แชร์ผ่าน


ติดตามและจัดการกิจกรรม

ใน Dynamics 365 Sales คุณใช้กิจกรรมเพื่อวางแผน ติดตาม และจัดระเบียบการสื่อสารทั้งหมดของลูกค้าของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจดบันทึก ส่งอีเมล ติดต่อทางโทรศัพท์ กำหนดเวลาในการนัดหมาย และมอบหมายงานด้วยตัวเอง ขณะทำการขาย หรือแก้ไขกรณีในการให้บริการ การดำเนินการทั้งหมดนี้จะถือเป็นส่วนหนึ่งของชนิดกิจกรรม

ระบบจะประทับเวลากิจกรรมทุกรายการและระบุตัวผู้สร้างโดยอัตโนมัติ คุณและคนอื่นๆ ในทีมของคุณสามารถเลื่อนดูกิจกรรมเพื่อดูประวัติในขณะที่คุณทำงานกับลูกค้า

หากต้องการใช้ Dynamics 365 Sales ของคุณได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ จำเป็นที่ทุกคนในองค์กรจะต้องติดตามการมีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าทุกคนโดยเพิ่มกิจกรรมของอีเมล การติดต่อทางโทรศัพท์ งาน และการนัดหมายทุกรายการ ด้วยวิธีนี้ ประวัติของลูกค้าก็จะเสร็จสมบูรณ์

ค้นหากิจกรรมของคุณ

คุณสามารถค้นหากิจกรรมของคุณภายใต้ งานของฉัน ได้ในแผนผังเว็บไซต์

ดูกิจกรรมในมุมมองรายการ ปฏิทินหรือ คัมบัง

หมายเหตุ

  1. ในแผนผังเว็บไซต์ เลือก กิจกรรม

  2. บนแถบคำสั่ง ให้เลือก แสดงเป็น ตามด้วยชนิดมุมมอง เช่น คัมบัง หรือ ปฏิทิน

    ภาพหน้าจอของมุมมองต่างๆ ที่มีอยู่ในกริดกิจกรรม

ชนิดมุมมองต่อไปนี้ได้รับการสนับสนุในกริด กิจกรรม:

  • กริดแบบอ่านอย่างเดียว แสดงรายการของทุกกิจกรรม
  • ปฏิทิน แสดงปฏิทินพร้อมรายการของกิจกรรมที่จัดกำหนดการของวัน และข้อเสนอที่เกี่ยวข้อง
  • คัมบัง แสดงภาพกิจกรรมการขายของคุณในสถานะต่าง ๆ สิ่งนี้ช่วยให้คุณเห็นสถานะของทุกกิจกรรมในไปป์ไลน์ของคุณ และลากเพื่อย้ายจากสถานะหนึ่งไปอีกสถานะหนึ่ง (ตัวอย่างเช่น เปิด เสร็จสมบูรณ์ ยกเลิก กำหนดเวลาแล้ว) ข้อมูลเพิ่มเติม: ทำงานกับกิจกรรมในมุมมองคัมบัง

เปลี่ยนแปลงมุมมองกิจกรรมของคุณ

คุณสามารถใช้มุมมองเพื่อดูกิจกรรมที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้มุมมอง กิจกรรมของฉัน เพื่อดูกิจกรรมที่มอบหมายให้คุณ และมุมมอง กิจกรรมสมาชิกในทีมของฉัน เพื่อดูกิจกรรมของทีมของคุณ

ภาพหน้าจอของรายการดรอปดาวน์มุมมองกิจกรรม

กรองข้อมูลรายการของกิจกรรม

คุณสามารถกรองรายการของกิจกรรมที่แสดงเฉพาะสิ่งที่คุณสนใจ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจำกัดกิจกรรมที่คุณเห็นเพิ่มเติมในมุมมอง โดยใช้ตัวกรองชนิดกิจกรรม ตัวกรองประเภทกิจกรรมอนุญาตให้คุณกรองกิจกรรมตามประเภท เช่น อีเมล งาน การติดต่อทางโทรศัพท์ และอื่น ๆ

คุณยังสามารถใช้ตัวกรอง ครบกำหนด เพื่อดูกิจกรรมที่ครบกำหนดในเวลาที่กำหนด เช่น กิจกรรมที่ครบกำหนดวันนี้ หรือก่อนหน้า หรือกิจกรรมที่ครบกำหนดในเจ็ดวันถัดไป หรือก่อนหน้า

การสร้างหรือแก้ไขกิจกรรมใหม่

คุณสามารถสร้างกิจกรรมอิสระที่ไม่เกี่ยวข้องกับลูกค้าหรือเรกคอร์ดการขายใดๆ ในการทำเช่นนั้น ในแผนที่เว็บไซต์ เลือก กิจกรรม จากนั้นบนแถบคำสั่ง เลือก **อีเมล, ติดต่อทางโทรศัพท์ หรือ งาน ขึ้นอยู่กับกิจกรรมที่คุณต้องการสร้าง

หรือ หากต้องการแก้ไขเรกคอร์ดกิจกรรมที่มีอยู่ ให้เปิดกิจกรรมโดยเลือกชื่อของกิจกรรม

หมายเหตุ

ด้วยการเปิดตัว Dynamics 365 Sales เมื่อเดือนเมษายน 2020 เมื่อคุณสร้างหรือแก้ไขกิจกรรมใหม่ เรกคอร์ดจะเปิดขึ้นในกล่องโต้ตอบแบบฟอร์มหลัก กล่องโต้ตอบแบบฟอร์มหลักเป็นการเปิดแบบฟอร์มหลักในกล่องโต้ตอบ (หน้าต่างป๊อปอัป) กล่องโต้ตอบแบบฟอร์มหลักช่วยให้คุณสามารถอยู่ในบริบทขณะที่ทำงานกับหนึ่งเรกคอร์ด โดยทำให้สามารถเปิดเรกคอร์ดที่สองหรือสามในประสบการณ์การโต้ตอบ ทำให้ง่ายต่อการแก้ไขเรกคอร์ด

เพิ่มกิจกรรมใหม่ให้ลูกค้า

บ่อยครั้งที่คุณต้องการเพิ่มกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อ โอกาสทางการขาย ลูกค้าองค์กร หรือเรกคอร์ดชนิดอื่น เพื่อช่วยให้คุณติดตามประวัติการสื่อสารกับลูกค้าทั้งหมด (คุณยังสามารถเพิ่มกิจกรรมสำหรับตัวคุณเอง)

เมื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรกับลูกค้าของคุณไปได้ระยะเวลาหนึ่ง คุณและคนอื่นๆ ในทีมของคุณสามารถค้นหาเนื้อหาสรุปข้อมูลกิจกรรมขณะทำงานกับลูกค้า และดูประวัติการปฏฺิสัมพันธ์ของคุณ ระบบยังสามารถรวมกิจกรรมในรายงานเพื่อติดตามความคืบหน้าอย่างต่อเนื่องได้อีกด้วย

เมื่อต้องการเพิ่มกิจกรรมสำหรับลูกค้า:

  1. เปิดเรกคอร์ด คุณสามารถใช้การค้นหาด่วนในแถบการนำทางเพื่อค้นหาเรกคอร์ดได้อย่างรวดเร็ว
  2. เลือก ที่เกี่ยวข้อง>กิจกรรม
  3. บนหน้า กิจกรรม เลือก กิจกรรมใหม่>ชนิดกิจกรรม
  4. บนบานหน้าต่าง สร้างด่วน เพิ่มข้อมูลที่จำเป็น จากนั้นเลือก บันทึกและปิด

เพิ่มกิจกรรมให้คุณ

เพิ่มงานหรือบันทึกย่อด้วยตัวเอง เมื่อคุณต้องการให้การแจ้งเตือนดำเนินการส่วนตัว เช่น จัดเวลาในการนัดหมายแพทย์ หรือเล่นกีฬา

หรือหากต้องการเก็บประวัติการโต้ตอบกับลูกค้า คุณควรเพิ่มกิจกรรมใหม่ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรกคอร์ดของลูกค้า เพื่อให้กิจกรรมเหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของประวัติที่คนอื่นๆ ในทีมสามารถดูได้

เมื่อต้องการเพิ่มกิจกรรมสำหรับตัวคุณเอง:

  1. บนแถบนำทาง ให้เลือก สร้าง แล้วเลือก กิจกรรม>ชนิดกิจกรรม
  2. กรอกข้อมูลในฟิลด์ จากนั้น บันทึกและปิด

แนบเอกสาร

คุณสามารถแนบเอกสาร สเปรดชีต รูปภาพ และแฟ้มชนิดใดก็ได้กับอีเมลหรือบันทึกย่อ

หากต้องการแนบเอกสารกับอีเมล

  1. เปิดฟอร์มอีเมล
  2. บนแถบคำสั่ง เลือก แนบไฟล์
  3. เรียกดูและเลือกไฟล์ที่คุณต้องการแนบ
    ไฟล์ที่เลือกจะปรากฏในบานหน้าต่าง เอกสารแนบ

หากต้องการแนบเอกสารกับบันทึกย่อ:

  1. ในบานหน้าต่าง เส้นเวลา ให้เลือก + จากนั้นเลือก บันทึกย่อ
  2. เพิ่มบันทึกและเลือกไอคอนไฟล์แนบก่อนปุ่ม เพิ่มบันทึกย่อ
  3. เรียกดูและเลือกไฟล์ที่คุณต้องการแนบ
    ไฟล์ที่เลือกจะปรากฏเหนือปุ่ม เพิ่มบันทึกย่อ

ทำเครื่องหมายกิจกรรมเสร็จสมบูรณ์

หลังจากที่คุณติดต่อผู้อื่น ทำงานสำเร็จ ส่งอีเมล หรือไปตามนัดหมาย คุณสามารถทำเครื่องหมายกิจกรรมสำหรับการดำเนินการนั้นเป็นเสร็จสมบูรณ์

  1. เปิดกิจกรรม

  2. บนแถมคำสั่ง ให้เลือก ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์

    ภาพหน้าจอของการทำเครื่องหมายกิจกรรมว่าเสร็จสมบูรณ์

ทำเครื่องหมายกิจกรรมต่างๆ ให้เสร็จสิ้นในคราวเดียวกัน

  1. ในรายการกิจกรรม ให้เลือกกิจกรรมทั้งหมดที่คุณต้องการทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์
  2. บนแถมคำสั่ง ให้เลือก ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์

วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับกิจกรรม

ต่อไปนี้คือคำแนะนำบางอย่างเกี่ยวกับวิธีการใช้กิจกรรมเพื่อประโยชน์ที่ดีที่สุดขององค์กรของคุณ:

  • เพิ่มกิจกรรมสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าทุกครั้ง ตรวจดูให้แน่ใจว่าประวัติของลูกค้ามีเรกคอร์ดที่บันทึกการสื่อสารกับลูกค้าทุกครั้ง

  • ใช้กิจกรรมให้ถูกชนิดสำหรับการดำเนินการ ระบบอาจขอให้ป้อนบันทึกย่อใหม่ที่ระบุว่า "ส่งอีเมลเพื่อยืนยันการกำหนดราคา" หรือ "ติดต่อลูกค้าเพื่ออธิบายกรณีในการให้บริการ" อย่างไรก็ตาม คุณควรเพิ่มอีเมลหรือกิจกรรมการติดต่อทางโทรศัพท์เพื่อติดตามการดำเนินการชนิดเหล่านั้น และใช้บันทึกย่อสำหรับข้อความทั่วไปเพิ่มเติม

  • เพิ่มกิจกรรมให้ตัวเองได้ด้วย คุณสามารถติดตามการมอบหมาย เหตุการณ์ และบันทึกย่อของตัวเองได้ โดยไม่มีการเชื่อมโยงกิจกรรมเหล่านี้กับลูกค้า

    ใช้คำสั่ง สร้าง บนแถบการนำทาง ค้นหากิจกรรมเหล่านี้ในรายการตามการเรียงลำดับบนคอลัมน์ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งเว้นว่างไว้เพื่อให้คุณทราบว่ากิจกรรมดังกล่าวไม่เกี่ยวข้องกับเรกคอร์ดของลูกค้า

  • โปรดจำไว้ว่ากิจกรรม “สะสม” อยู่ในเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้อง สมมติว่าคุณต้องการเตือนตัวเองให้ตามงานกับ Cecil Langer ซึ่งเกี่ยวข้องกับลูกค้าองค์กร Wingtip Toys คุณจะต้องเพิ่มกิจกรรมงานกับเรกคอร์ดผู้ติดต่อสำหรับ Cecil (ไม่ใช่สำหรับลูกค้าองค์กร Wingtip Toys)

    ด้วยวิธีนี้ งานของคุณจะ "สะสม" ตามลูกค้าองค์กรโดยอัตโนมัติ คุณและคนอื่นๆ ในทีมของคุณจะเห็นงาน เมื่อพวกเขากำลังดูผู้ติดต่อและเมื่อพวกเขากำลังค้นหาลูกค้าองค์กร Wingtip Toys (และพวกเขาจะทราบว่าคุณได้ดำเนินการจัดการแล้ว)

ไม่เจอคุณลักษณะในแอปของคุณใช่หรือไม่

มีความเป็นไปได้สองสามทางดังต่อไปนี้

  • คุณไม่มีสิทธิการใช้งานที่จำเป็นในการใช้คุณลักษณะนี้ ดูตารางเปรียบเทียบและคู่มือการให้สิทธิการใช้งานเพื่อดูว่าใบสิทธิการใช้งานของคุณมีคุณลักษณะใดบ้าง
  • คุณไม่มีบทบาทความปลอดภัยที่จำเป็นในการใช้คุณลักษณะนี้
  • ผู้ดูแลระบบของคุณยังไม่ได้เปิดคุณลักษณะนี้
  • องค์กรของคุณกำลังใช้แอปที่กำหนดเอง โปรดตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบของคุณสำหรับขั้นตอนที่แน่นอน ขั้นตอนที่อธิบายในบทความนี้ใช้กับแอปฮับการขายหรือ Sales Professional ที่ใช้งานได้ทันทีโดยเฉพาะ

ทำงานกับกิจกรรมในมุมมองคัมบัง