Respondre a les sol·licituds de drets de subjecte de dades (DSR) per a les dades de clients del Microsoft Dataverse

E Reglament general de protecció de dades (RGPD) de la Unió Europea (UE) proporciona drets importants a les persones pel que fa a les seves dades. Consulteu el resum Microsoft Learn del Reglament general de protecció de dades per obtenir informació general sobre l'RGPD, inclosa la terminologia, un pla d'acció i llistes de comprovació de preparació per ajudar-vos a complir les vostres obligacions en virtut de l'RGPD quan utilitzeu productes i serveis de Microsoft.

Podeu obtenir més informació sobre l'RGPD i com ajuda Microsoft els nostres clients afectats pel reglament i a complir-lo.

• El Centre de confiança de Microsoft proporciona informació general, pràctiques recomanades de compliment i documentació útil per a la responsabilitat de l'RGPD, com ara avaluacions d'impacte de protecció de dades, sol·licituds d'interessats i notificació d'incompliment de dades.
• El portal de confiança del servei proporciona informació sobre com els serveis de Microsoft ajuden a donar suport al compliment de l'RGPD .

En aquest article es proporcionen exemples de passos que podeu seguir per donar suport al compliment de la privadesa quan s'utilitzen Power Apps, Power Automate, i Dataverse. Obteniu informació sobre com podeu utilitzar els productes, serveis i eines administratives de Microsoft per ajudar els clients controladors a trobar, accedir i actuar sobre les dades personals al núvol de Microsoft en resposta a les sol·licituds de drets de l'interessat (DSR).

En aquest article es tracten les accions següents:

• Descobreix : utilitzeu eines de cerca i descobriment per trobar més fàcilment les dades dels clients que poden ser objecte d'una sol·licitud de DSR. Un cop recollits els documents potencialment de resposta, podeu dur a terme una o més de les accions de DSR següents per respondre a la sol·licitud. De manera alternativa, pot ser que determineu que la sol·licitud no compleix les directrius de la vostra organització per respondre a sol·licituds de DSR.

• Accés : recupereu les dades personals que resideixen al núvol de Microsoft i, si se sol·licita, feu una còpia d'aquestes dades a disposició de l'interessat.

• Rectificar : fer canvis o implementar altres accions sol·licitades sobre les dades personals, si escau.

• Restringir : restringir el tractament de dades personals, ja sigui eliminant les llicències de diversos serveis en línia o desactivant els serveis desitjats sempre que sigui possible. També podeu suprimir dades del núvol de Microsoft i conservar-les localment o en una altra ubicació.

• Suprimeix : suprimeix permanentment les dades personals que resideixen al núvol de Microsoft.

• Exportació : proporcionar una còpia electrònica (en un format llegible per màquina) de les dades personals a l'interessat.

Dades del client del Dataverse

El Dataverse i la versió anterior del Dataverse tenen processos diferents per a la interacció amb les dades personals.

Per identificar quin tipus d'entorn teniu, inicieu la sessió al Power Apps i seguiu aquests passos:

1. A la llista desplegable Entorn, seleccioneu el vostre entorn.

2. A la subfinestra de navegació, seleccioneu Dataverse i trieu Taules.

   L'entorn és Dataverse si es mostren les taules següents:

   

Després de determinar el tipus d'entorn que teniu, seguiu els passos indicats a les seccions següents per identificar les dades personals.

Dades personals de l'usuari al Dataverse

Requisits previs

Heu de crear els usuaris al Centre d'administració del Microsoft 365 i assignar-los una llicència d'usuari adient i una funció de seguretat abans de poder accedir al Dataverse i utilitzar-lo.

Les dades personals de l'usuari estàndard (per exemple, nom d'usuari, identificador d'usuari, telèfon, correu electrònic i adreça) es conserven i mantenen al Centre d'administració del Microsoft 365. Els administradors del sistema només poden actualitzar aquestes dades personals al Centre d'administració del Microsoft 365 i, a continuació, les dades se sincronitzen automàticament amb la taula d'usuaris del sistema Dataverse a tots els entorns. Els administradors del sistema també poden crear atributs personalitzats per capturar més dades personals de l'usuari dins de la Dataverse taula d'usuaris del sistema i, a continuació, mantenir i administrar manualment aquests atributs.

Per evitar la interrupció de les aplicacions empresarials que poden ser crítiques per a les operacions de la vostra organització, les files d'un usuari no se suprimeixen automàticament de la Dataverse taula d'usuaris del sistema quan aquest usuari se suprimeix del centre d'administració Microsoft 365 . L'estat de l'usuari es defineix com a Inhabilitat al Dataverse, però un administrador del sistema del Dataverse ha de cercar i suprimir les dades personals de l'usuari del Dataverse des de l'aplicació.

Dataverse Els administradors del sistema poden dur a terme les accions de detecció, rectificació, exportació i supressió que s'indiquen a continuació.

Descobrir

Els administradors del sistema poden crear diversos entorns. Aquests entorns es poden utilitzar per a propòsits de prova, desenvolupament o producció. Cadascun d'aquests entorns té una còpia de la taula d'usuaris del sistema amb els atributs personalitzats que pugui haver afegit l'administrador del sistema i les dades personals de l'usuari sincronitzades des del centre d'administració Microsoft 365 .

Els administradors del sistema poden trobar una llista de tots els entorns del anant al Microsoft Centre d'administració del Power Platform.

Podeu trobar les dades personals dels usuaris del Dataverse dins dels recursos següents:

User

Les dades personals de l'usuari s'emmagatzemen Microsoft Entra i se sincronitzen automàticament amb tots els entorns amb una base de Dataverse dades. Els administradors del sistema no poden actualitzar aquestes dades personals directament mentre Dataverse l'usuari està actiu, sinó que han d'actualitzar les dades des del centre d'administració Microsoft 365 . Els administradors del sistema poden afegir dades personals (per exemple, atributs personalitzats) directament al Dataverse, però han d'administrar manualment aquestes dades.

Per trobar un usuari i les seves dades personals, aneu al centre Power Platform d'administració i feu el següent:

1. Seleccioneu Entorns i, a continuació, un entorn de la llista.

2. Aneu a Configuració>Usuaris + permisos>Usuaris.

3. Introduïu el nom de l'usuari al quadre de cerca i seleccioneu Retorn.

4. Per veure les dades personals de l'usuari, seleccioneu el nom de l'usuari fent clic o tocant dues vegades.

5. Per fer canvis a la informació de contacte, expandiu l'el·lipse i feu clic a Administra l'usuari al Dynamics 365

   

Historial de l'auditoria

Quan el seguiment de l'auditoria està habilitat per a una taula a Dataverse, les dades personals d'un usuari es registren a l'historial d'auditoria juntament amb les accions que duu a terme l'usuari.

Rectificar

Si un subjecte de dades us demana que rectifiqueu les seves dades personals que resideixen a les dades de la vostra organització, heu de determinar si és apropiat complir amb la sol·licitud. La rectificació de les dades pot incloure l'edició, la redacció o la supressió de les dades personals d'un document o d'un altre tipus d'element.

Podeu utilitzar Microsoft Entra per gestionar les identitats (dades personals) dels vostres usuaris dins Dataverse. Els clients de Enterprise poden gestionar les sol·licituds de DSR de rectificació mitjançant les funcions d'edició limitada en un servei determinat de Microsoft. Com a processador de dades, Microsoft no ofereix la possibilitat de corregir els registres generats pel sistema, perquè reflecteixen activitats fàctiques i constitueixen un registre històric d'esdeveniments dins dels serveis de Microsoft.

Un cop suprimida una fila d'usuari de l'ID Microsoft Entra , els administradors del sistema poden eliminar les dades personals restants relacionades amb aquest usuari (com ara els atributs personalitzats) de tots els entorns.

Exportar

Usuari del sistema

Podeu exportar les dades personals d'un usuari emmagatzemades a la taula Usuari del sistema a l'Excel des de la llista d'usuaris del Centre d'administració.

Des del Centre d'administració del Power Platform, feu el següent:

1. Seleccioneu Entorns i, a continuació, un entorn de la llista.
2. Aneu a Configuració>Usuaris + permisos>Usuaris.
3. Seleccioneu Administra usuaris al Dynamics 365 a la barra d'ordres.
4. Seleccioneu Visualització d'usuaris habilitada al menú desplegable de visualització si l'usuari que voleu exportar està habilitat, en cas contrari, seleccioneu la visualització d'usuaris de Disabaled.
5. Introduïu el nom de l'usuari al quadre de cerca i seleccioneu Retorn.
6. Marca la casella de selecció de l'usuari que vols exportar.
7. Expandiu els punts suspensius, si cal, i seleccioneu Exporta a Excel.

Historial de l'auditoria

Podeu fer captures de pantalla de l'historial d'auditoria des del centre d'administració.

Des del Centre d'administració del Power Platform, feu el següent:

1. Seleccioneu Entorns i, a continuació, un entorn de la llista.
2. Aneu a Configuració>Auditoria i registres> i seleccioneu Visualització de resum d'auditoria.
3. Localitzeu el registre d'auditoria de l'usuari i, a continuació, premeu Alt+PrtScn per fer la captura de pantalla.
4. Deseu la captura de pantalla en un fitxer, que després podeu enviar al sol·licitant de DSR.

Suprimeix

User

Per evitar la interrupció de les aplicacions empresarials que poden ser crítiques per a les operacions de l'organització, els registres d'un usuari no se suprimeixen automàticament de la Dataverse taula d'usuaris del sistema quan aquest usuari se suprimeix del centre d'administració Microsoft 365 . L'estat de l'usuari està definit com a Inhabilitat a Dataverse, però un Dataverse administrador del sistema ha de localitzar i eliminar les dades personals de l'usuari des de Dataverse l'aplicació o suprimir l'usuari de cada entorn. Podeu suprimir les dades personals de l'usuari o suprimir-lo permanentment.

Suprimir les dades personals d'un usuari de la pàgina Resum de l'usuari

Quan se suprimeix un registre d'usuari Microsoft Entra, es mostra el missatge següent a la pàgina Resum de l'usuari:

La informació d'aquest usuari ja no s'administra l'Office 365. Podeu actualitzar aquest registre per respondre a sol·licituds de DSR. Per fer-ho, suprimiu o substituïu totes les dades personals associades amb aquest usuari.

Des del Centre d'administració del Power Platform, feu el següent:

1. Seleccioneu Entorns i, a continuació, un entorn de la llista.
2. Aneu a Configuració>Usuaris + permisos>Usuaris.
3. Seleccioneu Filtre i seleccioneu Visualització d'usuaris inhabilitats al menú desplegable.
4. Introduïu el nom de l'usuari al quadre de cerca i premeu Retorn.
5. Per veure les dades personals de l'usuari, seleccioneu el nom de l'usuari seleccionant-lo o fent doble clic al nom.
6. Per fer canvis a la informació de l'usuari, seleccioneu el botó d'ellipse i seleccioneu Administra l'usuari al Dynamics 365.
7. A la pàgina Resum de l'usuari , suprimiu totes les dades personals i seleccioneu Desa .

Suprimir les dades personals d'un usuari mitjançant l'Excel

Des del Centre d'administració del Power Platform, feu el següent:

1. Seleccioneu Entorns i, a continuació, un entorn de la llista.
2. Aneu a Configuració>Usuaris + permisos>Usuaris.
3. Seleccioneu Administra usuaris al Dynamics 365 a la barra d'ordres.
4. Seleccioneu la visualització Usuaris incapacitats .
5. Introduïu el nom de l'usuari al quadre de cerca i premeu Retorn.
6. Marca la casella de selecció de l'usuari que vols exportar.
7. Seleccioneu el botó de punts suspensius, si cal, i després seleccioneu Exporta a Excel.
8. Crea i descarrega un fitxer de plantilla Excel de les dades personals de l'usuari. Per obtenir instruccions pas a pas, vegeu Crear una plantilla de l'Excel nova.
9. Obriu el fitxer de plantilla de l'Excel baixat, suprimiu les dades personals de l'usuari i, a continuació, deseu el fitxer.
10. Torneu a la pàgina de visualització Usuaris inhabilitats i seleccioneu Importa des de l'Excel.
11. Seleccioneu Tria un fitxer i seleccioneu el fitxer Excel actualitzat.
12. Seleccioneu Següent dues vegades.
13. Feu tots els canvis necessaris a la finestra Assigna camps , per exemple, canvieu l'acció Nom complet a Ignora.
14. Seleccioneu Següent dues vegades i, a continuació, seleccioneu Envia.

Suprimeix permanentment l'usuari

Podeu suprimir les dades personals de l'usuari o suprimir permanentment el registre d'usuari de la Dataverse taula d'usuaris. Més informació: Suprimeix permanentment els usuaris Power Platform.

Quan el registre d'usuari se suprimeix permanentment, el nom de l'usuari a tots els registres en què l'usuari suprimit va ser el creador o l'última modificació per i als registres d'auditoria es mostra com Sense nom.

Suprimir l'historial d'auditoria de la pàgina Visualització de resum d'auditoria

Des del Centre d'administració del Power Platform, feu el següent:

1. Seleccioneu Entorns i, a continuació, un entorn de la llista.
2. Aneu a Configuració>Auditoria i registres> i seleccioneu Visualització de resum d'auditoria.
3. Localitzeu l'historial de canvis de l'usuari, activeu la casella de selecció situada al costat de les files i, a continuació, seleccioneu Suprimeix l'historial de canvis.

Dades personals emmagatzemades en bases de dades del Dataverse

Requisits previs

Potser estareu emmagatzemant dades personals d'individus (com ara els vostres propis clients) dins de taules de Dataverse.

Dataverse Els administradors del sistema són responsables de mantenir un inventari d'on s'emmagatzemen les dades personals dins de diverses taules per a cada individu perquè puguin localitzar aquestes dades en resposta a qualsevol sol·licitud de DSR.

A continuació, es poden exportar, corregir o suprimir dades personals d'una taula mitjançant la funcionalitat que hi ha al producte.

Detecta

Quan els administradors del sistema del Dataverse reben una sol·licitud de DSR d'un individu, han d'identificar quins entorns/ entorns amb una base de dades del Dataverse contenen dades personals per a aquest individu. Les dades personals s'emmagatzemen normalment en taules clau (per exemple, Compte, Contacte, Client potencial, Oportunitat, etc.), però és responsabilitat vostra desenvolupar polítiques i procediments per mantenir un inventari on emmagatzemeu les dades personals de cada individu per tal que esteu preparat per respondre a les sol·licituds de DSR.

Mitjançant un inventari, els administradors del sistema del Dataverse poden configurar les taules i els camps de cerca i després accedir a l'entorn per descobrir les dades personals. Per obtenir més informació, vegeu Configuració de la cerca per rellevància.

Des del Centre d'administració del Power Platform, feu el següent:

1. Seleccioneu Entorns i, a continuació, un entorn de la llista.
2. Seleccioneu Obre a la barra d'ordres.
3. Seleccioneu una aplicació.
4. Introduïu l'usuari al quadre de cerca .
5. Reviseu els resultats de la cerca de totes les taules a les quals es fa referència a l'usuari.

Rectifica

Els administradors del sistema del Dataverse poden actualitzar les dades personals d'un usuari mitjançant la llista de resultats de la cerca al Dataverse. Tanmateix, les dades personals d'un usuari també es poden emmagatzemar en altres taules personalitzades. Els administradors del sistema Dataverse són els responsables del manteniment d'un inventari d'aquestes altres taules personalitzades i de fer les actualitzacions adequades de les dades personals d'un usuari.

Als resultats de la Dataverse cerca (més amunt), feu el següent:

1. Seleccioneu un element que contingui les dades personals d'una persona.
2. Actualitzeu les dades personals de la persona si escau i, a continuació, seleccioneu Desa.

Export

Podeu fer una captura de pantalla de les dades i compartir-les amb el vostre sol·licitant de DSR.

Des del Centre d'administració del Power Platform, feu el següent:

1. Seleccioneu Entorns i, a continuació, un entorn de la llista.
2. Seleccioneu Obre a la barra d'ordres.
3. Seleccioneu una aplicació.
4. Introduïu l'usuari al quadre de cerca .
5. Reviseu els resultats de la cerca de totes les taules a les quals es fa referència a l'usuari.
6. Feu doble clic a l'element a la llista de resultats de la cerca.
7. Premeu Alt+PrtScn per fer la captura de pantalla.
8. Deseu la captura de pantalla en un fitxer, que després podeu enviar al sol·licitant de DSR.

Suprimeix

Els administradors del sistema del Dataverse poden suprimir les dades personals d'una persona dels registres en què s'emmagatzemen les dades. L'administrador del sistema del Dataverse pot optar per suprimir el registre on s'emmagatzemen les dades personals o suprimir el contingut de les dades personals del registre.

Als resultats de la cerca al Dataverse, feu el següent:

1. Seleccioneu un element que contingui les dades personals d'una persona.
2. A la franja, seleccioneu Suprimeix. (Tingueu en compte que L'opció Suprimeix no està disponible si no es pot suprimir el registre).

Les dades personals emmagatzemades a les bases de dades de la versió anterior del Dataverse

Requisits previs

Potser estareu emmagatzemant dades personals d'individus (com ara els vostres propis clients) dins de taules de Dataverse.

Dataverse Els administradors del sistema són responsables de mantenir un inventari d'on s'emmagatzemen les dades personals dins de diverses taules per a cada individu perquè puguin localitzar aquestes dades en resposta a qualsevol sol·licitud de DSR.

A continuació, es poden exportar, corregir o suprimir dades personals d'una taula mitjançant la funcionalitat que hi ha al producte.

Detecta

Quan els administradors del sistema del Dataverse reben una sol·licitud de DSR d'un individu, han d'identificar quins entorns/entorns amb una base de dades del Dataverse contenen dades personals d'aquest individu. Les dades personals s'emmagatzemen normalment en taules clau (per exemple, Compte, Contacte, Client potencial, Oportunitat, etc.), però és responsabilitat vostra desenvolupar polítiques i procediments per mantenir un inventari on emmagatzemeu les dades personals de cada individu per tal que esteu preparat per respondre a les sol·licituds de DSR.

Podeu trobar les dades personals dels usuaris de la versió anterior del Dataverse dins dels recursos següents:

Files de la taula

Les dades personals d'un usuari es poden emmagatzemar en qualsevol taula de negoci.

Aquesta versió del Dataverse conté el seu esquema i infraestructura pròpia de la base de dades. Té les seves pròpies taules i administreu aquestes taules a Power Apps.

Per veure una llista de les taules, feu el següent:

1. A la llista desplegable Entorn, seleccioneu el vostre entorn.

2. A la subfinestra de navegació, seleccioneu Dataverse i trieu Taules.

   

3. A la llista de taules, seleccioneu una taula (per exemple, la taula Compte), tal com es mostra a continuació.

   

4. A la barra de menús, seleccioneu Exporta>Exporta les dades.

5. Quan l'exportació s'hagi completat, seleccioneu Baixa les dades exportades.

6. Quan l'exportació s'hagi completat, seleccioneu el fitxer .zip a la carpeta Baixades i extraieu el fitxer. Obriu el fitxer .csv.

7. Seleccioneu el botó de cerca, introduïu les dades personals de la persona al quadre de cerca i, a continuació, seleccioneu Cerca.

8. Amb la llista d'inventaris, repetiu els passos anteriors per a cadascuna de les taules de negoci per descobrir totes les dades personals de l'usuari.

Rectifica

Si un subjecte de dades us demana que rectifiqueu les seves dades personals que resideixen a les dades de la vostra organització, heu de determinar si és apropiat complir amb la sol·licitud. La rectificació de les dades pot incloure l'edició, la redacció o la supressió de les dades personals d'un document o d'un altre tipus d'element.

Podeu utilitzar Microsoft Entra per gestionar les identitats (dades personals) dels vostres usuaris dins de la versió anterior de Dataverse. Els clients de Enterprise poden gestionar les sol·licituds de DSR de rectificació mitjançant les funcions d'edició limitada en un servei determinat de Microsoft. Com a processador de dades, Microsoft no ofereix la possibilitat de corregir els registres generats pel sistema, perquè reflecteixen activitats fàctiques i constitueixen un registre històric d'esdeveniments dins dels serveis de Microsoft.

Per rectificar les dades personals que resideixen a l'entorn, podeu exportar les dades de l'entitat a un full de càlcul de l'Excel, actualitzar-la i, a continuació, importar les actualitzacions a la base de dades.

Els administradors del sistema Dataverse són els responsables d'identificar totes les taules que contenen dades personals per a un individu i repetir els passos següents per a cadascuna d'aquestes taules.

Des del Power Apps, feu el següent:

1. A la subfinestra de navegació, seleccioneu Dataverse i trieu Taules.

   

2. A la llista de taules, seleccioneu una taula (per exemple, la taula Compte), tal com es mostra a continuació.

   

3. A la barra de menús, seleccioneu Exporta>Exporta les dades.

4. Quan l'exportació s'hagi completat, seleccioneu Baixa les dades exportades.

5. Quan l'exportació s'hagi completat, seleccioneu el fitxer .zip a la carpeta Baixades i extraieu el fitxer. Obriu el fitxer .csv.

6. A la barra de menú, seleccioneu Fitxer, Anomena i desa i, a continuació, una ubicació on vulgueu desar el fitxer.

7. Feu les actualitzacions de dades personals necessàries i deseu el full de càlcul.

8. Al Power Apps, torneu a la taula i seleccioneu Importa>Importa les dades.

9. Seleccioneu Cerca i, a continuació, seleccioneu i obriu el full de càlcul de l'Excel que heu actualitzat.

10. Seleccioneu Importa.

Export

Podeu exportar les dades personals de cada taula en un full de càlcul de l'Excel i visualitzar-les.

Des del Power Apps, feu el següent:

1. A la subfinestra de navegació, seleccioneu Dataverse i trieu Taules.

   

2. A la llista de taules, seleccioneu una taula (per exemple, la taula Compte), tal com es mostra a continuació.

   

3. A la barra de menús, seleccioneu Exporta>Exporta les dades.

4. Quan l'exportació s'hagi completat, seleccioneu Baixa les dades exportades.

5. Quan l'exportació s'hagi completat, seleccioneu el fitxer .zip a la carpeta Baixades i extraieu el fitxer. Obriu el fitxer .csv.

Delete

Podeu suprimir les dades personals emmagatzemades a les taules mitjançant la característica Exporta/Importa les dades.

Els administradors del sistema Dataverse són els responsables d'identificar totes les taules que contenen dades personals per a un individu i repetir els passos següents per a cadascuna d'aquestes taules.

Des del Power Apps, feu el següent:

1. A la subfinestra de navegació, seleccioneu Dataverse i trieu Taules.

   

2. A la llista de taules, seleccioneu una taula (per exemple, la taula Compte), tal com es mostra a continuació.

   

3. A la barra de menús, seleccioneu Exporta>Exporta les dades.

4. Quan l'exportació s'hagi completat, seleccioneu Baixa les dades exportades.

5. Quan l'exportació s'hagi completat, seleccioneu el fitxer .zip a la carpeta Baixades i extraieu el fitxer. Obriu el fitxer .csv.

6. A la barra de menú, seleccioneu Fitxer, Anomena i desa i, a continuació, una ubicació on vulgueu desar el fitxer.

7. Suprimiu les files que contenen les dades personals que voleu suprimir de la taula i deseu el full de càlcul.

8. Al Power Apps, torneu a la taula i seleccioneu Importa>Importa les dades.

9. Seleccioneu Cerca i, a continuació, seleccioneu i obriu el full de càlcul de l'Excel que heu actualitzat.

10. Seleccioneu Importa.