Proiectarea proceselor

Când proiectați o automatizare a procesului, primul pas este să decideți când și ce să automatizați. Privind procesul de afaceri pe care îl aveți în prezent, ar trebui mai întâi să identificați ce parte a procesului să automatizați.

Identificarea zonelor de automatizare

Tipurile de beneficii pe care le puteți obține prin automatizare se încadrează în aceste categorii:

• Aplicați în mod constant reguli de afaceri standardizate

• Reduceți munca manuală la procesele repetitive

• Reduceți eroarea umană

• Raționalizați aprobările

• Câștigă eficiență în tranzacții cu volum mare

• Mutați eficient datele între sisteme (reduceți introducerea manuală a datelor)

• Maximizați utilizarea resurselor disponibile

• Creșteți debitul

Aplicați reguli de afaceri standardizate

Regulile de afaceri sunt logica dacă/atunci care vă aplică politicile de afaceri. Automatizarea acestora asigură că vor fi urmărite în mod constant de fiecare dată.

În exemplul nostru de scenariu de raportare a cheltuielilor, o regulă de afaceri impune ca, dacă suma unui raport de cheltuieli depășește $10,000, aceasta trebuie să fie aprobată și de către directorul financiar. Prin automatizarea procesului, Abhay se asigură că niciun raport de cheltuieli cu un dolar mare nu va trece neobservat.

Automatizați procesele repetitive

Automatizarea proceselor repetitive poate ajuta angajații să evite epuizarea mentală și fizică. Procesele care se desfășoară în același mod de fiecare dată ar trebui să fie în fruntea listei dvs. de luat în considerare pentru automatizare.

De exemplu, Abhay contabilul trebuie să colecteze formulare de cheltuieli și chitanțe de la toată lumea. Chitantele pot fi o chitanță pe hârtie de la un restaurant sau facturi pe hârtie de la vânzători. Abhay trebuie să scaneze manual aceste documente într-un fișier PDF și să le stocheze. Abhay trebuie, de asemenea, să introducă ceea ce este scris pe hârtie și să îl posteze în sistemul financiar pentru fiecare raport de cheltuieli trimis.

Reduceți eroarea umană

Sarcini precum copierea și lipirea valorilor de la un sistem la altul sau introducerea datelor din formulare de hârtie sunt procese în care pot apărea erori umane.

Un exemplu de caz pentru scenariul de raportare a cheltuielilor este în care Abhay trebuie să ramburseze numerar angajatului căutând detaliile bancare ale angajatului, apoi accesând sistemul bancar.

Raționalizați aprobările

Un alt tip de eroare apare atunci când oamenii uită să-și îndeplinească sarcinile. Puteți configura automatizarea pentru a le reaminti să lucreze la sarcina sau procesul pe care le-au fost atribuite.

De exemplu, Lee a trimis un raport de cheltuieli, dar Nick nu a răspuns la cererea de aprobare de ceva timp. O automatizare poate fi configurată pentru a-i reaminti lui Nick să ia o decizie și chiar pentru a oferi un buton pentru a răspunde direct de la memento.

Câștigați eficiență în procesele cu volum mare

Un alt domeniu pe care poate doriți să îl automatizați sunt procesele cu volum mare. Procesele cu volum mare sunt procese care apar foarte frecvent zilnic. Este strâns legat de procesele repetitive, dar este ușor diferit. Este posibil să aveți un proces care poate avea doar un pas sau doi care pot fi automatizați. Cu toate acestea, dacă un proces trebuie efectuat de mai multe ori, chiar și îmbunătățirile mici pot avea impacturi mari.

De exemplu, dacă scenariul de raportare a cheltuielilor este valabil pentru 1.000 de agenți de vânzări, fiecare minut de îmbunătățire ar echivala cu două zile lucrătoare de timp economisit. Analiza impactului real se poate face folosind funcțiile de analiză.

Automatizați introducerea datelor

Este posibil să introduceți manual datele deoarece aveți două sisteme care nu vorbesc între ele. În scenariul nostru de raportare a cheltuielilor, aici Abhay introduce date în sistemul contabil prin reintroducerea valorilor din raportul de cheltuieli trimis.

Maximizați utilizarea resurselor disponibile

Candidații suplimentari buni pentru automatizare sunt acele procese care pot fi rulate independent de interacțiunea umană. Acest tip de proces nu este la fel de ușor de identificat, așa că cel mai bun mod este să vă imaginați dacă există procese care pot fi finalizate în afara orelor de lucru obișnuite. O astfel de automatizare acționează ca un „multiplicator” al oamenilor dvs. și vă folosește pe deplin celelalte resurse (cum ar fi computerele).

De asemenea, puteți utiliza automatizarea pentru procese care necesită prea mult timp în comparație cu o interacțiune umană, dar este tolerabilă dacă este făcută în timpul nopții, când nu există nicio grabă ca automatizarea să se termine. De exemplu, dacă o persoană își începe ziua procesând comenzile primite peste noapte, ați putea crea o automatizare care procesează comenzile de îndată ce acestea sosesc, astfel încât echipa dvs. să poată începe să onoreze comenzile la prima oră dimineața.

Creșteți debitul

Similar cu maximizarea utilizării resurselor disponibile, automatizarea vă ajută, de asemenea, să creșteți debitul unui anumit proces. Cu acest tip de automatizare, procesul curent poate fi efectuat de oameni în paralel cu automatizarea.

De exemplu, Abhay contabilul poate fi singura persoană care procesează rapoartele de cheltuieli, iar programul lor standard de lucru poate fi între 9:00 și 18:00. Prin configurarea unei automatizări, ar putea fi, de asemenea, să fie Power Automate să procesați rapoartele de cheltuieli și, prin urmare, să aveți atât Abhay, cât și automatizarea să o proceseze, rezultând un randament mai mare.

Exemplu de scenariu

Atunci când sunt aplicate toate domeniile de automatizare, exemplul de mai jos arată cum un proces de afaceri de raportare a cheltuielilor poate fi acoperit de Power Automate cu îmbunătățiri ale debitului, maximizând resursele disponibile, automatizând introducerea datelor, precum și eficientizarea aprobărilor.