Създайте паралелни работни потоци за одобрение с Power Automate
В паралелен работен процес за одобрение от множество лица се изисква да одобряват артикули като фактури, поръчки за покупка, заявки за ваканция и др. Одобрението на всеки човек е независимо от одобрението на всички останали одобряващи.
В това ръководство използваме Power Automate , за да създадем поток за облак, който автоматизира паралелен работен процес за одобрение. Този поток автоматизира процеса на заявка за отпуск на служителя, който изисква одобрение от всички лица (или екипи), които служителят подкрепя редовно. Служителите използват списък SharePoint , за да поискат ваканция. Изискват се одобрения за ваканция от прекия мениджър на служителя, екипа по продажбите и екипа за човешки ресурси. Всяка заявка за ваканция се насочва към всеки одобряващ за решение. Потокът изпраща имейл с промени в състоянието и след това се актуализира SharePoint с решенията.
Съвет
За подробна информация относно използването SharePoint Power Automate с отидете на документацията SharePoint .
Предварителни изисквания
- Power Automate.
- Онлайн SharePoint списък.
- Office 365 Outlook и Office 365 потребителски акаунт.
Бележка
Докато използваме SharePoint онлайн и Office 365 Outlook в това ръководство, можете да използвате други услуги, като Zendesk например Salesforce или Gmail. Ако използвате SharePoint 2010, вижте SharePoint 2010 оттегляне на работния поток
Преди да създадете потока, създайте SharePoint онлайн списък. По-късно ще използваме този списък, за да поискаме одобрение за ваканции.
Онлайн SharePoint списъкът, който създавате, трябва да включва следните колони:
| Обръщение | Единичен ред от текст |
|---|---|
| Коментари на служителите | Един ред текст |
| Коментари на директен мениджър | Няколко реда текст |
| Коментари на екипа по продажбите | Няколко реда с текст |
| Коментари на екипа по човешки ресурси | Няколко реда с текст |
| Одобрен директен мениджър | Да/Не |
| Одобрен търговски екип | Да/Не |
| Одобрен HR екип | Да/Не |
| Начална дата на ваканцията | Дата и час |
| Крайна дата на ваканцията | Дата и час |
Запишете името и URL адреса на SharePoint онлайн списъка. Използваме тези елементи по-късно, за да конфигурираме SharePoint тригера - Когато се създаде елемент.
Създайте своя поток от празния шаблон
влезте в Power Automate.
Изберете Моите потоци в левия навигационен екран.
В горното ляво меню изберете Нов поток>Автоматизиран поток за облак.
Добавяне на активатор
Дайте име на потока си.
Под Избор на тригера на потока изберете Когато се създава елемент - SharePointи след това изберете Създаване.
В картата Когато се създава елемент изберете Адрес на сайта и Име на списък за списъка SharePoint , който сте създали по-рано.
Вземете мениджъра на лицето, което е създало заявката за ваканция
Изберете +Нова стъпка и след това въведете get manager в полето за търсене Избор на действие .
Намерете и след това изберете действието Get manager (V2) - Office 365 Users .
Поставете маркера Създадено по имейл в полето Потребител (UPN) на картата Получаване на мениджър .
Това действие получава мениджъра на лицето, което е създало заявката SharePoint за ваканция.
Назовете и запазете потока си
Посочете име за вашия поток и след това изберете Запиши , за да запишете работата, която сме свършили досега.
Бележка
Изберете иконата Записване периодично, за да запазите промените във вашия поток.
Добавяне на действие за одобрение за незабавен мениджър
Изберете Нова стъпка.
Въведете одобрение в полето за търсене Избор на действие .
Изберете Старт и изчакайте действие за одобрение .
Конфигурирайте Старт и изчакайте карта за одобрение , която да отговаря на вашите нужди.
Бележка
Полетата Тип одобрение, Заглавие и Присвоено на полетата са задължителни. Можете да използвате Markdown , за да форматирате полето Подробни данни.
Важно
Това действие изпраща заявката за ваканция до имейл адреса в полето Присвоено на , така че вмъкнете маркера за имейл от списъка Получаване на мениджър (v2).
Вмъкване на действие за одобрение на паралелен клон за екипа по продажбите
Изберете стрелката надолу, която се намира между мениджъра за получаване (v2) и Старт , и изчакайте Карти за одобрение .
Изберете знака плюс, който се показва на стрелката надолу, след като го изберете.
Изберете Добавяне на паралелен клон.
Потърсете, изберете и след това конфигурирайте Старт и изчакайте действие за одобрение , което изпраща заявката за ваканция до екипа по продажбите. Вижте стъпките , използвани за добавяне на действие за одобрение за незабавен мениджър , ако не сте сигурни как да добавите "Старт" и изчакате действие за одобрение .
Важно
Използвайте имейл адреса на екипа по продажбите в полето Присвоено на действието Стартиране на одобрение 2 .
Вмъкване на действие за одобрение на паралелен клон за екипа по човешки ресурси
Повторете стъпките, за да вмъкнете паралелен клон, който екипът по продажбите да добави, и след това конфигурирайте Стартиране на действие за одобрение , за да изпращате заявки за ваканция до човешките ресурси.
Важно
Използвайте имейл адреса на екипа по човешки ресурси в полето Присвоено на действие Стартиране на одобрение 3 .
Ако сте следвали текста, потокът ви трябва да прилича на следния пример:
Опции след добавяне на паралелни клонове
След като добавите действия към паралелни клонове, има два начина да добавите стъпки към потока си:
Вмъкване на стъпка в клон: Използвайте бутона Вмъкване на нова стъпка (+) над или под картата. Този бутон, който се появява, когато изберете клон или задръжте курсора на мишката върху стрелката на конектора). Този бутон добавя стъпка към този конкретен клон. Този бутон е показан тук:
Добавяне на стъпка към потока: Използвайте бутона по-голяма +Нова стъпка в долната част на целия работен процес. Стъпките, които добавяте с този бутон, се изпълняват, след като всички предишни клонове завършат. Този бутон е показан тук:
В следващите раздели добавяме стъпки във всеки клон:
- Добавете условие, което проверява дали заявката за ваканция е одобрена или отхвърлена.
- Изпратете имейл, който информира служителя за решението.
- Актуализирайте заявката SharePoint за ваканция с решението за одобрение.
След това използваме бутона +Нова стъпка , за да изпратим имейл, който обобщава всички решения, взети по заявката за ваканция.
Нека продължим:
Добавяне на условие към всеки клон
Изберете първия Старт и изчакайте клон за одобрение .
Изберете малкия бутон Вмъкване на нова стъпка (+) под картата (кръглият бутон плюс, който се появява, когато задържите курсора на мишката върху стрелката на конектора).
Изберете Добавяне на действие от менюто, което се показва, след което изберете Условие в списъка с действия.
Изберете първото поле на картата Условие и след това изберете маркера за отговор от Старт и изчакайте категория за одобрение в списъка с динамично съдържание.
Потвърдете, че списъкът (в средата на картата Условие) е зададен на е равен на.
Въведете Одобряване (този текст е чувствителен към малки и големи букви) в последното поле.
Вашата карта с условие вече трябва да прилича на този пример:
Бележка
Това условие проверява отговора от Старт , действие за одобрение , което отива при ръководителя на служителя.
Повторете предходните стъпки в клоновете Стартиране на одобрение 2 (заявка за одобрение за продажби) и Стартиране на одобрение 3 (заявка за одобрение до човешки ресурси).
Добавяне на имейл действия към всеки клон
Изпълнете следните стъпки от страната АКО ДА на клона Condition .
Забележка: Потокът Ви използва следните стъпки, за да изпрати имейл, когато заявката бъде одобрена:
Изберете Добавяне на действие в клона Ако да на условието.
Въведете изпращане на имейл в полето за търсене на карта Избор на действие .
Изберете действието Изпращане на имейл (V2).
Конфигурирайте имейл картата според вашите нужди.
Бележка
До, Субект и Тяло са задължителни.
Тази карта е шаблон за имейла, който се изпраща при промяна на състоянието на заявката за ваканция.
В полето Тяло на картата Изпращане на имейл (V2) използвайте маркера Коментари от Одобрения - Стартиране на действие за одобрение .
За да изпратите имейл, когато заявка е отхвърлена, използвайте страната IF NO на клона Условие и след това повторете предходните стъпки, за да добавите шаблон за имейла за отхвърляне.
Повторете предходните стъпки в клоновете Старт и изчакайте одобрение 2 (заявката за одобрение до продажбите) и Старт и изчакайте одобрение 3 (заявката за одобрение до човешките ресурси).
Актуализирайте заявката за ваканция с решението
Изпълнете следните стъпки, за да актуализирате SharePoint , когато се вземат решения.
Забележка: Уверете се, че изпълнявате тези стъпки както от страната IF YES, така и от страната IF NO .
Изберете Добавяне на действие в клона Ако да .
Въведете SharePoint в полето за търсене в картата Избор на действие , изберете филтъра SharePoint и след това изберете действието Актуализиране на елемента .
Конфигурирайте картата Актуализиране на елемента според вашите нужди.
Повторете предходните стъпки в клоновете Стартиране на одобрение 2 и Стартиране на одобрение 3 .
Завършете потока
Изберете +Нова стъпка
Използвайте стъпките, предоставени по-рано, за да изпратите имейл, който обобщава резултатите от всяко одобрение. Изпратете този имейл на служителя, който е поискал отпуск. Вашата карта може да прилича на този пример:
