Criar e enviar uma mensagem de e-mail

Em geral, pode enviar mensagens de e-mail aos seus clientes diretamente a partir do Dynamics 365 Sales. No entanto, quando a caraterística de interação com e-mail está ativada, estão disponíveis mais escolhas para e-mails, como seguir ou não seguir, quando compõe um e-mail.

Contacte o seu administrador se não vir as caraterísticas de interação com e-mail descritas aqui. Mais informações: Configurar a interação com e-mail.

Criar uma mensagem

As funcionalidades de interação com e-mail aplicam-se a todos os e-mails enviados através do Dynamics 365 Sales. Quando envia um e-mail, este adiciona automaticamente uma atividade de e-mail ao registo e este registo é definido como o valor Relativo a da mensagem. Além disso, a funcionalidade de interação com e-mail recolhe indicadores-chave de desempenho (KPIs) e determina onde o e-mail é apresentado com base nos destinatários (endereços Para, De e Copiar para).

Antes de criar o e-mail, vamos compreender as diferentes opções disponíveis no formulário de e-mail:

1. Anexo: uma lista de ficheiros anexados ao seu e-mail, juntamente com controlos para adição, remoção e modificação dos anexos.
2. Seguir/Não Seguir: ative o seguinte para monitorizar a cativação do cliente com a mensagem ou desative-o para parar a monitorização. Outros controlos e ligações aparecem conforme necessário, tal como quando um destinatário não permite seguir. Mais informações: Siga ou deixe de seguir uma mensagem.
3. Enviar Mais Tarde: defina o tempo de entrega da mensagem se não quiser enviá-la de imediato. Os tempos de entrega recomendados poderão aparecer aqui, dependendo do fuso horário do destinatário.
4. Definir um Lembrete: defina um lembrete para ser dar seguimento numa hora específica. Por exemplo, poderá querer obter um alerta caso a mensagem permaneça não aberta por três dias.
5. Inserir Modelo: insira texto padrão que pode rever conforme necessário. A sua organização pode ter vários modelos dependendo dos requisitos de negócio, como seguimento de reunião ou introdução. A interação com e-mail sugere um modelo baseado no desempenho anterior.

Para criar e enviar um e-mail:

1. Abra o registo ao qual pretende adicionar a atividade (normalmente um contacto, oportunidade, oportunidade potencial ou conta).
2. Na secção Linha Cronológica, selecione + (Criar um registo de linha cronológica) >E-mail.
3. Selecione um destinatário e introduza o assunto da mensagem.
4. Introduza o corpo da mensagem ou insira um modelo de e-mail.
5. Selecione Enviar ou selecione Guardar para guardar a mensagem como rascunho e concluí-lo mais tarde.

Usar um modelo de e-mail

Os modelos de e-mail são mensagens padrão que envia frequentemente, como apresentações, confirmações, mensagens de agradecimento e lembretes. Podem incluir valores dinâmicos que são preenchidos automaticamente, como o nome do destinatário ou um número de encomenda. Eles permitem-lhe acelerar a escrita de mensagens mensagens comuns.

A interação com e-mail analisa o desempenho de todas as mensagens que a sua equipa de vendas enviou do Dynamics 365 Sales e identifica os modelos de maior sucesso. Mostra todos os modelos de disponíveis, mas realça aqueles que identificou como gerando mais aberturas, respostas ou vendas.

1. Criar uma mensagem.
2. Na barra de comando, selecione Inserir Modelo.
3. Na janela Modelos de e-mail, selecione o idioma, se necessário, e pesquise por um modelo e selecione-o.
4. Selecione Adicionar modelo.
   O conteúdo do modelo é inserido no corpo da mensagem.
5. Personalize o conteúdo do modelo, conforme necessário.
6. Selecione Enviar ou selecione Guardar para guardar a mensagem como rascunho e concluí-lo mais tarde.

Adicionar anexos

Quando anexa documentos, folhas de cálculo ou imagens aos seus e-mails, pode seguir estes anexos para saber se o destinatário os abriu. Pode incluir anexos seguidos e não seguidos no mesmo e-mail.
Por predefinição, os anexos não são seguidos. Tem de seguir manualmente cada anexo que pretende monitorizar. Além disso, não pode seguir anexos quando os destinatários da mensagem não permitem seguir.

1. Criar uma mensagem.

2. Na secção Anexo, selecione +.

3. Localize e selecione o ficheiro a anexar.

4. Selecione Abrir.
   Dependendo do tamanho do ficheiro, a anexação poderá demorar vários segundos.

5. Selecione o anexo a monitorizar e, em seguida, selecione mais opções >Seguir.
   O anexo agora é seguido e a coluna Seguido mostra Sim.

   Nota

   A opção Seguir só está disponível quando a caraterística de anexos avançada estiver desativada. Contacte o administrador para desativar a caraterística de anexos avançada.

6. Selecione Enviar ou selecione Guardar para guardar a mensagem como rascunho e concluí-lo mais tarde.

Seguir ou deixar de seguir uma mensagem

Quando segue um e-mail, a interação com e-mail pode indicar-lhe se o destinatário o abriu, lhe respondeu, abriu um anexo ou selecionou uma ligação nele. Mais informações: Ver interações nas mensagens com a interação com e-mail.

A secção Interação com E-mail inclui os seguintes indicadores e controlos:

Indicador ou controlo	Descrição
	Indica que está a seguir o e-mail atual, incluindo quaisquer ligações que inclua, e tem a opção de seguir quaisquer ficheiros que anexe. Selecione Não Seguir para deixar de monitorizar a mensagem. Este é o estado predefinido para as novas mensagens quando a sua organização ativou a interação com e-mail e todos os destinatários permitem o seguimento.
	Indica que não está a seguir o e-mail atual, incluindo quaisquer ligações que inclua. Também não pode seguir quaisquer anexos. Selecione Seguir para ativar o seguimento, se os destinatários o permitirem.
	Indica que um ou mais destinatários têm o seguimento definido como Não Permitir. Não pode seguir esta mensagem a menos que remova os destinatários que não permitem o seguimento ou altere a definição deles. - Selecione Ver Preferências para ver os nomes dos destinatários e as seguintes preferências numa nova janela. Selecione um nome para abrir o registo do destinatário. - Se removeu os destinatários que não pretendem ser seguidos ou alterou a definição para permitir o seguimento, selecione Repetir Seguir para tentar novamente. - Selecione Não Seguir para deixar de tentar seguir esta mensagem. Aproximadamente 15 minutos depois de uma mensagem seguida ser aberta, o sistema cria um cartão de ação no assistente. O cartão inclui ligações para a mensagem e registos relacionados, bem como botões de ação para gerar uma atividade de chamada, adiar o alerta ou dispensá-lo. Obter mais informações sobre comunicações guiadas com os clientes com o assistente.

Escolher a hora de entrega mais eficaz

As mensagens de e-mail poderão receber maior ou menor atenção consoante a hora a que chegam à caixa de entrada dos destinatários. Por exemplo, muitas pessoas começam o dia com uma caixa de entrada cheia, pelo que as mensagens que chegam durante a noite têm de competir pela atenção e podem ser adiadas ou até mesmo esquecidas. Os e-mails que chegam mais tarde podem ser notados e processados imediatamente. Com a interação com e-mail, pode compor mensagens de e-mail quando for conveniente para si, mas permita que o Dynamics 365 Sales as entregue quando for preferível para os destinatários.

Por vezes, o sistema recomenda um tempo de entrega baseado no fuso horário do destinatário. Assume um dia de trabalho padrão das 8:00 às 17:00, de segunda a sexta-feira, e sugere a hora de trabalho mais próxima seguinte se estiver a trabalhar fora do dia útil do destinatário. Se a mensagem tiver mais do que um destinatário ou se não for fornecido nenhum endereço, o sistema não faz uma recomendação.

A sua organização tem de ativar o Mapas Bing e o destinatário tem de ter um endereço físico no Sales para que a interação com e-mail determine o fuso horário.

Se não forem apresentadas recomendações, ou se preferir utilizar a sua própria lógica, poderá especificar uma hora de entrega escolhida por si.

A caraterística de tempo de entrega está disponível para mensagens seguidas e não seguidas.

1. Criar uma mensagem.

2. Quando estiver pronto para enviar a mensagem, veja em Enviar Mais Tarde na secção Interação com E-mail.

   Se o sistema puder recomendar uma hora de entrega, aparece aqui uma. Quer apareça ou não, de qualquer forma, pode adiar a entrega.

3. Selecione Enviar Mais Tarde.

   

   Se o sistema tiver recomendado uma hora ou data, essas informações são preenchidas por si. Caso contrário, a data estará em branco. Em qualquer um dos casos, o sistema utiliza a hora local, não a do destinatário.

4. Na caixa de diálogo Agendar e-mail, selecione a data e hora da entrega.

   

5. Selecione Agendar e-mail.

   O indicador Adiar Envio fica verde. Selecione Alterar Agenda ou Remover Adiamento se precisar de alterar o adiamento ou enviar a mensagem de imediato. Pode alterar a entrega agendada em qualquer altura antes de a mensagem ser enviada.

   

6. Selecione Enviar ou selecione Guardar para guardar a mensagem como rascunho e concluí-lo mais tarde.

As mensagens agendadas aparecem como tal na lista Atividades para o registo Relativo a. Até que a hora agendada chegue, pode eliminar ou reagendar a mensagem a partir daqui. Também pode editar a data ou hora do lembrete de seguimento. Não pode alterar outras definições depois de selecionar Enviar.

Definir um lembrete de seguimento da mensagem

Se quiser certificar-se de que não se esqueceu de enviar de seguir um e-mail importante, defina um lembrete. Esta caraterística só está disponível para e-mails enviados.

1. Criar uma mensagem.

2. Quando estiver pronto para definir o lembrete, na secção Interação com e-mail, selecione Definir um lembrete.

   

3. Na caixa de diálogo do Definir Lembrete, preencha os seguintes campos.

   • Condição: selecione a condição que aciona o lembrete:
     • Se não receber uma resposta até: aciona o lembrete se não receber uma resposta até à data Lembrar até. Só está disponível para mensagens seguidas.
     • Se o e-mail não for aberto até: aciona o lembrete se a mensagem não tiver sido aberta até à data Lembrar até. Só está disponível para mensagens seguidas.
     • Lembrar-me mesmo assim às: aciona o lembrete na data e hora especificadas.
   • Lembrar até: especifique a data e a hora para mostrar o lembrete quando a Condição for cumprida.
   • Comentário: opcionalmente, adicione uma nota ao lembrete.

   

4. Selecione OK para guardar as alterações e fechar a janela.

   O indicador Definir Lembrete fica azul e aparece um breve resumo das definições do lembrete. Depois de passada a hora do lembrete, o resumo é atualizado para indicar isto. Selecione Alterar Lembrete ou Remover Lembrete se precisar de alterar ou remover o lembrete.

   

5. Selecione Enviar ou selecione Guardar para guardar a mensagem como rascunho e concluí-lo mais tarde.

Quando o lembrete é acionado, o sistema cria um cartão de ação no assistente. É atribuída uma prioridade elevada ao cartão, pelo que deverá vê-lo imediatamente. O cartão inclui ligações para a mensagem e registos relacionados, bem como botões de ação para suspender ou dispensar o alerta. Mais informações sobre o cartão de lembrete por e-mail.

Não consegue encontrar a caraterística na sua aplicação?

Existem algumas possibilidades:

• Não tem a licença necessária para usar esta caraterística. Consulte a tabela de comparação e o guia de licenciamento para ver que caraterísticas estão disponíveis com a sua licença.
• Não tem o direito de acesso necessário para usar esta caraterística.
  • Para configurar uma caraterística, precisa de ter as Funções de administração e personalização
  • Para usar caraterísticas relacionadas com vendas, precisa de ter as Funções de vendas principais
  • Algumas tarefas requerem Funções funcionais específicas.
• O seu administrador não ativou a funcionalidade.
• A sua organização está a utilizar uma aplicação personalizada. Contacte o seu administrador para saber os passos exatos. Os passos descritos neste artigo são específicos das aplicações Hub de Vendas e Sales Professional de origem.

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