Párhuzamos jóváhagyási munkafolyamatok létrehozása a Power Automate szolgáltatással
Egy párhuzamos jóváhagyási munkafolyamatban több személynek kell jóváhagynia az elemeket, például a számlákat, a beszerzési rendeléseket, a szabadságkérelmeket stb. Minden egyes személy jóváhagyása független az összes többi jóváhagyótól.
Ez az útmutató egy párhuzamos jóváhagyási munkafolyamat automatizálására szolgáló felhőfolyamat a Power Automate-ben való létrehozását ismerteti. Ez a folyamat egy alkalmazotti szabadságigénylési eljárást automatizál, amelyhez az alkalmazott által rendszeresen kiszolgált valamennyi személy (és csoport) jóváhagyása szükséges. Az alkalmazottak egy SharePoint lista segítségével kérhetnek szabadságot. A szabadságigényt jóvá kell hagynia az alkalmazott közvetlen felettesének, az értékesítési csoportnak és az emberi erőforrások csoportjának. Minden szabadságigény továbbítódik az összes jóváhagyóhoz, hogy elbírálják. A folyamat e-maileket küld az állapot változásairól, majd frissíti a SharePoint-rendszert a döntésekkel.
Tipp.
A használatával kapcsolatos SharePoint részletes információkért tekintse meg a Power Automatedokumentációt SharePoint .
Előfeltételek
- Power Automate.
- Egy SharePoint Online-lista.
- Office 365 Outlook és Office 365 felhasználói fiók.
Feljegyzés
Bár ebben az útmutatóban az Online-t és SharePoint az Outlookot használjuk Office 365 , más szolgáltatásokat is használhat, például Zendesk a Salesforce-t vagy a Gmailt. Ha 2010-et használ SharePoint , lásd: SharePoint 2010-es munkafolyamat kivonása
A folyamat létrehozása előtt hozzon létre egy SharePoint online listát. Amelyet majd a szabadságkérelmekhez használunk.
A létrehozott SharePoint Online-listának a következő oszlopokat kell tartalmaznia:
Megszólítás | Egy szövegsor |
---|---|
Alkalmazotti megjegyzések | Egysoros szöveg |
A közvetlen felettes megjegyzései | Több szövegsor |
Értékesítési csoport megjegyzései | Több szövegsor |
Emberi erőforrás csoport megjegyzései | Több szövegsor |
A közvetlen felettes által jóváhagyva | Igen/Nem |
Értékesítési csoport által jóváhagyva | Igen/Nem |
Emberi erőforrás csoport által jóváhagyva | Igen/Nem |
Szabadnap kezdő dátuma | Dátum és idő |
Szabadnap záró dátuma | Dátum és idő |
Jegyezze fel a SharePoint Online-lista nevét és URL-címét. Ezeket az elemeket később használjuk az SharePoint Elem létrehozásakor eseményindító konfigurálásához.
Hozzon létre egy üres folyamatot
Jelentkezzen be Power Automate.
Válassza a Saját folyamatok lehetőséget a bal oldali navigációs panelen.
A bal felső menüben válassza az Új folyamat automatikus felhőfolyamat> lehetőséget.
Eseményindító hozzáadása
Adjon nevet a folyamatnak.
A Válassza ki a folyamat eseményindítóját alatt válassza az Elem létrehozásakor lehetőséget , majd válassza a Létrehozás SharePoint lehetőséget .
Az Elem létrehozásakor kártya válassza ki a korábban létrehozott lista webhelycímét és listanevét . SharePoint
A szabadságigényt létrehozó személy felettesének lekérése
Válassza a +Új lépés lehetőséget, majd írja be a kezelő beolvasása kifejezést a Művelet kiválasztása keresőmezőbe.
Keresse meg, majd válassza a Felettes beolvasása (V2) - Office 365 Users műveletet.
Szúrja be az E-mail-címmel létrehozott jogkivonatot a Felhasználó (UPN) mezőbe a Felettes beolvasása kártya.
Ez a művelet lekéri a szabadságkérelmet a SharePointban létrehozó személy felettesét.
Folyamat elnevezése és mentése
Adja meg a folyamat nevét, majd válassza a Mentés lehetőséget az eddig elvégzett munka mentéséhez.
Feljegyzés
Válassza a Mentés ikont rendszeresen a folyamat módosításainak mentéséhez.
Jóváhagyási művelet hozzáadása a közvetlen felettes számára
Válassza az Új lépés lehetőséget.
Írja be a jóváhagyást a Művelet kiválasztása keresőmezőbe.
Válassza az Indítás és várakozás jóváhagyásra műveletet.
Konfigurálja az Indítás és várakozás jóváhagyásra kártya az igényeinek megfelelően.
Feljegyzés
A Jóváhagyás típusa , a Megnevezés és a Felelős mező kitöltése kötelező. A Markdown segítségével formázhatja a Részletek mezőt.
Fontos
Ez a művelet elküldi a szabadságkérelmet a Felelős mezőben található e-mail-címre, ezért szúrja be az e-mail-jogkivonatot a Felettes beolvasása (v2) listából.
Párhuzamos jóváhagyási műveleti ág beszúrása az értékesítési csoport számára
Válassza a Felettes beolvasása (v2) és az Indítás és várakozás jóváhagyásra Kártyák között található lefelé mutató nyilat.
Kattintson a kijelölt lefelé mutató nyílon megjelenő pluszjelet.
Válassza a Párhuzamos ág hozzáadása lehetőséget.
Keresse meg, válassza ki, majd konfigurálja az Indítás és várakozás jóváhagyásra műveletet, amely elküldi a szabadságkérelmet az értékesítési csapatnak. Tekintse meg a Jóváhagyási művelet hozzáadása közvetlen feletteshez lépéseit, ha nem biztos benne, hogyan kell hozzáadni az Indítás és várakozás jóváhagyásra műveletet.
Fontos
Használja az értékesítési csapat e-mail-címét a Jóváhagyás indítása 2 művelet Felelős mezőjében.
Párhuzamos jóváhagyási művelet beszúrása az emberi erőforrások csoportja számára
Ismételje meg a lépéseket egy párhuzamos ág beszúrásához, amelyet az értékesítési csapat hozzáadhat, majd konfigurálja a Jóváhagyás indítása műveletet, hogy szabadságkérelmeket küldjön az emberi erőforrásoknak.
Fontos
Használja az emberi erőforrások csapatának e-mail-címét a Jóváhagyás indítása 3 művelet Felelős mezőjében.
Ha követte a lépéseket, a folyamatnak az alábbi ábrára kell hasonlítania:
Lehetőségek a párhuzamos ágak hozzáadása után
A párhuzamos ágakra vonatkozó műveletek hozzáadását követően kétféleképpen vehet fel lépéseket az adatfolyamhoz:
lépés beszúrása elágazásba: Használja az Új lépés (+) beszúrása gombot a kártya felett vagy alatt. Ez a gomb akkor jelenik meg, amikor kiválaszt egy ágat, vagy az egérmutatót az összekötő nyíl fölé viszi). Ez a gomb hozzáad egy lépés az adott ághoz. Ez a gomb itt látható:
lépés hozzáadása a folyamathoz: Használja a nagyobb +Új lépés gombot a teljes munkafolyamat alján. Az ezzel a gombbal hozzáadott lépések akkor lesznek végrehajtva, amikor az összes előző ág befejeződik. Ez a gomb itt látható:
A következő részekben az egyes ágakon belül adunk meg lépéseket:
- Feltétel hozzáadása, amely ellenőrzi, hogy a szabadságigényt jóváhagyták vagy elutasították.
- E-mail küldése, amely tájékoztatja az alkalmazottat a döntésről.
- A szabadságigény frissítése a SharePoint-rendszerben a jóváhagyó döntésével.
Ezután az +Új lépés gombbal e-mailt küldünk, amely összefoglalja a szabadságkérelemmel kapcsolatban hozott összes döntést.
Folytassa az alábbi lépésekkel:
Feltétel hozzáadása az egyes ágakhoz
Válassza ki az első Indítás lehetőséget, és várja meg a jóváhagyási ágat.
Válassza a kicsi Új lépés (+) beszúrása gombot a kártya alatt (a kör alakú plusz gombot, amely akkor jelenik meg, ha az egérmutatót az összekötő nyíl fölé viszi).
Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget a megjelenő menüből, majd válassza a Feltétel lehetőséget a műveletek listájában.
Jelölje be a Feltétel kártya első mezőjét, majd válassza ki a válasz token elemet az Indítás és várakozás egy jóváhagyási kategóriára a dinamikus tartalom listában.
Ellenőrizze, hogy a lista (a Feltétel kártya közepén) egyenlő-e .
Írja be a Jóváhagyás (ez a szöveg megkülönbözteti a kis- és nagybetűket) az utolsó mezőbe.
A feltétel kártyájának az alábbi példára kell hasonlítania:
Feljegyzés
Ez a feltétel ellenőrzi a válasz az alkalmazott feletteséhez érkező Jóváhagyás indítása műveletből.
Ismételje meg az előző lépéseket a Jóváhagyás indítása 2 (az értékesítésre vonatkozó jóváhagyási kérelem) és a Jóváhagyás indítása 3 (az emberi erőforrásokhoz intézett jóváhagyási kérelem) ágakon.
E-mail-műveletek hozzáadása az egyes ágakhoz
Hajtsa végre a következő lépéseket a Feltétel ág IF YES oldalán.
Megjegyzés: A folyamat ezeket a lépéseket használja e-mail küldéséhez, amikor a kérést jóváhagyják:
Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget a feltétel Ha igen ágán.
Írja be az e-mail küldése kifejezést a Művelet kiválasztása kártya keresőmezőjébe.
Válassza az E-mail küldése (V2) műveletet.
Konfigurálja igény szerint az e-mail-küldési kártyát.
Feljegyzés
A Subject, és a Body kötelező.
Ez a kártya a szabadságkérelem állapotának változásakor küldött e-mail sablonja.
Az E-mail küldése (V2) kártya Törzs mezőjében használja a Jóváhagyások – Jóváhagyás indítása művelet Megjegyzések tokenjét.
Ha egy kérelem elutasításakor e-mailt szeretne küldeni, használja a Feltétel ág IF NO oldalát, majd ismételje meg az előző lépéseket egy sablon hozzáadásához az elutasító e-mailhez.
Ismételje meg az előző lépéseket az Indítás és várakozás jóváhagyásra 2 (az értékesítésre vonatkozó jóváhagyási kérelem) és az Indítás és várakozás jóváhagyásra 3 (az emberi erőforrásokhoz intézett jóváhagyási kérelem) ágakon.
Szabadságigény frissítése a döntéssel
A következő lépésekkel a SharePoint frissíthető a döntés után.
Megjegyzés: Győződjön meg róla, hogy ezeket a lépéseket az ág HA IGEN és HA NEM oldalán is végrehajtja.
Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget a Ha igen ágban.
Írja be SharePoint a Művelet kiválasztása kártya keresőmezőjébe , válassza ki a SharePoint szűrőt, majd válassza az Elem frissítése műveletet.
Konfigurálja a Frissítés elemet kártya az igényeinek megfelelően.
Ismételje meg az előző lépéseket a Jóváhagyás indítása 2 és a Jóváhagyás indítása 3 ágon.
A folyamat befejezése
Kiválasztás +Új lépés
A korábban megadott lépések használatával küldhető ki az egyes jóváhagyások eredményét összegző e-mail. Ezt az e-mailt küldje a szabadságot igénylő alkalmazottnak. A kártya az alábbi példához hasonló lehet: