Personalitza els formularis i els camps

Com a administrador, podeu personalitzar la informació del CRM que es mostra a Copilot for Sales per oferir als vostres venedors una visió més rellevant.

La personalització de formularis i camps del CRM és específica de l'entorn: cada entorn té el seu propi conjunt de configuracions. Els tipus de registre de contacte, oportunitat i compte estan disponibles per defecte. Podeu afegir altres tipus de registres personalitzats i predefinits; i també treure'ls quan no siguin necessaris.

Els formularis i les llistes de Copilot for Sales es basen en visualitzacions del CRM. Una visualització defineix la llista de columnes que es mostraran, com s'ordena la llista de registres per defecte i quins filtres per defecte s'apliquen per restringir quins registres apareixeran a la llista. Per als tipus de registre de compte i d'oportunitat, no és obligatori seleccionar una visualització. Si no seleccioneu una visualització, s'utilitzarà la visualització per defecte. Per a altres tipus de registres, heu de seleccionar una visualització.

Els canvis fets als tipus de registres es reflecteixen a la subfinestra Copilot for Sales de l'Outlook, al tauler Copilot for Sales i Microsoft Teams a les targetes adaptables compartides al xat del Teams. Quan deseu activitats de l'Outlook (correus electrònics i reunions) del Copilot for Sales al vostre sistema CRM, podeu cercar registres dels tipus de registres afegits i connectar l'activitat al registre. Quan utilitzeu l'aplicació Copilot for Sales per al Teams mitjançant extensions de missatgeria, podeu cercar registres dels tipus de registres afegits.

Els noms de registre, els noms de camp i els camps obligatoris es mostren tal com es defineixen al CRM.

Podeu seleccionar un tipus de registre per visualitzar-ne i editar-ne la configuració.

Requisits previs

Els administradors del CRM han d'accedir a la configuració de l'administrador des de l'aplicació Copilot for Sales al Teams. Més informació: Configuració de l'administrador per al Copilot for Sales

Afegir un tipus de registre nou (o un objecte de Salesforce)

Podeu afegir nous tipus de registres personalitzats o predefinits al Copilot for Sales. Per exemple, podeu afegir un tipus de registre personalitzat anomenat "Projecte" per fer el seguiment dels projectes. Podeu afegir un màxim de 10 tipus de registres.

1. A la configuració d'administració de Copilot for Sales, seleccioneu Formularis.

2. Seleccioneu Afegeix un tipus de registre o Afegeix un objecte .

3. A la finestra Afegeix un tipus de registre o Afegeix un objecte , seleccioneu un tipus de registre per afegir-lo i, a continuació, seleccioneu Següent.

   Nota

   • Només es mostren els tipus de registres relacionats amb un tipus de registre disponible actualment. Per exemple, els tipus de registres de contacte, compte i oportunitat estan disponibles per defecte, de manera que podeu afegir altres tipus de registres personalitzats i predefinits relacionats amb aquests tipus de registres.
   • Només podeu afegir un tipus de registre alhora.
   • Els noms lògics dels tipus de registres i els camps es mostren per optimitzar el rendiment.
   • Per al Dynamics 365, els tipus de registres ActivityParty i ActivityPointer no es poden afegir, ja que actualment no s'admeten.
   • Per a Salesforce, l'objecte Note no es pot afegir, ja que actualment no és compatible.

   

4. A la finestra Selecciona la relació per a (tipus de registre), seleccioneu la relació amb els tipus de registres o camps existents al Copilot for Sales i, a continuació, seleccioneu Següent.

   Nota

   • S'admeten les relacions 1:N i N:1.
   • Els noms lògics dels tipus de registres i els camps es mostren per optimitzar el rendiment.
   • Aquest pas es mostra si el tipus de registre que heu seleccionat al pas anterior es relaciona amb més d'un tipus de registre o camp. En cas contrari, la relació s'estableix automàticament.
   • Si no es mostra la relació necessària, reordeneu els tipus de registres a la configuració d'administració. Més informació: Impacte de l'ordre dels tipus de registres en les relacions

   

5. A la finestra Selecciona la visualització per a (tipus de registre), seleccioneu la visualització per definir com es mostra una llista de registres per a un tipus de registre específic i, a continuació, seleccioneu Afegeix.

   Nota

   • Totes les opinions públiques i personals es mostren a la llista.
   • Per al Dynamics 365, el Copilot for Sales inclou només els camps que pertanyen al tipus de registre i no a cap tipus de registre relacionat.

   

6. A la pàgina de configuració del tipus de registre, seleccioneu Publica per desar els canvis.

   El tipus de registre s'afegeix al final de la llista de tipus de registre.

Modificar els tipus de registres existents

Després d'afegir un tipus de registre, podeu modificar-lo realitzant accions com ara canviar-ne la visualització, afegir-ne o suprimir camps i reordenar els camps. Les accions depenen de si el tipus de registre es basa en una visualització del CRM o no.

La modificació d'un tipus de registre us permet personalitzar la visualització detallada dels registres del CRM al Copilot for Sales. Els canvis a la visualització detallada es reflecteixen a la subfinestra Copilot for Sales a Outlook, Copilot for Sales i Microsoft Teams Targetes adaptatives compartides al xat del Teams.

Modificar els tipus de registres basats en una visualització del CRM

Si un tipus de registre es basa en una visualització del CRM, heu de canviar la visualització del CRM per canviar els camps i l'ordre en què han d'aparèixer. A continuació, heu de seleccionar Actualitza les dades per obtenir els canvis més recents del CRM i aplicar-los al Copilot for Sales.

Canviar la visualització d'un tipus de registre

Podeu canviar la visualització en què es basa un tipus de registre triant una visualització diferent. Per exemple, podeu seleccionar una visualització per mostrar només els comptes actius en lloc de tots els comptes.

Quan canvieu la visualització, s'esborra la configuració existent següent per al tipus de registre i es defineix com a predeterminada.

• S'eliminen els camps clau existents i s'estableixen nous valors per defecte.
• El comportament d'edició del tipus de registre es manté sense canvis.
• Es restableix el comportament d'edició dels camps. Si el tipus de registre està definit com a editable i se selecciona una visualització nova, els camps es podran editar.

Per seleccionar una visualització nova

1. A la configuració d'administració de Copilot for Sales, seleccioneu Formularis.

2. Seleccioneu un tipus de registre per al qual voleu canviar la visualització.

3. Seleccioneu Canvia al costat del camp de visualització.

   

4. Actualitzeu la relació, si cal, i seleccioneu Següent.

5. Seleccioneu la visualització que voleu utilitzar i, a continuació, seleccioneu Fet.

6. A la pàgina de configuració del tipus de registre, seleccioneu Publica per desar els canvis.

Filtres de visualització utilitzats en una visualització

Podeu visualitzar la consulta d'origen que s'utilitza per filtrar registres d'una visualització. Per exemple, podeu visualitzar la consulta d'origen de la visualització que només mostra els comptes actius.

Us ajuda a tenir una comprensió clara de com es configura un tipus de registre. Per exemple, els criteris de filtratge i ordenació dels camps i l'ordre dels camps. La consulta es mostra en mode només de visualització i no podeu fer cap canvi a la consulta.

1. A la configuració d'administració de Copilot for Sales, seleccioneu Formularis.

2. Seleccioneu un tipus de registre per al qual voleu veure la consulta utilitzada a la visualització seleccionada.

3. Seleccioneu Visualitza els filtres a la secció Gestiona els camps .

   

   Es mostra la finestra Condicions del filtre.

4. Per copiar l'XML de la consulta, seleccioneu Copia XML.

Modificar els tipus de registres que no es basen en una visualització del CRM

Si un tipus de registre no es basa en una visualització del CRM, podeu seleccionar els camps que voleu incloure a la visualització i l'ordre en què han d'aparèixer. Es poden afegir fins a 40 camps personalitzats i predefinits a un formulari de registre.

Afegeix camps

Per afegir camps

1. A la configuració d'administració de Copilot for Sales, seleccioneu Formularis.

2. Seleccioneu un tipus de registre al qual heu d'afegir camps.

3. A la secció Administra els camps , seleccioneu Afegeix camps.

   

4. A la finestra Afegeix camps , seleccioneu els camps que voleu visualitzar al formulari i, a continuació, seleccioneu Afegeix.

   Els camps nous s'afegeixen després dels camps existents, però podeu reordenar-los.

   Nota

   Si heu connectat Copilot for Sales a Salesforce, afegiu només els camps als quals tenen accés tots els usuaris de Copilot for Sales. Si un usuari no té accés a alguns dels camps afegits, no podrà visualitzar el registre del CRM.

5. Seleccioneu Publica per desar els canvis.

Suprimeix camps

1. A la configuració d'administració de Copilot for Sales, seleccioneu Formularis.

2. Seleccioneu el tipus de registre del qual heu de suprimir els camps.

3. A la secció Administra els camps , passeu el cursor per sobre del camp que voleu suprimir del formulari i, a continuació, seleccioneu Suprimeix el camp().

4. Seleccioneu Publica per desar els canvis.

Reordenar camps

1. A la configuració d'administració de Copilot for Sales, seleccioneu Formularis.

2. Seleccioneu el tipus de registre en què heu de reordenar els camps.

3. A la secció Administra els camps , passeu el cursor per sobre del camp que voleu reordenar i, a continuació, seleccioneu les fletxes Amunt o Avall ().

   També podeu arrossegar el camp per canviar-ne l'ordre.

4. Seleccioneu Publica per desar els canvis.

Marcar els camps com a obligatoris a Copilot for Sales

Si els camps del CRM no estan marcats com a obligatoris, només podeu marcar-los com a obligatoris per al Copilot for Sales. Els venedors hauran d'introduir valors per a aquests camps abans de poder desar el registre a Copilot for Sales.

1. A la configuració d'administració de Copilot for Sales, seleccioneu Formularis.

2. Seleccioneu un tipus de registre per al qual heu de marcar els camps com a obligatoris.

3. A la secció Administra els camps , seleccioneu Obligatori per als camps que voleu marcar com a obligatoris.

   

4. Seleccioneu Publica per desar els canvis.

Configurar l'edició de registres i camps

Els venedors poden editar registres obrint-los al CRM des d'un enllaç al Copilot for Sales. Ajudeu-los a ser més productius permetent-los editar registres directament a Copilot for Sales. També podeu controlar quins camps els venedors poden editar directament a Copilot for Sales.

Per defecte, els contactes es poden editar. Per a altres registres, heu d'activar l'opció per permetre l'edició.

Per permetre l'edició de registres

1. A la configuració d'administració de Copilot for Sales, seleccioneu Formularis.

2. Seleccioneu el tipus de registre per al qual heu de permetre l'edició.

3. A la secció Edició de registres , seleccioneu Edita registres dins de Copilot for Sales per permetre als venedors editar tots els camps rellevants per a aquest tipus de registre.

4. Per restringir l'edició de camps específics, a la secció Gestiona els camps , desactiveu Permet l'edició dels camps adequats.

   

5. Seleccioneu Publica per desar els canvis.

Configurar la creació de registres nous

Trieu si, com i on els venedors poden crear registres nous des de Copilot for Sales. Ajudeu-los a estalviar temps permetent-los crear nous registres en línia, directament a Copilot for Sales, i faciliteu-los l'accés al seu CRM en un navegador amb un clic.

Per configurar la creació de nous contactes

1. A la configuració d'administració de Copilot for Sales, seleccioneu Formularis.

2. Seleccioneu el tipus de registre per al qual heu de configurar la creació de registres nous.

3. A la secció Creació de registres , seleccioneu una o ambdues opcions següents:

   • Crea registres nous dins de Copilot for Sales: permet als venedors crear registres nous en línia, directament a Copilot for Sales.
   • Crear registres nous obrint (CRM) des d'un enllaç: permet als venedors crear registres nous al CRM obrint un enllaç en un navegador.

   

4. Seleccioneu Publica per desar els canvis.

Configurar el suport de clients potencials (versió preliminar)

[Aquesta secció forma part de la documentació preliminar i està subjecte a canvis.]

Quan habiliteu l'assistència de clients potencials al Copilot for Sales, els comptes relacionats amb els clients potencials i altres registres relacionats es mostren als venedors. Els venedors poden:

• Visualitzeu els clients potencials existents a Copilot for Sales.
• Creeu i editeu registres de clients potencials en línia a Copilot for Sales.
• Associeu correus electrònics i reunions amb registres de clients potencials.
• Desambigua entre diverses coincidències de contactes.

Després d'habilitar l'assistència als clients potencials, l'experiència de l'usuari per treballar amb clients potencials és similar a la de treballar amb contactes. Notareu una petita diferència en el flux per crear un contacte o client potencial nou. Podreu triar si voleu afegir una adreça de correu electrònic externa com a contacte o com a client potencial.

Requisits previs

• Reconèixer clients potencials a Copilot for Sales

  • Heu d'afegir el registre Clients potencials (o l'objecte Salesforce) a la configuració d'administració de Copilot for Sales.
  • El formulari de registre de clients potencials ha de tenir els camps Nom, Cognoms i Adreça electrònica1 afegits i definits com a obligatoris.
  • La visualització Clients potencials seleccionada ha d'incloure els camps esmentats anteriorment com a columnes.

• Compatibilitat amb targetes d'entitat relacionades a Salesforce (com amb els contactes)

  • S'ha d'establir una relació personalitzada entre els clients potencials i el compte al sistema CRM.
  • La visualització de l'objecte Compte a la configuració de Copilot for Sales s'ha de canviar a qualsevol visualització que no sigui la per defecte Cap.
  • El camp Compte s'ha d'afegir com a columna a la visualització seleccionada per al registre o l'objecte Client potencial.

• Desar al client potencial a Salesforce

  • Una limitació a la consulta de Salesforce no permet que els clients potencials es mostrin a l'experiència de cerca Connectat a . Per associar un correu electrònic amb clients potencials i contactes d'un fil, els venedors han de desar el correu electrònic sense connectar-se a cap registre. El correu electrònic o la reunió encara estaran associats amb clients potencials i contactes als camps Per a, Cc i Cco.

Seleccioneu els camps clau per a la minivisualització

Cada tipus de registre té una visualització mini que mostra informació limitada quan es redueixen o es mostren en una llista. La visualització mini està disponible en diversos llocs de la subfinestra Copilot for Sales, com ara a la visualització ràpida de la pestanya CRM.

La mini vista inclou un títol fix i dos camps de subtítols configurables. Els camps disponibles a la visualització mini són els que estan disponibles a la visualització detallada. La configuració dels camps clau afecta el comportament de cerca al complement del Copilot for Sales per a l'Outlook. Més informació: Comportament de cerca al complement de Copilot for Sales per a l'Outlook

Per seleccionar camps clau

1. A la configuració d'administració de Copilot for Sales, seleccioneu Formularis.

2. Seleccioneu el tipus de registre en el qual heu de seleccionar els camps per a la visualització mini.

3. A la secció Camps clau, seleccioneu camps de la llista.

   

4. Seleccioneu Publica per desar els canvis.

Comportament de cerca al complement de Copilot for Sales per a l'Outlook

La configuració dels camps clau afecta els resultats quan els venedors cerquen registres connectats al Dynamics 365. Al Dynamics 365, el comportament de cerca dels registres connectats depèn de la visualització de cerca ràpida. Assegureu-vos que els camps clau que seleccioneu per a la visualització mini existeixin a la visualització de cerca ràpida, en cas contrari, la llista de cerca no els mostrarà. A Salesforce, la cerca es realitza sobre el nom i els camps addicionals seleccionats per a la mini vista.

Els camps clau seleccionats per als tipus de registres afecten els resultats de la cerca que es mostren per a aquests registres. Es mostren els camps clau, si no estan buits, juntament amb el nom del registre als resultats de la cerca.

Actualitzar dades des del CRM

Heu d'actualitzar les dades per obtenir els canvis recents del CRM al Copilot for Sales. Per exemple, si afegiu un camp nou a una visualització de tipus de registre al CRM, heu d'actualitzar les dades per reflectir el camp nou al Copilot for Sales. Podeu actualitzar les dades per a tots els tipus de registres alhora o per a un tipus de registre específic.

Actualitzar les dades per a tots els tipus de registres

1. A la configuració d'administració de Copilot for Sales, seleccioneu Formularis.

2. Seleccioneu Actualitza les dades.

Actualitzar les dades d'un tipus de registre específic

1. A la configuració d'administració de Copilot for Sales, seleccioneu Formularis.

2. Passeu el cursor per sobre d'un tipus de registre per al qual voleu actualitzar les dades i, a continuació, seleccioneu Més opcions (...).

3. Seleccioneu Actualitza al menú contextual.

També podeu seleccionar el tipus de registre i, a continuació, seleccionar Actualitza les dades a Administra els camps.

Suprimir un tipus de registre

1. A la configuració d'administració de Copilot for Sales, seleccioneu Formularis.

2. Passeu el cursor per sobre del tipus de registre que voleu suprimir i, a continuació, seleccioneu Suprimeix (tipus de registre) ().

Controlar l'ordre dels tipus de registres a la subfinestra lateral de l'Outlook

L'ordre en què s'afegeixen els tipus de registres a la configuració de l'administrador determina l'ordre en què es mostren a la subfinestra lateral del Copilot for Sales de l'Outlook . Per defecte, l'ordre dels tipus de registres en un entorn nou és contacte, oportunitat i compte. Els tipus de registres afegits recentment s'afegeixen al final de la llista.

Podeu canviar l'ordre suprimint i afegint tipus de registres en l'ordre requerit.

Impacte de l'ordre dels tipus de registres en les relacions

L'ordre dels tipus de registres a la configuració d'administració afecta la configuració de relació entre els tipus de registres. Quan afegiu un tipus de registre nou, podeu seleccionar la relació amb els tipus de registres o camps existents al Copilot for Sales. Només es mostren les relacions amb els tipus de registre que precedeixen el tipus de registre actual de la llista a la finestra Seleccioneu la relació per a (tipus de registre).

Per exemple, suposem que l'ordre dels tipus de registre és contacte, oportunitat i compte. En aquest cas, la relació entre l'oportunitat i el compte es mostra a la configuració del compte i no a la configuració de l'oportunitat perquè el compte es configura després de l'oportunitat. L'oportunitat es considera el tipus de registre d'origen i el compte és el tipus de registre relacionat. En aquest escenari, el Copilot for Sales està configurat per obtenir comptes relacionats amb oportunitats, però no oportunitats relacionades amb comptes. L'excepció és quan la visualització del CRM està definida com a Cap. Quan no se selecciona cap visualització, s'utilitzen relacions per defecte en lloc de les relacions seleccionades anteriorment. En aquest cas, l'ordre dels tipus de registres no importa.

Per tant, ajusteu l'ordre dels tipus de registres a la configuració de l'administrador suprimint i tornant a afegir els tipus de registres en l'ordre requerit. Assegureu-vos que el tipus de registre d'origen estigui configurat abans del tipus de registre relacionat. A continuació, seleccioneu la relació necessària a la configuració del tipus de registre relacionada.

Impacte de la personalització del CRM en els espais de col·laboració

Els espais de col·laboració es poden crear en Microsoft Teams funció dels tipus de registres de compte i oportunitat (o objectes de Salesforce) disponibles a la configuració d'administració de Copilot for Sales.

A la taula següent s'enumera el canvi en la configuració de l'administrador i el comportament corresponent dels espais de col·laboració: