Megosztás a következőn keresztül:


Párhuzamos jóváhagyási munkafolyamatok létrehozása a Power Automate szolgáltatással

Egy párhuzamos jóváhagyási munkafolyamatban több személynek kell jóváhagynia az elemeket, például a számlákat, a beszerzési rendeléseket, a szabadságkérelmeket stb. Minden egyes személy jóváhagyása független az összes többi jóváhagyótól.

Ez az útmutató egy párhuzamos jóváhagyási munkafolyamat automatizálására szolgáló felhőfolyamat a Power Automate-ben való létrehozását ismerteti. Ez a folyamat egy alkalmazotti szabadságigénylési eljárást automatizál, amelyhez az alkalmazott által rendszeresen kiszolgált valamennyi személy (és csoport) jóváhagyása szükséges. Az alkalmazottak egy SharePoint lista segítségével kérhetnek szabadságot. A szabadságigényt jóvá kell hagynia az alkalmazott közvetlen felettesének, az értékesítési csoportnak és az emberi erőforrások csoportjának. Minden szabadságigény továbbítódik az összes jóváhagyóhoz, hogy elbírálják. A folyamat e-maileket küld az állapot változásairól, majd frissíti a SharePoint-rendszert a döntésekkel.

Tipp.

A használatával kapcsolatos SharePoint részletes információkért tekintse meg a Power Automatedokumentációt SharePoint .

Előfeltételek

  • Power Automate.
  • Egy SharePoint Online-lista.
  • Office 365 Outlook és Office 365 felhasználói fiók.

Feljegyzés

Bár ebben az útmutatóban az Online-t és SharePoint az Outlookot használjuk Office 365 , más szolgáltatásokat is használhat, például Zendesk a Salesforce-t vagy a Gmailt. Ha 2010-et használ SharePoint , lásd: SharePoint 2010-es munkafolyamat kivonása

A folyamat létrehozása előtt hozzon létre egy SharePoint online listát. Amelyet majd a szabadságkérelmekhez használunk.

A létrehozott SharePoint Online-listának a következő oszlopokat kell tartalmaznia:

Megszólítás Egy szövegsor
Alkalmazotti megjegyzések Egysoros szöveg
A közvetlen felettes megjegyzései Több szövegsor
Értékesítési csoport megjegyzései Több szövegsor
Emberi erőforrás csoport megjegyzései Több szövegsor
A közvetlen felettes által jóváhagyva Igen/Nem
Értékesítési csoport által jóváhagyva Igen/Nem
Emberi erőforrás csoport által jóváhagyva Igen/Nem
Szabadnap kezdő dátuma Dátum és idő
Szabadnap záró dátuma Dátum és idő

Jegyezze fel a SharePoint Online-lista nevét és URL-címét. Ezeket az elemeket később használjuk az SharePoint Elem létrehozásakor eseményindító konfigurálásához.

Hozzon létre egy üres folyamatot

  1. Jelentkezzen be Power Automate.

  2. Válassza a Saját folyamatok lehetőséget a bal oldali navigációs panelen.

  3. A bal felső menüben válassza az Új folyamat automatikus felhőfolyamat> lehetőséget.

Eseményindító hozzáadása

  1. Adjon nevet a folyamatnak.

  2. A Válassza ki a folyamat eseményindítóját alatt válassza az Elem létrehozásakor lehetőséget , majd válassza a Létrehozás SharePoint lehetőséget .

  3. Az Elem létrehozásakor kártya válassza ki a korábban létrehozott lista webhelycímét és listanevét . SharePoint

SharePoint-információk.

A szabadságigényt létrehozó személy felettesének lekérése

  1. Válassza a +Új lépés lehetőséget, majd írja be a kezelő beolvasása kifejezést a Művelet kiválasztása keresőmezőbe.

  2. Keresse meg, majd válassza a Felettes beolvasása (V2) - Office 365 Users műveletet.

  3. Szúrja be az E-mail-címmel létrehozott jogkivonatot a Felhasználó (UPN) mezőbe a Felettes beolvasása kártya.

    Ez a művelet lekéri a szabadságkérelmet a SharePointban létrehozó személy felettesét.

Folyamat elnevezése és mentése

Adja meg a folyamat nevét, majd válassza a Mentés lehetőséget az eddig elvégzett munka mentéséhez.

Feljegyzés

Válassza a Mentés ikont rendszeresen a folyamat módosításainak mentéséhez.

Jóváhagyási művelet hozzáadása a közvetlen felettes számára

  1. Válassza az Új lépés lehetőséget.

  2. Írja be a jóváhagyást a Művelet kiválasztása keresőmezőbe.

  3. Válassza az Indítás és várakozás jóváhagyásra műveletet.

    jóváhagyások művelet kijelölése.

  4. Konfigurálja az Indítás és várakozás jóváhagyásra kártya az igényeinek megfelelően.

    Feljegyzés

    A Jóváhagyás típusa , a Megnevezés és a Felelős mező kitöltése kötelező. A Markdown segítségével formázhatja a Részletek mezőt.

    Indítás konfigurálása és várakozás a jóváhagyásra.

Fontos

Ez a művelet elküldi a szabadságkérelmet a Felelős mezőben található e-mail-címre, ezért szúrja be az e-mail-jogkivonatot a Felettes beolvasása (v2) listából.

Párhuzamos jóváhagyási műveleti ág beszúrása az értékesítési csoport számára

  1. Válassza a Felettes beolvasása (v2) és az Indítás és várakozás jóváhagyásra Kártyák között található lefelé mutató nyilat.

  2. Kattintson a kijelölt lefelé mutató nyílon megjelenő pluszjelet.

  3. Válassza a Párhuzamos ág hozzáadása lehetőséget.

    felettes beolvasásának konfigurálása.

  4. Keresse meg, válassza ki, majd konfigurálja az Indítás és várakozás jóváhagyásra műveletet, amely elküldi a szabadságkérelmet az értékesítési csapatnak. Tekintse meg a Jóváhagyási művelet hozzáadása közvetlen feletteshez lépéseit, ha nem biztos benne, hogyan kell hozzáadni az Indítás és várakozás jóváhagyásra műveletet.

    Fontos

    Használja az értékesítési csapat e-mail-címét a Jóváhagyás indítása 2 művelet Felelős mezőjében.

Párhuzamos jóváhagyási művelet beszúrása az emberi erőforrások csoportja számára

Ismételje meg a lépéseket egy párhuzamos ág beszúrásához, amelyet az értékesítési csapat hozzáadhat, majd konfigurálja a Jóváhagyás indítása műveletet, hogy szabadságkérelmeket küldjön az emberi erőforrásoknak.

Fontos

Használja az emberi erőforrások csapatának e-mail-címét a Jóváhagyás indítása 3 művelet Felelős mezőjében.

Ha követte a lépéseket, a folyamatnak az alábbi ábrára kell hasonlítania:

párhuzamos ágakat tartalmazó folyamat.

Lehetőségek a párhuzamos ágak hozzáadása után

A párhuzamos ágakra vonatkozó műveletek hozzáadását követően kétféleképpen vehet fel lépéseket az adatfolyamhoz:

  • lépés beszúrása elágazásba: Használja az Új lépés (+) beszúrása gombot a kártya felett vagy alatt. Ez a gomb akkor jelenik meg, amikor kiválaszt egy ágat, vagy az egérmutatót az összekötő nyíl fölé viszi). Ez a gomb hozzáad egy lépés az adott ághoz. Ez a gomb itt látható: Szúrjon be egy új lépés.

  • lépés hozzáadása a folyamathoz: Használja a nagyobb +Új lépés gombot a teljes munkafolyamat alján. Az ezzel a gombbal hozzáadott lépések akkor lesznek végrehajtva, amikor az összes előző ág befejeződik. Ez a gomb itt látható: Adjon hozzá egy új lépés.

A következő részekben az egyes ágakon belül adunk meg lépéseket:

  • Feltétel hozzáadása, amely ellenőrzi, hogy a szabadságigényt jóváhagyták vagy elutasították.
  • E-mail küldése, amely tájékoztatja az alkalmazottat a döntésről.
  • A szabadságigény frissítése a SharePoint-rendszerben a jóváhagyó döntésével.

Ezután az +Új lépés gombbal e-mailt küldünk, amely összefoglalja a szabadságkérelemmel kapcsolatban hozott összes döntést.

Folytassa az alábbi lépésekkel:

Feltétel hozzáadása az egyes ágakhoz

  1. Válassza ki az első Indítás lehetőséget, és várja meg a jóváhagyási ágat.

  2. Válassza a kicsi Új lépés (+) beszúrása gombot a kártya alatt (a kör alakú plusz gombot, amely akkor jelenik meg, ha az egérmutatót az összekötő nyíl fölé viszi).

  3. Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget a megjelenő menüből, majd válassza a Feltétel lehetőséget a műveletek listájában.

  4. Jelölje be a Feltétel kártya első mezőjét, majd válassza ki a válasz token elemet az Indítás és várakozás egy jóváhagyási kategóriára a dinamikus tartalom listában.

    feltétel párhuzamos ágakat tartalmazó folyamatban.

  5. Ellenőrizze, hogy a lista (a Feltétel kártya közepén) egyenlő-e .

  6. Írja be a Jóváhagyás (ez a szöveg megkülönbözteti a kis- és nagybetűket) az utolsó mezőbe.

  7. A feltétel kártyájának az alábbi példára kell hasonlítania:

    Feltételes kártya illusztráció.

    Feljegyzés

    Ez a feltétel ellenőrzi a válasz az alkalmazott feletteséhez érkező Jóváhagyás indítása műveletből.

  8. Ismételje meg az előző lépéseket a Jóváhagyás indítása 2 (az értékesítésre vonatkozó jóváhagyási kérelem) és a Jóváhagyás indítása 3 (az emberi erőforrásokhoz intézett jóváhagyási kérelem) ágakon.

E-mail-műveletek hozzáadása az egyes ágakhoz

Hajtsa végre a következő lépéseket a Feltétel ág IF YES oldalán.

Megjegyzés: A folyamat ezeket a lépéseket használja e-mail küldéséhez, amikor a kérést jóváhagyják:

  1. Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget a feltétel Ha igen ágán.

    új lépés hozzáadása.

  2. Írja be az e-mail küldése kifejezést a Művelet kiválasztása kártya keresőmezőjébe.

  3. Válassza az E-mail küldése (V2) műveletet.

    e-mail-küldési művelet kiválasztása.

  4. Konfigurálja igény szerint az e-mail-küldési kártyát.

    Feljegyzés

    A Subject, és a Body kötelező.

    Ez a kártya a szabadságkérelem állapotának változásakor küldött e-mail sablonja.

    Az E-mail küldése (V2) kártya Törzs mezőjében használja a Jóváhagyások – Jóváhagyás indítása művelet Megjegyzések tokenjét.

előzetes jóváhagyási e-mail-sablon konfigurálása.

Ha egy kérelem elutasításakor e-mailt szeretne küldeni, használja a Feltétel ág IF NO oldalát, majd ismételje meg az előző lépéseket egy sablon hozzáadásához az elutasító e-mailhez.

Ismételje meg az előző lépéseket az Indítás és várakozás jóváhagyásra 2 (az értékesítésre vonatkozó jóváhagyási kérelem) és az Indítás és várakozás jóváhagyásra 3 (az emberi erőforrásokhoz intézett jóváhagyási kérelem) ágakon.

Szabadságigény frissítése a döntéssel

A következő lépésekkel a SharePoint frissíthető a döntés után.

Megjegyzés: Győződjön meg róla, hogy ezeket a lépéseket az ág HA IGEN és HA NEM oldalán is végrehajtja.

  1. Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget a Ha igen ágban.

  2. Írja be SharePoint a Művelet kiválasztása kártya keresőmezőjébe , válassza ki a SharePoint szűrőt, majd válassza az Elem frissítése műveletet.

    elem frissítésének kijelölése.

  3. Konfigurálja a Frissítés elemet kártya az igényeinek megfelelően.

elem frissítésének konfigurálása.

Ismételje meg az előző lépéseket a Jóváhagyás indítása 2 és a Jóváhagyás indítása 3 ágon.

A folyamat befejezése

  1. Kiválasztás +Új lépés

  2. A korábban megadott lépések használatával küldhető ki az egyes jóváhagyások eredményét összegző e-mail. Ezt az e-mailt küldje a szabadságot igénylő alkalmazottnak. A kártya az alábbi példához hasonló lehet:

    Képernyőkép a kitöltött folyamat részleteiről.

További információk a modern jóváhagyási folyamatokról

Bevezetés a modern jóváhagyásokba