Gunakan komponen tata kelola

Setelah Anda mengetahui lingkungan dan sumber daya Anda, Anda dapat mulai mempertimbangkan proses tata kelola untuk aplikasi Anda. Anda mungkin ingin mengumpulkan informasi tambahan tentang aplikasi dari pembuat, atau mengaudit konektor atau penggunaan aplikasi tertentu.

Tonton gambaran umum tentang cara menggunakan solusi komponen Tata kelola.

Solusi komponen tata kelola berisi aset yang relevan untuk admin dan pembuat. Informasi selengkapnya: Konfigurasikan komponen tata kelola

Proses kepatuhan

Tonton panduan tentang cara kerja proses kepatuhan.

Alur

Flow	Tipe	Jadwal
Admin | Permintaan kepatuhan selesai aplikasi v3	Diotomatiskan	Dipicu jika BPF Persetujuan Power Apps ditandai selesai.
Admin | Permintaan kepatuhan selesai bot v3	Diotomatiskan	Dipicu jika BPF Persetujuan bot obrolan ditandai selesai.
Admin | Permintaan kepatuhan selesai konektor kustom v3	Diotomatiskan	Dipicu jika BPF Persetujuan konektor kustom ditandai selesai.
Alur lengkap Admin | Permintaan kepatuhan v3	Diotomatiskan	Dipicu jika BPF Persetujuan Alur ditandai selesai.
Admin | Lingkungan Tim Kepatuhan BPF kickoff v3	Diotomatiskan	Dipicu jika justifikasi bisnis diajukan untuk lingkungan Microsoft Teams.
Admin | Permintaan Detail Kepatuhan v3	Terjadwal	Memudahkan proses yang dijelaskan dalam proses audit Aplikasi.

Permintaan Detail Kepatuhan Admin v3

Alur ini bekerja sama dengan aplikasi dan alur lain di Kit Pemula Center of Excellence (CoE) untuk memfasilitasi proses yang dijelaskan dalam Proses audit aplikasi. Email permintaan detail kepatuhan dikirim untuk aplikasi dan bot obrolan.

Alur ini mengirimkan email kepada pengguna yang memiliki aplikasi dalam penyewa yang tidak sesuai dengan ambang batas berikut:

• Aplikasi ini dibagikan dengan lebih dari 20 pengguna atau setidaknya satu grup, dan tidak ada rincian pembenaran bisnis yang disediakan untuk itu.

• Aplikasi ini memiliki rincian pembenaran bisnis, namun belum dipublikasikan dalam 60 hari (sehingga kemungkinan tidak pada versi terbaru Power Apps) atau kehilangan Deskripsi.

• Aplikasi ini memiliki rincian justifikasi bisnis dan indikasi dampak bisnis yang tinggi, namun tidak ada rencana mitigasi yang telah diajukan ke bidang lampiran.

Alur ini mengirimkan email kepada pengguna yang memiliki bot obrolan dalam penyewa yang tidak sesuai dengan ambang batas berikut:

• Bot obrolan telah diluncurkan lebih dari 50 kali, dan tidak ada rincian pembenaran bisnis yang disediakan untuk itu.

• bot obrolan ini memiliki rincian justifikasi bisnis dan indikasi dampak bisnis yang tinggi, namun tidak ada rencana mitigasi yang telah diajukan ke bidang lampiran.

Anda dapat menyesuaikan kriteria bila pembuat diminta menyediakan justifikasi bisnis menggunakan variabel lingkungan. Nilai default diberikan.

Anda dapat menyesuaikan email yang dikirim oleh alur; Secara default, terlihat seperti gambar berikut:

Apl

Pusat kepatuhan pengembang

Aplikasi ini digunakan dalam proses audit sebagai alat bagi pengguna untuk memeriksa apakah aplikasi, alur, chatbot, atau konektor kustom yang mereka miliki patuh, dan untuk mengirimkan informasi kepada admin CoE sebagai pembenaran bisnis untuk tetap patuh.

Izin: Segera setelah Anda menggunakan proses audit aplikasi, aplikasi ini perlu dibagikan dengan pembuat aplikasi Anda. Jika Anda ingin menggunakan proses ini, Ubah alur email Selamat datang untuk menambahkan pengguna ke grup keamanan, lalu bagikan aplikasi ini dengan grup keamanan.

Prasyarat: Aplikasi ini menggunakan Microsoft Dataverse. Jika Anda telah menginstal solusi ini di lingkungan Produksi, pengguna akhir harus memiliki lisensi Per Pengguna, atau aplikasi harus ditetapkan lisensi Per Aplikasi, atau lingkungan harus dilindungi dengan prabayar.

Status kepatuhan

Pusat Kepatuhan Pengembang memungkinkan pembuat untuk memeriksa status kepatuhan dan mengirimkan detail selengkapnya untuk sumber daya berikut:

• Aplikasi kanvas
• Aplikasi yang diarahkan model
• Alur
• Bot
• Konektor kustom
• Alur Desktop
• Solusi
• Lingkungan

Berdasarkan sumber daya, pembuat dapat memfilter sumber daya mereka ke status kepatuhan berikut:

• Detail yang Hilang menunjukkan bahwa proses kepatuhan atau admin telah meminta detail lebih lanjut untuk dikirimkan untuk mengembalikan sumber daya ke kepatuhan.
• Ditandai sebagai tidak aktif menunjukkan bahwa sumber daya telah ditandai sebagai tidak aktif.
• Tidak sesuai menunjukkan bahwa sumber daya saat ini tidak sesuai dengan DLP atau kebijakan penagihan yang ada; seringkali ini berarti bahwa sumber daya tidak dapat digunakan hingga masalah diselesaikan.
• Publikasikan ulang diperlukan (hanya untuk aplikasi kanvas) menunjukkan bahwa aplikasi belum dipublikasikan dalam 60 hari terakhir.
• Deskripsi yang tidak ada menunjukkan bahwa resource memerlukan deskripsi yang diisi untuk membantu admin memahami untuk apa resource tersebut digunakan.

Untuk Detail yang Hilang, pembuat dapat mencapai kepatuhan dengan memberikan informasi tambahan melalui formulir Detail Dukungan:

• Pembenaran Bisnis: Jelaskan kebutuhan bisnis dan masalah yang Anda selesaikan dengan solusi ini.
• Dampak Bisnis: Tentukan dampak operasional solusi ini terhadap orang yang menggunakannya.
• Manajemen Akses: Jelaskan siapa yang memiliki akses ke sumber daya ini, bagaimana akses dikelola (akses pengguna individu atau akses melalui keanggotaan grup) dan bagaimana proses bergabung/penggerak/keluar dikelola.
• Dependensi: Jelaskan dependensi apa pun yang digunakan solusi ini—misalnya, API eksternal atau internal atau sumber daya Azure.
• Ketentuan penggunaan: (Hanya untuk konektor) Jelaskan dalam situasi mana konektor dapat dan harus digunakan.
• Rencana Mitigasi yang disediakan: Untuk solusi penting, unggah rencana mitigasi yang merinci apa yang dilakukan pengguna bisnis jika tidak ada pemadaman.

Sesuaikan: Pastikan formulir Detail Dukungan sesuai dengan kebutuhan Anda, dan perbarui jika perlu.

Alur proses bisnis (BPF)

BPF Persetujuan Aplikasi Power Apps

Proses ini membantu admin mengaudit proses persetujuan aplikasi dengan menyediakan visualisasi tahapan dalam proses saat ini. Tahapan Audit adalah:

• Validasi persyaratan pembuat.
• Menilai risiko.
• Menyorot aplikasi di Katalog Aplikasi.

BPF Persetujuan Alur

Proses ini membantu admin mengaudit proses persetujuan alur dengan menyediakan visualisasi tahapan dalam proses saat ini. Tahapan Audit adalah:

• Validasi persyaratan pembuat.
• Menilai risiko.
• Selesaikan peninjauan admin.

BPF persetujuan konektor kustom

Proses ini membantu admin mengaudit proses persetujuan konektor kustom dengan menyediakan visualisasi tahapan dalam proses saat ini. Tahapan Audit adalah:

• Validasi persyaratan pembuat.
• Menilai risiko.
• Selesaikan peninjauan admin.

BPF persetujuan bot obrolan

Proses ini membantu admin mengaudit proses persetujuan bot obrolan dengan menyediakan visualisasi tahapan dalam proses saat ini. Tahapan Audit adalah:

• Validasi persyaratan pembuat.
• Menilai risiko.
• Selesaikan peninjauan admin.

Aktifkan Alur Proses Bisnis

Semua alur proses bisnis dinonaktifkan secara default. Untuk mengaktifkannya, lakukan hal berikut:

1. Buka make.powerapps.com dan atur lingkungan saat ini ke lingkungan yang sama dengan solusi COE diinstal.

2. Pilih Solusi>Pusat keunggulan.

3. Pilih proses dari pilihan filter di bagian atas.

4. Di BPF persetujuan aplikasi Power Apps, pilih tombol elipsis (...), dan kemudian pilih Aktifkan.

5. Ulangi langkah sebelumnya untuk BPF persetujuan alur, Bpf persetujuan konektor kustom, dan bpf persetujuan bot obrolan.

Proses tidak ada aktivitas

Tonton panduan tentang cara kerja proses ketidakaktifan.

Tabel

Persetujuan pemberitahuan tidak ada aktivitas

Menunjukkan tugas persetujuan pemberitahuan tidak aktif yang dimulai selama alur admin | pemberitahuan tidak aktif v2.

Alur

Flow	Tipe	Jadwal
Admin | Pemberitahuan tidak aktif (Mulai Persetujuan untuk Aplikasi)	Jadwal	Mingguan
Admin | Pemberitahuan tidak aktif (Mulai Persetujuan untuk Alur)	Jadwal	Mingguan
Admin | Pemberitahuan tidak aktif v2 (Periksa Persetujuan)	Jadwal	Harian
Admin | Pemberitahuan tidak aktif v2 (Bersihkan dan Hapus)	Jadwal	Harian
Admin | Manajer Email Mengabaikan Persetujuan	Instan	Mingguan

Admin | notifikasi tidak aktif v2 (mulai persetujuan untuk aplikasi)

Memeriksa aplikasi yang belum diubah atau diluncurkan dalam enam bulan terakhir (rentang waktu ini dapat dikonfigurasi) dan menanyakan pemilik aplikasi (melalui persetujuan aliran) apakah aplikasi dapat dihapus.

Ini merekomendasikan agar pemilik aplikasi mengambil cadangan aplikasi jika mereka ingin memulihkannya di kemudian hari.

Alur ini akan memulai proses persetujuan dan menulis tugas persetujuan ke tabel persetujuan Arsip Dataverse.

Sesuaikan: Secara default, alur ini menetapkan persetujuan kepada pemilik aplikasi. Untuk menguji di lingkungan debug, di mana Anda tidak ingin melibatkan pengguna, Anda dapat memperbarui variabel lingkungan ProductionEnvironment ke Tidak, dan persetujuan dikirim ke akun admin sebagai gantinya.

Admin | notifikasi tidak aktif v2 (mulai persetujuan untuk Alur)

Mirip dengan alur sebelumnya, namun untuk alur daripada aplikasi. Ini akan memeriksa aplikasi yang belum diubah atau diluncurkan dalam enam bulan terakhir (rentang waktu ini dapat dikonfigurasi) dan menanyakan pemilik alur (melalui persetujuan aliran) apakah alur dapat dihapus.

Ini merekomendasikan agar pemilik alur mengambil cadangan aplikasi jika mereka ingin memulihkannya di lain waktu.

Alur ini akan memulai proses persetujuan dan menulis tugas persetujuan ke tabel persetujuan Arsip Dataverse.

Sesuaikan: Secara default, alur ini menetapkan persetujuan kepada pemilik alur. Untuk menguji di lingkungan debug, di mana Anda tidak ingin melibatkan pengguna, Anda dapat memperbarui variabel lingkungan ProductionEnvironment ke Tidak, dan persetujuan dikirim ke akun admin sebagai gantinya.

Admin | Notifikasi tidak aktif (Periksa persetujuan)

Pada interval yang telah dijadwalkan, memeriksa respons persetujuan yang dibuat melalui alur persetujuan awal yang dijelaskan di atas dan, jika baru disetujui, menandai tanggal disetujui sehingga alur Notifikasi Tidak aktif v2 (Pembersihan dan Penghapusan) (dijelaskan di bawah) dapat menghapusnya setelah pengguna memiliki waktu untuk mengarsipkan.

Jika telah disetujui di masa lalu, namun sebelum penghapusan, ia akan mengirimkan pengingat untuk mengarsipkan aplikasi atau alur sebelum penghapusan.

Admin | notifikasi tidak aktif (Bersihkan dan Hapus)

Berjalan setiap hari dan melakukan dua tugas pembersihan untuk alur kerja.

1. Menghapus alur dan aplikasi yang disetujui untuk dihapus lebih dari tiga minggu yang lalu (dapat dikonfigurasi).
2. Menghapus permintaan persetujuan kedaluwarsa yang dibuat lebih dari satu bulan yang lalu. Jika pembuat mengabaikan permintaan persetujuan, aplikasi atau alur mereka tidak akan dihapus, namun mereka akan menerima permintaan persetujuan lain lagi di masa mendatang. Selain itu, manajer mereka menerima pemberitahuan tentang permintaan yang diabaikan.

Admin | Persetujuan notifikasi tidak aktif yang Diabaikan Manajer Email

Alur ini berfungsi dengan Alur notifikasi tindakan aktif lain karena sistem ini mencari persetujuan dari sistem yang diabaikan oleh pembuat selama satu bulan atau lebih dan mengirimkan daftar ini kepada manajer mereka, meminta mereka membantu dengan mendorong karyawan mereka untuk menyetujui atau menolak permintaan.

Apl

Bersihkan Aplikasi Objek Lama

Karena pembuat diminta untuk menanggapi jika objek masih berguna dengan alur Arsip di atas, mereka terkadang akan mengabaikan pertanyaan ini. Dalam hal ini, alur di atas akan mengirim email ini kepada manajer mereka.

Manajer dapat memilih tautkan di email dan dibawa ke aplikasi ini untuk dibersihkan.

Mereka dapat memilih karyawan yang akan bekerja pertama.

Selanjutnya untuk setiap karyawan lanjutkan, tolak penghapusan atau kirim pengingat.

Mereka dapat mengirim orang ke aplikasi untuk melakukan pembersihan juga. Di sana, mereka dapat menyetujui/menolak penghapusan untuk semua objek mereka.

Tampilan Pembersihan Notifikasi Tidak Aktif Alur dan Aplikasi

Aplikasi ini memberikan admin tampilan semua objek yang saat ini sedang dipertimbangkan untuk pengarsipan dan penghapusan. Admin dapat memfilter ke aplikasi yang telah ditolak dengan catatan untuk meninjau:

Dan jika alasannya tepat, mereka dapat memilih untuk mengecualikan objek tersebut dari penjalanan yang akan datang dan mempertimbangkan untuk pengarsipan dan penghapusan.

Tata Kelola Microsoft Teams

Alur

Flow	Tipe	Jadwal
Microsoft Teams Admin | Minta Pembenaran Bisnis saat Microsoft Teams lingkungan dibuat	Diotomatiskan	Dipicu oleh Admin | Template Sinkronisasi v3
Microsoft Teams Admin | Pembersihan Microsoft Teams lingkungan mingguan	Jadwal	Mingguan
Microsoft Teams Admin | Kirim Surat Pengingat	Jadwal	Harian

Microsoft Teams Admin | Minta justifikasi bisnis saat Microsoft Teams lingkungan telah dibuat

Alur ini berjalan setiap hari dan memeriksa apakah lingkungan baru jenis telah Microsoft Teams dibuat. Pemilik tim yang telah membuat lingkungan Microsoft Teams menerima kartu adaptif melalui tim yang mendorong mereka untuk memberikan justifikasi bisnis.

Selain itu, alur ini juga mengirimkan email sambutan kepada pemilik tim baru untuk menyediakan informasi lebih lanjut tentang lingkungan mereka. Tautan ke dokumentasi kebijakan yang telah Anda konfigurasikan sebagai bagian dari konfigurasi pengaturan COE tercakup dalam email ini.

Simpan salinan alur ini jika Anda ingin mengubah susunan kata dalam email atau kartu adaptif.

Ketahui lebih lanjut tentang proses tata kelola Microsoft Teams dalam starter kit CoE: Microsoft Teams proses audit lingkungan

Microsoft Teams Admin | Pembersihan mingguan lingkungan Microsoft Teams

Alur ini akan menjalankan mingguan dan menghapus lingkungan yang:

• Telah dibuat lebih dari 7 hari yang lalu dan tidak memiliki justifikasi bisnis atau tempat justifikasi bisnis ditolak oleh admin
• Telah dibuat lebih dari 90 hari yang lalu dan tidak memiliki aplikasi atau alur di lingkungan.

Lingkungan dihapus dari penyewa dan ditandai sebagai dihapus di tabel lingkungan dari starter kit CoE. Anda dapat melihat lingkungan yang dihapus di Tampilan Admin Power Platform.

Simpan salinan alur ini jika Anda ingin mengubah perubahan pada kriteria Kapan lingkungan dihapus.

Ketahui lebih lanjut tentang proses tata kelola Microsoft Teams dalam starter kit CoE: Microsoft Teams proses audit lingkungan

Microsoft Teams Admin | Mengirim Pesan Pengingat

Alur ini mengirimkan email pengingat harian kepada pemilik lingkungan yang telah diminta untuk pembenaran bisnis untuk lingkungan Dataverse for Teams-nya, namun belum menyediakannya. Email tersebut juga memberikan informasi tentang cara mengaktifkan integrasi alur di Microsoft Teams.

Pembersihan untuk sumber daya tanpa sumber

Tonton panduan tentang cara kerja proses pembersihan untuk objek yatim piatu.

Alur

Flow	Tipe	Jadwal
Meminta Objek Yatim Piatu Ditetapkan Ulang (induk)	Jadwal	Unduhan
Meminta Objek Yatim Piatu Ditetapkan Ulang (turunan)	Instan	anak

Meminta objek tanpa induk ditetapkan kembali (Induk)

Setiap hari, artikel ini mengumpulkan semua objek tanpa induk di penyewa dan mencoba mengaitkannya dengan manajer pemilik sebelumnya. Ia kemudian mengirimkan catatan bot Teams ke setiap manajer yang terdampak dan memberi tahu mereka bahwa ada objek untuk dibersihkan, dan kemudian secara bersamaan memanggil alur anak untuk setiap manajer.

Daftar objek tanpa induk yang tidak dapat diselesaikan ke manajer sebelumnya, objek tersebut akan mengirimkan daftar tersebut ke email admin agar admin mengetahui objek yang tidak memiliki induk yang harus dibersihkan secara manual.

Meminta objek tanpa induk ditetapkan kembali (anak)

Alur ini dipicu setiap hari untuk setiap manajer yang objeknya dimiliki oleh eks karyawan yang keluar dari perusahaan. Ini menampilkan semua alur cloud dan aplikasi kanvas milik karyawan sebelumnya dan memungkinkan manajer menentukan apa yang akan dilakukan:

1. Meng-Email sendiri daftarnya.
2. Ambil kepemilikan semuanya.
3. Hapus semuanya.
4. Tetapkan semuanya ke orang lain.
5. Lihat masing-masing secara terpisah.

Jika mereka memilih untuk melihat item secara terpisah, maka mereka dapat membuat keputusan ini secara rinci.

Proses karantina aplikasi

Variabel lingkungan

Nama	Description	Nilai default
Karantina Aplikasi setelah x hari ketidakpatuhan	Jika menggunakan alur Kesesuaian untuk aplikasi untuk mengumpulkan rincian kesesuaian dari pembuat, tentukan apakah Anda ingin mengkarantina aplikasi jika tidak sesuai. Ditentukan dalam hari.	7 hari

Alur

Flow	Tipe	Jadwal
Admin | Karantina aplikasi yang tidak sesuai	Terjadwal	Harian
Admin | Menetapkan status karantina aplikasi	Diotomatiskan	Saat bidang Aplikasi Karantina di Power Apps tabel Aplikasi diubah

Admin | Karantina aplikasi yang tidak sesuai

Alur ini berjalan pada jadwal dan memeriksa apakah ada aplikasi yang memerlukan karantina berdasarkan kriteria berikut:

• Lingkungan tercakup dalam proses karantina.
• Detail kepatuhan telah diminta, tetapi belum dikirimkan, dan tertunda lebih lama dari yang ditentukan dalam variabel lingkungan "Karantina Aplikasi setelah x hari ketidakpatuhan".
• Aplikasi belum dikarantina.
• Status Penilaian Risiko Admin belum selesai.

Untuk aplikasi yang sesuai dengan kriteria di atas, status karantina aplikasi diatur ke Ya. Jika pembuat mengirimkan detail kepatuhan melalui Pusat Kepatuhan Pengembang, itu tidak secara otomatis merilis aplikasi mereka dari karantina, admin harus melakukan penilaian risiko dan melepaskan aplikasi secara manual dari karantina menggunakan Power Platform Tampilan Admin.

Untuk mengeluarkan aplikasi dari karantina, gunakan Tampilan Admin Power Platform untuk mengatur bidang Aplikasi Karantina ke Tidak dan tandai Persyaratan Admin - Status Penilaian Risiko sebagai Selesai.

Admin | Atur status karantina aplikasi

Alur ini dipicu secara otomatis jika bidang status karantina aplikasi pada tabel Aplikasi Power Apps diperbarui.

Bidang ini:

• Diatur ke Ya oleh Admin | Karantina aplikasi yang tidak sesuai.
• Dapat diperbarui ke Ya atau Tidak secara manual oleh admin dari Tampilan Admin Power Platform untuk mengkarantina aplikasi atau mengeluarkan aplikasi dari karantina.

Alur ini akan menetapkan status karantina aplikasi.

Jika aplikasi dikarantina, email dikirim ke pembuat untuk menginformasikan aplikasi mereka tidak dapat lagi diluncurkan.

Jika aplikasi dikeluarkan dari karantina, email akan dikirim ke pembuat untuk menginformasikan kepada mereka bahwa aplikasi dapat digunakan lagi.

Aplikasi yang dikarantina juga ditandai di Pusat Kepatuhan Pengembang sebagai Tidak Patuh.