Nota Business Central sem fyrirtækjainnhólf í Outlook

Business Central býður upp á innbót sem gerir þér kleift að stjórna viðskiptasamskiptum við viðskiptamenn og lánardrottna, beint inn Microsoft Outlook. Með Business Central innbótinni fyrir Outlook er hægt að skoða fjárhagsleg gögn sem tengjast viðskiptamönnum og lánardrottnum og búa til og senda fjárhagsleg skjöl, t.d. beiðnir og reikninga.

Business Central viðbót samanstendur af tveimur aðskildum viðbótum sem bjóða upp á eftirfarandi möguleika:

• Talnagögn tengiliða

  Þessi innbót gerir þér kleift að fletta upp Business Central upplýsingum um viðskiptavini eða söluaðila í Outlook tölvupósti og dagbókarfundum. Einnig er hægt að stofna og senda Business Central viðskiptaskjöl, eins og sölutilboð eða reikning til tengiliðar.

• Skjalayfirlit

  Þegar viðskiptaskjal er sent í tölvupósti veitir innbótin beina tengja úr tölvupósti yfir í raunverulegt viðskiptaskjal í Business Central.

Hefjast handa

1. Það fyrsta sem þarf að gera er að fá Business Central viðbótina uppsett í Outlook. Kerfisstjórinn þinn gæti þegar hafa sett upp innbótina fyrir þig. Kannaðu því málið hjá kerfisstjóra ef þú ert ekki viss eða sjáðu næsta skref til að staðfesta hvort hún sé uppsett.

   Ef innbótin hefur ekki verið sett upp fyrir þig skaltu skoða Setja upp innbótina til eigin nota.

2. Með innbótinni uppsettri geturðu fengið aðgang að Business Central viðbótinni frá öllum nýjum eða núverandi tölvupóstskeytum eða dagbókarstefnumótum í Outlook.

   Byrjaðu á því að skrá þig inn í Outlook og opnaðu tölvupóstskeyti. Síðan, ef þú ert að nota Outlook forritið, farðu á borðann og leitaðu að Business Central. Eða ef þú notar Outlook á vefnum skaltu velja AppsBusiness Central> efst í tölvupóstskeytinu eða fara í hnappinn Fleiri aðgerðir .

   

   Ef þú hefur sett innbótina upp á eigin spýtur og valdir að fá sýnishorn af tölvupósti skaltu finna kynningartölvupóstinn í innhólfinu. Þessi tölvupóstur inniheldur upplýsingar sem hjálpa þér að koma þér af stað.

Í fyrsta skipti sem þú notar innbótina á Business Central innbótarsvæðinu gætirðu verið beðin(n) um að skrá þig inn. Í þessu tilfelli skaltu velja Skráðu þig inn núna og fylgdu leiðbeiningunum á skjánum til að skrá þig inn á Business Central með reikningnum þínum.

Frekari upplýsingar er að finna í Nota innbót í Outlook á vefnum.

Nýttu þér tengiliði og skjöl með því að nota innbót tengiliðainnsýnar

Segjum að þú fáir tölvupóst frá viðskiptavini sem vill fá tilboð í sumum hlutum. Beint í Outlook opnar þú Business Central viðbótina, sem viðurkennir sendandann sem viðskiptamann, og opnar viðskiptamannaspjald fyrirtækisins. Í þessu stjórnborði má sjá yfirlit yfir upplýsingar um viðskiptamann og þú getur kafað niður til að sjá nánari upplýsingar um tiltekin skjöl. Einnig má fá frekari upplýsingar um söluferil viðskiptamannsins. Ef það er nýr tengiliður geturðu búið hann til sem nýjan viðskiptamann í Business Central án þess að yfirgefa Outlook.

Í innbótinni er hægt að stofna sölutilboð og senda það aftur til þessa viðskiptamanns án þess að fara úr Outlook. Allar upplýsingar sem þarf að senda sölutilboðið eru tiltækar í viðskiptainnhólfinu í Outlook. Þegar búið er að færa inn gögnin er hægt að bóka tilboðið og senda í tölvupósti. Business Central býr til .PDF skrá með sölutilboðinu og hengir það við tölvupóstinn sem þú gerir uppkast að í viðbótinni.

Á sama hátt, ef þú færð tölvupóst frá seljanda geturðu notað viðbótina til að vinna með söluaðilum og kaupa reikninga.

Stundum viltu sjá fleiri reiti en þú sérð í viðbótinni, svo sem þegar þú vilt fylla út línur í reikningi. Til að fá aðeins meira vinnurými er hægt að setja innbótina í aðskilda síðu. Hún er enn hluti af Outlook en vinnuýmið er meira. Þegar gögn eru færð inn í skjalið í aðskilda glugganum eru breytingarnar vistaðar sjálfkrafa. Eftirfarandi hlutar leiða þig í gegnum nokkur grunnverk svo þú öðlist almennan skilning á notkun þess.

Fletta upp á viðskiptatengilið þegar tölvupóstur er skrifaður

1. Búa til nýtt tölvupóstskeyti.

2. Á borðanum er farið á Business Central og Tengiliðainnsýn valið. Eða ef þú notar Outlook á vefnum velurðu Apps>Business Central>Contact Insights efst í skeytinu.

3. Á innbótarsvæðinu Business Central sem opnast skal leita að tengilið og velja hann.

   Yfirlit yfir tengiliðina birtist á svæðinu og tengiliðnum er bætt við í Til-línu tölvupóstsins.

Skoða og breyta samskiptaupplýsingum eða skipta um fyrirtæki

Aðgerðastikan efst á Business Central innbótarsvæðinu inniheldur nokkrar aðgerðir sem gera þér kleift að kafa dýpra í upplýsingar um tengiliðinn og breyta hlutum.

Til dæmis er hægt að opna allar samskiptaupplýsingar eins og þær birtast í Business Central. Ef unnið er með fleiri en eitt Business Central fyrirtæki er auðvelt að skipta á milli fyrirtækja.

Fylgjast með skjölum á innleið

Hugsanlega er listinn Skjöl á innleið notaður í Business Central til að rekja skjöl til vinnslu sem lánardrottnar senda til notandans, t.d. innkaupareikning sem þarf að greiða. Ef þú gerir það getur þú auðveldlega búið til færslur skjala á innleið í Outlook-innbótinni og látið tölvupóstviðhengin fylgja með.

1. Þegar þú færð tölvupóst frá söluaðila sem er með viðhengi skaltu velja Business Central>Tengiliðainnsýn.

2. Í aðgerðastikunni í innbótinni skaltu velja Sýna fleiri aðgerðir og velja síðan Senda í skjöl á innleið... Aðgerð.

Búa til og senda nýtt skjal til tengiliðar

1. Veldu Business Central>Nýtt á borðanum eða neðst í tölvupóstskeytinu og veldu svo Nýtt, t.d . Sölutilboð.
2. Gera skal breytingar á skjalinu á svæðinu Business Central innbótar.
3. Þegar skjalið er tilbúið til sendingar til tengiliðarins skal velja Sýna fleiri aðgerðir á aðgerðastikunni og velja svo aðgerðina Senda með tölvupósti .

Hengja skrár við færslur

Innhólf tölvupóstsins virkar oft sem uppruni skráa á innleið sem setja af stað eða opna á verkflæði. Skrár geta innihaldið hluti eins og PDF-reikningsgreiðslur, myndir af vörum eða kröfur í Word-skjali. Þegar unnið er í Outlook með færslur Business Central eins og lánardrottna, viðskiptamenn, innkaupareikninga eða sölupantanir geturðu hengt þessar skrár við færslurnar.

Nokkrar leiðir eru í boði til að henga við skrár. Ein leið er að hlaða upp skrám úr tækinu. Hin leiðin er að hlaða upp skrám sem eru hengdar við tölvupóst. Segjum að þú fáir til dæmis tölvupóst með skrám frá tengilið. Innbótin birtir sjálfkrafa tengiliðafærsluna sem samsvarar sendanda tölvupóstsins. Þaðan geturðu farið í skjal fyrir tengiliðinn, eins og nýjustu sölupöntunina. Þegar þú hefur borið kennsl á pöntunina sem tölvupósturinn tengist hleður þú skránum hratt upp úr tölvupóstinum og yfir þá pöntun.

Eftir að skrá hefur verið hengd við geta vinnufélagar samstundis hlaðið niður og skoðað skrána úr upplýsingakassanum viðhengi í einhverjum af Business Central viðskiptavinum sínum. Eða þeir geta opnað skrána í OneDrive til að deila með deildinni sinni og vinna saman í henni.

Hvernig á að hengja við skrá

1. Opnaðu tölvupóstinn, veldu Business Central>Tengiliðainnsýn.

2. Í aðgerðastikunni í innbótinni skaltu velja Sýna fleiri aðgerðir>Viðhengi.

   Síðan Tengd skjöl opnast og birtir lista yfir öll skjöl sem þegar eru tengd við færsluna.

3. Veldu Viðhengdar skrár..., veldu síðan einn af eftirfarandi valkostum:

   • Veldu Hengja við úr tölvupósti til að hlaða upp öllum eða völdum skrám sem eru hengdar við tölvupóstinn.
   • Veldu Hlaða upp úr skrá til að hlaða upp einni eða skrám úr tækinu þínu.

Skoða skjal úr tölvupósti með því að nota innbót skjalaskoðunar

Hvort sem það er tölvupóstur sem þú sendir eða fékkst, getur þú yfirborð hvaða Business Central skjal, eins og sölutilboð, beint í Outlook. Þar er hægt að gera breytingar og fara að tengdum upplýsingum — alveg eins og í Business Central.

Ef þú notar Outlook forritið velurðu bara Skjal tengja efst í tölvupóstskeytinu. Fyrir Outlook á vefnum skaltu leita að tengli í tilvísun skjals í tölvupóstinum. Tilvísunin tengja texta inniheldur fylgiskjalsnúmerið sem er byggt á númeraröðinni sem notuð er í Business Central. Til dæmis væri tengja sölutilboðs eitthvað í líkingu við Sölutilboð S-QUO1000.

Sjá einnig

Undirbúningur fyrir viðskipti
Að fá Business Central í farsímann minn
Senda skjöl í tölvupósti
Fjármál
Sölu
Innkaup
Lágmarkskröfur fyrir Outlook
Nota innbætur í Outlook á vefnum

Finndu ókeypis rafrænar námseiningar fyrir Business Central hér