Yfirlit reiðufjárstjórnunar

Í þessari grein er að finna yfirlit yfir möguleika reiðufjárstjórnunar á Microsoft Dynamics 365 Commerce sölustað (Pos). Það veitir einnig leiðbeiningar um uppsetningu á rekjanleika reiðufjár fyrir tvíhliða viðskipti.

Reiðufjárstjórnun er lykilvirkni fyrir söluaðila í sjálfum verslununum. Söluaðilar vilja að verslanir þeirra séu með kerfi sem auðveldar að bjóða upp á rekjanleika og ábyrgð á reiðufé og færslu þess milli mismunandi afgreiðslukassa og gjaldkera í verslun. Þeir verða að geta afstemmt allan mismun og ákvarðað ábyrgð.

Dynamics 365 Commerce veitir möguleika á reiðufjárstjórnun í posaforritinu. Söluaðilar hafa tvo reiðufjárstjórnunarkosti:

• Einhliða peningafærslur – Þessi valkostur gerir söluaðilum kleift að afstemma reiðufé fyrir verslun, en leyfir þeim ekki að ákvarða nákvæmlega ábyrgð ef misræmi verður í reiðufé. Eftir að einhliða peningafærsla hefur verið keyrð þarf ekkert að aðhafast frekar vegna þess að henni telst lokið.
• Tvíhliða peningafærslur – Þessi valkostur virkjar mögulega á rekjanleika reiðufjár sem framfylgir tvíhliða peningafærslum og hjálpar til við að ákvarða ábyrgð á öllu peningaflæði. Þegar starfsmaður á kassa framkvæmir aðgerð (til dæmis Fjarlægja skiptimynt) verður hinn kassastarfsmaðurinn sem móttekur peningana að afstemma þessa aðgerð til að tryggja að upphæð viðskiptanna sé rétt.

Uppsetning á rekjanleika reiðufjár

Til að setja upp rekjanleika reiðufjár með því að stilla virkniprófíl fyrir verslanir skal fylgja þessum skrefum.

1. Í Commerce Headquarters skal fara í Smásala og viðskipti > Uppsetning rásar > Uppsetning POS > Forstilling POS > Virknireglur.
2. Veljið virkniprófíl sem er tengdur við verslanirnar sem á að setja upp rekjanleika reiðufjár fyrir.
3. Í hlutanum Virkni í virknireglunni, undir Ítarleg reiðufjárstjórnun, skal stilla valkostinn Virkja rekjanleika reiðufjár á Já.

Setja upp öryggisskáp

Þú getur skilgreint og unnið með marga öryggisskápa fyrir verslun.

Fylgið eftirfarandi skrefum til að koma upp öryggishólfi í Commerce Headquarters.

1. Farið í Smásala og viðskipti > Rásir > Verslanir > Allar verslanir.
2. Í reitnum Auðkenni smásölurásar skal velja auðkenni smásölurásar fyrir verslunina þar sem á að setja upp öryggisskáp.
3. Á aðgerðasvæðinu, í flipanum Setja upp, í flokknum Setja upp, skal velja Öryggisskápar.
4. Á síðunni Skilgreining öryggisskáps skal velja Nýtt.
5. Í reitnum Heiti skal færa inn heiti fyrir öryggisskápinn.
6. Endurtaktu þrep 4 og 5 fyrir aðra öryggisskápa sem á að bæta við.
7. Keyrðu dreifingaráætlunarvinnsluna 1070 Skilgreining rásar til að samstilla skilgreiningu öryggisskáps við gagnagrunn rásarinnar.

Hvernig farið er með reiðufjárstjórnun þegar rekjanleiki reiðufjár er virkjaður

Farið er með reiðufjárstjórnun á eftirfarandi hátt þegar rekjanleiki reiðufjár er gerður virkur:

• Notandi sem framkvæmir aðgerðina Gefa upp upphafsupphæð verður að færa inn uppruna reiðufjár. Notandinn getur leitað að tiltækum öryggisskápum sem eru skilgreindir í versluninni. Hann getur síðan valið öryggisskápinn sem reiðuféð er tekið úr svo hægt sé að setja það í afgreiðslukassann.
• Notandi sem framkvæmir aðgerðina Fjarlægja skiptimynt er beðinn um að velja úr lista yfir opnar skiptimyntafærslur. Ef samsvarandi skiptimyntafærsla er ekki til í kerfinu getur notandinn búið til ótengda aðgerð fyrir fjarlægingu á skiptimynt.
• Notandi sem framkvæmir aðgerðina Skiptimyntafærsla er beðinn um að velja úr lista yfir opnar fjarlægingaraðgerðir skiptimyntar. Ef samsvarandi fjarlæging skiptimyntar er ekki til í kerfinu getur notandinn búið til ótengda aðgerð fyrir skiptimyntafærslu.
• Notandi sem framkvæmir aðgerðina Peningaflutningur í öryggisskáp er beðinn um að velja öryggishólfið sem á að flytja peningana í.

Afstemming færslu

Þegar notandi velur að loka vakt, staðfestir kerfið að engar óafstemmdar færslur reiðufjárstjórnunar séu til staðar á vaktinni. Ekki er hægt að loka vakt ef um ósamrýmanlegar færslur er að ræða.

Hægt er að samræma færslur annaðhvort sjálfkrafa af kerfinu eða handvirkt af notandanum.

Sjálfvirk afstemming viðskipta

Sjálfvirk afstemming viðskipta á sér stað þegar kerfið afstemmir viðskipti sjálfkrafa eftir að tilteknar aðgerðir hafa verið gerðar.

Til dæmis framkvæmir notandi aðgerð reiðufjárstjórnunar (eins og Fjarlægja skiptimynt) á vakt A til að senda 20 USD á vakt B. Þegar notandi á vakt B framkvæmir aðgerðina Skiptimyntafærsla og velur færsluna verða báðar færslurnar sjálfkrafa afstemmdar.

Handvirk afstemming færslu

Handvirk afstemming viðskipta er nauðsynleg þegar sjálfvirk afstemming viðskipta á sér ekki stað.

Í fyrra dæminu, ef notandi á vakt B framkvæmir ekki aðgerðina Skiptimyntafærsla eða velur ekki rétta færslu í aðgerðinni Skiptimyntafærsla, verður aðgerð fyrir fjarlægingu skiptimyntar ekki afstemmd og krefst handvirkrar afstemmingar.

Til að framkvæma handvirka afstemmingu á vakt eða á milli vakta geta notendur sem hafa nauðsynlegar heimildir framkvæmt aðgerðina Stjórna vöktum. Yfirlitið Stjórna vöktum auðveldar að skoða vaktir sem eru með óafstemmdar færslur. Notandinn getur valið vakt og síðan valið Afstemma til að skoða lista yfir afstemmdar og óafstemmdar færslur á aðskildum flipum. Notandinn getur þá annaðhvort valið óafstemmdar færslur og afstemmt þær eða valið fyrri afstemmdar færslur og óafstemmt þær. Við afstemmingu, ef valin færsla stemmir ekki, verður notandinn að færa inn lýsingu á því af hverju afstemmingin stemmir ekki. Notendur geta haldið áfram að afstemma og óafstemma færslur þar til vaktinni er lokið. Hins vegar er ekki hægt að óafstemma færslur eftir að vakt er lokað.

Umsjón með öryggishólfi

Í Dynamics 365 Commerce er aðeins hægt að afstýra reiðufé á vakt. Til að hafa umsjón með peningum í peningaskáp verður þú að hafa umsjón með peningaskápnum í gegnum vakt.

Dæmi um viðskiptaferli fyrir reiðufjárstjórnun með öryggishólfi

Í eftirfarandi dæmi er gerð grein fyrir viðskiptaferli reiðufjárstjórnunar sem notar öryggisskáp.

Í upphafi dags lýsir verslunarstjóri upphafsupphæðinni í peningaskápnum. Hér eru skrefin sem verslunarstjórinn þarf að fylgja.

1. Opnaðu vakt á sérstakri skrá fyrir öryggisskápinn.
2. Farðu í aðgerðina Stjórna öryggisskáp, veldu öryggisskáp og veldu síðan Gefa upp upphafsupphæð.
3. Sláðu inn upphæðina og veldu Vista.

Þegar gjaldkeri er tilbúinn til að byrja daginn opnar hann vaktina og fær upphafsupphæðina úr peningaskápnum í gegnum verslunarstjórann. Hér eru skrefin sem gjaldkeri og verslunarstjóri verða að fylgja.

1. Gjaldkeri opnar vaktina á skrá (til dæmis vakt A).
2. Verslunarstjórinn fer í aðgerðina Stjórna öryggisskáp í afgreiðslukassa öryggisskápsins, framkvæmir aðgerðina Fjarlægja skiptimynt og velur rétta upphæð og vakt fyrir fjarlæginguna. Mikilvægt er að vaktin sé opnuð á skránni sem verið er að flytja peningana af peningaskápnum til.
3. Starfsmaður á kassa tekur við peningunum, framkvæmir aðgerðina Gefa upp upphafsupphæð í afgreiðslukassanum og velur færsluna sem var stofnuð áður til að endurspegla upphafsupphæðina. Þessar aðgerðir koma af stað sjálfvirkri afstemmingu þessara tveggja viðskipta.

Gjaldkerinn sinnir síðan reglulegum söluviðskiptum yfir daginn.

Þegar reiðufé í peningaskúffunni er yfir skilgreindum mörkum er gjaldkeri látinn vita af umframfénu og framkvæmir öruggt fall. Hér eru skrefin sem gjaldkeri og verslunarstjóri verða að fylgja.

1. Gjaldkerinn afhendir verslunarstjóranum peningana. Að öðrum kosti flytur starfsmaður á kassa peningana í öryggisskápinn með því að velja Flutningur í öryggisskáp, slá inn upphæðina og velja öryggisskápinn sem flytja á peningana í.
2. Verslunarstjórinn telur peningana og fer síðan í aðgerðina Stjórna öryggisskáp á þeim afgreiðslukassa sem tengdur er öryggisskápnum.
3. Verslunarstjórinn velur öryggisskápinn, velur Skiptimyntafærslu og velur síðan færsluna sem var stofnuð áður. Þessar aðgerðir koma af stað sjálfvirkri afstemmingu þessara tveggja viðskipta.

Í lok dags lætur starfsmaður á kassa alla peningaupphæðina í peningaskúffunni í öryggisskápinn, gefur upp skiptimyntina og lokar blint vaktinni. Hér eru skrefin sem gjaldkerinn þarf að fylgja.

1. Veldu Flutningur í öryggisskáp, sláðu inn upphæðina og veldu öryggisskápinn sem á að flytja peninginn í.
2. Veldu Tilboðsyfirlýsingu og veldu síðan 0 (núll) sem upphæð.
3. Veldu Loka blint til að loka vaktinni blint.
4. Láttu verslunarstjórann fá peningana eða sendu þá í peningaskápinn.

Stjórnandinn afstemmir síðustu færslu með öruggu falli, framkvæmir bankafall og lokar báðum vöktum (gjaldkeravaktinni og vaktinni fyrir öryggishólfið). Hér eru skrefin sem verslunarstjórinn þarf að fylgja.

1. Farðu í aðgerðina Stjórna öryggisskáp á þeim afgreiðslukassa sem tengdur er öryggisskápnum.
2. Veldu öryggisskáp, veldu Skiptimyntafærsla og veldu síðan færsluna sem var stofnuð áður. Þessar aðgerðir koma af stað sjálfvirkri afstemmingu þessara tveggja viðskipta.
3. Fyrir valinn öryggisskáp skal velja Flutningur í banka og síðan velja peninginn sem á að flytja í bankann.
4. Farðu úr aðgerðinni Stjórna öryggisskáp og veldu síðan Talning skiptimyntar til að telja stöðuna í öryggisskápnum.
5. Farið í aðgerðina Stjórna vöktum, veldu að loka vakt blint fyrir starfsmann á kassa og lokaðu síðan vaktinni. Vaktin á tilteknum afgreiðslukassa fyrir öryggisskápinn mun nú sýna eina óafstemmda færslu (Gefa upp upphafsupphæð) sem var framkvæmd fyrir öryggisskápinn. Þar sem gert er ráð fyrir að peningarnir bætist við frá utanaðkomandi aðila (eins og banka) er ekki hægt að samræma þessa færslu sjálfkrafa. Það verður að afstemma handvirkt. Verslunarstjórinn velur ósamþykktu færsluna og lokar síðan vaktinni.

Mikilvægar athugasemdir um örugga stjórnun

• Peningar sem eru eftir í peningaskápnum í lok dags færast ekki sjálfkrafa yfir á næsta dag. Verslunarstjórinn verður að gefa upp upphafsupphæðina í peningaskápnum næsta dag.
• Fyrir allar aðgerðir sem tengjast öryggisskáp verður notandinn að nota aðgerðina Stjórna öryggisskáp. Öðruvísi er ekki hægt að velja öryggishólfið sem peningafærslurnar eru skráðar fyrir. Framkvæma þarf aðgerðirnar Gefa upp upphafsupphæð, Skiptimyntafærsla og Fjarlægja skiptimynt og Peningaflutningur í banka í samhengi við aðgerðina Stjórna öryggisskáp.
• Áður en hægt er að loka vaktinni sem tengist öryggisskápnum verður notandinn að framkvæma aðgerðina Talning skiptimyntar í tilteknum afgreiðslukassa fyrir öryggisskápinn. Þessi aðgerð er sú eina sem ekki á sér stað í tengslum við öryggisskáp. Hann er því ekki til staðar í aðgerðinni Stjórna öryggisskáp. Ef sama skráin er notuð til að stjórna mörgum öryggisskápum ætti tilboðsyfirlýsingin að vera samtala peninganna í öllum þessum öryggisskápum.
• Aðgerðin Gefa upp upphafsupphæð á öryggisskápnum er ekki afstemmd sjálfkrafa. Það verður að afstemma handvirkt.
• Aðgerðin Gefa upp upphafsupphæð er í boði á tveimur stigum í aðgerðinni Stjórna öryggisskáp: vaktastigi og öryggisskápastigi. Til að gefa upp upphafsupphæð örygisskápsins í tilteknum afgreiðslukassa fyrir þann skáp verður notandinn að keyra aðgerðina Gefa upp upphafsupphæð í aðgerðinni Stjórna öryggisskáp. Hægt er að nota aðgerðina Gefa upp upphafsupphæð á vaktastigi ef meiri peningur er í peningaskúffunni sem tengist þessum afgreiðslukassa.
• Til að millifæra peninga í aðra hvora áttina milli öryggishólfs og vaktar þarf að opna vaktina á skránni sem sendir eða tekur á móti peningunum. Í dæminu hér á undan fyrir stjórnun öryggisskáps verður að opna vakt A áður en hægt er að flytja peninginn úr öryggisskápnum og yfir á þá vakt.
• Ef aðgerðin „rekjanleiki reiðufjár“ er virk getur notandinn gert örugga lækkun með því að velja eina tegund útboðs í einni færslu. Ef peningaskúffan felur í sér mörg tilboð (til dæmis reiðufé í Bandaríkjadölum [USD], reiðufé í kanadadölum [CAD] og ávísun) verður notandinn að framkvæma einn öruggan dropa fyrir hverja tegund útboðs.
• Kerfið styður að bóka peningaflutninga í öryggisskáp og banka á viðeigandi fjárhagslykla eins og skilgreint er á síðunni Skiptimynt í Commerce Headquarters (Verslun > Greiðslumátar > Skiptimynt). Þegar aðgerðin Peningaflutningur í banka er notuð til að færa peninga úr öryggisskápnum og í bankann er peningurinn tekinn úr fjárhag peningaflutnings í öryggisskáp og bætt við fjárhag peningaflutnings í banka. Þrátt fyrir að fjárhæðir sem eru felldar inn í öryggishólfið séu skráðar í öryggishólfið eru peningar sem hafa verið fluttir út úr öryggishólfinu ekki uppfærðir í öryggishólfið. Aðrar færslur reiðufjárstjórnunar (til dæmis Skiptimyntafærsla og Fjarlægja skiptimynt) eru ekki skráðar í neinn sérstakan fjárhag.

Fjárhagsafstemming í verslun

Þegar unnið er úr færslum reiðufjárstjórnunar í höfuðstöðvum eru færibreyturnar sem skilgreindar eru í hlutanum Uppgjör/lokun á síðunni Allar verslanir notaðar til að framkvæma villuleitir á þessum færslum. Hins vegar, ef notandinn virkjar fjárhagslega afstemmingu í höfuðstöðvum, mun posanotandinn sjá árangur af þessum staðfestingum í posum þegar hann reynir að loka vaktinni.

Til að setja upp fjárhagslega afstemmingarvirkni í höfuðstöðvum skaltu fylgja þessum skrefum.

1. Á vinnusvæðinu Eiginleikastjórnun, skal kveikja á eiginleikanum Smásöluuppgjör - hlutastraumur.
2. Í virknireglu sölustaðar fyrir viðeigandi verslun, skal stilla valkostinn Virkja fjárhagslega afstemmingu í verslun á Já.

Frekari upplýsingar um virkni fjárhagsafstemmingar er að finna í Fjárhagsafstemming í verslun.

Reiðufjárstjórnun fyrir marga gjaldmiðla

Söluaðilar geta stillt posann þannig að hann taki við mörgum gjaldmiðlum sem greiðslu fyrir viðskipti en venjulega er aðeins hægt að gefa breytinguna sem skilað er upp í sjálfgefnum gjaldmiðli verslunarinnar.

Smásali stillir til dæmis verslun sína í Bandaríkjunum með Bandaríkjadali (USD) sem sjálfgefinn gjaldmiðil en viðskiptavinur greiðir fyrir viðskipti með evrum (EUR). Allar breytingar sem skilað er vegna viðskiptanna er aðeins hægt að gefa upp í sjálfgefnum gjaldmiðli verslunarinnar sem nemur USD. Í þessu tilviki myndi peningaskúffan aðeins innihalda USD við upphaf viðskiptadags en í lok viðskiptadags myndi peningaskúffan innihalda marga gjaldmiðla (USD og EUR).

Sumir smásalar kjósa að bæta sitt POS til að gera starfsmönnum á kassa kleift að skila skiptimynt í gjaldmiðli skiptimyntar, en slíkt krefst aðgerða reiðufjárstjórnunar og borð við Gefa upp upphafsupphæð, Fljóta skiptimynt og Fjarlægja skiptimynt til að styðja einnig við erlenda gjaldmiðla þannig að smásalar geta gert grein fyrir hreyfingum gjaldmiðla á milli ýmissa færslna.

Með Commerce útgáfu 10.0.38 styður öll reiðufjárstýring erlenda gjaldmiðla auk sjálfgefins gjaldmiðils verslunar.

Fylgið þessum skrefum til að gera reiðufjárstjórnun mögulega í mörgum gjaldmiðlum til að fylgjast með gjaldmiðilshreyfingum í ýmsum viðskiptum.

1. Í Commerce Headquarters skal fara í Smásala og viðskipti > Rásir > Verslanir > Allar verslanir.
2. Veljið þá verslun sem leyfa á reiðufjárstýringu fyrir í mörgum gjaldmiðlum.
3. Veldu flipann Setja upp og síðan Reiðufjáryfirlýsing til að opna studda nefnara yfir marga gjaldmiðla fyrir verslunina eins og sýnt er í eftirfarandi mynddæmi.
4. Bættu við tilskildum heitum fyrir þá gjaldmiðla sem á að rekja ásamt sjálfgefnum gjaldmiðli verslunarinnar.
5. Farðu á upplýsingaskjámynd verslunar og stilltu skilgreininguna Hefja útreikning upphæðar á Summa eins og sýnt er í eftirfarandi mynddæmi.
6. Keyrðu vinnsluna 1070 (Stilling rásar).
7. Opnaðu posa fyrir verslunina þar sem þú vilt leyfa reiðufjárstýringu í mörgum gjaldmiðlum.
8. Keyrðu aðgerðina Gefa upp upphafsupphæð.
9. Veldu Telja til að opna studda nefnara.
10. Veldu síutáknið, veldu æskilegan gjaldmiðil, sláðu inn upphafsupphæðina og veldu svo Vista.
11. Endurtakið ofangreint ferli til að bæta við upphafsupphæð fyrir alla gjaldmiðla sem óskað er eftir. Uppsetningin sem lýst er í skrefi 5 tryggir að hinum ýmsu upphæðum í mörgum gjaldmiðlum er bætt við til að reikna út upphafsupphæðina. Aðeins er hægt að bæta við einni gjaldmiðilsupphæð fyrir hverja færslu og því veldur það villu að reyna að bæta við upphafsupphæðum fyrir marga gjaldmiðla í einni færslu. Svipaðar upplifanir eiga við um aðgerðirnar Skiptimynt í verslun og Fjarlægja skiptimynt.
12. Á virkum degi getur þú fjarlægt gjaldeyrisstöðuna úr peningaskúffunum með því að nota aðgerðirnar Peningaflutningur í öryggisskáp og Peningaflutningur í banka.
13. Í lok virks dags er hægt að nota aðgerðina Talning skiptimyntar til að skrá samtölurnar í öllum gjaldmiðlum. Aðgerðin Talning skiptimyntar styður skráningu gagna í öllum gjaldmiðlum í einni færslu þannig að ekki sé nauðsynlegt að skrá samtölurnar fyrir einn gjaldmiðil í einu.