Einrichten und Verwalten von Viva Glint Verteilungs-Listen

Microsoft Viva Glint Verteilung Listen definieren, welche Mitarbeiter in Ihrem organization für eine Umfrage berechtigt sind. Verfeinern Sie Listen mithilfe von Mitarbeiterattributen, die in Viva Glint hochgeladen wurden, laden Sie eine Benutzerdatei hoch, verwenden Sie datumsbasierte Listen und bearbeiten oder löschen Sie Listen im Laufe der Zeit.

Einrichten einer Verteilerliste

So richten Sie eine neue Verteilerliste ein:

1. Wählen Sie Konfiguration und im Abschnitt Mitarbeiter die Option Verteilung Listen aus. Auf der Seite Verteilerliste werden alle vorhandenen Listen und deren Anzahl von Mitgliedern angezeigt.

   

2. Wählen Sie + Neue Verteilerliste aus.

   

3. Um die "Unbenannte Verteilerliste... zu ersetzen, fügen Sie dem Standardnamen der Liste einen eindeutigen Namen hinzu. Wenn dieser Name bereits von einer anderen Liste verwendet wird, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Hinzufügen von Benutzern zu einer Verteilerliste

Es gibt mehrere Möglichkeiten für Viva Glint-Administratoren, Benutzer zu einer Liste hinzuzufügen, einschließlich:

• Attributregeln, die Benutzer basierend auf den in Viva Glint importierten Mitarbeiterdaten automatisch hinzufügen
• Suchen und Auswählen einzelner Benutzer
• Dateiimporte zum Hinzufügen mehrerer Benutzer, die keinen Attributwert gemeinsam verwenden
• Ein gemischter Ansatz , bei dem Attributregeln und das Feature "Suchen und Hinzufügen" kombiniert werden

Verwenden von Attributregeln zum Hinzufügen von Benutzern

So fügen Sie Benutzer automatisch einer Liste hinzu, die auf ihren Attributwerten in Daten basieren, die in Viva Glint importiert wurden:

1. Wählen Sie Konfiguration und im Abschnitt Mitarbeiter die Option Verteilung Listen aus.
2. Wählen Sie die Liste aus, für die eine Attributregel hinzugefügt werden soll.
3. Wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen/bearbeiten aus, und wählen Sie im Dialogfeld Auswählen einer Möglichkeit zum Hinzufügen von Mitarbeiterndie Option Attributregeln aus.
4. Im Bearbeitungsbereich Attributregeln hinzufügen , der angezeigt wird:

   1. Wählen Sie Ich möchte alle aktiven Mitarbeiter nach diesen Populationen filtern: aus, um nur aktive Benutzer einzubeziehen.

   2. Wählen Sie + Neue Auffüllung und dann + Filter hinzufügen aus.

   3. Wählen Sie Attribute und Werte aus, um Mitarbeiter einzuschließen, die diesen Daten in Ihren importierten Mitarbeiterdateien entsprechen.

      Tipp

      Aktivieren Sie für eine Exit-Umfrage Include Inactive Employees (Inaktive Mitarbeiter einschließen ), und erwägen Sie, sie über ihre persönliche E-Mail-Adresse zu kontaktieren.

   4. Um Benutzer auszuschließen, zeigen Sie im Abschnitt Eingeschlossen auf ihren Namen, und wählen Sie Ausschließen aus.

   5. Um eine Person aus der Liste Ausgeschlossen zu entfernen, zeigen Sie im Abschnitt Ausgeschlossen auf ihren Namen, und wählen Sie Entfernen aus.

5. Bestätigen Sie Ihre Liste, und wählen Sie Änderungen speichern aus.

Manuelles Hinzufügen von Benutzern

Fügen Sie einzelne Benutzer mit + Suchen Sie nach einem Mitarbeiter hinzu, um ein Feature hinzuzufügen, oder importieren Sie eine Datei von Benutzern, um eine Liste in einem Massenvorgang zu aktualisieren.

Suchen nach und Hinzufügen einzelner Benutzer

So fügen Sie einzelne Benutzer manuell hinzu:

1. Wählen Sie Konfiguration und dann Verteilung Listen aus.
2. Wählen Sie die Verteilerliste aus, der Sie Mitarbeiter hinzufügen müssen.
3. Geben Sie im Feld + Nach einem hinzuzufügenden Mitarbeiter suchen am Ende der Liste einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein.
4. Wählen Sie den Benutzer aus den Suchergebnissen aus, um sie der Liste hinzuzufügen.

Benutzer importieren

So importieren Sie eine Datei von Benutzern in eine Liste:

1. Wählen Sie im administrator Dashboard Konfiguration und dann Verteilungs-Listen aus.

2. Wählen Sie die Verteilerliste aus, der Sie Mitarbeiter hinzufügen müssen.

3. Wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen/bearbeiten aus.

4. Wählen Sie im Dialogfeld Wählen Sie eine Möglichkeit zum Hinzufügen von Mitarbeitern aus die Option Importieren aus.

   

5. Wählen Sie im Dialogfeld Import employees to distribution list (Mitarbeiter in Verteilerliste importieren) im Abschnitt Download your current employee list to modify (Aktuelle Mitarbeiterliste zum Ändern herunterladen) die Option CSV herunterladen aus.

6. Verwenden Sie die heruntergeladene Datei als Vorlage, und fügen Sie mitarbeiter-E-Mail-Adressen in der E-Mail-Spalte hinzu. Schließen Sie die Kopfzeile ein, die anders bezeichnet wird, wenn Benutzer in der Liste vorhanden sind oder nicht. Beide Spaltenbezeichnungen werden erfolgreich importiert:

   1. Die Kopfzeilenbezeichnung in der Vorlagendatei ist E-Mail , wenn bereits Benutzer in der Verteilerliste vorhanden sind.
   2. Die Kopfzeilenbezeichnung in der Vorlagendatei lautet Employee Email, wenn keine Benutzer in der Verteilerliste vorhanden sind.

7. Nachdem Sie alle E-Mail-Adresswerte hinzugefügt haben, speichern Sie die Datei als .csv oder .xlsx.

8. Ziehen Sie im Dialogfeld Import employees to distribution list (Mitarbeiter in Verteilerliste importieren ) per Drag&Drop oder Durchsuchen, um die Datei auszuwählen (maximale Größe 550 MB, maximale Zeilenanzahl 10.000).

9. Um vorhandene Benutzer in der Liste beizubehalten, wählen Sie Die mitarbeiter beibehalten aus, die sich bereits in der Verteilerliste befinden.

   

10. Wählen Sie Datei importieren aus.

11. Das Fenster Import bestätigen wird angezeigt. Wenn die richtige Anzahl von Mitarbeitern, die hinzugefügt und entfernt werden sollen, richtig ist, wählen Sie Import bestätigen aus.

Exportieren von Benutzern

1. Wählen Sie im administrator Dashboard Konfiguration und dann Verteilungs-Listen aus.

2. Wählen Sie die Verteilerliste aus, der Sie Mitarbeiter hinzufügen müssen.

3. Wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen/bearbeiten aus.

4. Wählen Sie im Dialogfeld Wählen Sie eine Möglichkeit zum Hinzufügen von Mitarbeitern aus die Option Importieren aus.

   

5. Wählen Sie im Dialogfeld Import employees to distribution list (Mitarbeiter in Verteilerliste importieren) im Abschnitt Download your current employee list to modify (Aktuelle Mitarbeiterliste zum Ändern herunterladen) die Option CSV herunterladen aus.

Verwenden eines gemischten Ansatzes zum Hinzufügen von Benutzern

Wenn Ihr organization die meisten Benutzer einer Liste basierend auf Attributregeln hinzufügen, aber auch einige Benutzer manuell hinzufügen müssen, sollten Sie einen gemischten Ansatz in Betracht ziehen.

1. Richten Sie eine neue Liste ein, und fügen Sie dafür eine Attributregel hinzu.
2. Wenn Benutzer manuell hinzugefügt werden müssen, fügen Sie sie mit dem Feature Benutzer suchen und hinzufügen in der Liste hinzu.
3. Der Mitgliedschaftstyp im Verteilungs-Listen wird als "Attributregeln, Manuell" angezeigt.

Verwenden von datumsbasierten Listen

Viva Glint Mitarbeiterlebenszyklus-Umfragen verwenden Beendigungs- und Einstellungsdaten in Ihren Mitarbeiterdaten, um automatisch Exit- und Onboarding-Umfragen auszulösen. Verwenden Sie datumsbasierte Verteilerlisten, um alle berechtigten Benutzer basierend auf Datumsbereichen einzuschließen, die an Informationen zum Beendigungs- und Einstellungsdatum gebunden sind.

So richten Sie eine datumsbasierte Liste ein:

1. Einrichten einer Liste
2. Verwenden von Attributregeln zum Hinzufügen von Benutzern
3. Wählen Sie ein Datumsattribut aus, in der Regel das Beendigungs- oder Einstellungsdatum.
4. Wählen Sie einen Tagesbereich aus, der sich auf das Datum bezieht, an dem Mitarbeiter berechtigt sind.
5. Wenn Sie eine Anzahl von Tagen vor und nach einem Datum auswählen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
   • Wie oft Ihr organization Mitarbeiterdaten hochlädt
   • Wie schnell neue und bezeichnete Mitarbeiterdaten in Ihrem Personalinformationssystem aktualisiert werden
   • Das Antwortfenster im Programmsetup einer Umfrage (die Anzahl der Tage, die ein Benutzer zum Abschließen einer Umfrage hat, in der Regel 14 Tage)

Um beispielsweise sicherzustellen, dass Benutzer genügend Zeit haben, um auf eine 30-tägige Onboarding-Umfrage zu antworten, kann ein Viva Glint Admin festlegen, dass Benutzer 30 Tage bis 50 Tage nach ihrem Einstellungsdatum berechtigt sind. Dieses Setup ermöglicht es Benutzern, Einladungen zu empfangen und mit genügend Zeit zu antworten, basierend auf dem zweimonatlichen Import von Mitarbeiterdaten durch diesen organization.

Anzeigen des Auffüllens einer Liste

Auf der Seite Verteilungs-Listen definiert die Spalte Mitgliedschaftstyp, ob diese Liste manuell, durch Attributregeln oder beides aufgefüllt wird.

• Attributregeln: Die Liste verwendet Attributregeln, um Benutzer basierend auf ihren Attributwerten in importierten Mitarbeiterdaten hinzuzufügen.
• Manuell: Die Liste verwendet eine Datei von Benutzern, die in die Liste importiert wurden, oder das Feature Benutzer suchen und hinzufügen , um neue Benutzer hinzuzufügen.
• Attributregeln, Manuell: Die Liste verwendet Attributregeln und das Feature Benutzer suchen und hinzufügen , um Benutzer hinzuzufügen.

Bearbeiten einer Liste

Das Bearbeiten einer Verteilerliste ist eine globale Änderung und wirkt sich auf jedes Programm aus, das diese Liste verwendet. So ändern Sie Folgendes:

1. Wählen Sie die Verteilerliste aus, die Sie ändern möchten.
2. Wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen/bearbeiten oder Attributregeln bearbeiten aus, wenn Filter verfügbar sind.
3. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, und wählen Sie Änderungen speichern aus.

Löschen einer Liste

Viva Glint Administratoren können Listen löschen, indem Sie mit dem Mauszeiger auf die Liste zeigen und die Option Löschen auswählen. Ein Dialogfeld Verteilerliste löschen wird mit einer Liste von Umfrageprogrammen geöffnet, die die Liste verwenden.

Um die Verteilerliste zu löschen, entfernen Sie sie aus dem Abschnitt Verteilung des Programms.

1. Wählen Sie Konfiguration und dann Umfrageprogramme aus.
2. Wählen Sie die Umfrage aus.
3. Wählen Sie Verteilung aus, und entfernen Sie die Liste.
4. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Umfrageprogramme, die die Liste verwenden.
5. Kehren Sie zum Listen Verteilung zurück, und wählen Sie die Option Löschen für die Liste aus.
6. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld Sind Sie sicher? die Option Ja, ich bin sicher.