Lagre Outlook-aktiviteter i kunderelasjonssystemet

Selgere må ofte fange opp e-postmeldinger og møter som er relatert til salgsaktivitetene deres. Tidligere har du kanskje registrert detaljene i en papirnotatblokk. I dag er det mer sannsynlig at du bruker et CRM-system (Customer Relationship Management) som Dynamics 365 eller Salesforce. Det er imidlertid fortsatt kjedelig og tidkrevende å oppdatere CRM manuelt med detaljene om Outlook-samhandlingene med kundeemner og kunder. Heldigvis kan Copilot for salg gjøre det for deg slik at du kan fokusere på å selge.

Når en e-postmelding eller et møte lagres i CRM-løsningen, viser sideruten Copilot for salg følgende informasjon:

• Kortet Koblet til viser den tilkoblede oppføringen og dens type.
• Vedleggsikonet viser antall vedlegg som ble lagret i CRM.
• Kodeikonet viser antall kategoriseringsfelt, hvis noen, du valgte.

Copilot for salg kan lagre e-post og møter i CRM fra uthevingskortet, fra et relatert oppføringskort eller gjennom raske CRM-handlinger i bannermeldinger via e-post. Du kan imidlertid ikke lagre aktiviteter fra delte postbokser, og du kan ikke lagre regelmessige møter. Hvis du bruker Dynamics 365 som CRM, kan du redigere lagrede aktiviteter og fjerne lagrede e-poster fra CRM.

Her er videoen som viser hvordan du lagrer en e-post til CRM ved hjelp av Copilot for salg:

Lagre fra høydepunktkortet

1. Åpne e-postmeldingen eller møtet, og åpne deretter Copilot for salg.

2. I sideruten Copilot for salg velger du Lagre.

   

3. Under Koble deg til en oppføring velger du en oppføring du vil koble e-postmeldingen eller møtet til.

   • Velg en foreslått oppføring: Copilot for salg bruker kunstig intelligens til å foreslå forretningsforbindelser og salgsmuligheter som er relatert til kontakter i aktiviteten. Noen forslag til salgsmuligheter gis bare når e-post- eller møteinnholdet er på engelsk.

   • Søk etter en oppføring du vil velge: Bruk søkeboksen til å finne og koble til en oppføring av en hvilken som helst type som administratoren har lagt til i Copilot for salg.

   • Lagre uten å velge en oppføring: Velg Lagre uten tilkobling for å lagre e-postmeldingen eller møtet i CRM uten å koble det til en oppføring. Den er fremdeles knyttet til kontakter i feltene Til, Kopi og Blindkopi.

   Notat

   • Når du søker etter en oppføring du vil koble til, viser søkeresultatene oppføringsnavnet og nøkkelfeltene administratoren valgte.
   • Du kan koble til alle oppføringstyper som administratoren har aktivert for aktiviteter og lagt til i Copilot for salg.

   Kortet Relaterte kontakter viser kontaktene som er i e-posten eller møtet fordi aktiviteten vises på tidslinjen deres.

   

4. Hvis CRM-løsningen har felter for kategorisering av lagrede e-postmeldinger og møter, kan du velge én eller flere under Legg til e-postkategorier.

5. Hvis CRM-systemet tillater at du lagrer filer som er vedlagt i en e-postmelding eller et møte, kan du velge de du vil lagre med aktiviteten. Kan du ikke lagre et vedlegg?

   

6. Velg Lagre.

Lagre fra et relatert oppføringskort

Copilot for salg viser oppføringer som er relatert til kontakter som er lagret i CRM. Alle oppføringer av samme type, for eksempel forretningsforbindelser eller salgsmuligheter, vises på et kort for denne typen. Du kan lagre e-posten eller møtet i CRM fra disse kortene. Hvis du allerede har lagret den i CRM fra høydepunktkortet, kan du ikke lagre den på nytt fra et relatert oppføringskort.

1. Åpne e-postmeldingen eller møtet, og åpne deretter Copilot for salg.

2. Hold pekeren over en oppføring, og velg Flere handlinger (...) >Lagre og koble til e-post.

   Du kan alternativt velge en oppføring for å åpne detaljene. Velg Flere handlinger (…) >Lagre og koble til e-post fra detaljene.

E-postmeldingen eller møtet kobles til den valgte oppføringen og lagres i CRM. Kortet Koblet til viser den tilkoblede oppføringen og dens type.

Vedlegg håndteres på en annen måte når du lagrer en aktivitet fra et relatert oppføringskort:

• Hvis CRM-løsningen er konfigurert til å lagre alle vedlegg som standard, lagres alle vedlegg som kan lagres i CRM-løsningen automatisk.

• Hvis CRM-løsningen ikke er konfigurert til å lagre alle vedlegg som standard, eller til å lagre vedlegg i det hele tatt, lagres ingen vedlegg i CRM-løsningen.

Lagre fra raske CRM-handlinger i en e-postbannermelding

Når du leser en e-post fra en ekstern kontakt og du ikke allerede har lagret den, inneholder en bannermelding øverst en rask handling som du kan bruke til å lagre e-posten i CRM.

1. Åpne en e-post som du ikke har lagret i CRM, og som har minst én ekstern kontakt.

2. Velg Lagre denne e-postmeldingen i bannermeldingen.

3. Velg en oppføring i sideruten Copilot for salg under Koble til en oppføring.

   

4. Hvis CRM-systemet tillater at du lagrer filer som er vedlagt i en e-postmelding, kan du velge de du vil lagre med aktiviteten. Kan du ikke lagre et vedlegg?

5. Velg Lagre.

Copilot for salg kan vise en bannermelding som inneholder raske CRM-handlinger i opptil to av dine eksterne e-postmeldinger per dag. Hvis du ikke vil at disse bannerne skal vises, ber du administratoren om å deaktivere dem for postboksen.

Rediger aktiviteter lagret i Dynamics 365

Hvis du bruker Dynamics 365 som CRM, kan du endre noen av detaljene for en lagret e-post eller et lagret møte i Copilot for salg og deretter lagre endringene i CRM. Du kan endre oppføringen aktiviteten er koblet til, e-postkategoriene og relaterte kontakter. Hvis du bruker Salesforce som CRM, kan du ikke redigere lagrede aktiviteter i Copilot for salg.

1. Åpne en e-post eller et møte, og åpne deretter Copilot for salg.

2. På Tilkoblet til-kortet velger du Flere handlinger (…) >Rediger lagrede e-postdetaljer.

   

Fjern e-postmeldinger som er lagret i Dynamics 365

Hvis du bruker Dynamics 365 som CRM, kan du bruke Copilot for salg til å fjerne lagrede e-poster og møter som ikke lenger er relevante, slik at CRM er rent og oppdatert. Hvis du bruker Salesforce som CRM, kan du ikke fjerne lagrede aktiviteter i Copilot for salg.

1. Åpne en e-post eller et møte, og åpne deretter Copilot for salg.

2. På Tilkoblet til-kortet velger du Flere handlinger (…) >Fjern e-post fra Dynamics 365.

   

Begrensninger ved lagring av vedlegg

Hvis CRM-administratoren har aktivert muligheten til å lagre vedlegg, kan du også lagre vedleggene når du lagrer en e-post eller et møte i CRM-løsningen. Vær imidlertid oppmerksom på følgende begrensninger:

• CRM-administratoren bestemmer filtypene og den maksimalt tillatte størrelsen på vedlegg som kan lagres i CRM. Vedlegg som er av en filtype som ikke er tillatt eller for store, kan ikke lagres.

• Innebygde vedlegg kan ikke lagres i CRM. Innebygde vedlegg er bilder eller filer som vises eller limes inn i brødteksten i en e-postmelding.

Forskjeller mellom Dynamics 365 og Salesforce

Copilot for salg fungerer litt forskjellig avhengig av hvilket CRM du bruker. Ulikhetene er beskrevet i delene nedenfor.

Når du lagrer aktiviteter i Dynamics 365

• Hvis det vises et varsel om synkronisering på serversiden når du prøver å lagre en e-postmelding eller et møte, betyr det at postboksen ikke er konfigurert til å lagre Outlook-aktiviteter på Dynamics 365. Velg Aktiver for å aktivere synkronisering på serversiden for postboksen. Mer informasjon i Bruk synkronisering på serversiden med Copilot for salg.

  

• Svar på en lagret e-post lagres også automatisk hvis følgende betingelser er oppfylt:

  • Synkronisering på serversiden er aktivert for postboksen.
  • Ingen e-postmeldinger er ikke valgt i kategorien E-post i tilpasningsinnstillingene for Dynamics 365.

• Du kan bare lagre et møte i Dynamics 365 hvis møtetidspunktet er innenfor arbeidstiden til alle deltakerne. Finn ut hvordan du angir din egen arbeidstid i Tilpasse salgsakselerator. Salgssjefer kan angi tilgjengeligheten til selgere som rapporterer til dem.

• Hvis lagring av vedlegg til møter er deaktivert i innstillingene for synkronisering på serversiden, kan ikke møtevedlegg lagres i CRM fra Copilot for salg.

• Du kan lagre utkast til e-post til Dynamics 365; Et e-postutkast lagres imidlertid bare etter at det er sendt.

• Du kan lagre utkastmøter i Dynamics 365. Møteutkast lagres umiddelbart. Hvis du oppdaterer et møte etter at det er lagret, lagres endringene automatisk i CRM.

• Bare aktiviteter du lagrer ved hjelp av Copilot for salg, vises i sideruten Copilot for salg. Hvis du brukte Dynamics 365 App for Outlook til å koble en e-postmelding eller et møte til en oppføring i CRM, vises den ikke som lagret i Copilot for salg. Hvis du bruker Copilot for salg til å lagre aktiviteten, opprettes en duplisert oppføring i CRM.

• Du kan redigere lagrede aktiviteter i Outlook og lagre endringene til Dynamics 365.

Når du lagrer aktiviteter i Salesforce

• Du kan ikke lagre e-postutkast eller møteutkast i Salesforce.

• Svar på lagrede e-poster og oppdateringer av lagrede møter lagres ikke automatisk.

• Når du lagrer en e-post eller et møte i Salesforce, vises det som lagret bare for deg. Andre deltakere må lagre e-postmeldingen eller møtet i Salesforce separat.

• Du kan ikke redigere lagrede aktiviteter.

• Vedlegg lagres som filer i aktivitetsoppføringer.

• Hvis et varsel om å oppdatere innstillinger i Salesforce vises når du prøver å lagre en Outlook-aktivitet, betyr det at forbedret e-post er slått av i Salesforce. Mer informasjon i Kan ikke lagre e-post i CRM når forbedret e-post ikke er aktivert i Salesforce CRM.

  Hvis Forbedret e-post er aktivert, lagres en aktivitet som en e-postoppføring i Salesforce. Hvis administratoren kontaktet Microsoft Support for å tillate at Outlook-aktiviteter lagres uten å aktivere forbedret e-post, lagres en aktivitet som en oppgaveoppføring.

• Hvis en e-postmelding du lagrer, har flere tegn i meldingsteksten enn det maksimale antallet tegn som kan lagres i Salesforce-e-postoppføringer, blir e-posten avkortet og deretter lagret. Koblet til-kortet inneholder en merknad om dette.