอย่างเช่น:

https://contoso-my.sharepoint/personal/user123_contoso_com

ฟังก์ชัน SharePoint.Contents

ในขณะที่ตัวเชื่อมต่อโฟลเดอร์ SharePoint มอบประสบการณ์การใช้งานที่คุณสามารถดูไฟล์ทั้งหมดที่พร้อมใช้งานในไซต์ SharePoint หรือ OneDrive for Business ของคุณในครั้งเดียว คุณยังสามารถเลือกรับประสบการณ์การใช้งานที่แตกต่างกันได้ ในประสบการณ์นี้ คุณสามารถนําทางผ่านโฟลเดอร์ SharePoint หรือ OneDrive for Business ของคุณ และเข้าถึงโฟลเดอร์หรือไฟล์ที่คุณสนใจได้

ประสบการณ์การใช้งานนี้จะมีให้ SharePoint.Contents ผ่านฟังก์ชัน ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อใช้ฟังก์ชันนี้:

1. สร้างคิวรี่ว่างเปล่า

2. เปลี่ยนรหัสในแถบสูตรเป็น SharePoint.Contents("url") ตําแหน่ง url ที่เป็นรูปแบบเดียวกันกับที่ใช้สําหรับตัวเชื่อมต่อโฟลเดอร์ SharePoint ตัวอย่างเช่น

   SharePoint.Contents("https://contoso.sharepoint.com/marketing/data")

   หมายเหตุ

   ตามค่าเริ่มต้น ฟังก์ชันนี้พยายามใช้ SharePoint API เวอร์ชัน 14 เพื่อเชื่อมต่อ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าเวอร์ชันของ API ถูกใช้โดยไซต์ SharePoint ของคุณ คุณอาจต้องการลองใช้รหัสตัวอย่างต่อไปนี้: SharePoint.Contents("https://contoso.sharepoint.com/marketing/data", [ApiVersion="Auto"])

3. Power Query จะร้องขอให้คุณเพิ่มวิธีการรับรองความถูกต้องสําหรับการเชื่อมต่อของคุณ ใช้วิธีการรับรองความถูกต้องเดียวกันกับที่คุณใช้สําหรับตัวเชื่อมต่อไฟล์ SharePoint

4. นําทางผ่านเอกสารต่างๆ ไปยังโฟลเดอร์หรือไฟล์เฉพาะที่คุณสนใจ

   ตัวอย่างเช่น ลองนึกถึงไซต์ SharePoint ที่มีโฟลเดอร์เอกสารที่ใช้ร่วมกัน คุณสามารถเลือก ค่า ตาราง ใน คอลัมน์ เนื้อหา สําหรับโฟลเดอร์นั้น และนําทางไปยังโฟลเดอร์นั้นโดยตรง

   

   ภายในโฟลเดอร์เอกสารที่ใช้ร่วมกันนี้มีโฟลเดอร์ที่บริษัทจัดเก็บรายงานการขายทั้งหมด โฟลเดอร์นี้มีชื่อว่า รายงานยอดขาย คุณสามารถเลือก ค่า ตาราง บน คอลัมน์ เนื้อหา สําหรับแถวนั้นได้

   

   ด้วยไฟล์ทั้งหมดภายใน โฟลเดอร์รายงาน ยอดขาย คุณสามารถเลือก ปุ่มรวมไฟล์ (ดู ภาพรวมรวมไฟล์) เพื่อรวมข้อมูลจากไฟล์ทั้งหมดในโฟลเดอร์นี้ไปยังตารางเดียวได้ หรือคุณสามารถนําทางโดยตรงไปยังไฟล์เดียวที่คุณเลือกโดยการเลือกค่าไบนารีจากคอลัมน์เนื้อหา