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Ver e guardar resumos de e-mails no seu CRM

  • Artigo

Economize tempo permitindo que o Copilot para Vendas resuma e guarde informações importantes de e-mail no seu CRM em segundos. Partilhe resumos para Microsoft Teams ou copie-os para outras utilizações.

Quando disponível, o resumo inclui informações se o orçamento, os intervenientes, a necessidade e a hora são ou não mencionados no e-mail. Estas informações são apresentadas apenas para e-mails externos e quando detetadas com uma elevada probabilidade pela IA.

Os resumos por e-mail estão disponíveis quando:

  • O e-mail é para ou de um contacto fora da sua empresa, e o contacto existe no seu CRM.
  • O conteúdo do e-mail tem mais de 1.000 caracteres, ou cerca de 150 a 200 palavras em inglês. Se o e-mail for muito curto, o Copilot não tem informações suficientes para gerar um resumo.
  • O e-mail está num dos idiomas suportados. Saiba mais sobre os Idiomas suportados no Copilot para Vendas para Outlook e Teams.
  • O e-mail não está encriptado.

Requisitos de licença

Os recursos do resumo do e-mail do Copilot para Vendas variam de acordo com a licença:

  • Licença do Sales Copilot: visualize, guarde no CRM, partilhe no Teams ou copie resumos de e-mail conforme descrito neste artigo.
  • Licença do Copilot para Vendas: Veja a experiência totalmente integrada no Microsoft Outlook. Saiba mais em Ver resumos de e-mail enriquecidos com CRM no Outlook.

Não tem a certeza sobre a diferença entre o Sales Copilot e o Copilot para Vendas? Saiba mais em O que mudou com o Sales Copilot para Microsoft 365 Copilot para Vendas.

Anatomia de um resumo de e-mail

Captura de ecrã de um cartão de resumo de e-mail no painel do Copilot para Vendas no Outlook ao responder a um e-mail, com balões numerados.

Legenda:

  1. Título do cartão
  2. Número da citação
  3. Criar rascunho de e-mail com o Copilot
  4. Partilhar no Teams ou na área de transferência
  5. Guarde o resumo no seu CRM ou altere o idioma
  6. Partilhar feedback sobre o resumo do e-mail

Ver um resumo do e-mail

Pode adicionar o resumo ao seu CRM, partilhá-lo no Teams ou copiá-lo para a área de transferência a partir desta vista.

Importante

Verifique sempre cuidadosamente o conteúdo gerado por IA em termos de exatidão e adequação antes de o partilhar.

  1. No Outlook, abra um e-mail no painel de leitura ou numa janela separada e comece a escrever o rascunho de uma resposta.

  2. Abra o painel Copilot para Vendas se ainda não estiver aberto. Após um ou dois momentos, o resumo do e-mail é apresentado no cartão de Informações de e-mail principais.

    Se o contacto não estiver no CRM, o cartão de Informações de e-mail essenciais não será apresentado. Adicione o contacto ao seu CRM. O resumo do e-mail deve aparecer alguns momentos depois. Saiba mais em Criar um contacto no seu CRM a partir do Copilot para Vendas.

No cartão de Informações de e-mail essenciais, pode executar as seguintes tarefas:

  • Para verificar onde Copilot obteve as informações para o resumo, selecione um número de citação. apresentados.

    Captura de ecrã de uma citação no painel do Copilot para Vendas no Outlook.

    Para visualizar informações básicas sobre o contacto, conta ou oportunidade, selecione o link a azul. Para ver os detalhes completos no seu CRM, selecione no cartão de resumo.

    Captura de ecrã dos dados de contacto no painel do Copilot para Vendas no Outlook.

  • Para redigir uma resposta do zero com a ajuda do Copilot, selecione Criar rascunho de um e-mail. Para começar com algum contexto, selecione a seta junto a Criar rascunho de um e-mail e, em seguida, selecione Responder a uma consulta, Fazer uma proposta ou Endereçar uma preocupação. Saiba mais em Criar rascunho de uma mensagem de e-mail na aplicação Copilot para Vendas.

  • Para partilhar o resumo com o Microsoft Teams, selecione Partilhar>Partilhar com Equipas. Na caixa de pesquisa em Partilhar com:, comece a escrever o nome de uma pessoa, canal ou chat e, em seguida, selecione-o na lista. Adicione uma mensagem se desejar, edite o resumo se necessário e selecione Partilhar. Saiba mais em Partilhar resumos de e-mails para Microsoft Teams.

  • Para copiar o resumo para uso noutras aplicações, selecione Partilhar>Resumo da cópia.

  • Para alterar o idioma do resumo do e-mail, selecione ...>Altere idioma, selecione o idioma na lista e, em seguida, selecione Alterar. Ver a lista de idiomas suportados.

  • Para fornecer comentários sobre o resumo do e-mail, selecione o ícone de polegar para cima ou de polegar para baixo. Certifique-se de que não partilha informações pessoais nos seus comentários.

Guardar um anexo de e-mail no CRM

Com o Copilot para Vendas, guarde um resumo de e-mail em apenas um registo. Se tentar guardá-lo novamente, a opção já não estará disponível.

  1. No cartão Informações de e-mail essenciais, selecione ...>Guardar resumo no CRM, em que CRM é o nome do seu sistema CRM.

  2. Em Selecionar um registo, selecione ou pesquise um contacto, conta ou registo de oportunidade ao qual adicionar o resumo do e-mail. Os resultados da pesquisa são adicionados à lista de registos sugeridos, para que possa pesquisar com segurança e tentar novamente.

    Se houver várias oportunidades relacionadas ao contacto, o Copilot para Vendas apresenta uma lista de oportunidades sugeridas, classificadas por IA, para guardar o resumo. Neste caso, a primeira oportunidade é selecionada por predefinição.

    Se o e-mail já estiver ligado a uma oportunidade, é selecionado por predefinição.

    Se nenhuma oportunidade for ligada, a oportunidade melhor classificada, que é determinada pelas oportunidades abertas disponíveis para a conta ou o contacto, e pelo conteúdo do e-mail, será selecionada por predefinição.

  3. Selecione Guardar.

    Nota

    • Quando procura um registo ao qual se ligar, os resultados da pesquisa mostram o nome do registo e os campos chave selecionados pelo seu administrador.
    • Pode ligar a todos os tipos de registo que o administrador ativou para atividades e adicionados ao Copilot para Vendas.

    Captura de ecrã de registos sugeridos no painel do Copilot para Vendas no Outlook, com balões numerados.

Legenda:

  1. Registos sugeridos pelo Copilot para Vendas
  2. Registo adicionado a partir da caixa de pesquisa

O resumo de e-mail é guardado no seu CRM como uma nota no registo selecionado. O assunto é o mesmo para todas as notas do Copilot para Vendas: "[AI gerado] Resumo de e-mail do Sales Copilot." As notas incluem o assunto do e-mail e o carimbo de data/hora quando a nota foi guardada. Depois de guardar o resumo no registo, pode editá-lo no seu sistema CRM.

Captura de ecrã de uma nota adicionada a uma linha cronológica no Hub do Dynamics 365 Sales.

Nota

O Salesforce tem dois tipos de objetos de nota: "Notas e anexos" e "Notas", também conhecidas como "Notas de conteúdo". Pode usar qualquer um desses objetos para anexar notas a um registo do CRM. O Copilot para Vendas suporta apenas o objeto "Notas e anexos" de origem. Se quiser que ofereça suporte ao objeto "Notas", peça ao administrador do Salesforce para entrar em contacto com o Suporte da Microsoft.