Crear fluxos de treball d'aprovació paral·lels amb Power Automate
En un flux de treball d'aprovació paral·lel, es requereixen diverses persones per aprovar elements com ara factures, ordres de compra, sol·licituds de vacances, etc. L'aprovació de cada persona és independent de tots els altres aprovadors.
En aquest tutorial, utilitzem Power Automate per crear un flux de núvol que automatitza un flux de treball d'aprovació paral·lel. Aquest flux automatitza un procés de sol·licitud de vacances dels empleats que requereix l'aprovació de totes les persones (o equips) a les quals l'empleat dóna suport regularment. Els empleats utilitzen una SharePoint llista per sol·licitar vacances. Les aprovacions de vacances són necessàries del gerent directe de l'empleat, l'equip de vendes i l'equip de recursos humans. Cada sol·licitud de vacances s'encamina a cada aprovador per a una decisió. El flux envia correus electrònics amb canvis d'estat i s'actualitza SharePoint amb les decisions.
Propina
Per obtenir informació detallada sobre l'ús SharePoint with Power Automate, aneu a la SharePoint documentació.
Requisits previs
- Power Automate.
- Una SharePoint llista en línia.
- Office 365 Compte d'Outlook i Office 365 usuaris.
Nota
Tot i que utilitzem SharePoint Online i Office 365 Outlook en aquest tutorial, podeu utilitzar altres serveis, com ara Zendesk Salesforce o Gmail. Si utilitzeu SharePoint el 2010, vegeu SharePoint Retirada del flux de treball del 2010
Abans de crear el flux, creeu una SharePoint llista en línia. Més endavant, utilitzarem aquesta llista per sol·licitar l'aprovació de les vacances.
La SharePoint llista en línia que creeu ha d'incloure les columnes següents:
| Càrrec | Línia de text única |
|---|---|
| Comentaris dels empleats | Una sola línia de text |
| Comentaris directes del gestor | Diverses línies de text |
| Comentaris de l'equip de vendes | Diverses línies de text |
| Comentaris de l'equip de recursos humans | Diverses línies de text |
| Aprovat pel gestor directe | Sí/No |
| Aprovat per l'equip de vendes | Sí/No |
| Aprovat l'equip de recursos humans | Sí/No |
| Data d'inici de vacances | Data i hora |
| Data de finalització de vacances | Data i hora |
Preneu nota del nom i l'adreça URL de la SharePoint llista en línia. Utilitzarem aquests elements més endavant per configurar l'activador SharePoint Quan es crea un element.
Crear el flux a partir de la plantilla en blanc
Inicieu sessió a Power Automate.
Seleccioneu Els meus fluxos a la subfinestra de navegació esquerra.
Al menú superior esquerre, seleccioneu Flux>nou flux de núvol automatitzat.
Afegeix un disparador
Doneu un nom al vostre flux.
A Tria l'activador del flux, seleccioneu Quan es crea un element i SharePoint, a continuació, seleccioneu Crea.
A la targeta Quan es crea un element, seleccioneu l'adreça del lloc i el nom de la llista de la SharePoint llista que heu creat anteriorment.
Obtenir el gestor de la persona que ha creat la sol·licitud de vacances
Seleccioneu +Nou pas i, a continuació, escriviu get manager al quadre de cerca Tria una acció .
Cerqueu i, a continuació, seleccioneu l'acció Obtén administrador (V2) - Office 365 Usuaris .
Inseriu el testimoni creat per correu electrònic al quadre Usuari (UPN) de la targeta Obtén gestor .
Aquesta acció obté el gestor de la persona que ha creat la sol·licitud SharePoint de vacances.
Anomenar i desar el flux
Proporcioneu un nom per al flux i, a continuació, seleccioneu Desa per desar la feina que hem fet fins ara.
Nota
Seleccioneu la icona Desa periòdicament per desar els canvis al flux.
Afegir una acció d'aprovació per al gestor immediat
Seleccioneu Pas nou.
Escriviu aprovació al quadre de cerca Tria una acció .
Seleccioneu Inicia i espereu una acció d'aprovació .
Configureu l'inici i espereu una targeta d'aprovació que s'adapti a les vostres necessitats.
Nota
Els camps Tipus d'aprovació, Títol i Assignat a són obligatoris. Podeu utilitzar Markdown per donar format al camp Detalls .
Important
Aquesta acció envia la sol·licitud de vacances a l'adreça electrònica del quadre Assignat a , de manera que inseriu el testimoni de correu electrònic de la llista Obtén gestor (v2).
Insereix una acció d'aprovació de branca paral·per a l'equip de vendes
Seleccioneu la fletxa avall que es troba entre el gestor d'obtenció (v2) i l'inici i espereu un approvalTargetes .
Seleccioneu el signe més que apareix a la fletxa avall després de seleccionar-lo.
Seleccioneu Afegeix una branca paral·.
Cerqueu, seleccioneu i configureu una acció d'inici i espera una acció d'aprovació que enviï la sol·licitud de vacances a l'equip de vendes. Consulteu els passos que s'utilitzen per afegir una acció d'aprovació per al gestor immediat si no esteu segur de com afegir l'acció Inicia i espera una acció d'aprovació .
Important
Utilitzeu l'adreça electrònica de l'equip de vendes al quadre Assignat a de l'acció Inicia una aprovació 2 .
Inserir una acció d'aprovació de branca paral·per a l'equip de recursos humans
Repetiu els passos per inserir una branca paral·perquè l'equip de vendes l'afegeixi i, a continuació, configureu una acció Inicia una aprovació per enviar sol·licituds de vacances a recursos humans.
Important
Utilitzeu l'adreça electrònica de l'equip de recursos humans al quadre Assignat a de l'acció Inicia una aprovació 3 .
Si heu seguit, el vostre flux hauria de ser semblant a aquest exemple:
Opcions després d'afegir branques paral·
Després d'haver afegit accions a les branques paral·, hi ha dues maneres d'afegir passos al flux:
Inserir un pas dins d'una branca: Utilitza el botó Insereix un nou pas (+) a sobre o a sota de la targeta. Aquest botó que apareix quan seleccioneu una branca o passeu el cursor per sobre de la fletxa del connector). Aquest botó afegeix un pas a aquesta branca específica. Aquest botó es mostra aquí:
Afegeix un pas al flux: utilitza el botó més gran +Nou pas a la part inferior de tot el flux de treball. Els passos que afegiu amb aquest botó s'executen després de completar totes les branques anteriors. Aquest botó es mostra aquí:
En els següents apartats, afegim passos dins de cada branca:
- Afegiu una condició que comprovi si la sol·licitud de vacances s'ha aprovat o rebutjat.
- Envia un correu electrònic que informi l'empleat de la decisió.
- Actualitzeu la sol·licitud de vacances amb SharePoint la decisió d'aprovació.
A continuació, fem servir el botó + Pas nou per enviar un correu electrònic que resumeix totes les decisions preses sobre la sol·licitud de vacances.
Continuem:
Afegir una condició a cada branca
Seleccioneu el primer inici i espereu una branca d'aprovació .
Seleccioneu el petit botó Insereix un nou pas (+) sota la targeta (el botó circular més que apareix quan passeu el cursor per sobre de la fletxa del connector).
Seleccioneu Afegeix una acció al menú que apareix i, a continuació, seleccioneu Condició a la llista d'accions.
Seleccioneu la primera casella de la targeta Condició i, a continuació, seleccioneu el Testimoni de resposta a la categoria Inici i espereu una aprovació a la llista de contingut dinàmic.
Confirmeu que la llista (al mig de la targeta Condició) està definida com a és igual a.
Introduïu Aprovació (aquest text distingeix entre majúscules i minúscules) a l'últim quadre.
La vostra targeta de condició ara s'hauria d'assemblar a aquest exemple:
Nota
Aquesta condició comprova la resposta des de l'acció Inicia una aprovació que va al gestor de l'empleat.
Repetiu els passos anteriors a les branques Inicia una aprovació 2 (la sol·licitud d'aprovació a vendes) i Inicia una aprovació 3 (la sol·licitud d'aprovació a recursos humans).
Afegir accions de correu electrònic a cada branca
Realitzeu els passos següents al costat SI SÍ de la branca Condició .
Nota: el flux utilitza aquests passos per enviar un correu electrònic quan s'aprova la sol·licitud:
Seleccioneu Afegeix una acció a la branca Si és així de la condició.
Introduïu enviar correu electrònic al quadre de cerca de la targeta Tria una acció .
Selecciona l'acció Envia un correu electrònic (V2).
Configureu la targeta de correu electrònic segons les vostres necessitats.
Nota
A, Subjecte i Cos són obligatoris.
Aquesta targeta és una plantilla per al correu electrònic que s'envia quan canvia l'estat de la sol·licitud de vacances.
Al quadre Cos de la targeta Envia un correu electrònic (V2), utilitzeu el testimoni Comentaris de l'acció Aprovacions - Inicia una aprovació .
Per enviar un correu electrònic quan es rebutja una sol·licitud, utilitzeu el costat IF NO de la branca Condició i, a continuació, repetiu els passos anteriors per afegir una plantilla per al correu electrònic de rebuig.
Repetiu els passos anteriors a les branques Inici i espereu una aprovació 2 (la sol·licitud d'aprovació a vendes) i Inici i espereu una aprovació 3 (la sol·licitud d'aprovació a recursos humans).
Actualitzar la sol·licitud de vacances amb la decisió
Realitzeu els passos següents per actualitzar SharePoint quan es prenguin decisions.
Nota: Assegureu-vos de realitzar aquests passos tant en SI SÍ com en els costats SI NO de la branca.
Seleccioneu Afegeix una acció a la branca Si és així .
Introduïu SharePoint al quadre de cerca de la targeta Tria una acció , seleccioneu el SharePoint filtre i, a continuació, seleccioneu l'acció Actualitza l'element .
Configureu la targeta d'element d'actualització per adaptar-la a les vostres necessitats.
Repetiu els passos anteriors a les branques Inicia una aprovació 2 i Inicia una aprovació 3 .
Completa el flux
Selecciona +Nou pas
Utilitzeu els passos proporcionats anteriorment per enviar un correu electrònic que resumeixi els resultats de cada aprovació. Envieu aquest correu electrònic a l'empleat que va sol·licitar vacances. La vostra targeta pot semblar-se a aquest exemple:
