Sähköpostiviestin luominen ja lähettäminen

Yleensä voit lähettää sähköpostiviestejä asiakkaillesi suoraan Dynamics 365 Sales. Kun sähköpostin seuranta -ominaisuus on käytössä, sähköpostiviesteille on kuitenkin käytettävissä enemmän vaihtoehtoja, kuten seuraaminen tai seuraamisen lopettaminen, kun kirjoitat sähköpostiviestiä.

Ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan, jos et näe tässä kuvattuja sähköpostin seurannan ominaisuuksia. Lisätietoja: Sähköpostin seurannan määrittäminen.

Luo viesti

Sähköpostin seurannan ominaisuudet koskevat jokaista sähköpostiviestiä, joka lähetetään Dynamics 365 Salesissa. Kun lähetät sähköpostiviestin, se lisää automaattisesti sähköpostiaktiviteetin tietueeseen ja tietue määritetään viestin Liittyy-arvoksi. Lisäksi sähköpostin seurannan ominaisuus kerää tunnuslukuja (KPI-arvoja) ja määrittää, missä sähköpostiviesti on näytetty vastaanottajien () perusteella (lähettäjän, vastaanottajan ja kopioiden osoitteet).

Ennen sähköpostiviestin luontia on hahmotettava, mitä vaihtoehtoja sähköpostilomakkeessa on:

1. Liite: sähköpostiviestiin liitettyjen tiedostojen luettelo sekä liitteiden lisäämisen, poistamisen ja muokkaamisen ohjausobjektit.
2. Seuraa tai älä seuraa: Seuranta otetaan käyttöön, kun halutaan seurata, mitä asiakas viestillä tekee, tai poistetaan käytöstä, jos jäljitys halutaan lopettaa. Muut ohjausobjektit ja linkit näkyvät tarpeen mukaan, esimerkiksi silloin, kun vastaanottaja ei salli seurantaa. Lisätietoja: Viestin seuraaminen tai seuraamisen lopettaminen.
3. Lähetä myöhemmin: Viestin toimitusajan määrittäminen, jos viestiä ei haluta lähettää heti. Suositeltavat toimitusajat voivat tulla näkyviin tässä vastaanottajan aikavyöhykkeen mukaan.
4. Aseta muistutus: Tietylle ajankohdalle määritettävä seurannan muistutus. Saatat esimerkiksi haluta saada ilmoituksen, jos viestiä ei ole avattu kolmeen päivään.
5. Lisää malli: Tarpeen mukaan muokattavan vakiotekstin lisääminen. Organisaatiossa voi olla liiketoiminnan vaatimuksista riippuen useita malleja, kuten kokouksen seuranta ja esittely. Sähköpostin seuranta ehdottaa mallia aiemman tehokkuuden perusteella.

Sähköpostiviestin luominen ja lähettäminen:

1. Avaa aktiviteettiin lisättävä tietue (yleensä yhteyshenkilö, mahdollisuus, liidi tai tili).
2. Valitse Aikajana-osassa + (Luo aikajanatietue)>Sähköposti.
3. Valitse vastaanottaja ja kirjoita viestin aihe.
4. Kirjoita viestin teksti tai lisää sähköpostimalli.
5. Valitse Lähetä tai valitse Tallenna, jos haluat tallentaa viestin luonnoksena ja viimeistellä sen myöhemmin.

Käytä sähköpostimallia

Sähköpostimallit ovat usein lähetettäviä vakioviestejä, kuten esittelyjä, vahvistuksia, kiitosviestejä ja muistutuksia. Ne voivat sisältää automaattisesti täytettäviä dynaamisia arvoja, kuten vastaanottajan nimen tai tilausnumeron. Pääset niiden avulla nopeasti liikkeelle, kun kirjoitat yleisiä sähköpostiviestejä.

Sähköpostin seuranta analysoi kaikkien myyntitiimisi Dynamics 365 Salesista lähettämien viestien tehokkuuden ja tunnistaa parhaiten toimivat mallit. Vaikka näkyvissä on kaikki mallit, eniten avauksia, vastauksia tai myyntiä luoneet mallit näkyvät korostettuina.

1. Luo viesti.
2. Valitse komentopalkissa Lisää malli.
3. Valitse Sähköpostimallit-ikkunassa tarvittaessa kieli ja hae ja valitse malli.
4. Valitse Käytä mallia.
   Mallin sisältö lisätään viestin tekstiosaan.
5. Mukauta mallin sisältöä tarpeen mukaan.
6. Valitse Lähetä tai valitse Tallenna, jos haluat tallentaa viestin luonnoksena ja viimeistellä sen myöhemmin.

Liitteiden lisääminen

Kun liität dokumentteja, laskentataulukoita tai kuvia sähköposteihisi, voit seurata näitä liitteitä ja tietää, avasiko vastaanottaja ne. Voit sisällyttää sekä seuratut että seuraamattomat liitteet samaan sähköpostiviestiin.
Oletusarvoisesti liitteitä ei seurata. Sinun on seurattava manuaalisesti jokaista liitettä, jota haluat seurata. Et myöskään voi seurata liitteitä, jos viestin vastaanottajat eivät salli seuraamista.

1. Luo viesti.

2. Valitse Liite-osassa +.

3. Etsi ja valitse liitettävä tiedosto.

4. Valitse Avaa.
   Tiedoston koosta riippuen liittäminen voi kestää useita sekunteja.

5. Valitse jäljitettävä liite ja valitse sitten lisää vaihtoehtoja >Seuraa.
   Liitettä seurataan nyt, ja Seurattu-sarakkeessa näkyy Kyllä.

   Huomautus

   Seuraa-vaihtoehto on käytettävissä silloin, kun parannettu liiteominaisuus on poistettu käytöstä. Järjestelmänvalvojaa voi pyytää poistamaan parannetun liiteominaisuuden käytöstä.

6. Valitse Lähetä tai valitse Tallenna, jos haluat tallentaa viestin luonnoksena ja viimeistellä sen myöhemmin.

Viestin seuraaminen tai seurannan lopettaminen

Kun seuraat sähköpostiviestiä, sähköpostin seuranta voi kertoa, avasiko vastaanottaja sen, vastasiko hän siihen, avasiko hän liitteen vai valitsiko hän siinä olevan linkin. Lisätietoja: Viestivuorovaikutusten tarkasteleminen sähköpostin seurannan avulla.

Sähköpostin seuranta -osassa on seuraavat ilmaisimet ja ohjausobjektit:

Indikaattori tai ohjausobjekti	Description
	Ilmaisee, että nykyistä sähköpostiviestiä ja sen kaikkia linkkejä seurataan ja että käytettävissä on mahdollisuus seurata kaikkia liitettäviä tiedostoja. Lopeta viestin seuranta valitsemalla Älä seuraa. Tämä tila on kaikki uusien sähköpostiviestien oletustila, kun sähköpostin seuranta on otettu organisaatiossa käyttöön ja kaikki vastaanottajat sallivat seurannan.
	Ilmaisee, ettei nykyistä sähköpostiviestiä tai mitään sen linkkejä seurata. Myöskään liitteitä ei voi seurata. Valitse Seuraa , jos haluat ottaa seurannan käyttöön, jos vastaanottajat sallivat sen.
	Ilmaisee, että vähintään yksi vastaanottaja on määrittänyt seurannalle Älä salli. Tämän viestin seuraaminen ei ole mahdollista, ellet poista vastaanottajia, jotka eivät salli seurantaa tai muuta heidän asetuksiaan. - Valitsemalla Näytä asetukset voidaan tarkastella vastaanottajien nimiä ja seuranta-asetuksia uudessa ikkunassa. Avaa vastaanottajatietue valitsemalla nimi. - Jos vastaanottajat, jotka eivät halua tulla seuratuiksi tai joiden asetukset on muutettu sallimaan seuranta, poistetaan, Yritä seuraamista uudelleen mahdollistaa uudelleen yrittämisen. - Tämän viestin seurannan yrittäminen lopetetaan valitsemalla Älä seuraa. Järjestelmä luo toimintokortin avustajassa noin 15 minuutin kuluessa seuratun viestin avaamisesta. Kortissa on linkit viestiin ja liittyviin tietueisiin sekä toimintapainikkeet, joilla voi luoda puheluaktiviteetin, määrittää ilmoituksen odottamaan tai hylätä sen. Lisätietoja ohjatusta asiakasviestinnästä avustajan avulla.

Tehokkaimman toimitusajan valitseminen

Sähköpostiviesteihin saatetaan kiinnittää enemmän tai vähemmän huomiota sen mukaan, milloin ne saapuvat vastaanottajien Saapuneet-kansioihin. Monien postilaatikko on esimerkiksi täynnä aamulla, joten yön aikana saapuvat viestit kilpailevat huomiosta muiden viestin kanssa, joten niiden käsittelyä saatetaan lykätä tai ne voidaan unohtaa kokonaan. Myöhemmin päivällä saapuvat sähköpostit saatetaan huomata ja käsitellä heti. Sähköpostin seurannan avulla voit kirjoittaa sähköpostiviestisi itsellesi sopivaan aikaan, mutta antaa Dynamics 365 Salesin toimittaa ne silloin, kun se sopii vastaanottajille parhaiten.

Järjestelmä suosittelee joskus toimitusaikaa vastaanottajan aikavyöhykkeen perusteella. Järjestelmä olettaa, että tavallinen työpäivä maanantaista perjantaihin alkaa aamulla kello 8.00 ja päättyy illalla kello 17.00 ja ehdottaa lähimpänä olevaa työaikaan sisältyvää tuntia, jos itse työskentelet vastaanottajan aikavyöhykkeen ulkopuolella. Jos viestissä on useampi kuin yksi vastaanottaja tai osoitetta ei ole, järjestelmä ei anna suosituksia.

Organisaation on otettava Bing Maps käyttöön, ja vastaanottajalla on oltava fyysinen osoite Salesissa, jotta sähköpostiin seuranta voi määrittää aikavyöhykkeen.

Jos suosituksia ei anneta tai jos haluat päättää asiasta itse, voit määrittää toimitusajan valintasi mukaan.

Toimitusaikatoiminto on käytettävissä sekä seuratuissa että ei-seurattavissa viesteissä.

1. Luo viesti.

2. Kun olet valmis lähettämään viestin, katso Sähköpostin seuranta -osan Lähetä myöhemmin - kohdasta.

   Jos järjestelmä voi suositella toimitusaikaa, yksi niistä tulee näkyviin tähän. Voit viivästyttää toimitusta huolimatta siitä, näkyykö suositus vai ei.

3. Valitse Lähetä myöhemmin.

   

   Jos järjestelmä on suositellut kellonaikaa tai päivämäärää, tiedot täytetään puolestasi. Jos suositusta ei ole, päivämäärä on tyhjä. Kummassakin tapauksessa se käyttää paikallista aikaasi, ei vastaanottajan aikaa.

4. Valitse toimituspäivä ja -aika Aikatauluta sähköposti -valintaikkunassa.

   

5. Valitse Aikatauluta sähköposti.

   Viivytä lähettämistä -ilmaisin muuttuu vihreäksi. Valitse Muuta aikataulua tai Poista viive, jos haluat muuttaa viivettä tai lähettää viestin heti. Voit muuttaa ajoitettua toimitusta milloin tahansa ennen viestin lähettämistä.

   

6. Valitse Lähetä tai valitse Tallenna, jos haluat tallentaa viestin luonnoksena ja viimeistellä sen myöhemmin.

Aikataulutetut viestit näkyvät Liittyy-tietueen Aktiviteetit-luettelossa. Voit poistaa viestin tai aikatauluttaa sen uudelleen täällä aikataulutettuun ajankohtaan saakka. Voit myös muokata seurantamuistutuksen päivämäärää tai kellonaikaa. Muita asetuksia ei voi muuttaa, kun olet valinnut Lähetä.

Viestin seurannan muistutuksen määrittäminen

Jos haluat varmistaa, että muistat ottaa seurannan käyttöön tärkeälle sähköpostiviestille, aseta muistutus. Tämä ominaisuus on käytettävissä lähetetyille sähköpostiviesteille.

1. Luo viesti.

2. Kun muistutus ollaan valmis määrittämään, valitse Sähköpostin seuranta -osassa Aseta muistutus.

   

3. Täytä Aikatauluta sähköposti -valintaikkunassa seuraavat kentät.

   • Ehto: valitse muistutuksen käynnistävä ehto:
     • Jos en saa vastausta ennen: Muistutus käynnistyy, jos vastausta ei saada määritettyyn Muistuttaja-ajankohtaan mennessä. Käytettävissä vain seurattavissa viesteissä.
     • Jos sähköpostiviestiä ei avata ennen: muistutus käynnistyy, jos viestiä ei ole avattu Muistuttaja-ajankohtaan mennessä. Käytettävissä vain seurattavissa viesteissä.
     • Muistuta minua joka tapauksessa: muistutus käynnistyy joka tapauksessa määritettynä ajankohtana.
   • Muistuttaja: määritä päivämäärä ja aika, jolloin muistuttaja näytetään, kun Ehto täyttyy.
   • Kommentti: muistutukseen on valinnaisena mahdollisuus lisätä huomautus.

   

4. Tallenna asetukset ja sulje ikkuna valitsemalla OK.

   Aseta muistutus -ilmaisin muuttuu siniseksi, ja muistutusasetuksista tulee lyhyt yhteenveto. Kun muistutusaika on ohi, yhteenveto päivittyy sen merkiksi. Valitse Muuta muistutusta tai Poista muistutus, jos haluat muuttaa muistutusta tai poistaa sen.

   

5. Valitse Lähetä tai valitse Tallenna, jos haluat tallentaa viestin luonnoksena ja viimeistellä sen myöhemmin.

Kun muistutus käynnistetään, järjestelmä luo avustajassa toimintokortin. Kortille määritetään suuri prioriteetti, jotta näet sen heti. Kortissa on linkit viestiin ja liittyviin tietueisiin sekä toimintapainikkeet, joilla voi hylätä ilmoituksen tai määrittää sen odottamaan. Lisätietoja sähköpostimuistutuksen kortista.

Etkö löydä ominaisuutta sovelluksestasi?

Mahdollisuuksia on muutamia:

• Sinulla ei ole tämän ominaisuuden käyttämiseen tarvittavaa käyttöoikeutta. Katso vertailutaulukosta ja käyttöoikeusoppaasta, mitkä ominaisuudet ovat käytettävissä lisenssissäsi.
• Sinulla ei ole tämän ominaisuuden käyttämiseen tarvittavaa käyttöoikeusroolia.
  • Jotta voit asentaa tai määrittää ominaisuuden, sinulla on oltava hallinta- ja mukautusroolit
  • Jotta voit käyttää myyntiin liittyviä ominaisuuksia, sinulla on oltava ensisijaiset myyntiroolit
  • Jotkin tehtävät edellyttävät tiettyjä toiminnallisia rooleja.
• Järjestelmänvalvojasi ei ole ottanut ominaisuutta käyttöön.
• Organisaatiosi käyttää mukautettua sovellusta. Kysy tarkemmat vaiheet järjestelmänvalvojaltasi. Tässä artikkelissa kuvatut ohjeet koskevat käyttövalmiita Myyntikeskus- ja Sales Professional -sovelluksia.

Liittyvät tiedot

Sähköpostin seurannan ottaminen käyttöön
Viestivuorovaikutusten tarkasteleminen sähköpostin seurannan avulla
Tietosuoja-asetusten määrittäminen
Sähköpostimallien luominen