Párhuzamos jóváhagyási munkafolyamatok létrehozása a Power Automate szolgáltatással

Egy párhuzamos jóváhagyási munkafolyamatban több személynek kell jóváhagynia az elemeket, például a számlákat, a beszerzési rendeléseket, a szabadságkérelmeket stb. Minden egyes személy jóváhagyása független az összes többi jóváhagyótól.

Ez az útmutató egy párhuzamos jóváhagyási munkafolyamat automatizálására szolgáló felhőfolyamat a Power Automate-ben való létrehozását ismerteti. Ez a folyamat egy alkalmazotti szabadságigénylési eljárást automatizál, amelyhez az alkalmazott által rendszeresen kiszolgált valamennyi személy (és csoport) jóváhagyása szükséges. Az alkalmazottak egy SharePoint lista segítségével kérhetnek szabadságot. A szabadságigényt jóvá kell hagynia az alkalmazott közvetlen felettesének, az értékesítési csoportnak és az emberi erőforrások csoportjának. Minden szabadságigény továbbítódik az összes jóváhagyóhoz, hogy elbírálják. A folyamat e-maileket küld az állapot változásairól, majd frissíti a SharePoint-rendszert a döntésekkel.

Előfeltételek

• Power Automate.
• Egy SharePoint Online-lista.
• Office 365 Outlook és Office 365 felhasználói fiók.

A folyamat létrehozása előtt hozzon létre egy SharePoint online listát. Amelyet majd a szabadságkérelmekhez használunk.

A létrehozott SharePoint Online-listának a következő oszlopokat kell tartalmaznia:

Jegyezze fel a SharePoint Online-lista nevét és URL-címét. Ezeket az elemeket később használjuk az SharePoint Elem létrehozásakor eseményindító konfigurálásához.

Hozzon létre egy üres folyamatot

1. Jelentkezzen be Power Automate.

2. Válassza a Saját folyamatok lehetőséget a bal oldali navigációs panelen.

3. A bal felső menüben válassza az Új folyamat automatikus felhőfolyamat> lehetőséget.

Eseményindító hozzáadása

1. Adjon nevet a folyamatnak.

2. A Válassza ki a folyamat eseményindítóját alatt válassza az Elem létrehozásakor lehetőséget , majd válassza a Létrehozás SharePoint lehetőséget .

3. Az Elem létrehozásakor kártya válassza ki a korábban létrehozott lista webhelycímét és listanevét . SharePoint

A szabadságigényt létrehozó személy felettesének lekérése

1. Válassza a +Új lépés lehetőséget, majd írja be a kezelő beolvasása kifejezést a Művelet kiválasztása keresőmezőbe.

2. Keresse meg, majd válassza a Felettes beolvasása (V2) - Office 365 Users műveletet.

3. Szúrja be az E-mail-címmel létrehozott jogkivonatot a Felhasználó (UPN) mezőbe a Felettes beolvasása kártya.

   Ez a művelet lekéri a szabadságkérelmet a SharePointban létrehozó személy felettesét.

Folyamat elnevezése és mentése

Adja meg a folyamat nevét, majd válassza a Mentés lehetőséget az eddig elvégzett munka mentéséhez.

Jóváhagyási művelet hozzáadása a közvetlen felettes számára

1. Válassza az Új lépés lehetőséget.

2. Írja be a jóváhagyást a Művelet kiválasztása keresőmezőbe.

3. Válassza az Indítás és várakozás jóváhagyásra műveletet.

   

4. Konfigurálja az Indítás és várakozás jóváhagyásra kártya az igényeinek megfelelően.

   Feljegyzés

   A Jóváhagyás típusa , a Megnevezés és a Felelős mező kitöltése kötelező. A Markdown segítségével formázhatja a Részletek mezőt.

   

Párhuzamos jóváhagyási műveleti ág beszúrása az értékesítési csoport számára

1. Válassza a Felettes beolvasása (v2) és az Indítás és várakozás jóváhagyásra Kártyák között található lefelé mutató nyilat.

2. Kattintson a kijelölt lefelé mutató nyílon megjelenő pluszjelet.

3. Válassza a Párhuzamos ág hozzáadása lehetőséget.

   

4. Keresse meg, válassza ki, majd konfigurálja az Indítás és várakozás jóváhagyásra műveletet, amely elküldi a szabadságkérelmet az értékesítési csapatnak. Tekintse meg a Jóváhagyási művelet hozzáadása közvetlen feletteshez lépéseit, ha nem biztos benne, hogyan kell hozzáadni az Indítás és várakozás jóváhagyásra műveletet.

   Fontos

   Használja az értékesítési csapat e-mail-címét a Jóváhagyás indítása 2 művelet Felelős mezőjében.

Párhuzamos jóváhagyási művelet beszúrása az emberi erőforrások csoportja számára

Ismételje meg a lépéseket egy párhuzamos ág beszúrásához, amelyet az értékesítési csapat hozzáadhat, majd konfigurálja a Jóváhagyás indítása műveletet, hogy szabadságkérelmeket küldjön az emberi erőforrásoknak.

Ha követte a lépéseket, a folyamatnak az alábbi ábrára kell hasonlítania:

Lehetőségek a párhuzamos ágak hozzáadása után

A párhuzamos ágakra vonatkozó műveletek hozzáadását követően kétféleképpen vehet fel lépéseket az adatfolyamhoz:

• lépés beszúrása elágazásba: Használja az Új lépés (+) beszúrása gombot a kártya felett vagy alatt. Ez a gomb akkor jelenik meg, amikor kiválaszt egy ágat, vagy az egérmutatót az összekötő nyíl fölé viszi). Ez a gomb hozzáad egy lépés az adott ághoz. Ez a gomb itt látható:

• lépés hozzáadása a folyamathoz: Használja a nagyobb +Új lépés gombot a teljes munkafolyamat alján. Az ezzel a gombbal hozzáadott lépések akkor lesznek végrehajtva, amikor az összes előző ág befejeződik. Ez a gomb itt látható:

A következő részekben az egyes ágakon belül adunk meg lépéseket:

• Feltétel hozzáadása, amely ellenőrzi, hogy a szabadságigényt jóváhagyták vagy elutasították.
• E-mail küldése, amely tájékoztatja az alkalmazottat a döntésről.
• A szabadságigény frissítése a SharePoint-rendszerben a jóváhagyó döntésével.

Ezután az +Új lépés gombbal e-mailt küldünk, amely összefoglalja a szabadságkérelemmel kapcsolatban hozott összes döntést.

Folytassa az alábbi lépésekkel:

Feltétel hozzáadása az egyes ágakhoz

1. Válassza ki az első Indítás lehetőséget, és várja meg a jóváhagyási ágat.

2. Válassza a kicsi Új lépés (+) beszúrása gombot a kártya alatt (a kör alakú plusz gombot, amely akkor jelenik meg, ha az egérmutatót az összekötő nyíl fölé viszi).

3. Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget a megjelenő menüből, majd válassza a Feltétel lehetőséget a műveletek listájában.

4. Jelölje be a Feltétel kártya első mezőjét, majd válassza ki a válasz token elemet az Indítás és várakozás egy jóváhagyási kategóriára a dinamikus tartalom listában.

   

5. Ellenőrizze, hogy a lista (a Feltétel kártya közepén) egyenlő-e .

6. Írja be a Jóváhagyás (ez a szöveg megkülönbözteti a kis- és nagybetűket) az utolsó mezőbe.

7. A feltétel kártyájának az alábbi példára kell hasonlítania:

   

   Feljegyzés

   Ez a feltétel ellenőrzi a válasz az alkalmazott feletteséhez érkező Jóváhagyás indítása műveletből.

8. Ismételje meg az előző lépéseket a Jóváhagyás indítása 2 (az értékesítésre vonatkozó jóváhagyási kérelem) és a Jóváhagyás indítása 3 (az emberi erőforrásokhoz intézett jóváhagyási kérelem) ágakon.

E-mail-műveletek hozzáadása az egyes ágakhoz

Hajtsa végre a következő lépéseket a Feltétel ág IF YES oldalán.

Megjegyzés: A folyamat ezeket a lépéseket használja e-mail küldéséhez, amikor a kérést jóváhagyják:

1. Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget a feltétel Ha igen ágán.

   

2. Írja be az e-mail küldése kifejezést a Művelet kiválasztása kártya keresőmezőjébe.

3. Válassza az E-mail küldése (V2) műveletet.

   

4. Konfigurálja igény szerint az e-mail-küldési kártyát.

   Feljegyzés

   A Subject, és a Body kötelező.

   Ez a kártya a szabadságkérelem állapotának változásakor küldött e-mail sablonja.

   Az E-mail küldése (V2) kártya Törzs mezőjében használja a Jóváhagyások – Jóváhagyás indítása művelet Megjegyzések tokenjét.

Ha egy kérelem elutasításakor e-mailt szeretne küldeni, használja a Feltétel ág IF NO oldalát, majd ismételje meg az előző lépéseket egy sablon hozzáadásához az elutasító e-mailhez.

Ismételje meg az előző lépéseket az Indítás és várakozás jóváhagyásra 2 (az értékesítésre vonatkozó jóváhagyási kérelem) és az Indítás és várakozás jóváhagyásra 3 (az emberi erőforrásokhoz intézett jóváhagyási kérelem) ágakon.

Szabadságigény frissítése a döntéssel

A következő lépésekkel a SharePoint frissíthető a döntés után.

Megjegyzés: Győződjön meg róla, hogy ezeket a lépéseket az ág HA IGEN és HA NEM oldalán is végrehajtja.

1. Válassza a Művelet hozzáadása lehetőséget a Ha igen ágban.

2. Írja be SharePoint a Művelet kiválasztása kártya keresőmezőjébe , válassza ki a SharePoint szűrőt, majd válassza az Elem frissítése műveletet.

   

3. Konfigurálja a Frissítés elemet kártya az igényeinek megfelelően.

Ismételje meg az előző lépéseket a Jóváhagyás indítása 2 és a Jóváhagyás indítása 3 ágon.

A folyamat befejezése

1. Kiválasztás +Új lépés

2. A korábban megadott lépések használatával küldhető ki az egyes jóváhagyások eredményét összegző e-mail. Ezt az e-mailt küldje a szabadságot igénylő alkalmazottnak. A kártya az alábbi példához hasonló lehet:

   

További információk a modern jóváhagyási folyamatokról

Bevezetés a modern jóváhagyásokba