Desar activitats de l'Outlook al vostre CRM

Els venedors sovint necessiten capturar correus electrònics i reunions relacionades amb les seves activitats de vendes. En el passat, és possible que hàgiu registrat els detalls en una llibreta de paper. Avui en dia, és més probable que utilitzeu un sistema d'administració de relacions amb els clients (CRM) com el Dynamics 365 o el Salesforce. Tanmateix, encara és tediós i requereix molt de temps actualitzar manualment el CRM amb els detalls de les vostres interaccions d'Outlook amb clients potencials i clients. Afortunadament, Copilot for Sales pot fer-ho per tu perquè puguis centrar-te en vendre.

Quan es desa un correu electrònic o una reunió al CRM, la subfinestra lateral de Copilot for Sales mostra la informació següent:

• La targeta Connectat a mostra el registre connectat i el seu tipus.
• La icona de fitxers adjunts mostra el nombre d'arxius adjunts que s'han desat al CRM.
• La icona d'etiqueta mostra el nombre de camps de categorització, si n'hi ha, que heu seleccionat.

Copilot for Sales pot desar correus electrònics i reunions al CRM des de la targeta de ressaltat, des d'una targeta de registre relacionada o mitjançant accions ràpides del CRM en missatges de bàner de correu electrònic. Tanmateix, no podeu desar activitats de bústies compartides i no podeu desar reunions periòdiques. Si utilitzeu el Dynamics 365 com a CRM, podeu editar les activitats desades i suprimir els correus electrònics desats del CRM.

Aquí teniu el vídeo que mostra com desar un correu electrònic al CRM mitjançant Copilot for Sales:

Desar des de la targeta destacada

1. Obriu el correu electrònic o la reunió i, a continuació, obriu el Copilot for Sales.

2. A la subfinestra lateral de Copilot for Sales, seleccioneu Desa.

   

3. A Connecta't a un registre, seleccioneu un registre al qual connectar el correu electrònic o la reunió.

   • Seleccionar un registre suggerit: Copilot for Sales utilitza IA per suggerir comptes i oportunitats relacionats amb els contactes de l'activitat. Alguns suggeriments d'oportunitats només es proporcionen quan el correu electrònic o el contingut de la reunió està en anglès.

   • Cerca un registre per seleccionar: utilitzeu el quadre de cerca per cercar i connectar-vos a un registre de qualsevol tipus que l'administrador hagi afegit al Copilot for Sales.

   • Desa sense seleccionar un registre: seleccioneu Desa sense connectar-vos per desar el correu electrònic o la reunió al CRM sense connectar-lo a un registre. Encara s'associa amb els contactes dels camps A, Cc i Cco .

   Nota

   • Quan cerqueu un registre al qual connectar-vos, els resultats de la cerca mostren el nom del registre i els camps clau seleccionats per l'administrador.
   • Podeu connectar-vos a tots els tipus de registres que l'administrador ha activat per a les activitats i afegit al Copilot for Sales.

   La targeta Contactes relacionats mostra els contactes que hi ha al correu electrònic o a la reunió perquè l'activitat apareix a la cronologia.

   

4. Si el CRM té camps per categoritzar els correus electrònics i les reunions desats, podeu seleccionar-ne un o més a Afegeix categories de correu electrònic.

5. Si el CRM us permet desar fitxers adjunts a un correu electrònic o a una reunió, podeu seleccionar els que voleu desar amb l'activitat. No podeu desar un fitxer adjunt?

   

6. Seleccioneu Desa.

Desar des d'una targeta de registre relacionada

El Copilot for Sales mostra els registres relacionats amb els contactes desats al CRM. Tots els registres del mateix tipus, com ara comptes o oportunitats, apareixen en una targeta per a aquest tipus. Podeu desar el correu electrònic o la reunió al vostre CRM des d'aquestes targetes. Si ja l'heu desat al CRM des de la targeta de ressaltat, no el podeu tornar a desar des d'una targeta de registre relacionada.

1. Obriu el correu electrònic o la reunió i, a continuació, obriu el Copilot for Sales.

2. Passeu el cursor per sobre d'un registre i seleccioneu Més accions (...) >Desar i connectar el correu electrònic.

   També podeu seleccionar un registre per obrir-ne els detalls. Als detalls, seleccioneu Més accions (...) >Desar i connectar el correu electrònic.

El correu electrònic o la reunió es connecta al registre seleccionat i es desa al CRM. La targeta Connectat a mostra el registre connectat i el seu tipus.

Els fitxers adjunts es gestionen de manera diferent quan deseu una activitat des d'una targeta de registre relacionada:

• Si el CRM està configurat per desar tots els fitxers adjunts per defecte, tots els fitxers adjunts que es poden desar al CRM es desen automàticament.

• Si el CRM no està configurat per desar tots els fitxers adjunts per defecte o per desar cap fitxer adjunt, no es desen cap fitxer adjunt al CRM.

Desar des d'accions ràpides del CRM en un missatge de bàner de correu electrònic

Quan llegiu un correu electrònic d'un contacte extern i encara no l'heu desat, un missatge de bàner a la part superior inclou una acció ràpida que podeu utilitzar per desar el correu electrònic al vostre CRM.

1. Obriu un correu electrònic que no hàgiu desat al vostre CRM i que tingui almenys un contacte extern.

2. Al missatge del bàner, seleccioneu Desa aquest correu electrònic.

3. A la subfinestra lateral de Copilot for Sales, a Connecta't a un registre, seleccioneu un registre.

   

4. Si el vostre CRM us permet desar fitxers adjunts a un correu electrònic, podeu seleccionar els que voleu desar amb l'activitat. No podeu desar un fitxer adjunt?

5. Seleccioneu Desa.

Copilot for Sales pot mostrar un missatge de bàner que inclou accions ràpides de CRM en fins a dos dels vostres correus electrònics externs al dia. Si no voleu que apareguin aquests bàners, demaneu a l'administrador que els desactivi per a la bústia de correu.

Editar les activitats desades al Dynamics 365

Si utilitzeu el Dynamics 365 com a CRM, podeu canviar alguns dels detalls d'un correu electrònic o d'una reunió desada al Copilot for Sales i, a continuació, desar els canvis al CRM. Podeu canviar el registre al qual està connectada l'activitat, les seves categories de correu electrònic i els contactes relacionats. Si utilitzeu Salesforce com a CRM, no podeu editar les activitats desades a Copilot for Sales.

1. Obriu un correu electrònic o una reunió i, a continuació, obriu el Copilot for Sales.

2. A la targeta Connectat a , seleccioneu Més accions (...) >Edita els detalls del correu electrònic desat.

   

Suprimeix els correus electrònics desats al Dynamics 365

Si utilitzeu el Dynamics 365 com a CRM, podeu utilitzar el Copilot for Sales per eliminar els correus electrònics i les reunions desats que ja no són rellevants, mantenint el CRM net i actualitzat. Si utilitzeu Salesforce com a CRM, no podeu eliminar les activitats desades a Copilot for Sales.

1. Obriu un correu electrònic o una reunió i, a continuació, obriu el Copilot for Sales.

2. A la targeta Connectat a , seleccioneu Més accions (...) >Suprimeix el correu electrònic del Dynamics 365.

   

Limitacions a l'hora de desar fitxers adjunts

Si l'administrador del CRM ha activat la capacitat de desar fitxers adjunts, quan deseu un correu electrònic o una reunió al CRM, també podeu desar-ne els fitxers adjunts. Tanmateix, tingueu en compte les limitacions següents:

• L'administrador del CRM determina els tipus de fitxer i la mida màxima permesa dels fitxers adjunts que es poden desar al CRM. Els fitxers adjunts que siguin d'un tipus de fitxer no permès o massa grans no es poden desar.

• Els fitxers adjunts en línia no es poden desar al CRM. Els fitxers adjunts en línia són imatges o fitxers que es mostren o enganxen al cos d'un correu electrònic.

Diferències entre el Dynamics 365 i el Salesforce

Copilot for Sales funciona una mica diferent segons el CRM que utilitzeu. Les diferències es descriuen en les seccions següents.

Quan deseu activitats al Dynamics 365

• Si apareix una notificació sobre la sincronització del servidor quan intenteu desar un correu electrònic o una reunió, vol dir que la bústia de correu no està configurada per desar activitats de l'Outlook al Dynamics 365. Seleccioneu Activa per activar la sincronització del servidor per a la bústia de correu. Més informació a Ús de la sincronització del servidor amb Copilot for Sales.

  

• Les respostes a un correu electrònic desat també es desen automàticament si es compleixen les dues condicions següents:

  • La sincronització del servidor està activada per a la bústia de correu.
  • No hi ha cap missatge de correu electrònic a la pestanya Correu electrònic de la configuració de personalització del Dynamics 365.

• Podeu desar una reunió al Dynamics 365 només si l'hora de la reunió està dins de l'horari laboral de tots els participants. Apreneu a establir el vostre propi horari de treball a l'acceleradora de vendes de Personailze. Els gestors de vendes poden establir la disponibilitat dels venedors que els informen.

• Si el desament de fitxers adjunts a les reunions està desactivat a la configuració de sincronització del servidor, els fitxers adjunts de reunions no es poden desar al CRM des de Copilot for Sales.

• Podeu desar els esborranys de correu electrònic al Dynamics 365; Tanmateix, un esborrany de correu electrònic només es desa després d'enviar-lo.

• Podeu desar esborranys de reunions al Dynamics 365. Els esborranys de reunions es desen immediatament. Si actualitzeu una reunió després de desar-la, els canvis es desen automàticament al CRM.

• Només les activitats que deseu amb el Copilot for Sales apareixen a la subfinestra lateral del Copilot for Sales. Si solíeu Dynamics 365 App for Outlook connectar un correu electrònic o una reunió a un registre del vostre CRM, no es mostra com a desat al Copilot for Sales. Si utilitzeu Copilot for Sales per desar l'activitat, es crea un registre duplicat al CRM.

• Podeu editar les activitats desades a l'Outlook i desar els canvis al Dynamics 365.

Quan deseu activitats a Salesforce

• No podeu desar esborranys de correus electrònics ni esborranys de reunions a Salesforce.

• Les respostes als correus electrònics desats i les actualitzacions de les reunions desades no es desen automàticament.

• Quan deseu un correu electrònic o una reunió a Salesforce, es mostra com a desat només per a vosaltres. Els altres participants han de desar el correu electrònic o la reunió a Salesforce per separat.

• No pots editar les activitats desades.

• Els fitxers adjunts es desen com a fitxers als registres d'activitat.

• Si apareix una notificació per actualitzar la configuració a Salesforce quan intenteu desar una activitat de l'Outlook, vol dir que el correu electrònic millorat està desactivat a Salesforce. Més informació a No es pot desar un correu electrònic al CRM quan el correu electrònic millorat no està habilitat al Salesforce CRM.

  Si el correu electrònic millorat està activat, una activitat es desa com a registre de correu electrònic a Salesforce. Si l'administrador s'ha posat en contacte amb el suport tècnic de Microsoft per permetre que les activitats de l'Outlook es desin sense activar el correu electrònic millorat, una activitat es desa com a registre de tasca.

• Si un correu electrònic que deseu té més caràcters al cos del missatge que el nombre màxim de caràcters que es poden emmagatzemar als registres de correu electrònic de Salesforce, el correu electrònic es trunca i es desa. La targeta Connectat a inclou un avís a aquest efecte.