Создание и отправка сообщения электронной почты

Как правило, вы можете отправлять сообщения электронной почты своим клиентам прямо из Dynamics 365 Sales. Однако, если функция взаимодействия по электронной почте включена, при составлении сообщения электронной почты доступно больше вариантов, таких как "отслеживать" или "не отслеживать".

Обратитесь к администратору, если вы не видите описанные здесь функции взаимодействия по электронной почте. Дополнительные сведения: Настройка взаимодействия по электронной почте.

Создание сообщения

Функции взаимодействия по электронной почте применяются к каждому электронному письму, которое вы отправляете через Dynamics 365 Sales. Когда вы отправляете электронное письмо, оно автоматически добавляет действие электронной почты к записи, и эта запись устанавливается в качестве значения В отношении. Кроме того, функция взаимодействия по электронной почте собирает ключевые показатели эффективности (KPI) и определяет, где отображается адрес (поля «Кому», «От кого» и «Копия»).

Прежде чем создавать электронное письмо, давайте разберемся с различными вариантами, доступными в форме письма:

1. Вложение: список файлов, прикрепленных к вашему сообщению электронной почты, а также элементы управления для добавления, удаления и изменения вложений.
2. Отслеживать/Не отслеживать: включите отслеживание, чтобы отслеживать взаимодействие вашего клиента с сообщением, или отключите его, чтобы остановить отслеживание. Другие элементы управления и ссылки появляются по мере необходимости, например, когда получатель не разрешает отслеживание. Дополнительные сведения: Отслеживание сообщения или отмена отслеживания.
3. Отправить позже: установите время доставки вашего сообщения, если вы не хотите отправлять его сразу. Здесь может отображаться рекомендуемое время доставки в зависимости от часового пояса получателя.
4. Установить напоминание: установите напоминание для дальнейшего действия в определенное время. Например, вы можете захотеть получить оповещения, если сообщение не открывается в течение трех дней.
5. Вставить шаблон: вставка стандартного текста, который можно изменить по мере необходимости. В вашей организации может быть несколько шаблонов в зависимости от бизнес-требований, например напоминание об итогах встречи или знакомство. Взаимодействие по электронной почте предлагает шаблон на основе предыдущих действий.

Чтобы создать и отправить сообщение:

1. Откройте запись, в которую требуется добавить действие (обычно это контакт, возможная сделка, интерес или организация).
2. В разделе Временная шкала выберите значок + (Создать запись на временной шкале) >Эл. почта.
3. Выберите получателя и введите тему сообщения.
4. Введите текст сообщения или вставьте шаблон электронной почты.
5. Выберите Отправить или выберите Сохранить, если вы хотите сохранить сообщение как черновик и закончить его позже.

Использование шаблона электронной почты

Шаблоны электронной почты — это стандартные сообщения, которые вы часто отправляете, такие как введения, подтверждения, благодарственные сообщения и напоминания. Они могут включать динамические значения, которые заполняются автоматически, например имя получателя или номер заказа. Они помогают быстрее писать общие сообщения.

Взаимодействие по электронной почте анализирует результативность всех сообщений, отправленных вашей рабочей группой продаж из Dynamics 365 Sales, и определяет самые успешные шаблоны. Оно показывает все доступные шаблоны, но выделяет те, по которым получено больше всего открытий, ответов или продаж.

1. Создать сообщение.
2. На панели команд выберите Вставить шаблон.
3. В окне Шаблоны электронной почты при необходимости выберите язык, затем найдите и выберите шаблон.
4. Выберите Применить шаблон.
   Содержимое шаблона вставляется в тело сообщения.
5. Настройте содержимое шаблона по мере необходимости.
6. Выберите Отправить или выберите Сохранить, если вы хотите сохранить сообщение как черновик и закончить его позже.

Добавление вложений

Когда вы прикрепляете документы, электронные таблицы или изображения к своим электронным письмам, вы можете следить за этими вложениями, чтобы узнать, открыл ли их получатель. В одно и то же письмо можно включать как отслеживаемые, так и неотслеживаемые вложения.
По умолчанию вложения не отслеживаются. Вам придется вручную следить за каждым вложением, которое вы хотите отслеживать. Кроме того, вы не сможете подписаться на вложения, если получатели сообщений не разрешают подписку.

1. Создать сообщение.

2. В разделе Вложение выберите +.

3. Найдите и выберите файл, который нужно вложить.

4. Выберите Открыть.
   В зависимости от размера файла прикрепление может занять несколько секунд.

5. Выберите вложение для отслеживания, а затем выберите дополнительные параметры >Отслеживать.
   Теперь вложение отслеживается, и в столбце Отслеживается отображается значение Да.

   Заметка

   Опция Отслеживать доступна только в том случае, если функция расширенного вложения отключена. Обратитесь к администратору, чтобы отключить функцию расширенных вложений.

6. Выберите Отправить или выберите Сохранить, если вы хотите сохранить сообщение как черновик и закончить его позже.

Отслеживание или отмена отслеживания сообщения

Когда вы начинаете отслеживать письмо, взаимодействие по электронной почте может показать вам, открыл ли его получатель, ответил ли он на него либо перешел ли он по ссылке в нем. Подробнее: Просмотр взаимодействий сообщения с помощью взаимодействия по электронной почте.

Раздел Взаимодействие по электронной почте включает следующие индикаторы и элементы управления:

Индикатор или элемент управления	Description
	Указывает, что вы отслеживаете текущее сообщение электронной почты, включая все содержащиеся в нем ссылки, и у вас есть возможность отслеживать любые вложенные вами файлы. Выберите Не отслеживать, чтобы остановить отслеживание сообщения. Это состояние по умолчанию для всех новых сообщений, когда организация включает взаимодействие по электронной почте и все получатели разрешают отслеживание.
	Указывает, что вы не отслеживаете текущее сообщение электронной почты, включая все содержащиеся в нем ссылки. Вы также не можете отслеживать никакие вложения. Выберите Отслеживать , чтобы включить отслеживание, если получатели это разрешают.
	Указывает, что один или более получателей установили для отслеживания значение Не разрешать. Вы не сможете отслеживать это сообщение, пока не удалите получателей, которые не разрешают отслеживание, или не измените их настройки. - Выберите Просмотр параметров, чтобы просмотреть имена получателей и настройки отслеживания в новом окне. Выберите имя, чтобы открыть запись получателя. - Если вы удалили получателей, которые не хотят, чтобы их отслеживали, или изменили их настройки, чтобы разрешить отслеживание, выберите Повторить отслеживание, чтобы повторить попытку. - Выберите Не отслеживать, чтобы прекратить попытки отслеживать это сообщение. В течение примерно 15 минут после открытия отслеживаемого сообщения система создает в помощнике карточку действия. Эта карточка включает ссылки на сообщение, связанные записи и кнопки действий для того, чтобы создать действие звонка, отложить оповещение или закрыть его. Дополнительные сведения об использование помощника для управляемого общения с клиентами.

Выбор самого эффективного времени доставки

Ваши сообщения электронной почты могут получать больше или меньше внимания в зависимости от того, когда они доставляются в папку "Входящие" получателей. Например, многие люди начинают свой день с полного почтового ящика, поэтому сообщения, которые приходят ночью, должны конкурировать за внимание и могут быть отложены или даже забыты. Электронные письма, которые приходят позже в тот же день, могут быть замечены и обработаны сразу. С взаимодействием по электронной почте вы можете составлять сообщения электронной почты, когда это удобно для вас, но позволить Dynamics 365 Sales доставлять их в самое оптимальное время для получателей.

Иногда система рекомендует время доставки в зависимости от часового пояса получателя. Она считает, что стандартный трудовой день начинается в 8:00 и заканчивается в 17:00, с понедельника по пятницу, и предлагает следующий самый близкий рабочий час, если вы работаете вне рабочего времени получателя. Если сообщение имеет более одного получателя или адрес не указан, система не дает рекомендаций.

В вашей организации должны быть включены Карты Bing, а у получателя должен быть физический адрес в Sales, чтобы взаимодействие по электронной почте могло определить часовой пояс.

Если рекомендация не предоставляется или если вы предпочитаете использовать собственную логику, вы можете указать любое время доставки.

Функция времени доставки доступна как для отслеживаемых, так и для неотслеживаемых сообщений.

1. Создать сообщение.

2. Когда вы будете готовы отправить сообщение, загляните в раздел Отправить позже в разделе Взаимодействие по электронной почте.

   Если система может порекомендовать время доставки, оно появится здесь. Независимо от того, произойдет это или нет, вы все равно можете отложить доставку.

3. Выберите Отправить позже.

   

   Если система рекомендовала время или дату, эта информация заполняется за вас. Если нет, дата будет пустой. В любом случае она использует ваше местное время, а не время получателя.

4. В диалоговом окне Запланировать отправку выберите дату и время доставки.

   

5. Выберите Запланировать отправку.

   Индикатор Отложенная отправка загорается зеленым цветом. Выберите Изменить расписание или Удалить задержку, если вам нужно изменить задержку или отправить сообщение сразу. Вы можете изменить запланированную доставку в любое время до отправки сообщения.

   

6. Выберите Отправить или выберите Сохранить, если вы хотите сохранить сообщение как черновик и закончить его позже.

Запланированные сообщения отображаются как таковые в списке Действия для записи В отношении. До запланированного времени вы можете удалить или изменить расписание сообщения. Вы также можете изменить дату или время напоминания о последующих действиях. После выбора Отправить другие настройки изменить нельзя.

Настройка напоминания об отслеживании сообщения

Если вы хотите обеспечить, чтобы не забыть дальнейшее действие по важному сообщению электронной почты, установите напоминание. Эта функция доступна только для отправленной электронной почты.

1. Создать сообщение.

2. Когда вы будете готовы установить напоминание, в разделе Взаимодействие по электронной почте выберите Установить напоминание.

   

3. В диалоговом окне Установить напоминание задайте следующие поля:

   • Условие: выберите условие, при котором будет срабатывать напоминание:
     • Если я не получу ответ до: напоминание будет запущено, если вы не получите ответ к дате Напомнить до. Доступно только для отслеживаемых сообщений.
     • Если сообщение электронной почты не будет открыто до: напоминание будет запущено, если сообщение не будет открыто к дате Напомнить до. Доступно только для отслеживаемых сообщений.
     • Напомнить в любом случае на: напоминание будет запущено в определенное время и дату в любом случае.
   • Напомнить до: укажите дату и время отображения напоминания при выполнении Условия.
   • Комментарий: по желанию добавьте примечание к напоминанию.

   

4. Выберите ОК, чтобы сохранить параметры и закрыть окно.

   Индикатор Установить напоминание станет синим, и появится краткая сводка настроек напоминания. По истечении времени напоминания сводка обновляется, чтобы указать это. Выберите Изменить напоминание или Удалить напоминание, если вам нужно изменить напоминание или удалить его.

   

5. Выберите Отправить или выберите Сохранить, если вы хотите сохранить сообщение как черновик и закончить его позже.

При срабатывании напоминания система создает карточку действия в помощнике. Карточке присваивается высокий приоритет, поэтому вы увидите ее сразу же. Карточка включает ссылки на сообщение, связанные записи и кнопки действий для того, чтобы отложить или отменить оповещение. Узнайте больше о карточке напоминания по электронной почте.

Не можете найти эту функцию в своем приложении?

Существует несколько возможных причин:

• У вас нет необходимой лицензии для использования этой функции. Ознакомьтесь со сравнительной таблицей и руководством по лицензированию, чтобы узнать, какие функции доступны с вашей лицензией.
• У вас нет необходимой роли безопасности для использования этой функции.
  • Чтобы настроить функцию, необходимо иметь роли администрирования и настройки
  • Чтобы использовать функции, связанные с продажами, необходимо иметь основные роли продаж
  • Для некоторых задач требуются определенные функциональные роли.
• Ваш администратор не включил эту функцию.
• В вашей организации используется пользовательское приложение. Чтобы узнать, какие действия необходимо выполнить, обратитесь к администратору. Описанные в этой статье действия относятся к готовым приложениям "Центр продаж" и Sales Professional.

Дополнительные сведения

Включение взаимодействия по электронной почте
Просмотр взаимодействий сообщения с помощью взаимодействия по электронной почте
Настройка предпочтений конфиденциальности
Создание шаблонов для сообщения электронной почты