Del via


Lagre Outlook-aktiviteter i kunderelasjonssystemet

Selgere må ofte fange opp e-postmeldinger og møter som er relatert til salgsaktivitetene deres. Tidligere har du kanskje registrert detaljene i en papirnotatblokk. I dag er det mer sannsynlig at du bruker et CRM-system (Customer Relationship Management) som Dynamics 365 eller Salesforce. Det er imidlertid fortsatt kjedelig og tidkrevende å oppdatere CRM manuelt med detaljene om Outlook-samhandlingene med kundeemner og kunder. Heldigvis kan Copilot for salg gjøre det for deg slik at du kan fokusere på å selge.

Når en e-postmelding eller et møte lagres i CRM-løsningen, viser sideruten Copilot for salg følgende informasjon:

  • Kortet Koblet til viser den tilkoblede oppføringen og dens type.
  • Vedleggsikonet viser antall vedlegg som ble lagret i CRM.
  • Kodeikonet viser antall kategoriseringsfelt, hvis noen, du valgte.

Skjermbilde av en e-postmelding som ble lagret i CRM.

Copilot for salg kan lagre e-post og møter i CRM fra uthevingskortet, fra et relatert oppføringskort eller gjennom raske CRM-handlinger i bannermeldinger via e-post. Du kan imidlertid ikke lagre aktiviteter fra delte postbokser, og du kan ikke lagre regelmessige møter. Hvis du bruker Dynamics 365 som CRM, kan du redigere lagrede aktiviteter og fjerne lagrede e-poster fra CRM.

Her er videoen som viser hvordan du lagrer en e-post til CRM ved hjelp av Copilot for salg:

Lagre fra høydepunktkortet

  1. Åpne e-postmeldingen eller møtet, og åpne deretter Copilot for salg.

  2. I sideruten Copilot for salg velger du Lagre.

    Skjermbilde som viser uthevingskortet Lagre e-post i CRM i sideruten Copilot for salg.

  3. Under Koble deg til en oppføring velger du en oppføring du vil koble e-postmeldingen eller møtet til.

    • Velg en foreslått oppføring: Copilot for salg bruker kunstig intelligens til å foreslå forretningsforbindelser og salgsmuligheter som er relatert til kontakter i aktiviteten. Noen forslag til salgsmuligheter gis bare når e-post- eller møteinnholdet er på engelsk.

    • Søk etter en oppføring du vil velge: Bruk søkeboksen til å finne og koble til en oppføring av en hvilken som helst type som administratoren har lagt til i Copilot for salg.

    • Lagre uten å velge en oppføring: Velg Lagre uten tilkobling for å lagre e-postmeldingen eller møtet i CRM uten å koble det til en oppføring. Den er fremdeles knyttet til kontakter i feltene Til, Kopi og Blindkopi.

    Notat

    Kortet Relaterte kontakter viser kontaktene som er i e-posten eller møtet fordi aktiviteten vises på tidslinjen deres.

    Skjermbilde som viser foreslåtte tilkoblinger og relaterte kontakter under Koble deg til en oppføring.

  4. Hvis CRM-løsningen har felter for kategorisering av lagrede e-postmeldinger og møter, kan du velge én eller flere under Legg til e-postkategorier.

  5. Hvis CRM-systemet tillater at du lagrer filer som er vedlagt i en e-postmelding eller et møte, kan du velge de du vil lagre med aktiviteten. Kan du ikke lagre et vedlegg?

    Skjermbilde av alternativet Lagre vedlegg i sideruten Copilot for salg.

  6. Velg Lagre.

Copilot for salg viser oppføringer som er relatert til kontakter som er lagret i CRM. Alle oppføringer av samme type, for eksempel forretningsforbindelser eller salgsmuligheter, vises på et kort for denne typen. Du kan lagre e-posten eller møtet i CRM fra disse kortene. Hvis du allerede har lagret den i CRM fra høydepunktkortet, kan du ikke lagre den på nytt fra et relatert oppføringskort.

  1. Åpne e-postmeldingen eller møtet, og åpne deretter Copilot for salg.

  2. Hold pekeren over en oppføring, og velg Flere handlinger (...) >Lagre og koble til e-post.

    Du kan alternativt velge en oppføring for å åpne detaljene. Velg Flere handlinger () >Lagre og koble til e-post fra detaljene.

E-postmeldingen eller møtet kobles til den valgte oppføringen og lagres i CRM. Kortet Koblet til viser den tilkoblede oppføringen og dens type.

Vedlegg håndteres på en annen måte når du lagrer en aktivitet fra et relatert oppføringskort:

  • Hvis CRM-løsningen er konfigurert til å lagre alle vedlegg som standard, lagres alle vedlegg som kan lagres i CRM-løsningen automatisk.

  • Hvis CRM-løsningen ikke er konfigurert til å lagre alle vedlegg som standard, eller til å lagre vedlegg i det hele tatt, lagres ingen vedlegg i CRM-løsningen.

Lagre fra raske CRM-handlinger i en e-postbannermelding

Når du leser en e-post fra en ekstern kontakt og du ikke allerede har lagret den, inneholder en bannermelding øverst en rask handling som du kan bruke til å lagre e-posten i CRM.

  1. Åpne en e-post som du ikke har lagret i CRM, og som har minst én ekstern kontakt.

  2. Velg Lagre denne e-postmeldingen i bannermeldingen.

  3. Velg en oppføring i sideruten Copilot for salg under Koble til en oppføring.

    Skjermbilde av en e-postmelding med en hurtig CRM-handlingsbannermelding og Copilot for salg-sideruten.

  4. Hvis CRM-systemet tillater at du lagrer filer som er vedlagt i en e-postmelding, kan du velge de du vil lagre med aktiviteten. Kan du ikke lagre et vedlegg?

  5. Velg Lagre.

Copilot for salg kan vise en bannermelding som inneholder raske CRM-handlinger i opptil to av dine eksterne e-postmeldinger per dag. Hvis du ikke vil at disse bannerne skal vises, ber du administratoren om å deaktivere dem for postboksen.

Rediger aktiviteter lagret i Dynamics 365

Hvis du bruker Dynamics 365 som CRM, kan du endre noen av detaljene for en lagret e-post eller et lagret møte i Copilot for salg og deretter lagre endringene i CRM. Du kan endre oppføringen aktiviteten er koblet til, e-postkategoriene og relaterte kontakter. Hvis du bruker Salesforce som CRM, kan du ikke redigere lagrede aktiviteter i Copilot for salg.

  1. Åpne en e-post eller et møte, og åpne deretter Copilot for salg.

  2. Tilkoblet til-kortet velger du Flere handlinger () >Rediger lagrede e-postdetaljer.

    Skjermbilde av kortet Koblet til i sideruten Copilot for salg som viser Flere handlinger-menyen med redigeringsalternativet uthevet.

Fjern e-postmeldinger som er lagret i Dynamics 365

Hvis du bruker Dynamics 365 som CRM, kan du bruke Copilot for salg til å fjerne lagrede e-poster og møter som ikke lenger er relevante, slik at CRM er rent og oppdatert. Hvis du bruker Salesforce som CRM, kan du ikke fjerne lagrede aktiviteter i Copilot for salg.

  1. Åpne en e-post eller et møte, og åpne deretter Copilot for salg.

  2. Tilkoblet til-kortet velger du Flere handlinger () >Fjern e-post fra Dynamics 365.

    Skjermbilde av kortet Koblet til i sideruten Copilot for salg som viser Flere handlinger-menyen med fjern-alternativet uthevet.

Begrensninger ved lagring av vedlegg

Hvis CRM-administratoren har aktivert muligheten til å lagre vedlegg, kan du også lagre vedleggene når du lagrer en e-post eller et møte i CRM-løsningen. Vær imidlertid oppmerksom på følgende begrensninger:

  • CRM-administratoren bestemmer filtypene og den maksimalt tillatte størrelsen på vedlegg som kan lagres i CRM. Vedlegg som er av en filtype som ikke er tillatt eller for store, kan ikke lagres.

  • Innebygde vedlegg kan ikke lagres i CRM. Innebygde vedlegg er bilder eller filer som vises eller limes inn i brødteksten i en e-postmelding.

Forskjeller mellom Dynamics 365 og Salesforce

Copilot for salg fungerer litt forskjellig avhengig av hvilket CRM du bruker. Ulikhetene er beskrevet i delene nedenfor.

Når du lagrer aktiviteter i Dynamics 365

  • Hvis det vises et varsel om synkronisering på serversiden når du prøver å lagre en e-postmelding eller et møte, betyr det at postboksen ikke er konfigurert til å lagre Outlook-aktiviteter på Dynamics 365. Velg Aktiver for å aktivere synkronisering på serversiden for postboksen. Mer informasjon i Bruk synkronisering på serversiden med Copilot for salg.

    Skjermbilde som viser synkroniseringsmeldingen på serversiden i Copilot for salg-sideruten.

  • Svar på en lagret e-post lagres også automatisk hvis følgende betingelser er oppfylt:

  • Du kan bare lagre et møte i Dynamics 365 hvis møtetidspunktet er innenfor arbeidstiden til alle deltakerne. Finn ut hvordan du angir din egen arbeidstid i Tilpasse salgsakselerator. Salgssjefer kan angi tilgjengeligheten til selgere som rapporterer til dem.

  • Hvis lagring av vedlegg til møter er deaktivert i innstillingene for synkronisering på serversiden, kan ikke møtevedlegg lagres i CRM fra Copilot for salg.

  • Du kan lagre utkast til e-post til Dynamics 365; Et e-postutkast lagres imidlertid bare etter at det er sendt.

  • Du kan lagre utkastmøter i Dynamics 365. Møteutkast lagres umiddelbart. Hvis du oppdaterer et møte etter at det er lagret, lagres endringene automatisk i CRM.

  • Bare aktiviteter du lagrer ved hjelp av Copilot for salg, vises i sideruten Copilot for salg. Hvis du brukte Dynamics 365 App for Outlook til å koble en e-postmelding eller et møte til en oppføring i CRM, vises den ikke som lagret i Copilot for salg. Hvis du bruker Copilot for salg til å lagre aktiviteten, opprettes en duplisert oppføring i CRM.

  • Du kan redigere lagrede aktiviteter i Outlook og lagre endringene til Dynamics 365.

Når du lagrer aktiviteter i Salesforce

  • Du kan ikke lagre e-postutkast eller møteutkast i Salesforce.

  • Svar på lagrede e-poster og oppdateringer av lagrede møter lagres ikke automatisk.

  • Når du lagrer en e-post eller et møte i Salesforce, vises det som lagret bare for deg. Andre deltakere må lagre e-postmeldingen eller møtet i Salesforce separat.

  • Du kan ikke redigere lagrede aktiviteter.

  • Vedlegg lagres som filer i aktivitetsoppføringer.

  • Hvis et varsel om å oppdatere innstillinger i Salesforce vises når du prøver å lagre en Outlook-aktivitet, betyr det at forbedret e-post er slått av i Salesforce. Mer informasjon i Kan ikke lagre e-post i CRM når forbedret e-post ikke er aktivert i Salesforce CRM.

    Hvis Forbedret e-post er aktivert, lagres en aktivitet som en e-postoppføring i Salesforce. Hvis administratoren kontaktet Microsoft Support for å tillate at Outlook-aktiviteter lagres uten å aktivere forbedret e-post, lagres en aktivitet som en oppgaveoppføring.

  • Hvis en e-postmelding du lagrer, har flere tegn i meldingsteksten enn det maksimale antallet tegn som kan lagres i Salesforce-e-postoppføringer, blir e-posten avkortet og deretter lagret. Koblet til-kortet inneholder en merknad om dette.

    Skjermbilde av kortet Connected to i Copilot for salg som viser at en e-post som er lagret i Salesforce, ble avkortet.