Buat alur kerja persetujuan paralel dengan Power Automate

Dalam alur kerja persetujuan paralel, banyak orang diminta untuk menyetujui item seperti faktur, pesanan pembelian, permintaan liburan, dll. Persetujuan setiap orang tidak bergantung pada semua pemberi persetujuan lainnya.

Dalam panduan ini, kami menggunakan Power Automate untuk membuat alur cloud yang mengotomatiskan alur kerja persetujuan paralel. Alur ini mengotomatiskan proses permintaan liburan karyawan yang memerlukan persetujuan dari semua orang (atau tim) yang didukung karyawan secara teratur. Karyawan menggunakan SharePoint daftar untuk meminta liburan. Persetujuan liburan diperlukan dari manajer langsung karyawan, tim Penjualan, dan tim Sumber Daya Manusia. Setiap permintaan liburan dirutekan ke setiap pemberi persetujuan untuk keputusan. Alur mengirimkan email dengan perubahan status dan kemudian memperbarui SharePoint dengan keputusan.

Prasyarat

• Power Automate.
• Daftar SharePoint online.
• Office 365 Outlook dan Office 365 Akun Pengguna.

Sebelum Anda membuat alur, buat SharePoint daftar Online. Nantinya, kami akan menggunakan daftar ini untuk meminta persetujuan liburan.

Daftar SharePoint Online yang Anda buat harus menyertakan kolom berikut:

Catat nama dan URL daftar SharePoint Online. Kami menggunakan item ini nanti untuk mengonfigurasi- SharePoint Ketika item dibuat pemicu.

Buat alur Anda dari templat kosong

1. Masuk ke. Power Automate

2. Pilih Alur saya di panel navigasi sisi kiri.

3. Di menu kiri atas, pilih Alur baru>alur cloud otomatis.

Tambahkan sebuah pemicu

1. Beri nama alur Anda.

2. Di bawah Pilih pemicu alur Anda, pilih Saat item dibuat - SharePoint, lalu pilih Buat .

3. Pada kartu Saat item dibuat , pilih Alamat Situs dan Nama Daftar untuk SharePoint daftar yang Anda buat sebelumnya.

Dapatkan pengelola untuk orang yang membuat permintaan liburan

1. Pilih + langkah baru, lalu ketik dapatkan manajer ke dalam kotak pencarian Pilih tindakan .

2. Temukan, lalu pilih tindakan Dapatkan manajer (V2) - Office 365 Pengguna .

3. Masukkan token Dibuat Oleh Email ke dalam kotak Pengguna (UPN) pada kartu Dapatkan manajer.

   Tindakan ini mendapatkan manajer untuk orang yang membuat permintaan liburan SharePoint.

Beri nama dan simpan alur Anda

Berikan nama untuk alur Anda, lalu pilih Simpan untuk menyimpan pekerjaan yang telah kami lakukan sejauh ini.

Menambahkan tindakan persetujuan untuk manajer langsung

1. Pilih langkah baru.

2. Ketik persetujuan ke dalam kotak pencarian Pilih tindakan.

3. Pilih Mulai dan tunggu tindakan persetujuan .

   

4. Konfigurasikan Mulai dan tunggu kartu persetujuan yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

   Catatan

   Bidang Jenis persetujuan, Judul, dan Ditugaskan Kepada diperlukan. Anda dapat menggunakan Markdown untuk memformat bidang Detail .

   

Menyisipkan tindakan persetujuan cabang paralel untuk tim penjualan

1. Pilih panah bawah yang terletak di antara pengelola Dapatkan (v2) dan Mulai dan tunggu Kartu persetujuan .

2. Pilih tanda plus yang muncul di panah bawah setelah Anda memilihnya.

3. Pilih Tambahkan cabang paralel.

   

4. Cari, pilih, lalu konfigurasikan tindakan Mulai dan tunggu persetujuan yang mengirimkan permintaan liburan ke tim penjualan. Lihat langkah-langkah yang digunakan untuk Menambahkan tindakan persetujuan untuk manajer langsung jika Anda tidak yakin cara menambahkan tindakan Mulai dan tunggu persetujuan .

   Penting

   Gunakan alamat email tim penjualan di kotak Ditetapkan Kepada tindakan Mulai persetujuan 2 .

Menyisipkan tindakan persetujuan cabang paralel untuk tim sumber daya manusia

Ulangi langkah-langkah untuk menyisipkan cabang paralel untuk ditambahkan oleh tim penjualan, lalu konfigurasikan tindakan Mulai persetujuan untuk mengirim permintaan liburan ke sumber daya manusia.

Jika Anda telah mengikuti, alur Anda akan menyerupai contoh ini:

Opsi setelah menambahkan cabang paralel

Setelah Anda menambahkan tindakan ke cabang paralel, ada dua cara untuk menambahkan langkah ke alur Anda:

• Menyisipkan langkah dalam cabang: Gunakan tombol Sisipkan langkah baru (+) di atas atau di bawah kartu. Tombol ini muncul saat Anda memilih cabang atau mengarahkan kursor ke panah konektor). Tombol ini menambahkan langkah ke cabang tertentu. Tombol ini ditampilkan di sini:

• Tambahkan langkah ke alur: Gunakan tombol langkah yang lebih besar +Baru di bagian bawah seluruh alur kerja. Langkah-langkah yang Anda tambahkan dengan tombol ini berjalan setelah semua cabang sebelumnya selesai. Tombol ini ditampilkan di sini:

Di bagian berikut, kami menambahkan langkah-langkah dalam setiap cabang:

• Tambahkan kondisi yang memeriksa apakah permintaan liburan disetujui atau ditolak.
• Kirim email yang memberi tahu karyawan tentang keputusan tersebut.
• Perbarui permintaan liburan dengan SharePoint keputusan persetujuan.

Kemudian, kami menggunakan tombol + langkah baru untuk mengirim email yang merangkum semua keputusan yang dibuat atas permintaan liburan.

Mari kita lanjutkan:

Tambahkan kondisi ke setiap cabang

1. Pilih Mulai pertama dan tunggu cabang persetujuan .

2. Pilih tombol Sisipkan langkah baru () kecil+di bawah kartu (tombol tambah melingkar yang muncul saat Anda mengarahkan kursor ke panah konektor).

3. Pilih Tambahkan tindakan dari menu yang muncul, lalu pilih Kondisi dalam daftar tindakan.

4. Pilih kotak pertama pada kartu Kondisi , lalu pilih token Respons dari mulai dan tunggu kategori persetujuan dalam daftar konten dinamis.

   

5. Konfirmasikan daftar (di tengah kartu Kondisi) diatur ke sama dengan.

6. Masukkan Setujui (teks ini peka huruf besar/kecil) ke dalam kotak terakhir.

7. Kartu kondisi Anda sekarang akan menyerupai contoh ini:

   

   Catatan

   Kondisi ini memeriksa Respons dari tindakan Mulai persetujuan yang masuk ke manajer karyawan.

8. Ulangi langkah-langkah sebelumnya pada cabang Mulai persetujuan 2 (permintaan persetujuan ke penjualan) dan Mulai persetujuan 3 (permintaan persetujuan ke sumber daya manusia).

Menambahkan tindakan email ke setiap cabang

Lakukan langkah-langkah berikut di sisi IF YA dari cabang Kondisi .

Catatan: Alur Anda menggunakan langkah-langkah ini untuk mengirim email saat permintaan disetujui:

1. Pilih Tambahkan tindakan pada cabang Jika ya dari kondisi.

   

2. Masukkan kirim email ke dalam kotak pencarian pada kartu Pilih tindakan .

3. Pilih tindakan Kirim email (V2).

   

4. Konfigurasikan kartu email agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

   Catatan

   Kepada, Subjek, dan Tubuh diperlukan.

   Kartu ini adalah template untuk email yang dikirim ketika status permintaan liburan berubah.

   Di kotak Isi pada kartu Kirim email (V2), gunakan token Komentar dari tindakan Persetujuan - Mulai persetujuan .

Untuk mengirim email saat permintaan ditolak, gunakan sisi IF NO dari cabang Kondisi , lalu ulangi langkah-langkah sebelumnya untuk menambahkan templat untuk email penolakan.

Ulangi langkah-langkah sebelumnya pada cabang Mulai dan tunggu persetujuan 2 (permintaan persetujuan ke penjualan) dan Mulai dan tunggu persetujuan 3 (permintaan persetujuan ke sumber daya manusia).

Perbarui permintaan liburan dengan keputusan

Lakukan langkah-langkah berikut untuk memperbarui SharePoint saat keputusan dibuat.

Catatan: Pastikan lakukan langkah-langkah ini pada sisi IF YES dan IF NO cabang.

1. Pilih Tambahkan tindakan di cabang Jika ya .

2. Masukkan SharePoint di kotak pencarian pada kartu Pilih tindakan , pilih SharePoint filter, lalu pilih tindakan Perbarui item .

   

3. Konfigurasikan kartu item Perbarui agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

Ulangi langkah-langkah sebelumnya pada cabang Mulai persetujuan 2 dan Mulai persetujuan 3 .

Selesaikan alur

1. Pilih + langkah baru

2. Gunakan langkah-langkah yang diberikan sebelumnya untuk mengirim email yang merangkum hasil setiap persetujuan. Kirim email ini ke karyawan yang meminta liburan. Kartu Anda mungkin menyerupai contoh ini:

   

Pelajari selengkapnya tentang persetujuan modern

Pengantar persetujuan modern