Răspuns la solicitări de drepturi privind datele subiecților (DSR) pentru datele clienților Microsoft Dataverse

Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD) al Uniunii Europene (UE) oferă persoanelor fizice drepturi semnificative cu privire la datele lor. Consultați Microsoft Learn Rezumatul regulamentului general privind protecția datelor pentru o prezentare generală a GDPR, inclusiv terminologie, un plan de acțiune și liste de verificare pentru a vă ajuta să vă îndepliniți obligațiile conform GDPR atunci când utilizați produsele și serviciile Microsoft.

Puteți afla mai multe despre RGPD și despre cum ajută Microsoft la susținerea acestuia, precum și despre clienții Microsoft care sunt afectați de acest regulament.

• Centrul de încredere Microsoft oferă informații generale, cele mai bune practici de conformitate și documentație utile pentru responsabilitatea GDPR, cum ar fi evaluările impactului privind protecția datelor, solicitările persoanelor vizate și notificarea privind încălcarea datelor.
• Portalul Service Trust oferă informații despre modul în care serviciile Microsoft ajută la sprijinirea conformității cu GDPR.

Acest articol oferă exemple de pași pe care îi puteți lua pentru a susține conformitatea cu confidențialitatea atunci când utilizați Power Apps, Power Automate și Dataverse. Aflați cum să utilizați produsele, serviciile și instrumentele administrative Microsoft pentru a ajuta clienții controlor să găsească, să acceseze și să acționeze asupra datelor personale din cloud Microsoft ca răspuns la solicitările privind drepturile subiectului de date (DSR).

Următoarele acțiuni sunt cuprinse în acest articol:

• Descoperiți — Utilizați instrumente de căutare și descoperire pentru a găsi mai ușor datele clienților care pot face obiectul unei solicitări DSR. Odată colectate documente potențial sensibile, puteți efectua una sau mai multe dintre următoarele acțiuni DSR pentru a răspunde solicitării. Ca alternativă, puteți determina dacă solicitarea nu respectă îndrumările organizației dvs. pentru a răspunde solicitărilor DSR.

• Acces — Preluați datele personale care se află în cloud-ul Microsoft și, dacă vi se solicită, faceți o copie a acestor date la dispoziția persoanei vizate.

• Rectificați — Efectuați modificări sau implementați alte acțiuni solicitate asupra datelor cu caracter personal, acolo unde este cazul.

• Restrict — Restricționați prelucrarea datelor cu caracter personal, fie prin eliminarea licențelor pentru diverse servicii online, fie prin dezactivarea serviciilor dorite, acolo unde este posibil. De asemenea, puteți elimina datele din cloud-ul Microsoft și le puteți păstra local sau într-o altă locație.

• Șterge — Eliminați definitiv datele personale care se află în cloud-ul Microsoft.

• Export — Furnizați persoanei vizate o copie electronică (într-un format care poate fi citit de mașină) a datelor cu caracter personal.

Date de client Dataverse

Dataverse și versiunea anterioară a Dataverse au procese separate pentru interacțiunea cu datele personale.

Puteți identifica ce tip de mediu aveți, conectându-vă la Power Apps și urmând acești pași:

1. În lista derulantă Mediu, selectați-vă mediul.

2. În panoul de navigație, selectați Dataverse, apoi selectați Tabele.

   Mediul dvs. este Dataverse dacă vedeți următoarele tabele listate:

   

După ce stabiliți ce tip de mediu aveți, urmați pașii din secțiunile următoare pentru a identifica datele personale.

Datele de utilizator personale în Dataverse

Cerințe preliminare

Trebuie să creați utilizatori în centrul de administrare Microsoft 365 și să le atribuiți o licență de utilizator corespunzătoare și un rol de securitate înainte de a putea accesa și utiliza Dataverse.

Datele personale standard ale utilizatorului (de exemplu, UserName, UserID, Telefon, E-mail și Adresă) sunt păstrate și întreținute în Centrul de administrare Microsoft 365. Administratorii de sistem pot actualiza aceste date personale numai în centrul de administrare Microsoft 365, iar datele sunt apoi sincronizate automat cu tabelul de utilizatori de sistem Dataverse în toate mediile. Administratorii de sistem pot crea, de asemenea, atribute personalizate pentru a capta mai multe date personale ale utilizatorului în tabelul Dataverse Sistem User, apoi pot întreține și gestiona manual aceste atribute.

Pentru a evita întreruperea aplicațiilor de afaceri care pot fi esențiale pentru operațiunile organizației dvs., rândurile unui utilizator nu sunt eliminate automat din Dataverse tabelul de utilizatori de sistem atunci când acel utilizator este șters din centrul Microsoft 365 de administrare. Starea utilizatorului este setată la Dezactivat în Dataverse, dar un administrator de sistem Dataverse trebuie să localizeze și să elimine datele personale ale utilizatorului din Dataverse în cadrul aplicației.

Dataverse Administratorii de sistem pot efectua acțiunile de descoperire, rectificare, export și ștergere enumerate mai jos.

Descoperire

Administratorii de sistem pot crea mai multe medii. Aceste medii pot fi utilizate în scopuri de încercare, dezvoltare sau producție. Fiecare dintre aceste medii are o copie a tabelului User de sistem cu orice atribute personalizate care ar fi putut fi adăugate de administratorul de sistem și datele personale ale utilizatorului sincronizate din Microsoft 365 centrul de administrare.

Administratorii de sistem pot găsi o listă cu toate mediile navigând la centrul de administrare Microsoft Power Platform.

Puteți găsi date personale de la utilizatorii Dataverse în următoarele resurse:

User

Datele personale ale utilizatorului sunt stocate în Microsoft Entra și sunt sincronizate automat cu toate mediile cu o bază de date Dataverse . Administratorii de sistem nu pot actualiza aceste date personale direct în Dataverse în timp ce utilizatorul este activ – trebuie să actualizeze datele din Microsoft 365 centrul de administrare. Administratorii de sistem pot adăuga date personale (de exemplu, atribute particularizate) direct la Dataverse, dar trebuie să gestioneze manual aceste date.

Pentru a găsi un utilizator și datele sale personale, accesați Power Platform centrul de administrare și faceți următoarele:

1. Selectați Medii, apoi selectați un mediu din listă.

2. Accesați Setări>Utilizatori + permisiuni>Utilizatori.

3. Introduceți numele utilizatorului în caseta Căutare și selectați Enter.

4. Pentru a vizualiza datele personale ale utilizatorului, selectați numele utilizatorului făcând clic sau atingând de două ori.

5. Pentru a face modificări la informațiile de contact, extindeți pe elipsă și faceți clic pe Gestionați utilizatorul în Dynamics 365

   

Istoric de auditare

Când urmărirea auditului este activată pentru un tabel în Dataverse, datele personale ale unui utilizator sunt înregistrate în istoricul auditului împreună cu acțiunile pe care le efectuează utilizatorul.

Rectificare

Dacă un subiect vă solicită să rectificați datele personale care se află în datele organizației dvs., dvs. și organizația dvs. trebuie să determinați dacă este oportună onorarea cererii. Rectificarea datelor poate include editarea, redactarea sau eliminarea datelor personale dintr-un document sau alt tip de element.

Puteți folosi Microsoft Entra pentru a gestiona identitățile (datele personale) utilizatorilor dvs. în Dataverse. Clienții Enterprise pot gestiona solicitările de rectificare DSR folosind funcțiile de editare limitate dintr-un serviciu Microsoft dat. În calitate de procesator de date, Microsoft nu oferă capacitatea de a corecta jurnalele generate de sistem, deoarece acestea reflectă activitățile faptice și constituie o înregistrare istorică a evenimentelor din cadrul serviciilor Microsoft.

Odată ce un rând de utilizator este șters din Microsoft Entra ID, administratorii de sistem pot elimina toate datele personale rămase legate de acel utilizator (cum ar fi atributele personalizate) din toate mediile.

Export

Utilizator sistem

Puteți exporta datele personale ale unui utilizator stocate în tabelul de utilizatori de sistem în Excel din lista de utilizatori din centrul de administrare.

De la Centru de administrare Power Platform, procedați conform cu următoarele instrucțiuni:

1. Selectați Medii, apoi selectați un mediu din listă.
2. Accesați Setări>Utilizatori + permisiuni>Utilizatori.
3. Selectați Gestionați utilizatorii în Dynamics 365 din bara de comenzi.
4. Selectați Utilizatori activați vizualizare din meniul derulant de vizualizare dacă utilizatorul pe care doriți să-l exportați este Activat, în caz contrar selectați Utilizatori dezactivați vizualizarea.
5. Introduceți numele utilizatorului în caseta Căutare și selectați Enter.
6. Bifați caseta de selectare a utilizatorului pe care doriți să-l exportați.
7. Extindeți punctele de suspensie, dacă este necesar, și selectați Exportați în Excel.

Istoric de auditare

Puteți face capturi de ecran din istoricul de auditare din cadrul centrului de administrare.

De la Centru de administrare Power Platform, procedați conform cu următoarele instrucțiuni:

1. Selectați Medii, apoi selectați un mediu din listă.
2. Accesați Setări>Audit și jurnalele> și selectați Vizualizare rezumat audit.
3. Găsiți înregistrarea de auditare a utilizatorului, apoi apăsați Alt+PrtScn pentru a face captura de ecran.
4. Salvați captura de ecran într-un fișier, pe care îl puteți trimite apoi solicitantului DSR.

Ștergere

User

Pentru a evita întreruperea aplicațiilor de afaceri care pot fi esențiale pentru operațiunile organizației dvs., înregistrările unui utilizator nu sunt eliminate automat din Dataverse tabelul de utilizatori de sistem atunci când acel utilizator este șters din centrul Microsoft 365 de administrare. Starea utilizatorului este setată la Dezactivat în Dataverse, dar un Dataverse Administratorul de sistem trebuie să localizeze și să elimine datele personale ale utilizatorului din Dataverse în cadrul aplicației sau să ștergă utilizatorul din fiecare mediu. Puteți șterge datele personale ale utilizatorului sau ștergeți definitiv utilizatorul.

Eliminați datele personale ale unui utilizator din pagina Rezumatul utilizatorului

Când o înregistrare de utilizator este ștearsă din Microsoft Entra, pe pagina Rezumat a utilizatorului este afișat următorul mesaj:

Informațiile acestui utilizator nu mai sunt gestionate de Office 365. Puteți actualiza această înregistrare, pentru a răspunde la solicitările DSR, eliminând sau înlocuind toate datele cu caracter personal asociate cu acest utilizator.

De la Centru de administrare Power Platform, procedați conform cu următoarele instrucțiuni:

1. Selectați Medii, apoi selectați un mediu din listă.
2. Accesați Setări>Utilizatori + permisiuni>Utilizatori.
3. Selectați Filtrați și selectați Utilizatori cu dezactivare vizualizare din meniul drop-down.
4. Introduceți numele utilizatorului în caseta Căutare și apăsați Enter.
5. Pentru a vizualiza datele personale ale utilizatorului, selectați numele utilizatorului selectând numele sau făcând dublu clic pe nume.
6. Pentru a modifica informațiile despre utilizator, selectați butonul elipsă și selectați Gestionați utilizatorul în Dynamics 365.
7. Pe pagina Rezumat a utilizatorului, eliminați toate datele personale, apoi selectați Salvați.

Eliminați datele personale ale unui utilizator folosind Excel

De la Centru de administrare Power Platform, procedați conform cu următoarele instrucțiuni:

1. Selectați Medii, apoi selectați un mediu din listă.
2. Accesați Setări>Utilizatori + permisiuni>Utilizatori.
3. Selectați Gestionați utilizatorii în Dynamics 365 din bara de comenzi.
4. Selectați vizualizarea Utilizatori cu dezactivare .
5. Introduceți numele utilizatorului în caseta Căutare și apăsați Enter.
6. Bifați caseta de selectare a utilizatorului pe care doriți să-l exportați.
7. Selectați butonul puncte suspensie, dacă este necesar, apoi selectați Export în Excel.
8. Creați și descărcați un fișier șablon Excel cu datele personale ale utilizatorului. Pentru instrucțiuni pas cu pas, consultați Creați un nou șablon Excel.
9. Deschideți fișierul șablon Excel descărcat, eliminați datele personale ale utilizatorului și apoi salvați fișierul.
10. Reveniți la pagina de vizualizare Utilizatori cu dezactivare și selectați Importați din Excel.
11. Selectați Alegeți fișierul și selectați fișierul Excel actualizat.
12. Selectați Următorul de două ori.
13. Efectuați toate modificările necesare în fereastra Câmpuri de hartă , de exemplu, modificați acțiunea Nume complet la Ignorați.
14. Selectați Următorul de două ori, apoi selectați Trimiteți.

Ștergeți definitiv utilizatorul

Puteți fie să eliminați datele personale ale utilizatorului, fie să ștergeți definitiv înregistrarea utilizatorului din Dataverse tabelul de utilizatori. Mai multe informații: Ștergeți definitiv utilizatorii din Power Platform.

Atunci când înregistrarea utilizatorului este ștearsă definitiv, numele utilizatorului din toate înregistrările în care utilizatorul șters a fost creatorul sau ultima modificare de către și în jurnalele de audit arată ca Fără nume.

Eliminați istoricul auditului din pagina Vizualizare rezumat audit

De la Centru de administrare Power Platform, procedați conform cu următoarele instrucțiuni:

1. Selectați Medii, apoi selectați un mediu din listă.
2. Accesați Setări>Audit și jurnalele> și selectați Vizualizarea rezumatului auditului.
3. Localizați istoricul modificărilor utilizatorului, bifați caseta de lângă rânduri, apoi selectați Ștergeți istoricul modificărilor.

Date personale stocate în bazele de date ale Dataverse

Cerințe preliminare

Este posibil să stocați date personale de la persoane fizice (cum ar fi clienții dvs.) în cadrul tabelelor Dataverse.

Dataverse Administratorii de sistem sunt responsabili pentru menținerea unui inventar al locului în care datele personale sunt stocate în diferite tabele pentru fiecare individ, astfel încât să poată localiza acele date ca răspuns la orice solicitare DSR.

Datele personale pot fi apoi exportate, rectificate sau șterse într-un tabel utilizând funcționalitatea produsului.

Descoperire

Când administratorii de sistem Dataverse primesc o solicitare DSR de la o persoană, trebuie să identifice ce mediu/medii Dataverse conțin date personale pentru persoana respectivă. Datele cu caracter personal sunt de obicei stocate în tabele cheie (de exemplu, cont, contact, client potențial, oportunitate etc.), dar este responsabilitatea dumneavoastră să elaborați politici și proceduri pentru menținerea unui inventar al locului în care stocați datele personale ale fiecărei persoane, astfel încât să fiți pregătiți pentru a răspunde solicitărilor DSR.

Folosind un inventar, administratorii de sistem Dataverse pot configura tabelele și câmpurile de căutare și apoi pot accesa mediul pentru a descoperi date personale. Pentru informații suplimentare, vedeți Configurați Căutarea după relevanță

De la Centru de administrare Power Platform, procedați conform cu următoarele instrucțiuni:

1. Selectați Medii, apoi selectați un mediu din listă.
2. Selectați Deschidere din bara de comenzi.
3. Selectați o aplicație.
4. Introduceți utilizatorul în caseta Căutare .
5. Examinați rezultatele căutării pentru toate tabelele la care este referit utilizatorul.

Rectificare

Administratorii de sistem Dataverse pot actualiza datele personale ale unei persoane utilizând lista de rezultate din căutarea Dataverse. Cu toate acestea, datele personale ale unei persoane pot fi stocate și în alte tabele personalizate. Administratorii de sistem Dataverse sunt responsabili pentru menținerea unui inventar al acestor alte tabele personalizate și efectuarea actualizărilor corespunzătoare pentru datele personale ale unei persoane.

Din Dataverse rezultatele căutării (mai sus), procedați în felul următor:

1. Selectați un articol care conține datele cu caracter personal ale individului.
2. Actualizați datele cu caracter personal ale persoanei, după caz, apoi selectați Salvați.

Export

Puteți face o captură de ecran a datelor și să o partajați cu solicitantul dvs. DSR.

De la Centru de administrare Power Platform, procedați conform cu următoarele instrucțiuni:

1. Selectați Medii, apoi selectați un mediu din listă.
2. Selectați Deschidere din bara de comenzi.
3. Selectați o aplicație.
4. Introduceți utilizatorul în caseta Căutare .
5. Examinați rezultatele căutării pentru toate tabelele la care este referit utilizatorul.
6. Faceți dublu clic pe element în lista rezultatelor căutării.
7. Apăsați Alt+PrtScn pentru a face captură de ecran.
8. Salvați captura de ecran într-un fișier, pe care îl puteți trimite apoi solicitantului DSR.

Ştergere

Administratorii de sistem Dataverse pot șterge datele personale ale unei persoane din înregistrările în care datele sunt stocate. Administratorul de sistem Dataverse poate alege să șteargă înregistrarea în care sunt stocate datele personale sau să elimine conținutul datelor personale din înregistrare.

De la rezultatele căutării Dataverse, la următoarele:

1. Selectați un articol care conține datele cu caracter personal ale individului.
2. În panglică, selectați Ștergeți. (Rețineți că Ștergeți nu este disponibil dacă înregistrarea nu poate fi ștearsă).

Datele personale stocate în bazele de date ale versiunii anterioare Dataverse

Cerințe preliminare

Este posibil să stocați date personale de la persoane fizice (cum ar fi clienții dvs.) în cadrul tabelelor Dataverse.

Dataverse Administratorii de sistem sunt responsabili pentru menținerea unui inventar al locului în care datele personale sunt stocate în diferite tabele pentru fiecare individ, astfel încât să poată localiza acele date ca răspuns la orice solicitare DSR.

Datele personale pot fi apoi exportate, rectificate sau șterse într-un tabel utilizând funcționalitatea produsului.

Descoperire

Când administratorii de sistem Dataverse primesc o solicitare DSR de la o persoană, trebuie să identifice ce mediu/medii cu o bază de date Dataverse conțin date personale pentru persoana respectivă. Datele cu caracter personal sunt de obicei stocate în tabele cheie (de exemplu, cont, contact, client potențial, oportunitate etc.), dar este responsabilitatea dumneavoastră să elaborați politici și proceduri pentru menținerea unui inventar al locului în care stocați datele personale ale fiecărei persoane, astfel încât să fiți pregătiți pentru a răspunde solicitărilor DSR.

Puteți găsi date personale de la utilizatorii versiunii anterioare de Dataverse în următoarele resurse:

Rânduri de tabel

Datele personale ale unei persoane pot fi stocate în orice tabel de business.

Această versiune a Dataverse conține schema și infrastructura proprie de bază de date. Are propriile tabele și gestionați aceste tabele în Power Apps.

Pentru a vedea o listă a tabelelor dvs., procedați în felul următor:

1. În lista derulantă Mediu, selectați-vă mediul.

2. În panoul de navigație, selectați Dataverse, apoi selectați Tabele.

   

3. Din lista de tabele, selectați un tabel (de exemplu, tabelul contului), așa cum se arată mai jos.

   

4. Pe bara de meniu, selectați Export>Export date.

5. Când exportul este finalizat, selectați Descărcați datele exportate.

6. Când exportul este complet, selectați fișierul .zip din folderul Descărcări și extrageți fișierul. Deschideți fișierul .csv.

7. Selectați butonul de căutare, introduceți datele personale ale persoanei în căsuța de căutare, apoi selectați Căutare.

8. Folosind lista de inventariere, repetați pașii de mai sus pentru fiecare dintre tabelele de business pentru a descoperi toate datele personale ale individului.

Rectificare

Dacă un subiect vă solicită să rectificați datele personale care se află în datele organizației dvs., dvs. și organizația dvs. trebuie să determinați dacă este oportună onorarea cererii. Rectificarea datelor poate include editarea, redactarea sau eliminarea datelor personale dintr-un document sau alt tip de element.

Puteți utiliza Microsoft Entra pentru a gestiona identitățile (datele personale) utilizatorilor dvs. în versiunea anterioară a Dataverse. Clienții Enterprise pot gestiona solicitările de rectificare DSR folosind funcțiile de editare limitate dintr-un serviciu Microsoft dat. În calitate de procesator de date, Microsoft nu oferă capacitatea de a corecta jurnalele generate de sistem, deoarece acestea reflectă activitățile faptice și constituie o înregistrare istorică a evenimentelor din cadrul serviciilor Microsoft.

Pentru a rectifica datele cu caracter personal care se află în mediu, puteți exporta datele tabelului într-o foaie de calcul Excel, le puteți actualiza și apoi puteți importa actualizările înapoi în baza de date.

Administratorii de sistem Dataverse sunt responsabili de identificarea tuturor tabelelor care conțin date personale pentru o persoană și de repetarea următoarelor pași pentru fiecare dintre aceste tabele.

Din Power Apps, efectuați următoarele activități:

1. În panoul de navigație, selectați Dataverse, apoi selectați Tabele.

   

2. Din lista de tabele, selectați un tabel (de exemplu, tabelul contului), așa cum se arată mai jos.

   

3. Pe bara de meniu, selectați Export>Export date.

4. Când exportul este finalizat, selectați Descărcați datele exportate.

5. Când exportul este complet, selectați fișierul .zip din folderul Descărcări și extrageți fișierul. Deschideți fișierul .csv.

6. În bara de meniu, selectați Fișier, selectați Salvare ca, apoi selectați o locație în care să salvați fișierul.

7. Faceți actualizările necesare ale datelor personale și salvați foaia de calcul.

8. În Power Apps, reveniți la tabelul selectat, apoi selectați Import>Import date.

9. Selectați Căutare, apoi selectați și deschideți foaia de calcul Excel pe care ați actualizat-o.

10. Selectați Import.

Exportați

Puteți exporta date personale din fiecare tabel într-o foaie de calcul Excel și le puteți vizualiza.

Din Power Apps, efectuați următoarele activități:

1. În panoul de navigație, selectați Dataverse, apoi selectați Tabele.

   

2. Din lista de tabele, selectați un tabel (de exemplu, tabelul contului), așa cum se arată mai jos.

   

3. Pe bara de meniu, selectați Export>Export date.

4. Când exportul este finalizat, selectați Descărcați datele exportate.

5. Când exportul este complet, selectați fișierul .zip din folderul Descărcări și extrageți fișierul. Deschideți fișierul .csv.

Delete

Puteți șterge datele personale stocate în tabele utilizând funcția export/import date.

Administratorii de sistem Dataverse sunt responsabili de identificarea tuturor tabelelor care conțin date personale pentru o persoană și de repetarea următoarelor pași pentru fiecare dintre aceste tabele.

Din Power Apps, efectuați următoarele activități:

1. În panoul de navigație, selectați Dataverse, apoi selectați Tabele.

   

2. Din lista de tabele, selectați un tabel (de exemplu, tabelul contului), așa cum se arată mai jos.

   

3. Pe bara de meniu, selectați Export>Export date.

4. Când exportul este finalizat, selectați Descărcați datele exportate.

5. Când exportul este complet, selectați fișierul .zip din folderul Descărcări și extrageți fișierul. Deschideți fișierul .csv.

6. În bara de meniu, selectați Fișier, selectați Salvare ca, apoi selectați o locație în care să salvați fișierul.

7. Ștergeți rândurile care conțin datele personale pe care doriți să le eliminați din tabel și salvați foaia de calcul.

8. În Power Apps, reveniți la tabelul selectat, apoi selectați Import>Import date.

9. Selectați Căutare, apoi selectați și deschideți foaia de calcul Excel pe care ați actualizat-o.

10. Selectați Import.