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Compreender Viva Glint SFTP e a automatização de dados

  • Artigo

Utilize Microsoft Viva Glint Protocolo SFTP (Secure File Transfer Protocol) para estabelecer importações regulares de dados de funcionários. Um feed de dados automatizado permite-lhe manter os seus dados do Sistema de Informação de RH (HRIS) sincronizados com Viva Glint e permite que a sua organização:

  • Envie inquéritos e resultados aos participantes certos em qualquer altura.
  • Acione automaticamente inquéritos para funcionários em pontos específicos do ciclo de vida dos funcionários.
  • Tenha sempre as informações mais atualizadas sobre os colaboradores.

Preparar dados para importação

Antes de transferir dados para Viva Glint com o SFTP, certifique-se de que revê as informações sobre Viva Glint noções básicas de atributos e conclui a configuração do atributo. Saiba mais.

Cuidado

Certifique-se de que todos os utilizadores Administração da Empresa estão incluídos no seu primeiro carregamento de ficheiros, com IDs de Colaborador que correspondem aos IDs no Viva Glint. Caso contrário, os utilizadores Administração da empresa são desativados e perdem o acesso à plataforma.

Gerir definições de SFTP

No Viva Glint definições gerais, faça a gestão de chaves SSH Públicas, adicione endereços IP públicos, especifique utilizadores de notificação, faça a gestão das definições de encriptação e veja as credenciais SFTP. Saiba mais.

Compreender a importação de dados automatizados

Viva Glint SFTP:

  • Permite ficheiros de dados completos e parciais.
  • Verifica regularmente e importa automaticamente novos ficheiros.
  • Deriva atributos para criar campos calculados durante a importação.
  • Funciona melhor com formatos de ficheiro recomendados.

Diretórios SFTP

Na sua conta SFTP, existem dois (2) diretórios que Viva Glint monitoriza a importação automática de ficheiros:

  • /files/user_full: Utilize para carregamentos de ficheiros COMPLETOs – os registos de funcionários existentes na plataforma que não estão incluídos no seu ficheiro tornam-se INATIVOs.
  • /files/user_delta: Utilização para carregamentos de ficheiros PARCIAIS - apenas os registos dos funcionários no ficheiro são atualizados na plataforma; todos os outros permanecem inalterados.

Observação

  • Os ficheiros são eliminados automaticamente do SFTP após 48 horas.
  • Os ficheiros que causam avisos e erros podem ser transferidos a partir do Registo de Auditoria de Atividades nas Definições Gerais durante 28 dias após a importação.

Dica

Para algumas versões do SAP Success Factors e workday, "/files" pode ser automaticamente anexado ao caminho do ficheiro para transmissões SFTP. Para evitar erros de carregamento se a versão do HRIS anexar automaticamente "/files", remova "/files" do caminho do ficheiro ("/user_full" ou "/user_delta").

Métodos de transferência

Consoante a frequência com que a sua organização importa dados para Viva Glint, considere qual o método de transferência de dados SFTP que melhor satisfaz as suas necessidades.

  • Feed de dados HRIS automatizado: Trabalhe com a equipa de dados dos seus colaboradores para estabelecer uma exportação automatizada que é transmitida diretamente do HRIS para o SFTP.
  • Transferência manual de ficheiros SFTP: Ligue-se a uma aplicação FTP para colocar manualmente um ficheiro completo ou incremental no SFTP.

Atributos derivados

Enquanto os dados dos seus colaboradores são carregados para Viva Glint, os atributos e valores derivados são calculados para Hierarquia de Gestor, Antiguidade e Grupos Etários com base nas seleções efetuadas durante a configuração do atributo. Saiba mais.

Observação

  • Não inclua atributos derivados no ficheiro de dados do funcionário. Viva Glint cria estes campos.
  • As derivações do Agrupamento etário podem basear-se no Ano de Nascimento, mas não na Data de Nascimento completa. Inclua o Ano de Nascimento nos dados dos seus colaboradores para criar o Agrupamento Etário.

Melhores práticas de ficheiros

Selecione uma convenção de frequência, formato, esquema e nomenclatura de transferência de ficheiros com base nas necessidades da sua empresa e nas capacidades do HRIS.

Frequência:

Atualize os dados dos seus colaboradores pelo menos semanalmente ou com uma cadência regular que se alinhe com a agenda de inquéritos da sua empresa.

Se tiver menos de 10 000 funcionários, um feed diário do ficheiro completo deve ser uma boa frequência e os ficheiros incrementais podem ser carregados para atualizações pontuais. Se tiver uma grande base de colaboradores com vários atributos (mais de 50), enviar ficheiros completos 1 a 2 vezes por mês com ficheiros incrementais diários poderá fazer mais sentido para as necessidades da sua empresa. Discuta com a sua equipa do HRIS para saber quais são as possibilidades de transferência de ficheiros de dados.

Formato e esquema:

O formato e o esquema de ficheiro consistentes ao longo do tempo garantem importações de ficheiros bem-sucedidas. Mantenha as mesmas etiquetas de atributo na linha de cabeçalho do ficheiro e selecione um formato de ficheiro nas opções do Viva Glint:

  • .csv com um separador de vírgulas e codificação UTF-8. Quando os valores contiverem vírgulas, coloque aspas duplas.
    • Viva Glint aceita UTF-8 e UTF-8 com codificação BOM.
  • .xlsx com um único separador e sem palavra-passe ou fórmulas.

Convenção de nomenclatura:

Viva Glint recomenda as seguintes convenções de nomenclatura de ficheiros, em que "company-id" é o seu ID exclusivo no Viva Glint, mas este método de nome de ficheiro não é necessário. Certifique-se de que o nome de ficheiro que selecionar tem 64 carateres ou menos, incluindo a extensão de ficheiro.

  • Company-id_user_full_yyyymmdd.csv
  • Company-id_user_delta_yyyymmdd.csv

Por exemplo: contoso_user_delta_20230101.csv

Importante

As extensões de ficheiro têm de refletir a encriptação PGP, se utilizadas. Por exemplo, uma extensão de ficheiro .csv encriptada seria apresentada como: contoso_user_full_20230101. csv.pgp