Membuat dan mengirim pesan email

Secara umum, Anda dapat mengirim pesan email ke pelanggan Anda langsung dari Dynamics 365 Sales. Namun, Saat fitur keterlibatan email diaktifkan, lebih banyak pilihan tersedia untuk email, seperti ikuti atau berhenti mengikuti, saat Anda menulis email.

Hubungi administrator Anda jika Anda tidak melihat fitur keterlibatan email yang dijelaskan di sini. Informasi selengkapnya: Mengonfigurasi keterlibatan email.

Membuat pesan

Fitur keterlibatan email berlaku untuk setiap email yang Anda kirim melalui Dynamics 365 Sales. Saat Anda mengirim email, secara otomatis menambahkan aktivitas email ke rekaman, dan rekaman tersebut diatur sebagai nilai Mengenai pesan . Selain itu, fitur keterlibatan email mengumpulkan indikator kinerja utama (KPI) dan menentukan di mana email ditampilkan berdasarkan penerima (alamat Kepada, Dari, dan Salin Ke).

Sebelum membuat email, mari kita pahami berbagai opsi yang tersedia di formulir email:

1. Lampiran: Daftar file yang dilampirkan ke email Anda bersama dengan kontrol untuk menambahkan, menghapus, dan memodifikasi lampiran.
2. Ikuti/Jangan Ikuti: Aktifkan mengikuti untuk melacak keterlibatan pelanggan Anda dengan pesan atau nonaktifkan untuk berhenti melacak. Kontrol dan tautan lainnya muncul sesuai kebutuhan, seperti saat penerima tidak mengizinkan mengikuti. Informasi lebih lanjut: Mengikuti atau berhenti mengikuti pesan.
3. Kirim Nanti: Tetapkan waktu pengiriman pesan Anda jika Anda tidak ingin segera mengirimkannya. Waktu pengiriman yang disarankan dapat muncul di sini, tergantung pada zona waktu penerima.
4. Mengatur Pengingat: Mengatur pengingat untuk menindaklanjuti pada waktu tertentu. Misalnya, Anda mungkin ingin mendapatkan pemberitahuan jika pesan tetap tidak dibuka selama tiga hari.
5. Sisipkan Templat: Sisipkan teks standar yang dapat Anda revisi sesuai kebutuhan. Organisasi Anda dapat memiliki beberapa templat tergantung pada persyaratan bisnis, seperti tindak lanjut rapat atau perkenalan. Keterlibatan email menyarankan templat berdasarkan kinerja sebelumnya.

Untuk membuat dan mengirim email:

1. Buka rekaman yang Anda ingin tambahkan aktivitasnya (biasanya kontak, peluang, prospek, atau akun).
2. Di bagian Timeline , pilih ( + Buat rekaman timeline)Email>.
3. Pilih penerima dan masukkan subjek pesan.
4. Masukkan isi pesan Anda, atau sisipkan templat email.
5. Pilih Kirim, atau pilih Simpan untuk menyimpan pesan sebagai draf dan menyelesaikannya nanti.

Menggunakan templat email

Template email adalah pesan standar yang sering Anda kirim, perkenalan, konfirmasi, pesan terima kasih dan pengingat. Mereka dapat menyertakan nilai dinamis yang diisi secara otomatis, seperti nama penerima atau nomor pesanan. Mereka memberi Anda awalan cepat ketika Anda sedang menulis pesan umum.

Keterlibatan email menganalisis performa semua pesan yang dikirim tim penjualan Anda dari Dynamics 365 Sales dan mengidentifikasi templat yang paling berhasil. Ini menunjukkan semua templat yang tersedia, tetapi menyoroti templat yang ditemukan untuk menghasilkan pembukaan, balasan, atau penjualan terbanyak.

1. Buat pesan.
2. Pada bilah perintah, pilih Sisipkan Templat.
3. Di jendela Templat email, pilih bahasa jika diperlukan, lalu cari dan pilih templat.
4. Pilih Terapkan templat.
   Konten templat dimasukkan ke dalam isi pesan.
5. Sesuaikan konten template sesuai kebutuhan.
6. Pilih Kirim, atau pilih Simpan untuk menyimpan pesan sebagai draf dan menyelesaikannya nanti.

Menambahkan lampiran

Saat melampirkan dokumen, spreadsheet, atau gambar ke email, Anda dapat mengikuti lampiran ini untuk mengetahui apakah penerima membukanya. Anda dapat menyertakan lampiran yang diikuti dan tidak diikuti dalam email yang sama.
Secara default, lampiran tidak diikuti. Anda harus mengikuti setiap lampiran yang ingin Anda lacak secara manual. Selain itu, Anda tidak dapat mengikuti lampiran saat penerima pesan tidak mengizinkan mengikuti.

1. Buat pesan.

2. Di bagian Lampiran , pilih +.

3. Cari dan pilih file yang akan dilampirkan.

4. Pilih Buka.
   Tergantung pada ukuran file, melampirkan mungkin memakan waktu beberapa detik.

5. Pilih lampiran yang akan dilacak, lalu pilih opsi >lainnya Ikuti.
   Lampiran sekarang diikuti dan kolom Diikuti menunjukkan Ya.

   Catatan

   Opsi Ikuti hanya tersedia jika fitur lampiran yang disempurnakan dinonaktifkan. Hubungi administrator Anda untuk menonaktifkan fitur lampiran yang disempurnakan.

6. Pilih Kirim, atau pilih Simpan untuk menyimpan pesan sebagai draf dan menyelesaikannya nanti.

Mengikuti atau berhenti mengikuti pesan

Saat Anda mengikuti email, keterlibatan email dapat memberi tahu Anda apakah penerima membukanya, membalasnya, membuka lampiran, atau memilih tautan di dalamnya. Informasi selengkapnya: Melihat interaksi pesan dengan keterlibatan email.

Bagian Keterlibatan Email mencakup indikator dan kontrol berikut:

Indikator atau kontrol	Description
	Menunjukkan bahwa Anda mengikuti email saat ini, termasuk tautan apa pun yang Anda sertakan, dan Anda memiliki opsi untuk mengikuti file apa pun yang Anda lampirkan. Pilih Jangan Ikuti untuk berhenti melacak pesan. Status ini adalah default untuk pesan baru ketika organisasi Anda telah mengaktifkan keterlibatan email dan semua penerima mengizinkan mengikuti.
	Menunjukkan bahwa Anda tidak mengikuti email saat ini, termasuk tautan apa pun yang Anda sertakan. Anda juga tidak dapat mengikuti lampiran apa pun. Pilih Ikuti untuk mengaktifkan mengikuti jika penerima mengizinkannya.
	Menunjukkan bahwa satu atau beberapa penerima telah mengikuti yang diatur ke Jangan Izinkan. Anda tidak dapat mengikuti pesan ini kecuali Anda menghapus penerima yang tidak mengizinkan mengikuti atau mengubah setelannya. - Pilih Lihat Preferensi untuk melihat nama penerima dan preferensi berikut di jendela baru. Pilih nama untuk membuka rekaman penerima. - Jika Anda menghapus penerima yang tidak ingin diikuti atau mengubah pengaturannya untuk mengizinkan mengikuti, pilih Coba Ikuti Coba lagi untuk mencoba lagi. - Pilih Jangan Ikuti untuk berhenti mencoba mengikuti pesan ini. Dalam waktu sekitar 15 menit setelah pesan yang diikuti dibuka, sistem akan membuat kartu tindakan di asisten. Kartu menyertakan tautan ke pesan dan rekaman terkait serta tombol tindakan untuk menghasilkan aktivitas panggilan, menunda pemberitahuan, atau menutupnya. Pelajari lebih lanjut tentang komunikasi pelanggan terpandu dengan asisten.

Pilih waktu pengiriman yang paling efektif

Pesan email Anda mungkin menerima lebih banyak atau lebih sedikit perhatian tergantung pada kapan pesan tersebut tiba di kotak masuk penerima. Misalnya, banyak orang memulai hari mereka dengan kotak masuk penuh, sehingga pesan yang tiba dalam semalam harus bersaing untuk mendapatkan perhatian dan mungkin ditunda atau bahkan dilupakan. Email yang tiba di kemudian hari mungkin langsung diperhatikan dan ditangani. Dengan keterlibatan email, Anda dapat menulis pesan email saat Anda nyaman, tetapi biarkan Dynamics 365 Sales mengirimkannya saat yang terbaik untuk penerima Anda.

Sistem terkadang merekomendasikan waktu pengiriman berdasarkan zona waktu penerima. Ini mengasumsikan hari kerja standar dari pukul 8:00 pagi hingga 5:00 sore, Senin hingga Jumat, dan menyarankan jam kerja terdekat berikutnya jika Anda bekerja di luar hari kerja penerima. Jika pesan memiliki lebih dari satu penerima atau tidak ada alamat yang diberikan, sistem tidak akan membuat rekomendasi.

Organisasi Anda harus mengaktifkan Bing Maps dan penerima harus memiliki alamat fisik di Penjualan untuk keterlibatan email untuk menentukan zona waktu.

Jika tidak ada rekomendasi yang diberikan, atau jika Anda lebih suka menggunakan logika Anda sendiri, Anda dapat menentukan waktu pengiriman yang Anda pilih.

Fitur waktu pengiriman tersedia untuk pesan yang diikuti dan tidak diikuti.

1. Buat pesan.

2. Saat Anda siap mengirim pesan, lihat di bawah Kirim Nanti di bagian Keterlibatan Email.

   Jika sistem dapat merekomendasikan waktu pengiriman, satu muncul di sini. Apakah itu benar atau tidak, Anda tetap dapat menunda pengiriman.

3. Pilih Kirim Nanti.

   

   Jika sistem merekomendasikan waktu atau tanggal, maka informasi tersebut diisi untuk Anda. Jika tidak, tanggalnya kosong. Dalam kedua kasus tersebut, ini menggunakan waktu lokal Anda, bukan waktu penerima.

4. Dalam kotak dialog Jadwalkan email , pilih tanggal dan waktu pengiriman.

   

5. Pilih Jadwalkan email.

   Indikator Delay Send berubah menjadi hijau. Pilih Ubah Jadwal atau Hapus Penundaan jika Anda perlu mengubah penundaan atau segera mengirim pesan. Anda dapat mengubah pengiriman terjadwal kapan saja sebelum pesan dikirim.

   

6. Pilih Kirim, atau pilih Simpan untuk menyimpan pesan sebagai draf dan menyelesaikannya nanti.

Pesan terjadwal muncul seperti itu dalam daftar Aktivitas untuk rekaman Mengenai . Hingga waktu yang dijadwalkan tiba, Anda dapat menghapus atau menjadwal ulang pesan dari sana. Anda juga dapat mengedit tanggal atau waktu pengingat tindak lanjut. Anda tidak dapat mengubah pengaturan lain setelah memilih Kirim.

Mengatur pengingat tindak lanjut pesan

Jika Anda ingin memastikan Anda tidak lupa untuk menindaklanjuti email penting, atur pengingat. Fitur ini hanya tersedia untuk email terkirim.

1. Buat pesan.

2. Saat Anda siap untuk mengatur pengingat, di bagian Keterlibatan Email, pilih Atur pengingat.

   

3. Dalam kotak dialog Atur Pengingat, isi bidang berikut.

   • Kondisi: Pilih kondisi yang memicu pengingat:
     • Jika saya tidak menerima balasan oleh: Memicu pengingat jika tidak ada balasan yang diterima oleh tanggal Peringatan oleh . Hanya tersedia untuk pesan yang diikuti.
     • Jika email tidak dibuka oleh: Memicu pengingat jika pesan belum dibuka oleh tanggal Ingatkan sebelum . Hanya tersedia untuk pesan yang diikuti.
     • Ingatkan saya di: Memicu pengingat pada waktu dan tanggal yang ditentukan, apa pun yang terjadi.
   • Ingatkan oleh: Tentukan tanggal dan waktu untuk menampilkan pengingat saat Kondisi terpenuhi.
   • Komentar: Secara opsional, tambahkan catatan ke pengingat.

   

4. Pilih OK untuk menyimpan pengaturan Anda dan menutup jendela.

   Indikator Atur Pengingat berubah menjadi biru dan ringkasan singkat pengaturan pengingat Anda muncul. Setelah waktu pengingat berlalu, ringkasan diperbarui untuk menunjukkan hal ini. Pilih Ubah Pengingat atau Hapus Pengingat jika Anda perlu mengubah atau menghapusnya.

   

5. Pilih Kirim, atau pilih Simpan untuk menyimpan pesan sebagai draf dan menyelesaikannya nanti.

Saat pengingat dipicu, sistem akan membuat kartu tindakan di asisten. Kartu ini diberi prioritas tinggi, jadi Anda harus segera melihatnya. Kartu menyertakan tautan ke pesan dan rekaman terkait serta tombol tindakan untuk menunda atau menutup pemberitahuan. Pelajari lebih lanjut tentang kartu pengingat email.

Tidak dapat menemukan fitur di aplikasi Anda?

Ada beberapa kemungkinan:

• Anda tidak memiliki lisensi yang diperlukan untuk menggunakan fitur ini. Lihat tabel perbandingan dan panduan lisensi untuk melihat fitur mana yang tersedia dengan lisensi Anda.
• Anda tidak memiliki peran keamanan yang diperlukan untuk menggunakan fitur ini.
  • Untuk mengonfigurasi atau menyiapkan fitur, Anda harus memiliki peran Administrasi dan penyesuaian
  • Untuk menggunakan fitur terkait penjualan, Anda harus memiliki peran penjualan utama
  • Beberapa tugas memerlukan peran Fungsional tertentu.
• Administrator Anda belum mengaktifkan fitur tersebut.
• Organisasi Anda menggunakan aplikasi kustom. Tanyakan langkah-langkah yang tepat kepada administrator Anda. Langkah-langkah yang dijelaskan dalam artikel ini khusus untuk aplikasi Pusat Penjualan dan Sales Professional yang siap digunakan.

Informasi terkait

Mengaktifkan interaksi email
Melihat interaksi pesan dengan keterlibatan email
Mengonfigurasi preferensi privasi
Membuat template untuk email