Creare e inviare un nuovo messaggio e-mail

In generale, puoi inviare messaggi e-mail ai tuoi clienti direttamente da Dynamics 365 Sales. Tuttavia, quando la funzionalità di interazione e-mail è abilitata, sono disponibili più scelte per i messaggi e-mail, ad esempio seguire o smettere di seguire, quando si compone un messaggio e-mail.

Contatta l'amministratore se non vedi le funzionalità di coinvolgimento e-mail descritte qui. Maggiori informazioni: Configurare l'impegno e-mail.

Crea un messaggio

Le funzionalità di impegno e-mail si applicano a ogni messaggio di posta elettronica inviato tramite Dynamics 365 Sales. Quando invii un'e-mail, viene aggiunta automaticamente un'attività e-mail al record che stai guardando e tale record viene impostato come valore del messaggio Tema. Inoltre, la funzionalità di impegno e-mail raccoglie indicatori di prestazioni chiave (KPI) e determina dove viene visualizzata l'e-mail in base ai destinatari (indirizzi A, Da e Copia).

Prima di creare l'e-mail, cerchiamo di comprendere le diverse opzioni disponibili nel modulo e-mail:

1. Allegato: un elenco di file allegati alla tua e-mail insieme ai comandi per aggiungere, rimuovere e modificare gli allegati.
2. Segui/Non seguire: abilitare questa opzione per tenere traccia del coinvolgimento del cliente con il messaggio o disabilitarla per interrompere il rilevamento. Altri comandi e collegamenti vengono visualizzati secondo necessità, ad esempio quando un destinatario non consente di seguire. Altre informazioni: Seguire o smettere di seguire un messaggio.
3. Invia successivamente: imposta l'ora di consegna del messaggio se non desideri inviarlo subito. I tempi di consegna consigliati possono essere visualizzati qui, a seconda del fuso orario del destinatario.
4. Imposta un promemoria: imposta un promemoria per completamento a un'ora specifica. Ad esempio, potresti voler ricevere un avviso se il messaggio rimane chiuso per tre giorni.
5. Inserisci modello: consente di inserire testo standard che è possibile modificare secondo necessità. La tua organizzazione può avere più modelli a seconda dei requisiti aziendali, ad esempio il follow-up di una riunione o un'introduzione. L'impegno e-mail suggerisce un modello basato sulle prestazioni precedenti.

Per creare e inviare un messaggio e-mail:

1. Apri il record a cui vuoi aggiungere l'impegno, in genere un contatto, un'opportunità, un lead o un account.
2. Nella sezione Sequenza temporale, seleziona l'icona + (Crea un record della sequenza temporale) >E-mail.
3. Seleziona un destinatario e inserisci l'oggetto del messaggio.
4. Inserisci il corpo del tuo messaggio oppure inserisci un modello di e-mail.
5. Seleziona Invia oppure Salva per salvare il messaggio come bozza e completarlo in un secondo momento.

Usa un modello di messaggio e-mail

I modelli di messaggio e-mail sono messaggi standard che si inviano spesso, ad esempio introduzioni, conferme, messaggi di ringraziamento e promemoria. Possono includere valori dinamici che vengono compilati automaticamente, come il nome del destinatario o un numero d'ordine. In questo modo puoi iniziare rapidamente quando scrivi messaggi comuni.

L'impegno e-mail analizza le prestazioni di tutti i messaggi inviati dal team di vendita tramite Dynamics 365 Sales e identifica i modelli usati più di frequente. Mostra tutti i modelli disponibili, ma evidenzia quelli trovati per generare il numero maggiore di aperture, risposte o vendite.

1. Creare un messaggio.
2. Nella barra dei comandi, seleziona Inserisci modello.
3. Nella finestra Modelli di messaggio e-mail, seleziona la lingua se necessario, quindi cerca e seleziona un modello.
4. Seleziona Applica modello.
   Il contenuto del modello viene inserito nel corpo del messaggio.
5. Personalizza il contenuto del modello secondo necessità.
6. Seleziona Invia oppure Salva per salvare il messaggio come bozza e completarlo in un secondo momento.

Aggiungere allegati

Quando alleghi documenti, fogli di calcolo o immagini ai tuoi messaggi e-mail, puoi seguire questi allegati per sapere se il destinatario li ha aperti. Puoi includere sia allegati seguiti che non seguiti nella stessa e-mail.
Per impostazione predefinita, gli allegati non vengono seguiti. È necessario seguire manualmente ogni allegato che si desidera monitorare. Inoltre, non puoi seguire gli allegati quando i destinatari del messaggio non consentono di seguire.

1. Creare un messaggio.

2. Nella sezione Allegato, seleziona +.

3. Individua e seleziona il file da allegare.

4. Selezionare Apri.
   A seconda delle dimensioni del file, l'allegamento potrebbe richiedere alcuni secondi.

5. Seleziona l'allegato da monitorare, quindi seleziona altre opzioni >Segui.
   L'allegato è ora seguito e nella colonna Seguito viene visualizzato Sì.

   Nota

   L'opzione Segui è disponibile solo quando la funzionalità di collegamento avanzata è disabilitata. Contatta l'amministratore per disabilitare la funzionalità avanzata degli allegati.

6. Seleziona Invia oppure Salva per salvare il messaggio come bozza e completarlo in un secondo momento.

Seguire o non seguire più un messaggio

Quando si segue un messaggio e-mail, l'impegno e-mail può indicare se il destinatario lo ha aperto, ha risposto, ha aperto un allegato o ha selezionato un elemento in esso contenuto. Altre informazioni: Visualizzare le interazioni dei messaggi con l'impegno e-mail.

La sezione Impegno e-mail include i seguenti indicatori e comandi:

Indicatore o controllo	Descrzione
	Iindica che stai seguento l'e-mail corrente, inclusi i collegamenti inseriti in essa e che hai l'opzione di seguire i file allegati. Selezionare Non seguire per interrompere il rilevamento del messaggio. Questo è lo stato predefinito per tutti i nuovi messaggi quando l'organizzazione ha abilitato l'impegno e-mail e tutti i destinatari consentono di usare la funzionalità per seguire i messaggi.
	Indica che non stai seguento l'e-mail corrente, inclusi i collegamenti inseriti in essa e che hai l'opzione di seguire i file allegati. Non è possibile seguire alcun allegato. Seleziona Segui per abilitare l'opzione per seguire se i destinatari lo consentono.
	Indica che uno o più destinatari hanno la seguente opzione impostata su Non consentire. Non puoi seguire questo messaggio a meno che tu non rimuova i destinatari che non consentono di seguire o modifichi la loro impostazione. - Seleziona Visualizza preferenze per visualizzare i nomi dei destinatari e le preferenze in una nuova finestra. Seleziona il nome per aprire il record del destinatario. - Se si sono rimossi destinatari che non vogliono essere seguiti o si sono modificate le relative impostazioni per permettere che vengano seguiti, selezionare Riprova a seguire per riprovare. - Seleziona Non seguire per interrompere il tentativo di seguire questo messaggio. Entro circa 15 minuti dall'apertura di un messaggio seguito, il sistema crea una scheda azione nell'assistente. La scheda include collegamenti al messaggio, ai record correlati e ai pulsanti di azione per generare un impegno di tipo telefonata, posporre l'avviso o eliminarlo. Altre informazioni sulle comunicazioni al cliente guidate con l'assistente.

Scegliere l'orario di consegna più efficace

I messaggi e-mail possono ricevere più o meno attenzione a seconda del momento in cui arrivano nella casella dei destinatari. Ad esempio, molte persone iniziano la giornata con una casella di posta piena, quindi i messaggi che arrivano durante la notte devono competere per l'attenzione e potrebbero essere rimandati o addirittura dimenticati. Le e-mail che arrivano nel corso della giornata potrebbero essere notate e gestite immediatamente. Con l'impegno e-mail, puoi comporre i tuoi messaggi e-mail quando ti è comodo, ma consente a Dynamics 365 Sales di consegnarli quando è più opportuno per i destinatari.

Il sistema a volte consiglia un orario di consegna basato sul fuso orario del destinatario. Il sistema presuppone un giorno lavorativo standard dalle 8:00 alle 17:00, da lunedì a venerdì, e indica l'orario lavorativo più vicino se lavori al di fuori di questo intervallo nel fuso orario del destinatario. Se il messaggio ha più di un destinatario o non viene fornito alcun indirizzo, il sistema non fornisce una raccomandazione.

L'organizzazione deve attivare Bing Maps e il destinatario deve disporre di un indirizzo fisico in Vendite per l'impegno e-mail per determinare il fuso orario.

Se non viene generata alcuna recommendation o se preferisci usare una logica personale, puoi sempre specificare l'orario di consegna che preferisci.

La funzionalità del tempo di consegna è disponibile sia per i messaggi seguiti che per quelli non seguiti.

1. Creare un messaggio.

2. Quando sei pronto per inviare il messaggio, guarda in Invia più tardi nella sezione Impegno e-mail.

   Se il sistema può consigliare un orario di consegna, ne viene visualizzato uno qui. Indipendentemente dal fatto che lo faccia o meno, puoi comunque ritardare la consegna.

3. Seleziona Invia successivamente.

   

   Se il sistema ha consigliato un'ora o una data, queste informazioni vengono inserite per te. In caso contrario, la data è vuota. In entrambi i casi, viene usata l'ora locale, non dei destinatari.

4. Nella finestra di dialogo Pianifica e-mail seleziona la data e l'ora per il recapito.

   

5. Seleziona Pianifica e-mail.

   L'indicatore Posticipa invio diventa verde. Seleziona Cambia pianificazione o Rimuovi invio posticipato se devi modificare l'invio posticipato o inviare subito il messaggio. È possibile modificare la consegna pianificata in qualsiasi momento prima dell'invio del messaggio.

   

6. Seleziona Invia oppure Salva per salvare il messaggio come bozza e completarlo in un secondo momento.

I messaggi pianificati vengono visuaizzati come tali nell'elenco Impegni per il record Tema. Fino all'ora pianificata, puoi ancora eliminare o ripianificare l'invio in questo punto. È inoltre possibile modificare la data o l'ora del promemoria di follow-up. Non puoi modificare altre impostazioni dopo aver selezionato Invia.

Impostare un promemoria di completamento del messaggio

Se vuoi essere sicuro di non dimenticare il completamento di un'e-mail importante, imposta un promemoria. Questa funzionalità è disponibile solo per l'e-mail inviata.

1. Creare un messaggio.

2. Quando sei pronto per impostare il promemoria, nella sezione Impegno e-mail seleziona Imposta un promemoria.

   

3. Nella finestra di dialogo Imposta promemoria, compila i seguenti campi.

   • Condizione: seleziona la condizione che attiva il promemoria:
     • Se non ricevo una risposta entro le: attiva il promemoria se non è stata ricevuta alcuna risposta entro la data Promemoria entro le. Disponibile solo per i messaggi seguiti.
     • Se il messaggio e-mail non viene aperto entro le: attiva il promemoria se il messaggio non è stato aperto entro la data Promemoria entro le. Disponibile solo per i messaggi seguiti.
     • Invia comunque un promemoria alle: attiva il promemoria all'ora e alla data specificate, indipendentemente dalle condizioni.
   • Promemoria di: specifica la data e l'ora in cui visualizzare il promemoria quando la condizione viene soddisfatta.
   • Commento: facoltativamente, aggiungi una nota al promemoria.

   

4. Selezionare OK per salvare le impostazioni e chiudere la finestra di dialogo.

   L'indicatore Imposta promemoria diventa blu e viene visualizzato un breve riepilogo delle impostazioni del promemoria. Una volta trascorso il tempo del promemoria, il riepilogo si aggiorna per indicarlo. Seleziona Modifica promemoria o Rimuovi promemoria se è necessario modificare il promemoria o rimuoverlo.

   

5. Seleziona Invia oppure Salva per salvare il messaggio come bozza e completarlo in un secondo momento.

Quando viene attivato il promemoria, il sistema crea una scheda azione nell'assistente. Alla scheda verrà assegnata priorità elevata, in modo che potrai visualizzarla direttamente. La scheda include collegamenti al messaggio, ai record correlati e ai pulsanti di azione per postporre o chiudere l'avviso. Ulteriori informazioni sulla scheda Messaggio e-mail con promemoria.

Non riesci a trovare la funzionalità nella tua app?

Esistono alcune possibilità:

• Non disponi della licenza necessaria per utilizzare questa funzionalità. Consulta la tabella di confronto e la guida alle licenze per vedere quali funzionalità sono disponibili con la tua licenza.
• Non disponi del ruolo di sicurezza necessario per utilizzare questa funzionalità.
  • Per configurare o impostare una funzionalità, devi disporre dei ruoli Amministrazione e Personalizzazione
  • Per utilizzare le funzionalità relative alle vendite, devi disporre dei ruoli di vendita principali
  • Alcune attività richiedono specifici ruoli funzionali.
• L'amministratore non ha attivato la funzionalità.
• L'organizzazione utilizza un'app personalizzata. Rivolgiti all'amministratore per verificare i passaggi esatti. I passaggi descritti in questo articolo sono specifici per le app Hub delle vendite e Sales Professional predefinite.

Informazioni correlate

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