E-Mail-Zusammenfassungen anzeigen und im eigenen CRM speichern

Sparen Sie Zeit, indem Sie wichtige E-Mail-Informationen in Sekundenschnelle von Copilot für Vertrieb zusammenfassen und in Ihrem CRM speichern lassen. Geben Sie Zusammenfassungen in Microsoft Teams frei oder kopieren Sie sie für andere Zwecke.

Sofern verfügbar, enthält die Zusammenfassung Informationen darüber, ob Budget, Stakeholder, Bedarf und Zeitplan in der E-Mail erwähnt werden oder nicht. Diese Informationen werden nur für externe E-Mails angezeigt und wenn sie mit hoher Wahrscheinlichkeit von der KI erkannt werden.

E-Mail-Zusammenfassungen sind in folgenden Fällen verfügbar:

• Die E-Mail ist an oder von einem Kontakt außerhalb Ihres Unternehmens, und der Kontakt ist in Ihrem CRM vorhanden.
• Der Inhalt der E-Mail umfasst mehr als 1.000 Zeichen, oder etwa 150 bis 200 Wörter auf Englisch. Wenn die E-Mail zu kurz ist, verfügt Copilot nicht über genügend Informationen, um eine Zusammenfassung zu generieren.
• Die E-Mail ist in einer der unterstützten Sprachen. Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Sprachen in Copilot für Vertrieb für Outlook und Teams.
• Die E-Mail ist nicht verschlüsselt.

Lizenzanforderungen

Die Funktionen der Copilot für Vertrieb-E-Mail-Zusammenfassung variieren je nach Lizenz:

• Sales Copilot-Lizenz: Lassen Sie sich E-Mail-Zusammenfassungen anzeigen, speichern Sie sie im CRM, geben Sie sie an Teams frei und kopieren Sie sie wie in diesem Artikel beschrieben.
• Copilot für Vertrieb-Lizenz: Sehen Sie sich die vollständig integrierte Erfahrung in Microsoft Outlook an. Weitere Informationen finden Sie unter CRM-angereicherte E-Mail-Zusammenfassungen in Outlook anzeigen.

Sind Sie sich über den Unterschied zwischen Sales Copilot und Copilot für Vertrieb nicht sicher? Weitere Informationen finden Sie unter Was hat sich mit der Umstellung von Sales Copilot auf Microsoft 365 Copilot für Vertrieb geändert.

Anatomie einer E-Mail-Zusammenfassung

Legende:

1. Kartentitel
2. Zitatnummer
3. E-Mail mit Copilot verfassen
4. In Teams oder in der Zwischenablage freigeben
5. Speichern Sie die Zusammenfassung in Ihrem CRM oder ändern Sie die Sprache
6. Feedback zur E-Mailzusammenfassung teilen

Eine E-Mail-Zusammenfassung anzeigen

Sie können die Zusammenfassung zu Ihrem CRM hinzufügen, für Teams freigeben oder aus dieser Ansicht in die Zwischenablage kopieren.

1. Öffnen Sie in Outlook eine E-Mail im Lesebereich oder in einem separaten Fenster, und beginnen Sie mit dem Verfassen einer Antwort.

2. Öffnen Sie den Bereich Copilot für Vertrieb, falls er noch nicht geöffnet ist. Nach ein oder zwei Augenblicken wird die E-Mail-Zusammenfassung auf der Karte Wichtige E-Mail-Informationen angezeigt.

   Wenn sich der Kontakt nicht in Ihrem CRM befindet, wird die Karte Wichtige E-Mail-Informationen nicht angezeigt. Fügen Sie den Kontakt zu Ihrem CRM hinzu. Die E-Mail-Zusammenfassung sollte einige Augenblicke später angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Einen Kontakt in Ihrem CRM über Copilot für Vertrieb erstellen.

In der Karte Wichtige E-Mail-Informationen können Sie die folgenden Aufgaben ausführen:

• Um zu überprüfen, woher Copilot die Informationen für die Zusammenfassung hat, wählen Sie eine Zitatnummer aus. Das genaue Zitat aus der E-Mail und der Name der Person, die es gesagt hat, werden angezeigt.

  

  Um grundlegende Informationen zum Kontakt, zur Firma oder zur Verkaufschance anzuzeigen, klicken Sie auf den Link in Blau. Um die vollständigen Details in Ihrem CRM anzuzeigen, wählen Sie auf der Zusammenfassungskarte aus.

  

• Wenn Sie mit Hilfe von Copilot eine Antwort von Grund auf neu entwerfen möchten, wählen Sie E-Mail entwerfen aus. Um mit etwas Kontext zu beginnen, wählen Sie den Pfeil neben E-Mail entwerfen und dann entweder Auf eine Anfrage antworten, Einen Vorschlag machen oder Ein Anliegen besprechen aus. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Nachricht in der Copilot für Vertrieb-App entwerfen.

• Um die Zusammenfassung an Microsoft Teams freizugeben, wählen Sie Freigeben>An Teams freigeben aus. Geben Sie im Suchfeld unter Freigeben für: den Namen einer Person, eines Kanals oder eines Chats ein, und wählen Sie ihn dann aus der Liste aus. Fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu, bearbeiten Sie die Zusammenfassung gegebenenfalls und wählen Sie dann Freigeben aus. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Zusammenfassungen für Microsoft Teams freigeben.

• Um die Zusammenfassung für die Verwendung in anderen Anwendungen zu kopieren, wählen Sie Freigeben>Zusammenfassung kopieren aus.

• Um die Sprache der E-Mail-Zusammenfassung zu ändern, wählen Sie ...>Sprache ändern, die Sprache aus der Liste und dann Ändern aus. Sehen Sie sich die Liste der unterstützten Sprachen an.

• Um Feedback zur E-Mail-Zusammenfassung zu geben, wählen Sie das Daumen-hoch- oder das Daumen-runter-Symbol aus. Achten Sie darauf, in Ihrem Feedback keine persönlichen Informationen preiszugeben.

Eine E-Mail-Zusammenfassung in Ihrem CRM speichern

Speichern Sie mit Copilot für Vertrieb eine E-Mail-Zusammenfassung nur in einem Datensatz. Wenn Sie versuchen, sie erneut zu speichern, ist die Option nicht mehr verfügbar.

1. Wählen Sie auf der Karte Wichtige E-Mail-Informationen die Option ...>Zusammenfassung in CRM speichern, wobei CRM der Name Ihres CRM-Systems ist.

2. Wählen Sie unter Datensatz auswählen einen Kontakt-, Firmen- oder Verkaufschancendatensatz aus oder suchen Sie danach, um die E-Mail-Zusammenfassung hinzuzufügen. Ihre Suchergebnisse werden der Liste der vorgeschlagenen Datensätze hinzugefügt, sodass Sie sicher suchen und es erneut versuchen können.

   Wenn es mehrere Verkaufschancen im Zusammenhang mit einem Kontakt gibt, zeigt Copilot für Vertrieb eine Liste der vorgeschlagenen Verkaufschancen an, die nach KI geordnet sind, um die Zusammenfassung zu speichern. In diesem Fall ist standardmäßig die erste Verkaufschance ausgewählt.

   Wenn die E-Mail bereits mit einer Verkaufschance verknüpft ist, ist sie standardmäßig ausgewählt.

   Wenn keine Verkaufschance verknüpft ist, wird standardmäßig die Verkaufschance mit dem höchsten Rang ausgewählt, die durch die für das Konto oder den Kontakt verfügbaren offenen Verkaufschancen und den Inhalt der E-Mail bestimmt wird.

3. Wählen Sie Speichern.

   Anmerkung

   • Wenn Sie nach einem Datensatz suchen, mit dem Sie eine Verbindung herstellen möchten, werden in den Suchergebnissen der Datensatzname und die Schlüsselfelder angezeigt, die Ihr Administrator ausgewählt hat.
   • Sie können eine Verbindung zu allen Datensatztypen herstellen, die Ihr Administrator für Aktivitäten aktiviert Copilot für Vertrieb hinzugefügt hat.

   

Legende:

1. Datensätze, die von Copilot für Vertrieb vorgeschlagen werden
2. Aus dem Suchfeld hinzugefügter Datensatz

Die E-Mail-Zusammenfassung wird in Ihrem CRM als Notiz für den ausgewählten Datensatz gespeichert. Der Betreff ist für alle Copilot für Vertrieb-Notizen gleich: „[KI-generierte] E-Mail-Zusammenfassung von Sales Copilot.“ Die Notiz enthält den E-Mail-Betreff und den Zeitstempel des Zeitpunkts, wann die Notiz gespeichert wurde. Nachdem Sie die Zusammenfassung im Datensatz gespeichert haben, können Sie sie in Ihrem CRM-System bearbeiten.

Verwandte Informationen

• Outlook-Aktivitäten in CRM speichern
• Einen Kontakt in Ihrem CRM über Copilot für Vertrieb erstellen
• Eine E-Mail-Nachricht in der Copilot für Vertrieb-App entwerfen
• Lesen Sie mehr über die Umstelung von Sales Copilot auf Microsoft 365 Copilot für Vertrieb