Outlook-Aktivitäten in CRM speichern
Verkäufer müssen häufig E-Mails und Besprechungen erfassen, die sich auf ihre Vertriebsaktivitäten beziehen. In der Vergangenheit haben Sie die Details vielleicht in einem Papiernotizbuch notiert. Heutzutage verwenden Sie eher ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) wie Dynamics 365 oder Salesforce. Es ist jedoch immer noch mühsam und zeitaufwändig, das CRM manuell mit den Details Ihrer Outlook-Interaktionen mit Leads und Kunden zu aktualisieren. Glücklicherweise kann Copilot für Vertrieb dies für Sie tun, damit Sie sich auf den Verkauf konzentrieren können.
Wenn eine E-Mail oder Besprechung im CRM gespeichert wird, werden im Seitenbereich Copilot für Vertrieb die folgenden Informationen angezeigt:
- Die Karte Verbunden mit zeigt den verbundenen Datensatz und seinen Typ an.
- Das Anhangssymbol zeigt die Anzahl der im CRM gespeicherten Anhänge an.
- Das Tag-Symbol zeigt die Anzahl der Kategorisierungsfelder an, sofern vorhanden, die Sie ausgewählt haben.
Copilot für Vertrieb kann E-Mails und Besprechungen in Ihrem CRM über die Hervorhebungskarte, über eine zugehörige Datensatzkarte oder durch CRM-Schnellaktionen in E-Mail-Bannernachrichten speichern. Sie können jedoch keine Aktivitäten aus freigegebenen Postfächern speichern, und Sie können keine wiederkehrenden Besprechungen speichern. Wenn Sie Dynamics 365 als CRM verwenden, können Sie gespeicherte Aktivitäten bearbeiten und gespeicherte E-Mails aus dem CRM entfernen.
Hier ist das Video, das zeigt, wie Sie eine E-Mail mit Copilot für Vertrieb in CRM speichern:
Von der Hervorhebungskarte speichern
Öffnen Sie die E-Mail oder Besprechung, und öffnen Sie dann Copilot für Vertrieb.
Wählen Sie im Seitenbereich von Copilot für Vertrieb die Option Speichern aus.
Wählen Sie unter Mit einem Datensatz verbinden einen Datensatz aus, mit dem die E-Mail oder Besprechung verbunden werden soll.
Wählen Sie einen vorgeschlagenen Datensatz aus: Copilot für Vertrieb verwendet KI, um Konten und Verkaufschancen vorzuschlagen, die sich auf Kontakte in der Aktivität beziehen. Einige Vorschläge für Verkaufschancen werden nur bereitgestellt, wenn die E-Mail oder der Besprechungsinhalt auf Englisch ist.
Suchen Sie nach einem Datensatz zum Auswählen: Verwenden Sie das Suchfeld, um einen Datensatz eines beliebigen Typs, den Ihre Administrationsfachkraft Copilot für Vertrieb hinzugefügt hat, zu suchen und eine Verbindung mit ihm herzustellen.
Speichern Sie, ohne einen Datensatz auszuwählen: Wählen Sie Speichern Sie ohne eine Verbindung herzustellen aus, um die E-Mail oder Besprechung im CRM zu speichern, ohne sie mit einem Datensatz zu verbinden. Sie ist immer noch mit Kontakten in den Feldern An, Cc und Bcc verknüpft.
Anmerkung
- Wenn Sie nach einem Datensatz suchen, mit dem Sie eine Verbindung herstellen möchten, werden in den Suchergebnissen der Datensatzname und die Schlüsselfelder angezeigt, die Ihre Administrationsfachkraft ausgewählt hat.
- Sie können eine Verbindung zu allen Datensatztypen herstellen, die Ihre Administrationsfachkraft für Aktivitäten aktiviert und Copilot für Vertrieb hinzugefügt hat.
Auf der Karte Zugehörige Kontakte werden die Kontakte angezeigt, die sich in der E-Mail oder Besprechung befinden, da die Aktivität in ihrer Zeitleiste angezeigt wird.
Wenn Ihr CRM über Felder zum Kategorisieren gespeicherter E-Mails und Besprechungen verfügt, können Sie unter E-Mail-Kategorien hinzufügen eines oder mehrere auswählen.
Wenn Ihr CRM das Speichern von Dateien zulässt, die an eine E-Mail oder ein Meeting angehängt sind, können Sie die Dateien auswählen, die Sie mit der Aktivität speichern möchten. Sie können einen Anhang nicht speichern?
Wählen Sie Speichern.
Von einer verknüpften Datensatzkarte speichern
Copilot für Vertrieb zeigt Datensätze an, die sich auf Kontakte beziehen, die im CRM gespeichert sind. Alle Datensätze desselben Typs, z. B. Firmen oder Verkaufschancen, werden auf einer Karte für diesen Typ angezeigt. Von diesen Karten aus können Sie die E-Mail oder Besprechung in Ihrem CRM speichern. Wenn Sie sie bereits von der Hervorhebungskarte im CRM gespeichert haben, können Sie sie nicht erneut von einer zugehörigen Datensatzkarte speichern.
Öffnen Sie die E-Mail oder Besprechung, und öffnen Sie dann Copilot für Vertrieb.
Zeigen Sie mit der Maus auf einen Datensatz und wählen Sie Weitere Aktionen (...) >E-Mail speichern und verbinden aus.
Wählen Sie alternativ einen Datensatz aus, um dessen Details zu öffnen. Wählen Sie in den Details die Option Weitere Aktionen (...) >E-Mail speichern und verbinden aus.
Die E-Mail oder die Besprechung wird mit dem ausgewählten Datensatz verknüpft und im CRM gespeichert. Die Karte Verbunden mit zeigt den verbundenen Datensatz und seinen Typ an.
Anhänge werden anders behandelt, wenn Sie eine Aktivität von einer verknüpften Datensatzkarte speichern:
Wenn Ihr CRM so eingerichtet ist, dass standardmäßig alle Anhänge gespeichert werden, werden alle Anhänge, die im CRM gespeichert werden können, automatisch gespeichert.
Wenn Ihr CRM nicht so eingerichtet ist, dass standardmäßig alle Anhänge oder überhaupt Anhänge gespeichert werden, werden keine Anhänge im CRM gespeichert.
Aus CRM-Schnellaktionen in einer E-Mail-Bannernachricht speichern
Wenn Sie eine E-Mail von einem externen Kontakt lesen und noch nicht gespeichert haben, enthält eine Bannermeldung oben eine Schnellaktion, mit der Sie die E-Mail in Ihrem CRM speichern können.
Öffnen Sie eine E-Mail, die Sie nicht in Ihrem CRM gespeichert haben und die mindestens einen externen Kontakt hat.
Wählen Sie in der Bannernachricht Diese E-Mail speichern aus.
Wählen Sie im Seitenbereich von Copilot für Vertrieb unter Mit einem Datensatz verbinden einen Datensatz aus.
Wenn Ihr CRM es Ihnen erlaubt, Dateien zu speichern, die an eine E-Mail angehängt sind, können Sie die Dateien auswählen, die Sie mit der Aktivität speichern möchten. Sie können einen Anhang nicht speichern?
Wählen Sie Speichern.
Copilot für Vertrieb können in bis zu zwei Ihrer externen E-Mails pro Tag eine Bannernachricht anzeigen, die schnelle CRM-Aktionen enthält. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Banner angezeigt werden, bitten Sie Ihren Administrator, sie für Ihr Postfach zu deaktivieren.
In Dynamics 365 gespeicherte Aktivitäten bearbeiten
Wenn Sie Dynamics 365 als CRM verwenden, können Sie einige Details einer gespeicherten E-Mail oder Besprechung in Copilot für Vertrieb ändern und die Änderungen dann im CRM speichern. Sie können den Datensatz, mit dem die Aktivität verbunden ist, die E-Mail-Kategorien und die zugehörigen Kontakte ändern. Wenn Sie Salesforce als CRM verwenden, können Sie gespeicherte Aktivitäten in Copilot für Vertrieb nicht bearbeiten.
Öffnen Sie eine E-Mail oder Besprechung, und öffnen Sie dann Copilot für Vertrieb.
Wählen Sie auf der Karte Verbunden mit die Option Weitere Aktionen (...) >Gespeicherte E-Mail-Details bearbeiten aus.
In Dynamics 365 gespeicherte E-Mails entfernen
Wenn Sie Dynamics 365 als CRM verwenden, können Sie Copilot für Vertrieb verwenden, um gespeicherte E-Mails und Besprechungen zu entfernen, die nicht mehr relevant sind, und das CRM sauber und auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn Sie Salesforce als CRM verwenden, können Sie gespeicherte Aktivitäten in Copilot für Vertrieb nicht entfernen.
Öffnen Sie eine E-Mail oder Besprechung, und öffnen Sie dann Copilot für Vertrieb.
Wählen Sie auf der Karte Verbunden mit die Option Weitere Aktionen (...) >E-Mail aus Dynamics 365 entfernen aus.
Einschränkungen beim Speichern von Anhängen
Wenn Ihr CRM-Administrator die Funktion zum Speichern von Anhängen aktiviert hat, können Sie beim Speichern einer E-Mail oder eines Meetings in Ihrem CRM auch die zugehörigen Anhänge speichern. Achten Sie jedoch auf die folgenden Einschränkungen:
Ihr CRM-Administrator legt die Dateitypen und die maximal zulässige Größe der Anhänge fest, die im CRM gespeichert werden können. Anhänge, die einen nicht zulässigen Dateityp aufweisen oder zu groß sind, können nicht gespeichert werden.
Besprechungsanhänge können nicht Inline in CRM gespeichert werden. Inline-Anhänge sind Bilder oder Dateien, die im Textkörper einer E-Mail angezeigt oder eingefügt werden.
Unterschiede zwischen Dynamics 365 und Salesforce
Copilot für Vertrieb funktioniert etwas anders, je nachdem, welches CRM Sie verwenden. Diese Unterschiede werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Beim Speichern von Aktivitäten in Dynamics 365
Wenn beim Versuch, eine E-Mail oder Besprechung zu speichern, eine Benachrichtigung zur serverseitigen Synchronisierung angezeigt wird, bedeutet dies, dass Ihr Postfach nicht zum Speichern von Outlook-Aktivitäten in Dynamics 365 eingerichtet ist. Wählen Sie Aktivieren aus, um die serverseitige Synchronisierung für Ihr Postfach zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Serverseitige Synchronisierung mit Copilot für Vertrieb verwenden.
Antworten auf eine gespeicherte E-Mail werden ebenfalls automatisch gespeichert, wenn die beiden folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Serverseitige Synchronisierung ist für Ihr Postfach aktiviert.
- Keine E-Mail-Nachrichten ist auf der Registerkarte E-Mail in Ihren Personalisierungseinstellungen für Dynamics 365nicht ausgewählt.
Sie können eine Besprechung nur dann in Dynamics 365 speichern, wenn die Besprechungszeit innerhalb der Arbeitszeiten aller Teilnehmenden liegt. Erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen Arbeitszeiten in Die Vertriebsbeschleunigung personalisieren festlegen können. Das Vertriebsmanagement kann die Verfügbarkeit von ihnen unterstellten Vertriebsmitarbeitenden festlegen.
Wenn das Speichern von Anhängen zu Besprechungen in den serverseitigen Synchronisierungseinstellungen deaktiviert ist, können Besprechungsanhänge nicht aus Copilot für Vertrieb im CRM gespeichert werden.
Sie können E-Mail-Entwürfe in Dynamics 365; speichern. Ein E-Mail-Entwurf wird jedoch erst gespeichert, nachdem er gesendet wurde.
Sie können Besprechungsentwürfe in Dynamics 365 speichern. Besprechungsentwürfe werden sofort gespeichert. Wenn Sie ein Meeting aktualisieren, nachdem es gespeichert wurde, werden die Änderungen automatisch im CRM gespeichert.
Nur Aktivitäten, die Sie mit Copilot für Vertrieb speichern, werden im Seitenbereich Copilot für Vertrieb angezeigt. Wenn Sie Dynamics 365 App for Outlook verwendet haben, um eine E-Mail oder eine Besprechung mit einem Datensatz in Ihrem CRM zu verknüpfen, wird dies nicht als in Copilot für Vertrieb gespeichert angezeigt. Wenn Sie die Aktivität mit Copilot für Vertrieb speichern, wird ein doppelter Datensatz im CRM erstellt.
Sie können gespeicherte Aktivitäten in Outlook bearbeiten und Ihre Änderungen in Dynamics 365 speichern.
Beim Speichern von Aktivitäten in Salesforce
Sie können keine E-Mail-Entwürfe oder Meeting-Entwürfe in Salesforce speichern.
Antworten auf gespeicherte E-Mails und Aktualisierungen an gespeicherten Besprechungen werden nicht automatisch gespeichert.
Wenn Sie eine E-Mail oder ein Meeting in Salesforce speichern, wird es als nur für Sie gespeichert angezeigt. Andere Teilnehmer müssen die E-Mail oder die Besprechung separat in Salesforce speichern.
Gespeicherte Aktivitäten können nicht bearbeitet werden.
Anhänge werden als Dateien in Aktivitätsdatensätzen gespeichert.
Wenn beim Versuch, eine Outlook-Aktivität zu speichern, eine Benachrichtigung zum Aktualisieren der Einstellungen in Salesforce angezeigt wird, bedeutet dies, dass „Erweiterte E-Mail“ in Salesforce deaktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mails können nicht in CRM gespeichert werden, wenn erweiterte E-Mails in Salesforce CRM nicht aktiviert sind.
Wenn „Erweiterte E-Mail“ aktiviert ist, wird eine Aktivität als E-Mail-Datensatz in Salesforce gespeichert. Wenn Ihr Administrator den Microsoft Support kontaktiert hat, um das Speichern von Outlook-Aktivitäten zu ermöglichen, ohne die erweiterte E-Mail-Funktion zu aktivieren, wird eine Aktivität als Aufgabendatensatz gespeichert.
Wenn eine E-Mail, die Sie speichern, im Nachrichtentext mehr Zeichen enthält als die Anzahl, die in Salesforce-E-Mail-Datensätzen maximal gespeichert werden können, wird die E-Mail abgeschnitten und dann gespeichert. Die Karte Verbunden mit enthält einen entsprechenden Hinweis.
