Увімкнути пропозиції документів, щоб рекомендувати пов'язані документи

Увімкнення пропозиції документів допомагає веб-браузеру програм Dynamics 365 і користувачам мобільних пристроїв знати про важливі документи, що пов'язані з тим, над чим вони працюють у програмах Dynamics 365, наприклад, про великі потенційні угоди щодо збуту. Ви, як адміністратор, визначаєте відповідні поля. Система рекомендацій, яка використовує засоби аналізу тексту Azure, використовує зіставлення ключових слів, щоб поєднувати пов'язані записи для пошуку схожих документів. Ви створюєте правила подібності у програмах Dynamics 365, щоб запровадити власну логіку подібності. Потім програма Dynamics 365 надає користувачеві список запропонованих документів, поки користувач працює в поточному записі.

Пропозиція документів шукає інші схожі записи, щоб визначити схожість, виявлену в документах, розташованих на сайті SharePoint, OneDrive або зовнішніх сховищах. Запропоновані документи можуть мати різні формати, наприклад, бути файлами Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF або текстовими файлами. Коли виявлено аналогічні документи, функція пропозиції документів надає вам пропозицію відкрити документ або зробити копію.

Вимоги

Для використання пропозицій документів із програм Dynamics 365 потрібне наведене далі.

• Dynamics 365 Customer Service.

• Щоб пропонувати документи, що знаходяться в SharePoint:

  • Доступ до SharePoint Online, SharePoint 2013 або SharePoint 2016.

  • Керування документами потрібно налаштовувати в програмах Dynamics 365. Див. розділ Налаштування інтеграції SharePoint.

• Пошук Dataverse повинен бути увімкнутий. Додаткові відомості: Налаштування пошуку Dataverse для організації

• Пропозиція документів працює з Веб-браузером, планшетами Dynamics 365 і програмою Dynamics 365 для телефонів.

• Щоб використовувати засоби аналізу тексту Azure з пропозиціями документів, необхідно наведене далі.

  • Для використання служби засобів аналізу тексту потрібна передплата Azure.

  • Системним адміністратором необхідно ввімкнути зв'язок засобів аналізу тексту у програмах Dynamics 365.

• Системний адміністратор повинен визначити правило подібності для кожного типу сутності, що має бути включена в пропозицію документів. Докладніші відомості див. у розділі: Використовуйте розширені правила подібності, щоб переглядати рекомендації щодо подібних інцидентів.

Дізнайтеся, як це працює

Ви використовуєте Пропозицію документів з сутністю випадку.

Можна використовувати вбудоване зіставлення шаблонів, яке з самого початку включене в функцію пропозиції документів, але ми рекомендуємо використовувати службу засобів аналізу тексту Azure для кращого зіставлення ключових слів.

Пропозиції документів здійснює пошук лише у місцях і документи, до яких має доступ користувач.

У місцях, де знаходяться документи, пошук виконується в такій послідовності:

1. Сайт за промовчанням SharePoint.

2. Інші сайти SharePoint.

3. OneDrive.

4. Групи Microsoft 365 (коли інстальоване рішення).

5. Зовнішня URL-адреса (коли налаштована).

Програма «Пропозиції документів» не виконує пошук вкладень, доданих в нотатки у записах програм Dynamics 365.

Додавання зовнішньої URL-адреси для пошуку на іншому сайті

Зовнішні сайти, такі як локальні бібліотеки документів SharePoint, можуть бути включені в пропозицію документів шляхом додавання зовнішньої URL-адреси для сайту, де здійснюється пошук.

Після додавання зовнішньої URL-адреси до увімкненої функції пропозиції документів, ось те, що побачать ваші користувачі.

• Веб-браузери. При запуску програм Dynamics 365 з веб-браузера після вибору Пропозиції документів користувачі можуть вибирати Інші рекомендації на сторінці Пропозиція документів для відображення іншої сторінки, яка може включати більше пропозицій документів, що знаходяться в зовнішньому місці. Зверніть увагу, що користувачу може бути надано запит на вхід до зовнішнього веб-сайту.

• Програми для мобільних пристроїв. Для програм Dynamics 365 для планшетів і Dynamics 365 для телефонів після вибору Пропозиції документів користувачі можуть вибрати Інші рекомендації. При цьому відкривається зовнішнє місце в стандартному веб-браузері пристрою, яке може включати більше пропозицій документів, що знаходяться в зовнішньому місці. Зверніть увагу, що користувачу може бути надано запит на вхід до зовнішнього веб-сайту.

Конструювання зовнішніх URL-адрес

Зовнішня URL-адреса повинна бути побудована у форматі, що вказує на зовнішній сайт. Наприклад, для сайтів, які використовують конструкцію, схожу на https://contoso.com/search?{0}, де https://contoso.com/search? – це структура URL-адреси пошуку, а {0} – це рядок ключового слова, пропозиція документів передає ключові слова в параметрі {0}. Ключові слова, які передаються на URL-адресу, походять з правил подібних записів, які включають зіставлення сутностей за допомогою функції Текстовий збіг. Докладніші відомості див. у розділі: Використовуйте розширені правила подібності, щоб переглядати рекомендації щодо подібних інцидентів.

Значення, знайдені в текстових полях зіставлень правил подібності, використовуються як ключові слова для побудови запиту, який передається зовнішньому сайту, подібно до наведеної нижче URL-адреси, де ключове слово – це текстові значення, знайдені в зіставленні правил подібності, і /представляє пробіл, який Пропозиції документа використовують для відокремлення кожного ключового слова.

https://contoso.com/search?keywordA& ключове словоB&ключове словоC

На локальному сервері SharePoint ви можете додати зовнішню URL-адресу, яка вказує на дочірній сайт, подібно до цього прикладу, в якому mysharepoint – це ім'я веб-сайту, sites є ім’я місця, а subsitename – ім’я дочірнього сайту.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?& К={0}

Установити з'єднання засобу аналізу тексту Azure

Щоб використовувати засоби аналізу тексту Azure з пропозицією документів, мають бути налаштовані засоби аналізу тексту Azure.

Визначення та активування правил подібності

Якщо ви ще не визначили правила подібності, див. розділ Використання розширеного правила подібності для перегляду пропозицій подібних інцидентів.

Увімкнути пропозицію документів

Щоб увімкнути функцію пропозиції документів, необхідно виконати перелічені нижче кроки.

1. Перейдіть у Центр адміністрування Microsoft Power Platform і ввійдіть під обліковими даними адміністратора.

2. Перейдіть до розділу Середовища>[виберіть середовище]>Параметри>Інтеграція>Параметри керування документами>Керування пропозиціями документів.

3. В області Вибір сутностей виберіть сутність Випадок, щоб додати в «Пропозиції документів», і натисніть Застосувати.

   Чайові

   Якщо сутність випадку не вказана в області Вибір сутностей, це тому, що правила подібності для сутності випадку не визначені і не були активовані. Використовуйте розширені правила подібності, щоб переглядати пропозиції схожих випадків.

4. Встановіть зовнішню URL-адресу, щоб включити у пропозицію документів. За замовчуванням функція пропозиції документа виконує пошук у службах Microsoft 365, таких як SharePoint або OneDrive. Якщо ви бажаєте виконати пошук у зовнішньому місці на додаток до доступних служб Microsoft 365, таких як локальне місце SharePoint, введіть базову URL-адресу в зовнішню систему. Програма Dynamics 365 додасть рядок пошукового запиту до базової URL-адреси, вказаної вами. Додаткові відомості: Додавання зовнішньої URL-адреси для пошуку іншого сайту.