Evaluarea impactului de afaceri al automatizării

După ce ați implementat cu succes automatizarea, puteți evalua impactul acesteia comparând procesul de afaceri inițial cu noul proces, folosind valorile de succes pe care le-ați definit. Rezultatele dvs. de automatizare sunt stocate timp de 30 de zile, timp în care le puteți vizualiza pentru a analiza numărul total de acțiuni și rulări dintr-o zi.

Pentru a vizualiza analiza fluxului

1. Accesați Fluxurile mele.

2. Selectați fluxul pe care doriți să îl analizați.

3. Selectați Analiză.

   

4. Selectați fila Utilizare .

   

Obțineți numărul de curse de flux

Fila Utilizare vă arată de câte ori într-o zi fluxul a fost utilizat pentru a automatiza un anumit proces de afaceri.

Pentru a exporta datele de rulare într-un registru de lucru Excel

1. Plasați cursorul peste graficul care arată datele pe care doriți să le exportați.

2. Selectați Mai multe opțiuni.

3. Selectați Exportați date.

   

4. Selectați formatul de fișier dorit (registru de lucru Excel sau CSV).

5. Selectați Exportați.

Obțineți durata rulării fluxului

Pentru a vedea durata fiecărei curse de flux

1. Accesați Fluxurile mele.

2. Selectați fluxul pe care doriți să îl analizați.

3. În istoricul rulărilor de 28 de zile, selectați Toate rulările.

4. Dacă doriți să exportați informațiile, selectați Obțineți fișierul .csv.

   

Fișierul CSV include ora de începere și ora de încheiere a fiecărei rulări. Puteți utiliza Excel pentru a recalcula durata și pentru a face analize suplimentare (cum ar fi găsirea duratei medii). Pentru a obține durata în secunde, utilizați următoarea formulă:

   (Ora de încheiere a executării celula − Ora de începere a executării celula) × 24 × 60 × 60

Pentru a obține durata medie, obțineți numărul total de durate și împărțiți-l la numărul de rulări (nr. de rânduri).

Acum că aveți numărul de rulări și durata rulărilor, veți putea afla cât timp a economisit automatizarea dvs. comparându-l cu procesul manual anterior.

Exemplu de scenariu

Să luăm ca exemplu scenariul rambursării în numerar.

Anterior, echipa de contabilitate a lui Abhay trebuia să introducă coduri contabile, să introducă tranzacții și să posteze tranzacții în sistemul de contabilitate pe baza informațiilor primite în e-mailul de aprobare atașat raportului de cheltuieli. Să presupunem că în faza de planificare a automatizării, Abhay a măsurat cât timp durează acest lucru și a înregistrat că a fost nevoie de trei minute pentru a căuta detaliile bancare ale angajatului și încă cinci minute pentru a rambursa solicitantul de pe site-ul online banking.

Pe baza analizei fluxului, Abhay poate vedea că automatizarea a rulat între 91 și 110 de ori pe zi, pentru o medie de 107 rulări.

Durata automatizării obținută este în medie de 40 de secunde. Prin urmare, timpul redus pe rulare este:

   Timp înainte de automatizare (3 minute + 5 minute) − timpul după automatizare (40 de secunde) = 440 de secunde

Deoarece automatizarea a rulat de 3.226 de ori în 30 de zile, timpul total economisit este:

   Timp redus (440 secunde) × număr de rulări (3.226 ori) = 1,419,440 secunde = 394,28 ore