設定和管理散發 Viva Glint 清單

Microsoft Viva Glint 散發 清單 定義貴組織中哪些員工符合問卷資格。 使用上傳至 Viva Glint 的員工屬性來精簡清單、上傳使用者檔案、使用以日期為基礎的清單，以及隨著時間編輯或刪除清單。

設定通訊組清單

若要設定新的通訊群組清單：

1. 選取 [設定]，然後在 [員工] 區段中選取 [散發 清單]。 [通訊組清單] 頁面會顯示所有現有的清單及其成員數目。

   

2. 選 取 [+ 新增通訊組清單]。

   

3. 若要取代「未命名的通訊組清單...」，請將唯一名稱新增至清單預設名稱。 如果其他清單已經使用該名稱，則會出現錯誤訊息。

將使用者新增至通訊組清單

有多種方式可讓 Viva Glint 系統管理員將使用者新增至清單，包括：

• 根據匯入至 Viva Glint 的員工數據自動新增使用者的屬性規則
• 搜尋並選取 個別使用者
• 檔案匯入 以新增多個未共享屬性值的使用者
• 結合屬性規則和搜尋 + 新增功能的混合方法

使用屬性規則來新增使用者

若要根據匯入至 Viva Glint 的數據中的屬性值，自動將使用者新增至清單：

1. 選取 [設定]，然後在 [員工] 區段中，選取 [散發 清單]。
2. 選取應新增屬性規則的清單。
3. 選 取 [新增/編輯員工 ]，然後在 [ 選擇新增員工的方式 ] 對話框中，選取 [ 屬性規則]。
4. 在出現的 [ 新增屬性規則 ] 編輯窗格中：

   1. 選取 [我想要依這些人口篩選所有作用中的員工： 僅包含作用中使用者]。

   2. 選 取 [+ 新增母體擴展 ]，然後選取 [+ 新增篩選]。

   3. 選擇屬性和值，以在匯入的員工檔案中包含符合此數據的員工。

      提示

      針對結束問卷，請啟用 [包含非使用中員工 ]，並考慮透過其 個人電子郵件與他們連絡。

   4. 若要排除使用者，請將滑鼠停留在其名稱的 [ 包含 ] 區段中，然後選取 [ 排除]。

   5. 若要從 [ 排除 ] 列表中移除某人，請將滑鼠停留在其名稱的 [ 排除 ] 區段中，然後選取 [ 移除]。

5. 確認您的清單，然後選取 [ 儲存變更]。

手動新增使用者

使用 [ + 搜尋員工] 新增個別使用者，以新增 功能或匯入使用者檔案，以大量更新清單。

搜尋並新增個別使用者

若要手動新增個別使用者：

1. 選取 [組態]，然後選擇 [散發 清單]。
2. 選取您需要新增員工的通訊組清單。
3. 在 [+ 搜尋員工] 中輸入名稱或電子郵件位址 ，以新增 清單底部的欄位。
4. 從搜尋結果中選取使用者，以將其新增至清單。

匯入使用者

若要將使用者的檔案匯入清單：

1. 從系統管理儀錶板中，選取 [設定]，然後選擇 [散發 清單]。

2. 選取您需要新增員工的通訊組清單。

3. 選 取 [新增/編輯員工]。

4. 從 [ 選擇新增員工的方法 ] 對話框中，選取 [ 匯入]。

   

5. 在 [將員工匯入通訊組清單] 對話框中，選取 [下載您目前的員工清單以修改] 區段中的 [下載 CSV]。

6. 使用下載的檔案作為範本，並在電子郵件欄中新增員工電子郵件位址。 包含標頭數據列，當清單中有或沒有使用者時，標頭數據列會以不同的方式標記。 這兩個數據行標籤都已成功匯入：

   1. 當通訊組清單中已經有使用者時，範本檔案中的標頭數據列卷標會是電子郵件。
   2. 當通訊組清單中沒有使用者時，範本檔案中的標頭數據列卷標是 Employee Email。

7. 新增所有電子郵件地址值之後，請將檔案儲存為 .csv 或 .xlsx。

8. 在 [ 將員工匯入通訊組清單 ] 對話框中，拖放或瀏覽以選擇檔案 (大小上限為 550 MB，最大數據列計數為 10,000) 。

9. 若要將任何現有的使用者保留在清單中，請選取 [保留已在通訊組清單中的員工]。

   

10. 選取 [匯入檔案]。

11. [ 確認匯入] 視窗隨即顯示。 如果要新增和移除的員工數目正確，請選取 [確認匯入]。

匯出使用者

1. 從系統管理儀錶板中，選取 [設定]，然後選擇 [散發 清單]。

2. 選取您需要新增員工的通訊組清單。

3. 選 取 [新增/編輯員工]。

4. 從 [ 選擇新增員工的方法 ] 對話框中，選取 [ 匯入]。

   

5. 在 [將員工匯入通訊組清單] 對話框中，選取 [下載您目前的員工清單以修改] 區段中的 [下載 CSV]。

使用混合方法來新增使用者

如果您的組織需要根據屬性規則將大部分的使用者新增至清單，但也需要手動新增一些使用者，請考慮使用混合的方法。

1. 設定新的清單，併為其新增 屬性規則 。
2. 當需要手動新增使用者時，請使用 [搜尋] 新增使用者，並在清單中 新增使用者 功能。
3. 散發中的成員資格類型清單 顯示為「屬性規則，手動」。

使用以日期為基礎的清單

Viva Glint 員工生命週期問卷會在員工數據中使用離職和僱用日期，自動觸發離職和上線問卷。 使用以日期為基礎的通訊組清單，根據與結束和僱用日期資訊系結的日期範圍，包含所有合格的使用者。

若要設定以日期為基礎的清單：

1. 設定清單
2. 使用屬性規則來新增使用者
3. 選取日期屬性，通常是結束或僱用日期
4. 選取與員工符合資格的日期相關的日期範圍。
5. 選取日期前後的天數時，請考慮：
   • 貴組織上傳員工數據的頻率
   • 在您的 HR 資訊系統中更新新員工和長期員工數據的速度
   • 問卷計劃設定中的回應視窗 (使用者完成問卷的天數，通常是14天)

例如，為了確保使用者有足夠的時間來回應 30 天的上線問卷，Viva Glint 管理員 可以選擇讓使用者在僱用日期后 30 天到 50 天內符合資格。 此設定可讓使用者根據此組織每兩個月匯入一次的員工數據，接收邀請並有足夠的時間回應。

檢視清單的填入方式

在 [散發 清單] 頁面上，[成員資格類型] 數據行會定義該列表是以手動方式填入、依屬性規則或兩者同時填入。

• 屬性規則：此清單會使用屬性規則，根據使用者在匯入的員工數據中的屬性值來新增使用者
• 手動：此清單會使用匯入清單的使用者檔案，或 使用 [搜尋並新增使用者 ] 功能來新增使用者
• 屬性規則，手動：清單使用屬性規則和 搜尋和新增使用者 功能來新增使用者。

編輯清單

編輯通訊組清單是全域變更，而且會影響使用該清單的任何程式。 若要修改：

1. 選取您要修改的通訊組清單。
2. 如果有可用的篩選條件，請選取 [新增/編輯員工 ] 或 [ 編輯屬性規則 ]。
3. 進行必要的變更，然後選取 [ 儲存變更]。

刪除清單

Viva Glint 系統管理員可以藉由將滑鼠停留在清單上並選取 [刪除] 選項來刪除清單。 [ 刪除通訊組清單 ] 對話框隨即開啟，其中包含使用該列表的問卷計劃清單。

若要刪除通訊組清單，請從程式的 [散發] 區段中移除它。

1. 選 取 [設定 ]，然後選取 [ 問卷計劃]。
2. 選取問卷。
3. 選 取 [散發 ] 並移除清單。
4. 針對使用清單的所有問卷計劃重複此程式。
5. 返回 [散發 清單]，然後選取清單的 [刪除] 選項。
6. 在出現的 [ 確定嗎？] 對話框中，選取 [ 是，我確定]。