Vakta- og peningaskúffustjórnun

Þessi grein lýsir því hvernig á að setja upp og nota vaktir í Microsoft Dynamics 365 Commerce sölustað (POS).

Í Dynamics 365 Commerce, lýsir hugtakið vakt söfnun POS færslugagna og aðgerða á milli tveggja tímapunkta. Fyrir hverja vakt er fjárhæðin sem búist er við borin saman við upphæðina sem var talin og gefin upp.

Venjulega eru vaktir opnaðar í byrjun vinnudags. Á þeim tímapunkti gefur notandi upp byrjunarupphæðina sem peningaskúffan inniheldur. Sölufærslur eru síðan framkvæmdar yfir daginn. Að lokum, í lok dagsins, er skúffan talin og lokaupphæðin er gefin upp. Vaktinni er lokað og Z skýrsla er búin til. Z skýrslan gefur til kynna hvort það sé of mikið eða skortur.

Dæmigerð atburðarás á vakt

Commerce býður upp á nokkra valkosti fyrir grunnstillingar og POS-aðgerðir til að styðja við fjölda viðskiptaferla sem keyrðir eru í lok dags fyrir POS. Þessi hluti lýsir nokkrum dæmigerðum atburðarásum á vakt.

Föst skúffa

Venjulega er fast til vaktasviðið oftast notað. Í fastri kassavakt eru vakt og kassa tengd tiltekinni skrá. Þau eru ekki flutt frá einum afgreiðslukassa til annars. Fasta vakt getur verið notuð af einum notanda eða deilt á marga notendur. Fastar framfærsluvaktir þurfa ekki sérstaka uppsetningu.

Fljótandi skúffa

Í fljótandi til vakt er hægt að færa vakta- og peningaskúffuna úr einni skrá yfir í aðra. Þó að afgreiðslukassi megi aðeins hafa eina virka vakt á hverja peningaskúffu, er hægt að fresta vöktum og síðan halda áfram síðar eða á öðrum afgreiðslukassa.

Til dæmis hefur verslun tvo afgreiðslukassa. Hvert afgreiðslukassi er opnað í byrjun dags þegar gjaldkeri opnar nýjan vakt og gefur upp byrjunarupphæðina. Þegar einn gjaldkeri er tilbúinn til að taka hlé, frestar þessi gjaldkeri vaktinni sinni og fjarlægir skúffuna úr peningaskúffunni. Þessi afgreiðslukassi verður þá tiltækur fyrir aðra gjaldkera. Annar gjaldkeri getur skráð sig inn og opnað vaktina sína á afgreiðslukassanum. Eftir að fyrsta gjaldkerafríinu lýkur getur sá gjaldkeri haldið vakt sinni aftur þegar ein af hinum skránum verður laus. Fljótandi framfærsluvaktir þurfa ekki sérstaka stillingu eða leyfi.

Einn notandi

Margir smásalar kjósa að leyfa aðeins einn notanda á hverja vakt, til að tryggja hæsta stigs ábyrgð fyrir reiðufénu í peningaskúffunni. Ef aðeins einn notandi er heimilt að nota skúffuna sem tengist vaktinni, getur þessi notandi verið einvörðungu ábyrgur fyrir misræmi. Ef fleiri en einn notandi nota vaktina, er erfitt að ákvarða hver gerði villu eða hver gæti verið að reyna að stela úr skúffunni.

Margir notendur

Sumir smásalar eru reiðubúnir að fórna þeirri hæsta stigs ábyrgð sem vaktir fyrir einn notanda veita og leyfa fleiri en einn notanda á hverja vakt. Þessi aðferð er dæmigerð þegar notendur eru fleiri en tiltækir afgreiðslukassar, og þörfin fyrir sveigjanleika og hraða vegur þyngra en hugsanlegt tap. Það er líka dæmigerð þegar verslunarstjórnendur eru ekki með sínar eigin vaktir en geta, eftir því sem þörf krefur, notað vaktir einhverra gjaldkeri þeirra. Til að skrá þig inn á og nota vakt sem opnað var af öðrum notanda, verður notandi að hafa Heimila fjölinnskráningu á vakt POS leyfið.

Samnýtt vakt

A samnýtt vakt stilling gerir smásöluaðilum kleift að hafa eina vakt yfir margar skrár, peningaskúffur og notendur. Samnýtt vakt hefur eina byrjunarupphæð og einn lokaupphæð sem er tekin saman úr öllum peningaskúffum. Samnýttar vaktir eru mest dæmigerðar þegar fartæki eru notaðar. Í þessari atburðarás er ekki sérstakt peningaskúffa frátekið fyrir hvert afgreiðslukassa. Í staðinn geta allir afgreiðslukassar deilt einni peningaskúffu.

Ef nota á samnýttar vaktir í verslun, verður peningaskúffan að vera grunnstillt sem „samnýtt vakt skúffa“ í Retail og Commerce > Uppsetning rásar > POS uppsetning > POS forstillingar > Vélbúnaðar snið > Skúffa. Að auki verða notendur að hafa aðra eða báðar sameiginlegu vaktaheimildirnar (Leyfa stjórna sameiginlegri vakt og Leyfa notkun sameiginlegrar vaktar).

Vakta- og skúffuaðgerðir

Ýmsar aðgerðir er hægt að framkvæma til að breyta stöðu vaktar, eða til að auka eða minnka peningamagn í peningaskúffunni. Í þessum kafla er þessum vaktaðgerðum verslunarverslunar lýst.

Opna vakt

POS krefst þess að notendur hafi virka, opna vakt til að framkvæma allar aðgerðir sem framleiða fjárhagsfærslu, svo sem sölu, skil eða pöntun viðskiptavina.

Þegar notandi skráir sig í POS, staðfestir kerfið fyrst hvort virkt vakt sé í boði fyrir þann notanda á fyrirliggjandi afgreiðslukassa. Ef virk vakt er ekki tiltæk getur notandinn opnað nýja vakt, haldið áfram núverandi vakt eða skráð sig inn með „ekki skúffu“ ham, allt eftir kerfisuppsetningu og heimildum notandans.

Skilgreina upphafsupphæð

Þessi aðgerð er oft fyrsta aðgerðin sem er gerð fyrir nýlega opnað vakt. Fyrir þessa aðgerð, tilgreina notendur byrjunarupphæð reiðufjár í peningaskúffunni fyrir vaktina. Þessi aðgerð er mikilvægt vegna þess að útreikningur á ofgreiðslu/ávöntun sem á sér stað þegar vakt er lokað tekur mið af byrjunarupphæðina.

Skiptimyntarfærsla

Flotfærslur eru ósölufærslur sem eru framkvæmdar á virkri vakt til að auka magn reiðufjár í reiðufjárskúffunni. Einkennandi dæmi um skiptimyntafærslu er færsla til að bæta við viðbótar skiptimynt í skúffuna þegar hún er í lágmarki.

Skiptimynt fjarlægð

Útboðsflutningar eru ósölufærslur sem eru gerðar á virkri vakt til að draga úr magni reiðufjár í reiðufjárskúffunni. Þessi aðgerð er oftast notuð með flotfærsluaðgerð á annarri vakt. Til dæmis, vegna þess að skiptimynt í afgreiðslukassi 1 er í lágmarki, framkvæmir notandinn á afgreiðslukassa 2 aðgerðina skiptimynt fjarlægð til að draga úr upphæðinni í peningaskúffu sinni. Notandinn á afgreiðslukassa 1 framkvæmir þá skiptimyntarfærslu til að auka upphæðina í peningaskúffu sinni.

Ljúka vakt

Notendur geta stöðvað virka vakt sína til að losa núverandi skrá fyrir annan notanda, eða til að færa vakt sína í aðra skrá. Í slíkum tilfellum er vaktin oft kölluð fljótandi vakt.

Frestun vaktar kemur í veg fyrir nýjar færslur eða breytingar á vaktinni þar til hún er hafin aftur.

Halda vakt áfram

Þessi aðgerð gerir notendum kleift að halda áfram frestuðum vöktum á öllum afgreiðslukössum sem er ekki þegar með virkan vakt.

Talning skiptimyntar

Þessi aðgerð er framkvæmd til að tilgreina fyrirliggjandi heildarfjárhæð í peningaskúffunni. Notendur framkvæma oftast þessa aðgerð áður en þeir loka vakt. Tilgreind upphæð er borin saman við vaktaupphæð sem búist var við til að reikna upphæð ofgreiðslu/ávöntunar.

Peningaflutningur í öryggisskáp

Hægt er að framkvæma peningaflutning í öryggisskáp hvenær sem er á virkri vakt. Þessi aðgerð fjarlægir peninga úr peningaskúffunni þannig að hægt sé að flytja hann á öruggari stað eins og peningaskáp í bakherbergi. Heildarupphæðin sem er skráð fyrir peningaflutning í öryggisskáp er innifalin í samtölu vaktar, en þarf ekki að teljast sem hluti af talning skiptimyntar.

Peningaflutningur í banka

Eins og peningaflutningur í öryggisskáp, er peningaflutningur í banka einnig framkvæmdur á virkri vakt. Þessi aðgerð fjarlægir peninga af vaktinni til að undirbúa fyrir innlögn í banka.

Loka vakt blindandi

Blindlokaðar vaktir eru ekki lengur virkar en eru ekki að fullu lokaðar. Ólíkt vöktum í bið, er vaktir sem lokað er blint ekki hægt að opna aftur. Hins vegar, aðgerðir eins og gefa upp byrjunarupphæð og talning skiptimyntar er hægt að framkvæma á þeim seinna eða frá öðrum afgreiðslukassa.

Vaktir sem lokað er blint eru oft notaðar til að losa um afgreiðslukassa fyrir nýjan notanda eða vakt án þess að þurfa fyrst að fullu telja, afstemma og loka vaktinni.

Loka vakt

lokavaktin aðgerðin reiknar vaktsamtölur og umframmagn/skortsupphæðir og lýkur síðan virkri eða blindri vakt. Z-skýrsla er einnig prentuð fyrir vaktina, en það fer eftir heimildum notandans. Ekki er hægt að halda áfram með eða breyta lokaðar vaktir.

Með því að virkja Krefjast upphafsupphæða og tilboðsyfirlýsingar POS virkniprófílstillingarinnar framfylgir upphafsupphæð og tilboðsyfirlýsingaraðgerðum áður en hægt er að loka vaktinni.

Prenta X

Þessi aðgerð býr til og prentar X-skýrslu fyrir núverandi virka vakt.

Endurprenta Z

Þessi aðgerð endurprentar síðustu Z skýrsluna sem kerfið bjó til þegar vakt var lokað.

Stjórna vöktum

Þessi aðgerð gerir notendum kleift að skoða allar vaktir sem eru virkar, frestaðar og sem hefur verið lokað blint fyrir verslunina. Notendur geta framkvæmt lokunarferli sín, svo sem Talning skiptimyntar og Loka vakt aðgerðir fyrir vaktir sem er lokað blint, en það fer eftir heimildum þeirra. Þessi aðgerð gerir notendum einnig kleift að skoða og eyða ógildum vöktum, ef svo sjaldgæft er að vaktir séu í slæmu ástandi eftir að skipt er á milli ótengdra og netstillinga. Þessar ógildar vaktir innihalda ekki neinar fjárhagsupplýsingar eða færslugögn sem þarf til afstemmingar.

Vakta- og skúffuheimildir

Eftirfarandi POS heimildir hafa áhrif á það sem notandi getur og getur ekki gert í ýmsum tilfellum:

• Leyfðu blindum að loka
• Leyfa X-skýrsluprentun
• Leyfa Z-skýrsluprentun
• Leyfa útboðsyfirlýsingu
• Leyfa fljótandi yfirlýsingu
• Opin skúffa án sölu
• Leyfa innskráningu á mörgum vakt – Þessi heimild gerir notandanum kleift að skrá sig inn á og nota vakt sem annar notandi opnaði. Notendur sem ekki hafa þessa heimild geta aðeins skráð sig inn á og notað vaktir sem þeir opna.
• Leyfa stjórna sameiginlegri vakt – Notendur verða að hafa þessa heimild til að opna eða loka sameiginlegri vakt.
• Leyfa notkun sameiginlegrar vakt – Notendur verða að hafa þessa heimild til að skrá sig inn á og nota sameiginlega vakt.

Commerce headquarters hugleiðingar um lok dags

Það hvernig vaktir og afstemming peningaskúffur er notuð í POS er frábrugðið því hvernig færslugögn eru tekin saman við útreikning uppgjörs. Það er mikilvægt að þú skiljir þessa mismun. Það fer eftir stillingum þínum og viðskiptaferlum þínum, vaktgögnin í POS (Z skýrslunni) og útreiknuð yfirlýsing í höfuðstöðvum geta gefið þér mismunandi niðurstöður. Þessi munur þýðir ekki endilega að annað hvort vaktagögnin eða útreiknuð staðhæfingin séu röng, eða að það sé vandamál með gögnin. Það þýðir að færibreyturnar sem gefnar eru upp gætu innihaldið viðbótarfærslur eða færri færslur, eða að færslurnar eru dregnar saman á annan hátt.

Þótt sérhver smásali hafi mismunandi viðskiptaskilyrði mælum við með því að þú setjir upp kerfið þitt á eftirfarandi hátt til að forðast aðstæður þar sem mismunur af þessu tagi kemur fram:

Farðu í Retail og Commerce > Rásir > Verslanir > Allar verslanir > Uppgjör/lokun, og fyrir hverja verslun skal stilla bæði Uppgjörsaðferð reitinn og Lokunaraðferð reitinn á Vakt.

Þessi uppsetning hjálpar til við að tryggja að yfirlýsingar höfuðstöðva innihaldi sömu færslur og vaktir í POS og að gögnin séu tekin saman af þeirri vakt.

Frekari upplýsingar um uppgjör og lokunaraðferðir, sjá Grunnstillingar verslunar fyrir smásöluuppgjör.